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Bild: Dr. Uwe Michel, Horváth AG, Präsentation vom Stuttgarter Controller-Forum 2016

HR–Software (Human Resource Software) - auch HCM (Human Capital Management)-Software oder Personalinformationssoftware genannt, dient der Unterstützung der Personalarbeit und des Personalmanagements durch digitale Prozesse. Sie hilft bei der Erfassung, Speicherung, Verwaltung, Bearbeitung oder auch Auswertung personenbezogener Daten der Mitarbeiter oder Bewerber eines Unternehmens. 

HR-Software unterstützt das Personalmanagement bei der digitalen Transformation. Als ergänzendes Element einer zukunftsorientierten HR-Strategie können HCM-Software-Systeme und HR Tools dazu beitragen, die Prozesse im Personalwesen zu optimieren.




HR-Software: Deutschland

Von der Globalisierung und Digitalisierung des Markts sind längst auch die deutschen Unternehmen betroffen. Mit diesen Entwicklungen stehen auch hiesige Betriebe vor der Herausforderung, unterer Kosten- und Wettbewerbsdruck mit immer kürzeren Innovationszyklen umgehen zu müssen. Daher scheint es kaum verwunderlich, dass viele HR Manager in Deutschland auf HCM-Software setzen, um die Aufgaben im Personalwesen möglichst effizient zu bewältigen. Dies gilt nicht nur für administrative HR-Prozesse, sondern auch in Bereichen wie Recruiting, Talent Management, People Analytics und Weiterbildung. 

Das verstärkte Interesse deutscher Unternehmen am Einsatz von IT-Lösungen schlägt sich auch in den Umsatzerwartungen der HR-Softwareanbieter nieder: So zeigt etwa der HCM-Branchenmonitor, eine Anbieterbefragung des Personalmagazins und der Hochschule Niederrhein, dass ein Großteil (90 Prozent) der berücksichtigen Hersteller die Umsätze in den vergangenen Jahren deutlich steigern konnte.

Personalverwaltungssoftware: Funktion und Einsatzgebiete im Personalwesen

Die grundlegenden Funktionen bei der HR-Software oder Personalinformationssystemen, die das Personalmanagement unterstützen, sind die elektronische Lohn- und Gehaltsabrechnung (Payroll) sowie die Stammdatenverwaltung und Personalberichterstattung (Personaladministration). Zu den gängigen IT-Lösungen zählen außerdem HR-Software-Anwendungen für die Personalbedarfs- und Personaleinsatzplanung sowie die Arbeitszeitermittlung.

Zur Unterstützung der Prozesse in Bereich des Human Ressource Management (HRM) gibt es zudem Tools und Systeme zur Personal- und Dokumentenverwaltung, etwa die digitale Personalakte, Arbeitszeugnisgeneratoren sowie Anwendungen für die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, das Dienstreisemanagement und die Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung (bAV). Weitere HR-Software-Anwendungen bieten Features zur Vergütung, Arbeitszeiterfassung, Zeitwirtschaft, dem Workforce Management und der Zutrittskontrolle.

HR-Tools für effizientes Talent Management und eine bedarfsorientierte Personalentwicklung

Die digitale Unterstützung beim Talent Management ist aufgrund der beschleunigten Prozesse in den Personalabteilungen immer wichtiger geworden. In diesem Zusammenhang sollten einschlägige HR-Software-Produkte Funktionen zum Recruiting und Bewerbermanagement, der Bewerberauswahl und Personalentwicklung sowie dem Performance Management bieten. Die Angebote einiger Hersteller umfassen ebenfalls Features zur Vorbereitung und Durchführung von Mitarbeitergesprächen, etwa spezielle Kommunikationsanwendungen oder Feedback-Tools. Weitere Personalinformationssysteme bieten zudem Unterstützung beim Outplacement.

Zu den weiteren Features der HR-Software-Angebote zählen IT-Lösungen für das Onboarding und Wissensmanagement. Gerade im Kontext des vernetzten Unternehmens spielt zudem Collaboration-Software eine tragende Rolle. Es handelt sich hierbei um Anwendungen, die den Wissensaustausch fördern und die Mitarbeiter bei komplexen Projekten unterstützen sollen. Die entsprechenden Social-Collaboration- und Groupware-Tools werden in vielen Unternehmen als Erfolgsfaktor bei der Entwicklung zum sogenannten Enterprise 2.0 gesehen.

Im Bereich der Personalentwicklung gibt es wiederum HR-Software für das Aus- und Weiterbildungsmanagement sowie IT-Lösungen zur internen Bedarfsermittlung. Weitere Anwendungsfelder finden sich beim E-Learning. Hier gibt es etwa Tools zur Umsetzung von E-Trainings oder Online-Seminaren sowie spezielle Gamification-Anwendungen, die den Lernprozess durch spielerische Anreize wirksamer machen sollen. Solche und ähnliche Anwendungen zur Personalentwicklung sind im Funktionsumfang einiger Talent Management Systeme enthalten. 

Strategisches Personalmanagement mit dem richtigen HR-System: SaaS oder on Premises

Derzeit bieten fast alle großen Anbieter Software-as-a-Service-(SaaS)-Lösungen über die Cloud an. Laut dem HCM-Branchenmonitor bieten 80 Prozent der Anbieter ihre Anwendungen zugleich auch als On-Premises-System an. Bei dieser Variante hat der Kunde die Möglichkeit, die Softwarelösung auf seinem eigenen Server zu installieren. Im Zuge des Outsourcings werden insbesondere die Entgeltabrechnung (Payroll), das Recruiting und die Bewerberverwaltung sowie teilweise auch die Bereiche Zeitwirtschaft und Personalverwaltung an die Anbieter ganz oder teilweise ausgelagert.

