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HR-Software

Bild: Dr. Uwe Michel, Horváth AG, Präsentation vom Stuttgarter Controller-Forum 2016

HR–Software (Human Resource Software) - auch HCM (Human Capital Management)-Software oder Personalinformationssoftware genannt, dient der Unterstützung der Personalarbeit und des Personalmanagements durch digitale und elektronische Prozesse. Sie hilf bei der Erfassung, Speicherung, Verwaltung, Bearbeitung oder auch Auswertung personenbezogener Daten der Mitarbeiter oder Bewerber eines Unternehmens. 




HR-Software: Funktionen und Einsatzgebiete im Personalmanagement

Die grundlegenden Funktionen bei der HR-Software oder Personalinformationssysteme, die das Personalmanagement unterstützen können, sind die elektronische Lohn- und Gehaltsabrechnung (Payroll), Stammdatenverwaltung und Personalberichterstattung (Personaladministration), außerdem die Personalbedarfs- und Personaleinsatzplanung und die Arbeitszeitermittlung.

Zur Unterstützung der Prozesse in diesem Bereich gehören Tools und Systeme zur Personal- und Dokumentenverwaltung (digitale Personalakte, Arbeitszeugnisgeneratoren,  Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Dienstreisemanagement, Verwaltung der bAV), zur Vergütung, Arbeitszeiterfassung, Zeitwirtschaft, Workforce Management und Zutrittskontrolle.

Die elektronische Unterstützung beim Talentmanagement ist aufgrund der beschleunigten Prozesse in den Personalabteilungen immer wichtiger geworden. In diesem Zusammenhang sollte HR-Software Funktionen zu Recruiting, Bewerberauswahl und Bewerbermanagement, Personalentwicklung,  Performance Management und Mitarbeitergesprächen bieten. Ebenfalls nützliche Features der HR-Software wären Lösungen für Onboarding, Wissensmanagement, e-Learning und Aus- und Weiterbildungsmanagement, beispielsweise in Form von E-Trainings. Einige Personalinformationssysteme bieten auch Unterstützung bei der Arbeitsbeendigung und dem Outplacement.

Technologie und Liefermodelle

Die digitale Transformation und neue Organisationskonzepte in den Unternehmen verändern auch das Angebot moderner HR-Software. Im Vordergrund der neuen Entwicklungen stehen die vereinfachte  Bedienung (Usability), die mobile Nutzung per Smartphone über Apps, insbesondere beim mobilen Online Recruiting und mobilen Employee Self Service Anwendungen, beispielsweise in dem die Mitarbeiter im Unternehmen Zeiterfassung oder Reisekostenabrechnung online auf mobile devices durchführen. Auch der Umgang mit Social Media und Collaboration Tools wird unverzichtbar, weshalb immer mehr Business Software auch Schnittstellen zu den sozialen Netzwerken aufweisen.

Laut HCM-Branchenmonitor, einer Anbieterbefragung des Personalmagazins und der Hochschule Niederrhein, werden sich Cloud Anwendungen und Big Data bis 2020 umfassend bei den Personalmanagementsystemen durchsetzen.

HR-Software als SaaS- oder On-Premise-Lösung

Derzeit bieten fast alle großen Softwareanbieter Software-as-a-Service (saas) über die Cloud an. Laut dem HCM-Branchenmonitor bieten 80 Prozent der Anbieter gleichzeitig die Anwendung auch als On-Premise-System an. Bei dieser Variante hat der Kunde die Möglichkeit, die Softwarelösung auf seinem eigenen Server zu installieren. Im Wege des  Outsourcings werden insbesondere die Entgeltabrechnung (Payroll), Recruiting und die Bewerberverwaltung und teilweise auch die Bereiche Zeitwirtschaft und Personalverwaltung an die Anbieter ganz oder teilweise ausgelagert.