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Scandienst­leister für Personalakten

Gemeinsam mit unseren Partnern scannnen wir Ihre Personalakten - einfach, schnell und sicher.

  • Alles aus einer Hand
    ‍
    Sie entscheiden sich fĂĽr die digitale Personalakte, wir scannen Ihre HR-Dokumente

  • ‍Zeit & Ressourcen sparen
    Schnelle Umstellung auf digitale HR Services – ohne eigene Ressourcen

  • Sichere Digitalisierung von Personalakten
    Zusammenarbeit mit vertrauenswĂĽrdigen und geprĂĽften Scandienstleistern

Ein Mann scannt Dokumente ein, um diese später innerhalb der digitalen Personalakte zu verwalten und zu bearbeiten.
All-in-One Service fĂĽr Ihre Personalakten
All-in-One Scan-Service

HR-Dokumente scannen lassen mit unserem All-in-One Service

Mit unserem zuverlässigen Scan-Service – zugeschnitten auf Ihre Bedürfnisse – bringen Sie Ihr Aktenmanagement ins 21. Jahrhundert, ohne dass Sie auch nur eine Büroklammer entfernen müssen. Von der Logistik bis zum Speichern und Akten vernichten: Sie entscheiden, wir digitalisieren. Dokumente einscannen lassen war noch nie so einfach!
Individuelle Digitalisierung nach Ihren WĂĽnschen
Die Grundlage für ein papierloses Büro ist ein digitales Dokumentenmanagement, dass sich an den Herausforderungen in Ihrer Organisation orientiert. Genau das gilt auch für unseren Scan-Service: Wir passen uns an Ihre Bedürfnisse an, digitalisieren Dokumente exakt nach Ihren Vorgaben und speichern die Dateien direkt in Ihrer Softwarelösung.
Effizientes Ergebnis eingespielter Dienstleister
Eingespielte Profis statt unbezahlter Praktikanten: Wenn Sie die Digitalisierung Ihrer Dokumente auslagern, vertrauen Sie auf einen professionellen Scandienstleister, ohne dass Sie zusätzliche Geräte beschaffen und Beschäftigte einstellen. Außerdem steht Ihnen unser Team für Rückfragen und Informationen jederzeit zur Seite.
Vertrauliche Dokumente und eine sichere Ablage
Ihre Dokumente sind bei uns in sicheren Händen. Unser Scan-Service hält sich bei der Logistik, Verarbeitung sowie Datenvernichtung an alle wichtigen ISO/DIN-Normen. Nach der Aktendigitalisierung können wir Ihre Archive verschlüsselt lagern oder sicher entsorgen.
Ihr Akten sind zu jeder Zeit sicher

Einscannen von Personalakten und der Datenschutz

Der Schutz Ihrer sensiblen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten die Akten gemäß der DSGVO und des BDSG und transferieren die Dokumente über verschlüsselte Leitungen. Unsere Arbeitsschritte sind passwortgeschützt und werden elektronisch protokolliert. So erfahren Sie auch im Anschluss des Scan-Services, wann und wie Ihre Personalaktendigitalisiert wurden.
Dokumentenmanagement und  Dokumentengenerieung mit der DMS Lösung von Haufe
Dokumentenformate und Texterkennung

Scannen im Format Ihrer Wahl

Die zumeist im DIN-A4-Format vorliegenden Dokumente exportieren wir Ihnen im gewünschten Format – beispielsweise als editierbare PDF/A-Datei oder als rein digitale Akte in der Cloud. Mit einer optionalen Schrifterkennung werden die Akten für Ihr digitales Dokumentenmanagement zur durchsuchbaren Datei, was Personalwesen und Buchhaltung bei der Suche nach wichtigen Informationen enorm Zeit spart.
Suche innerhalb von HR-Dokumenten

Mehr Transparenz dank gescannter Akten und der Metadatensuche

Mit unserem Scan-Service erhalten Sie gleich doppelte Transparenz: Einerseits erhalten Sie einen festen Ansprechpartner (Projektmanager), der mit Ihnen jeden Scan-Schritt bespricht und Sie über Abhol- und Lieferzeiten informiert. Andererseits gewinnen Sie dank unserer Dokumentendigitalisierung endlich eine Übersicht über alle Ihre HR-Dokumente und finden mit der intelligenten Metadatensuche schnell die benötigten Informationen.
Dokumentenmanagement und  Dokumentengenerieung mit der DMS Lösung von Haufe
Scan-Service und hr-Software

Integration der gescannten Dokumente in Ihre HR-Software

Ob Personalakten, Rechnungsbelege oder Lohnsteuernachweise: Überlassen Sie die Digitalisierung alter Papierdokumente einem professionellen und kompetenten Team, das sich mit unterschiedlichsten HR-Lösungen auskennt. Mit dem Scan-Service erhalten Sie das Beste aus beiden Welten, denn hier treffen zuverlässige Scan-Dienstleister auf die HR-Experten von Haufe, die tagtäglich die Herausforderungen des modernen Personalwesens meistern.  
Erfolgreiche Unternehmen vertrauen unserem Service
Zusammen mit unserem Scandienstleister haben wir bereits fĂĽr die folgenden Unternehmen Dokumentenarchive erfolgreich digitalisiert.

