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Scandienst­leister fĂŒr Personalakten

Gemeinsam mit unseren Partnern scannnen wir Ihre Personalakten - einfach, schnell und sicher.

  • Alles aus einer Hand
    ‍
    Sie entscheiden sich fĂŒr die digitale Personalakte, wir scannen Ihre HR-Dokumente
  • ‍Zeit & Ressourcen sparen
    Schnelle Umstellung auf digitale HR Services – ohne eigene Ressourcen
  • Sichere Digitalisierung von Personalakten
    Zusammenarbeit mit vertrauenswĂŒrdigen und geprĂŒften Scandienstleistern
Ein Mann scannt Dokumente ein, um diese spÀter innerhalb der digitalen Personalakte zu verwalten und zu bearbeiten.
All-in-One Service fĂŒr Ihre Personalakten
All-in-One Scan-Service

HR-Dokumente scannen lassen mit unserem All-in-One Service

Mit unserem zuverlĂ€ssigen Scan-Service – zugeschnitten auf Ihre BedĂŒrfnisse – bringen Sie Ihr Aktenmanagement ins 21. Jahrhundert, ohne dass Sie auch nur eine BĂŒroklammer entfernen mĂŒssen. Von der Logistik bis zum Speichern und Akten vernichten: Sie entscheiden, wir digitalisieren. Dokumente einscannen lassen war noch nie so einfach!
Individuelle Digitalisierung nach Ihren WĂŒnschen
Die Grundlage fĂŒr ein papierloses BĂŒro ist ein digitales Dokumentenmanagement, dass sich an den Herausforderungen in Ihrer Organisation orientiert. Genau das gilt auch fĂŒr unseren Scan-Service: Wir passen uns an Ihre BedĂŒrfnisse an, digitalisieren Dokumente exakt nach Ihren Vorgaben und speichern die Dateien direkt in Ihrer Softwarelösung.
Effizientes Ergebnis eingespielter Dienstleister
Eingespielte Profis statt unbezahlter Praktikanten: Wenn Sie die Digitalisierung Ihrer Dokumente auslagern, vertrauen Sie auf einen professionellen Scandienstleister, ohne dass Sie zusĂ€tzliche GerĂ€te beschaffen und BeschĂ€ftigte einstellen. Außerdem steht Ihnen unser Team fĂŒr RĂŒckfragen und Informationen jederzeit zur Seite.
Vertrauliche Dokumente und eine sichere Ablage
Ihre Dokumente sind bei uns in sicheren HĂ€nden. Unser Scan-Service hĂ€lt sich bei der Logistik, Verarbeitung sowie Datenvernichtung an alle wichtigen ISO/DIN-Normen. Nach der Aktendigitalisierung können wir Ihre Archive verschlĂŒsselt lagern oder sicher entsorgen.
Ihr Akten sind zu jeder Zeit sicher

Einscannen von Personalakten und der Datenschutz

Der Schutz Ihrer sensiblen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten die Akten gemĂ€ĂŸ der DSGVO und des BDSG und transferieren die Dokumente ĂŒber verschlĂŒsselte Leitungen. Unsere Arbeitsschritte sind passwortgeschĂŒtzt und werden elektronisch protokolliert. So erfahren Sie auch im Anschluss des Scan-Services, wann und wie Ihre Personalaktendigitalisiert wurden.
Dokumentenmanagement und  Dokumentengenerieung mit der DMS Lösung von Haufe
Dokumentenformate und Texterkennung

Scannen im Format Ihrer Wahl

Die zumeist im DIN-A4-Format vorliegenden Dokumente exportieren wir Ihnen im gewĂŒnschten Format – beispielsweise als editierbare PDF/A-Datei oder als rein digitale Akte in der Cloud. Mit einer optionalen Schrifterkennung werden die Akten fĂŒr Ihr digitales Dokumentenmanagement zur durchsuchbaren Datei, was Personalwesen und Buchhaltung bei der Suche nach wichtigen Informationen enorm Zeit spart.
Suche innerhalb von HR-Dokumenten

Mehr Transparenz dank gescannter Akten und der Metadatensuche

Mit unserem Scan-Service erhalten Sie gleich doppelte Transparenz: Einerseits erhalten Sie einen festen Ansprechpartner (Projektmanager), der mit Ihnen jeden Scan-Schritt bespricht und Sie ĂŒber Abhol- und Lieferzeiten informiert. Andererseits gewinnen Sie dank unserer Dokumentendigitalisierung endlich eine Übersicht ĂŒber alle Ihre HR-Dokumente und finden mit der intelligenten Metadatensuche schnell die benötigten Informationen.
Dokumentenmanagement und  Dokumentengenerieung mit der DMS Lösung von Haufe
Scan-Service und hr-Software

Integration der gescannten Dokumente in Ihre HR-Software

Ob Personalakten, Rechnungsbelege oder Lohnsteuernachweise: Überlassen Sie die Digitalisierung alter Papierdokumente einem professionellen und kompetenten Team, das sich mit unterschiedlichsten HR-Lösungen auskennt. Mit dem Scan-Service erhalten Sie das Beste aus beiden Welten, denn hier treffen zuverlĂ€ssige Scan-Dienstleister auf die HR-Experten von Haufe, die tagtĂ€glich die Herausforderungen des modernen Personalwesens meistern.  
Erfolgreiche Unternehmen vertrauen unserem Service
Zusammen mit unserem Scandienstleister haben wir bereits fĂŒr die folgenden Unternehmen Dokumentenarchive erfolgreich digitalisiert.