Softwareauswahl: Kriterien und Methoden

Die Bandbreite an verfügbarer HCM-Software ist groß: So kommen neben der heute schon beinahe klassischen Personalverwaltungssoftware immer weitere Angebote hinzu – etwa neue Ansätze aus den Bereichen Bewerbermanagement-Software, Talent Acquisition oder Collaboration Software. Hier gilt es digitale Kompetenz aufzubauen und sich nicht durch die Angebotsvielfalt beeindrucken zu lassen. Denn sinnvoll ist nicht unbedingt, was möglich ist, sondern das, was nötig ist. Für die Wahl der passenden HR-App sollten daher die Anforderungen von Seiten des Human Resource Management klar definiert sein. Zudem gilt es, die Integrierbarkeit der betreffenden IT-Lösung in bestehende Systeme und Prozesse zu prüfen. Dazu ist folgender Ablauf sinnvoll:


  1. Auswahlkriterien formulieren: Deckt der Funktionsumfang die fachlichen Anforderungen? Ist die Software nutzerfreundlich, sodass im Hinblick auf den Change Management Prozess schnell Akzeptanz bei den Nutzern erreicht werden kann? Sind Datenschutz und Informationssicherheit gewährleistet? Lässt sich die Software in bestehende HR-Systeme einpassen? Welche Dienstleistungen bietet der Hersteller? Und schließlich: Wie steht es um den Return on Investment? Kann die HCM-Software kosteneffizient betrieben werden? 
  2. Anbieter-Shortlist aufstellen: Welche Hersteller bieten passende Angebote im Hinblick auf die Auswahlkriterien? Welche Systeme welcher Hersteller sind im Unternehmen bereits in Betrieb? Sind die geplanten HR-Tools mit diesen Systemen kompatibel? Welche Nutzungs- und Lizenzmodelle bietet der Hersteller – On-Premises-Software, Software as Service oder Cloud-Software?
  3. Anbieterpräsentation oder Vor-Ort-Termine vereinbaren: Kann der Hersteller überzeugende Lösungen für individuelle Anwendungs-Szenarien anbieten? Sind individualisierbare Lösungen oder nur Gesamtpakte mit Features möglich, die gegebenenfalls gar nicht benötigt werden?
  4. Referenzkunden befragen, Testsysteme prüfen, Verhandlungsspielraum ausloten: Können weitere Unternehmen Aussagen zur infrage stehenden HR Lösung machen? Bietet der Hersteller Testphasen für seine HR-Software an? Ist der Preis angemessen und können gegebenenfalls Sonderkonditionen vereinbart werden?

 

Softwareeinführung

Jede HRM-Software muss sorgfältig in die bestehenden Strukturen eingebunden werden – ob nun eine einfache HR-App, ein umfangreiches Talent Management System oder eine hochkomplexe Lösung für das Personalcontrolling. Dieser Change Management Prozess verlief bislang oft nach dem Wasserfallprinzip. Gerade in Zeiten der agilen Projektarbeit ist es jedoch sinnvoll, die Bedarfe, Interessen und den Wissensstand aller Stakeholder, also aller vom Change Prozess betroffenen, zu berücksichtigen. So gilt es, schon in der Konzeptionsphase die fachlichen Anforderungen an die HR-Software aus verschiedenen Perspektiven heraus zu betrachten. Dazu gehört auch, die Details zu den Eigenschaften der geplanten Reporting-Verfahren mit den betroffenen Fachbereichen zu erörtern. Damit können kritische Punkte bereits frühzeitig identifiziert und geklärt werden. 

Außerdem sollte der konkrete Weiterbildungsbedarf ermittelt werden, bevor eine neue IT-Lösung implementiert wird. In diesem Zusammenhang gilt es einerseits zu prüfen, ob die Mitarbeiter über die notwendige digitale Kompetenz zum Umgang mit der HR Software verfügen. Andererseits sollte sichergestellt sein, dass auch die analytischen Fähigkeiten vorhanden sind, um beispielsweise einschlägige Kennzahlen korrekt zu interpretieren. Durch eine frühzeitige Information und die Einbindung der betroffenen Teams kann breite Akzeptanz sowohl für die HR-Software selbst, wie auch für ihren strategischen Zweck geschaffen werden.

HR-Software-Trends

Die digitale Transformation und neue Organisationskonzepte in den Unternehmen verändern auch das Angebot moderner HR-Software. Im Vordergrund der neuen Entwicklungen stehen die vereinfachte  Bedienung (Usability) und die mobile Nutzung per Smartphone über Apps – insbesondere bei mobilen Employee-Self-Service-Anwendungen und dem sogenannten Mobile Recruiting. Solche und ähnliche Mobile Services können Kandidaten und Mitarbeiter beispielsweise nutzen, um sich per Smartphone zu bewerben oder die Zeiterfassung im Unternehmen und die Reisekostenabrechnung online auf mobilen Endgeräten durchzuführen. 

Ein weiteres Entwicklungsfeld der HR Software ist zudem der Bereich der künstlichen Intelligenz (AI): Unter dem Schlagwort Cognitive HR entwickeln einige Hersteller bereits maschinelle Verfahren, die etwa in der Personalauswahl durch automatisierte Persönlichkeitsanalysen unterstützen sollen. Auch der Umgang mit Social Media und Collaboration Tools rückt verstärkt in den Fokus, weshalb Business-Software-Tools immer häufiger Schnittstellen zu den sozialen Netzwerken aufweisen. Laut HCM-Branchenmonitor werden sich außerdem Cloud Anwendungen sowie Big-Data-Ansätze bis 2020 umfassend bei den Personalmanagementsystemen durchsetzen.

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