Digitale Personalakte: Elektronisch und Sicher

So funktioniert die digitale Personalakte

Mit der digitalen Personalakte in die HR der Zukunft starten

Der Umstieg von einer analogen Aktenverwaltung auf digitale HR-Prozesse steigert die Effizienz, Geschwindigkeit und Transparenz in der täglichen HR-Arbeit, nicht nur Abteilungsintern, sondern auch mit Mitarbeitern. Um die Personalherausforderungen der Zukunft zu meistern, braucht es eine flexible und digitale HR. Aber warum sind besonders digitale Personalakten dafür notwendig?

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Die elektronische Personalakte im Unternehmen

Personalakten schnell und einfach anlegen, finden und verwalten

In wenigen Sekunden legen Sie eine neue, digitale Personalakte an. Speichern Sie alle Personaldaten und HR-Dokumente an einem zentralen Ort. So haben Sie Zugriff und den perfekten Überblick über alle relevanten Mitarbeiterdaten und Dokumente – jederzeit und von dort, wo Sie gerade arbeiten.

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Fragen zur digitalen Personalakte

Die häufigsten Fragen unserer Kundinnen und Kunden zur digitalen Personalakte haben wir hier für Sie zusammengefasst:

Was ist eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist die digitalisierte Version der klassischen Personalakte. Und damit der erste wichtige Schritt in Richtung einer modernen, papierlosen und komplett elektronischen HR-Arbeit.

Mit dem Scannen von Dokumenten, einem Dokumentenmanagement und einer leistungsstarken HR-Software dienen noch existierende Papierakten lediglich zur Archivierung. Neben der Ersparnis von Papierbergen steht dabei vorwiegend im Vordergrund, dass nun jedem Zugriffsberechtigten jederzeit und überall eine vollständig bearbeitbare elektronische Personalakte zur Verfügung steht und dass notwendige Statistiken leichter zu erstellen und zu pflegen sind.

Digitale Personalakten bieten durch diese Möglichkeiten viele neue Gestaltungs- und Auswertungsmöglichkeiten innerhalb der täglichen Arbeit von HR.

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Welche Inhalte gehören in eine digitale Personalakte?

Folgende Inhalte gehören in eine digitale Personalakte:

Bewerbungsunterlagen

Lichtbild
Bewerbungsunterlagen
Bewerbungsbogen
Einladung
Vorstellungsgespräch
Fahrgelderstattung
Vorstellungsgespräch

Arbeitsvertrag

Arbeitsvertrag
Zusatzvertrag
Ende Probezeit
Darlehen
Rückzahlungsverpflichtung
Handlungsvollmacht/Prokura
Versetzung
Kündigung
Aufhebungsvereinbarung
Arbeitsgerichtsunterlagen

Entgelt

Lohn- und Gehaltsveränderung
Tantieme/Prämie laut Einzelvertrag Sonderzahlung
vermögenswirksame Leistungen
Pfändungen/Abtretungen
Mietverträge bei Wohnungsgestellung
Auszahlungsbeleg Kasse
Bescheid Kindergeld

Aus- und Weiterbildung

Ausbildungsvertrag
Berufsschule
Kammer
Gehilfenbrief/Gesellenbrief Fortbildung/Förderkreise
Seminarbescheinigungen

Beurteilungen

Beurteilungen
Zwischenzeugnisse
Endzeugnisse

Sozialversicherungsunterlagen

Unfallmeldungen
AU-Meldungen
Arbeitsversuche
SV-Ausweis
Unterlagen Kur
DEÜV-Meldungen

Betriebliche Altersversorgung/Versicherungen

Versorgungszusage
Rückdeckungsversicherung
Direktversicherung (Arbeitgeber zahlt Beiträge)
Direktversicherung (Gehaltsumwandlung)

Bescheinigungen

Finanzamt
Krankenkasse
Behörden
Gericht usw.
Deutsche Rentenversicherung

Aushändigungen/Belehrungen/Arbeitsmittel

Handy
Schlüssel
Bahncard
Miles & More
Firmenausweis
Parkplatz
Datenschutz
Betriebsordnung
Sicherheitsbelehrung
sonstige Belehrungen
Aushändigung Sonstiges
Nebentätigkeit

Firmen-Pkw

Pkw-Bestellung
Pkw-Nutzungsvertrag
Rechnung
Versteuerung
Pkw-Versicherung

Persönliche Ereignisse

Elternzeit/Mutterschutz,
Jubiläen
Kind
Hochzeit
Atteste
Schwerbehinderung
Wehrübung
Wehrdienst
Zivildienst
Gesundheitszeugnis
Umzug
Allgemeine Korrespondenz mit Mitarbeitern/Fehlzeiten
Arbeitserlaubnis
Führungszeugnis
Studienbescheinigung
Abmahnungen

Wie wird eine digitale Personalakte eingeführt?

Hierbei sollten einige, wichtige Aspekte berücksichtigt werden.

1. Zusammenstellung des Projektteams

Personalmitarbeiter
Mitarbeiter aus den technischen Bereichen
Betriebsrat
Datenschutz
Doppelspitze der Projektleitung (Personal & Technik)

2. Ist-Aufnahme Ihrer Prozesse / Soll-Konzept

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre aktuelle Situation:
Wie funktioniert die Archivierung der Personalakte heute?
Welche Herausforderungen beschäftigen mich?
Welche Faktoren (Zeit, Kosten, Aufwand, Stress) möchte ich verändern?

