Die Anforderungen an die Entgeltabrechnung sind komplex und ändern sich häufig. Doch viele Unternehmen haben ihre Payroll-Verfahren seit Jahren kaum weiterentwickelt. Eine globale Studie macht deutlich, welche Hürden Unternehmen zu bewältigen haben und wo die größten Probleme liegen.
Potenzielle Herausforderungen gibt es viele: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden zufrieden sind, sie müssen die Gesetze in verschiedenen Ländern einhalten und sie müssen die Datenschutzvorgaben beachten. Gleichzeitig versuchen sie, Geld zu sparen und effizienter zu arbeiten. Verschiedene Systeme für Zeiterfassung, Personalverwaltung und Buchhaltung miteinander zu verbinden, ist ebenfalls herausfordernd.
Entgeltabrechnung: Hohe Fehlerquote in Unternehmen
Wie die Studie "Das Potenzial der neuen Entgeltabrechnung im Jahr 2024" von ADP in Zusammenarbeit mit Opinion Matters zeigt, haben viele Unternehmen Probleme mit Fehlern in den Gehaltsabrechnungen. Demnach liegt die durchschnittliche Genauigkeit der relevanten Prozesse global gesehen bei nur 78 Prozent – umgekehrt bedeutet das, dass 22 Prozent der Fälle fehlerhaft sind. Um diese Fehler zu korrigieren, braucht knapp ein Drittel der befragten Unternehmen mindestens zwei Zahlungszyklen. Für die Studie wurden weltweit mehr als 1.700 Entscheidungsträger im Bereich Entgelt befragt, aus Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden.
Weniger Payroll-Mitarbeitende sollen höhere Anforderungen bewältigen
Ein weiteres Problem ist laut Studie, dass Unternehmen höhere Anforderungen an die Entgeltabrechnung stellen, gleichzeitig aber versuchen, Geld zu sparen. Acht von zehn Unternehmen vergrößern ihr Payroll-Team – gleichzeitig denken aber zwei Drittel darüber nach, wie sie mit weniger Mitarbeitenden auskommen könnten. Mehr als die Hälfte gab zudem an, dass es in ihrem Entgeltbereich an Fachkräften mangele (57 Prozent). Ein Großteil der Unternehmen denkt sogar darüber nach, ihre gesamten Entgeltabrechnungsprozesse oder die Mehrheit davon auszulagern (69 Prozent).
Außerdem stellen die Studienautoren fest, dass viele Unternehmen Schwierigkeiten haben, einen Überblick über ihre Gehaltsabrechnungen in verschiedenen Ländern zu behalten. Weniger als die Hälfte der befragten Unternehmen überblickt standortübergreifend alle Abrechnungen (44 Prozent). Und nur jedes dritte Unternehmen verfügt über Dashboards für globale Übersichten (35 Prozent). Auch gehen viele Unternehmen nicht einheitlich vor, um ihre Standard-Kennzahlen zu ermitteln: Zwei von fünf international aktiven Firmen setzen in jedem Land eine andere Methode ein.
Probleme bei der Datensicherheit
Eine globale Entgeltabrechnungssoftware zu implementieren, bringt aber gewisse Herausforderungen mit sich – etwa, wenn die globale Software in bestehende HR-Software integriert werden soll. Hier sehen vier von zehn befragten Führungskräften größere Schwierigkeiten. Ein weiteres Hauptproblem ist die Datensicherheit, bei der vier von zehn befragten Führungskräften Bedenken äußern.
Es verwundert daher nicht, dass viele Befragten die Datensicherheit in den nächsten zwei bis drei Jahren verbessern möchten (38 Prozent). Auch streben viele an, die Qualität und Integrität der Daten künftig zu verbessern (35 Prozent). Ebenso viele Führungskräfte wollen in den nächsten zwei bis drei Jahren sicherstellen, dass ihre Gehaltsabrechnungssysteme besser mit wichtigen Geschäftsabläufen auf internationaler Ebene verknüpft sind (35 Prozent).
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