In 7 Schritten zur digitalisierten Personalakte

Was passiert mit den Personalakten, nachdem wir sie in die Transport-Lkws geladen haben? Und wann bekommen Sie die Dokumente in digitaler Form zurĂĽck? Bei der Digitalisierung Ihrer HR-Dokumente unterstĂĽtzen wir Sie mit einem End-to-End Prozess, der in Ihrem Aktenarchiv beginnt und mit dem Upload direkt in Ihrer digitalen Personalakte endet.
So läuft der Scan der Personalakten ab ...
1

Transport der Personalakten

Überführung durch Spezialist:innen in sicheren Transportbehältern

2

Eingang der Akten im Dienstleistungs­zentrum

Ăśbernahme in das Sicherheitslager

3

Scanfertige Vor­bereitung der Akten

Einleitung des Scan-Prozesses nach strengsten Sicherheitsregeln

4

Scannen der HR-Dokumente

Einsatz von Hochvolumen-Scannern

5

Einzelbildkontrolle, In­dex­ierung, Klassifizierung

Erfassung aller Daten und Dokumententypen

6

Datenabgleich, Export und Ăśbergabe

Export erfolgt Aktenweise

7

Ablauforganisation & Betreuung

FĂĽr das Gesamtprojekt steht ein Projektverantwortlicher bereit.

Unsere Partner
Entscheidend für den Erfolg unseres Scan-Services sind unsere kompetenten Partner, mit deren Hilfe wir Ihre HR-Dokumente zuverlässig und sicher einscannen lassen.
MFM
MFM Hofmaier GmbH Co. KG wurde 1960 mit Sitz in MĂĽnchen gegrĂĽndet und verfĂĽgt ĂĽber drei Standorte in Deutschland. Der Scandienstleister ist der absolute Top-Spezialist in der Digitalisierung von Personalakten mit einer Erfahrung von ĂĽber 160 nationalen und internationalen Projekten.
Tropper Data Service
Die TROPPER DATA SERVICE AG mit Hauptsitz in Leverkusen sowie vier weiteren Standorten in Deutschland überführt mit seinem Scan-Service Dokumente, Akten und Daten in digitale Formate. Das Unternehmen beschäftigt sich bereits seit mehr als 50 Jahren mit der Dokumentendigitalisierung.
Digitale HR-Dokumente nutzbar machen

Was passiert nach dem Scannen?

Um Ihre Administration von Papierstapeln, Tackern und BĂĽroklammern zu befreien, mĂĽssen Sie die elektronisch archivierten Daten fĂĽr Ihre Kolleginnen und Kollegen auch nutzbar machen. Dokumente scannen zu lassen, ist nur die halbe Miete, denn was nĂĽtzen Ihnen digitale Dokumente, wenn sie im Alltag nicht verwendet werden?

FĂĽr uns ist es deshalb besonders wichtig, dass wir die digitalen Dokumente so liefern, dass sie zu Ihren bisher genutzten Systemen passen. Denn nur so profitieren Sie von einer effizienten Verwaltung ohne Papierarchiv.
Bereitstellung in bestehende Systeme
Mit unseren Scan Service-Dienstleistern scannen wir Ihre gedruckten Dokumente, gleichen sie mit bereits vorhandenen Datenbanken ab, korrigieren Fehler, kategorisieren die Daten nach Ihren Vorgaben und ĂĽbertragen Sie in Ihre Systeme. So sind Ihre Archive digitalisiert, in Ihrer Software vorhanden und lassen problemlos fĂĽr Ihre Arbeit im Home-Office nutzen.
Passende HR-Software von Haufe
Mit dem Haufe Scan Service bekommen Sie mehr als nur die Digitalisierung alter Aktenarchive. Profitieren Sie von unserem riesigen Personalwissen und lassen Sie sich von unseren HR-Experten beraten. Mit unserer smarten HR-Software organisieren Sie Ihre Personalprozesse effizienter und schaffen sich dank automatisierter Antworten, HR-Bots und Ticket-Systemen mehr Zeit fürs Kerngeschäft.
Sichere und DSGVO-konforme Aktenvernichtung
Ob beim Transport, beim Scannen oder der Dokumentenvernichtung: Wir schützen Ihre vertraulichen Akten vor den falschen Händen. Zusammen mit unseren Dienstleistern kümmern wir uns um die fachgerechte Entsorgung Ihrer Akten und Datenträger. Unser geschultes Fachpersonal achtet dabei strengstens auf die Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes.
Fragen zum Scan-Service

Die häufigsten Fragen unserer Kundinnen und Kunden zu unserem Scan-Service haben wir hier für Sie zusammengefasst:

Warum sollte ich betriebliche Dokumente einscannen und digitalisieren lassen?

Wie viel kostet der Scan-Service?

Welcher Scandienstleister ist der richtige fĂĽr meine Personalakten?

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage
Jetzt beraten lassen!

Erfahren Sie mehr über unseren Scan-Service, der Ihnen einen einfachen Umstieg auf die digitale Personalakte ermöglicht.

Sie wĂĽnschen sich genauere Informationen oder haben Fragen zu unserem Angebot? Ich freue mich auf Ihre Anfrage!
Felix Kubasch
Felix Kubasch

Produkt Manager

Felix.Kubasch@haufe.com

+49 175 563 5730

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