3. Formulieren Sie danach in kurzer Form Ihren Wunschprozess

Wie soll mein Prozess mit einer digitalen Personalakte in Zukunft aussehen?
Welche Funktionen/Features sind mir und meinem Team wichtig?
Welche technischen Anforderungen gibt es an die digitale Personalakte?

4. Erstellung eines Feinkonzepts

Legen Sie grob den Projektablauf und den zeitlichen Rahmen fest.

Was bedeutet Revisionssicherheit? Und was hat das mit Personalakten zu tun?

Bei der Revisionssicherheit stehen folgende Fragen im Vordergrund:

Welche Mitarbeiter sollen welche Zugriffsrechte erhalten?
Wie wird die temporäre Akteneinsicht für Mitarbeiter und Führungskräfte gehandhabt?
Wie werden Daten zur zulässigen Aufbewahrungsdauer erfasst und automatisch vorgelegt?
Wie wird das Löschen von personenbezogenen Daten gewährleistet?
Wie wird mit Datenpannen umgegangen?
Wie werden betroffene Mitarbeiter zum Datenschutz geschult?

Auch bei der Archivierung spielt die Revisionssicherheit eine große Rolle. So muss die Archivierung mittels unveränderbaren Formats wie PDF/A und sicherem Speichermedium erfolgen, damit die Unveränderbarkeit der Dokumente garantiert ist.

Muss der Einführung einer digitalen Personlakte durch den Betriebsrat zugestimmt werden?

Die Umstellung auf elektronische Personalakten ist im Rahmen des § 26 BDSG zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer. Jedoch kann nach Maßgabe des § 34 BDSG i. V. m. Art. 15 DSGVO der Arbeitnehmer Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen.

Ob bei Einführung und Anwendung elektronischer Personalakten das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beachtet werden muss, ist höchstrichterlich bisher nicht entschieden. Im Schrifttum ist die Frage umstritten. Vermutlich ist sie nicht generell zu bejahen oder zu verneinen. Vielmehr dürfte es entscheidend auf die Programmierung der elektronischen Personalakte im Einzelfall sowie möglichen Schnittstellen zu anderen EDV-Programmen oder Daten ankommen.

Bei der Archivierung der Unterlagen über seine Beschäftigten muss der Arbeitgeber bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten, die sich aus §§ 257 HGB, 147 AO, 28f SGB IV und 39b EStG ergeben.

Werden Dokumente eingescannt und die Originale vernichtet, kann es im Prozess zu Beweisschwierigkeiten kommen, da mit eingescannten Dokumenten, egal ob mit oder ohne elektronische Signatur, kein Urkundenbeweis geführt werden kann. Also sollten Erklärungen und Verträge, die zu ihrer Rechtswirksamkeit gesetzlicher oder gewillkürter Schriftform bedürfen, auch bei der Umstellung auf eine elektronische Personalakte weiterhin im Original aufbewahrt werden.

Wie lange wird eine Personalakte aufbewahrt?

In Betrieben werden Akten ausgeschiedener Mitarbeiter häufig jahrzehntelang aufbewahrt. Die Auffassung, hierzu sei der Arbeitgeber verpflichtet, ist weit verbreitet. Hier ist zu differenzieren:

1. Abrechnungsunterlagen

Dieselben Vorschriften vorwiegend steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Natur, die den Arbeitgeber verpflichten, überhaupt (Abrechnungs-) Unterlagen über den Mitarbeiter zu führen, verpflichten ihn auch, diese Unterlagen noch gewisse Zeit aufzubewahren. Hinzu kommen die bilanzrechtlichen Vorschriften.

2. Arbeitsschutzrechtliche Unterlagen

Verschiedene arbeitsschutzrechtliche Vorschriften, so z. B. des ArbZG, des JArbSchG und des MuSchG, verpflichten den Arbeitgeber, Unterlagen zu führen und diese eine bestimmte Zeit lang aufzubewahren. Hier handelt es sich um Unterlagen, die in Listenform geführt werden, außerhalb der Personalakten der einzelnen Mitarbeiter.‍

3. Unterlagen im Zusammenhang mit ausgeschiedenen Mitarbeitern

Für die Praxis sind zwei wichtige Fragen zu unterscheiden:

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Akten ausgeschiedener Mitarbeiter weiter aufzubewahren?
Ist der Arbeitgeber, wenn die Akte noch vorhanden ist, verpflichtet, dem Mitarbeiter darin Einsicht zu gewähren, ggf. unter welchen Voraussetzungen?

Bezüglich der ersten Frage besteht Übereinstimmung in Rechtsprechung und Schrifttum: Eine Aufbewahrungspflicht des Arbeitgebers besteht nicht. Der Arbeitgeber ist also berechtigt, die Akte des Mitarbeiters alsbald nach dessen Ausscheiden zu vernichten. Dies betrifft alle Aufzeichnungen, die nicht unter die konkret geregelten Aufbewahrungspflichten fallen, also z. B. Angaben zur betrieblichen Weiterbildung, Adressänderungen und allgemeiner Schriftwechsel.

3. Aufbewahrung bis zum Verjährungseintritt

Trotz fehlender Aufbewahrungspflicht für den Arbeitgeber wird regelmäßig empfohlen, die Personalunterlagen so lange aufzubewahren, bis mögliche Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verjährt sind. Bei Ansprüchen wie beispielsweise dem Anspruch auf Zeugniserteilung greift die 3-jährige Regelverjährung, sodass die Personalakte erst nach Ablauf dieser Zeit vernichtet werden sollte.

Digitale Personalakte

Personalakten digital, einfach und datensicher managen.

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HR Aufgaben innerhalb der Akte verteilen

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EinführuNg der digitalen Personalakte

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