In 7 Schritten zur digitalisierten Personalakte

Was passiert mit den Personalakten, nachdem wir sie in die Transport-Lkws geladen haben? Und wann bekommen Sie die Dokumente in digitaler Form zurĂŒck? Bei der Digitalisierung Ihrer HR-Dokumente unterstĂŒtzen wir Sie mit einem End-to-End Prozess, der in Ihrem Aktenarchiv beginnt und mit dem Upload direkt in Ihrer digitalen Personalakte endet.
So lÀuft der Scan der Personalakten ab ...
1

Transport der Personalakten

ÜberfĂŒhrung durch Spezialist:innen in sicheren TransportbehĂ€ltern

2

Eingang der Akten im Dienstleistungs­zentrum

Übernahme in das Sicherheitslager

3

Scanfertige Vor­bereitung der Akten

Einleitung des Scan-Prozesses nach strengsten Sicherheitsregeln

4

Scannen der HR-Dokumente

Einsatz von Hochvolumen-Scannern

5

Einzelbildkontrolle, In­dex­ierung, Klassifizierung

Erfassung aller Daten und Dokumententypen

6

Datenabgleich, Export und Übergabe

Export erfolgt Aktenweise

7

Ablauforganisation & Betreuung

FĂŒr das Gesamtprojekt steht ein Projektverantwortlicher bereit.

Unsere Partner
Entscheidend fĂŒr den Erfolg unseres Scan-Services sind unsere kompetenten Partner, mit deren Hilfe wir Ihre HR-Dokumente zuverlĂ€ssig und sicher einscannen lassen.
MFM
MFM Hofmaier GmbH Co. KG wurde 1960 mit Sitz in MĂŒnchen gegrĂŒndet und verfĂŒgt ĂŒber drei Standorte in Deutschland. Der Scandienstleister ist der absolute Top-Spezialist in der Digitalisierung von Personalakten mit einer Erfahrung von ĂŒber 160 nationalen und internationalen Projekten.
Tropper Data Service
Die TROPPER DATA SERVICE AG mit Hauptsitz in Leverkusen sowie vier weiteren Standorten in Deutschland ĂŒberfĂŒhrt mit seinem Scan-Service Dokumente, Akten und Daten in digitale Formate. Das Unternehmen beschĂ€ftigt sich bereits seit mehr als 50 Jahren mit der Dokumentendigitalisierung.
Digitale HR-Dokumente nutzbar machen

Was passiert nach dem Scannen?

Um Ihre Administration von Papierstapeln, Tackern und BĂŒroklammern zu befreien, mĂŒssen Sie die elektronisch archivierten Daten fĂŒr Ihre Kolleginnen und Kollegen auch nutzbar machen. Dokumente scannen zu lassen, ist nur die halbe Miete, denn was nĂŒtzen Ihnen digitale Dokumente, wenn sie im Alltag nicht verwendet werden?

FĂŒr uns ist es deshalb besonders wichtig, dass wir die digitalen Dokumente so liefern, dass sie zu Ihren bisher genutzten Systemen passen. Denn nur so profitieren Sie von einer effizienten Verwaltung ohne Papierarchiv.
Bereitstellung in bestehende Systeme
Mit unseren Scan Service-Dienstleistern scannen wir Ihre gedruckten Dokumente, gleichen sie mit bereits vorhandenen Datenbanken ab, korrigieren Fehler, kategorisieren die Daten nach Ihren Vorgaben und ĂŒbertragen Sie in Ihre Systeme. So sind Ihre Archive digitalisiert, in Ihrer Software vorhanden und lassen problemlos fĂŒr Ihre Arbeit im Home-Office nutzen.
Passende HR-Software von Haufe
Mit dem Haufe Scan Service bekommen Sie mehr als nur die Digitalisierung alter Aktenarchive. Profitieren Sie von unserem riesigen Personalwissen und lassen Sie sich von unseren HR-Experten beraten. Mit unserer smarten HR-Software organisieren Sie Ihre Personalprozesse effizienter und schaffen sich dank automatisierter Antworten, HR-Bots und Ticket-Systemen mehr Zeit fĂŒrs KerngeschĂ€ft.
Sichere und DSGVO-konforme Aktenvernichtung
Ob beim Transport, beim Scannen oder der Dokumentenvernichtung: Wir schĂŒtzen Ihre vertraulichen Akten vor den falschen HĂ€nden. Zusammen mit unseren Dienstleistern kĂŒmmern wir uns um die fachgerechte Entsorgung Ihrer Akten und DatentrĂ€ger. Unser geschultes Fachpersonal achtet dabei strengstens auf die Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes.
Fragen zum Scan-Service

Die hĂ€ufigsten Fragen unserer Kundinnen und Kunden zu unserem Scan-Service haben wir hier fĂŒr Sie zusammengefasst:

Warum sollte ich betriebliche Dokumente einscannen und digitalisieren lassen?

Wie viel kostet der Scan-Service?

Welcher Scandienstleister ist der richtige fĂŒr meine Personalakten?

Gerne beantworten wir Ihre Fragen
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Lernen Sie die digitalen HR-Services von Haufe in einem persönlichen und unverbindlichen GesprÀch kennen. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
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