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Scan Service

Unser Scan Service für die Digitalisierung Ihrer Personalakten.

  • Mehr Freiraum
    Befreien Sie sich von verstaubten Aktenordnern
  • Zugriff von überall und jederzeit
    Vervollständigen Sie Ihr digitales Dokumentenmanagement
  • Endlich digital
    Sparen Sie sich lästige Arbeit und bearbeiten Sie alle Akten direkt in Ihrer HR-Software
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Scan Servicen von Akten durch Haufe HR Services

All-in-One Scan-Service

Dokumente scannen lassen mit unserem All-in-One Service

Mit unserem zuverlässigen Scan Service – zugeschnitten auf Ihre Bedürfnisse – bringen Sie Ihr Aktenmanagement ins 21. Jahrhundert, ohne dass Sie auch nur eine Büroklammer entfernen müssen. Von der Logistik bis zum Speichern und Akten vernichten: Sie entscheiden, wir digitalisieren. Dokumente einscannen lassen war noch nie so einfach!

Individuelle Digitalisierung nach Ihren Wünschen

Die Grundlage für ein papierloses Büro ist ein digitales Dokumentenmanagement, dass sich an den Herausforderungen in Ihrem Unternehmen orientiert. Genau das gilt auch für unseren Scan Service: Wir passen uns an Ihre Bedürfnisse an, digitalisieren Dokumente exakt nach Ihren Vorgaben und speichern die Dateien direkt in Ihrer Softwarelösung.

Effizientes Ergebnis eingespielter Dienstleister

Eingespielte Profis statt unbezahlter Praktikanten: Wenn Sie die Digitalisierung Ihrer Dokumente auslagern, vertrauen Sie auf einen professionellen Scan Service-Partner, ohne dass Sie zusätzliche Geräte beschaffen und Beschäftigte einstellen. Außerdem steht Ihnen unser Team für Rückfragen und Informationen zum Scanfortschritt jederzeit zur Seite.

Vertrauliche Dokumente und eine sichere Ablage

Ihre Dokumente sind bei uns in sicheren Händen. Unser Scan Service hält sich bei der Logistik, Verarbeitung sowie Datenvernichtung an alle wichtigen ISO/DIN-Normen. Nach der Aktendigitalisierung können wir Ihre Archive verschlüsselt lagern oder sicher entsorgen.

Scan Service Datenschutz

Ihre Daten sind zu jeder Zeit geschützt

Der Schutz Ihrer sensiblen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten die Akten gemäß der DSGVO und des BDSG und transferieren die Dokumente über verschlüsselte Leitungen. Unsere Arbeitsschritte sind passwortgeschützt und werden elektronisch protokolliert. So erfahren Sie auch im Anschluss des Scan Services, wann und wie Ihre Akten digitalisiert wurden.

Dokumentenmanagement und  Dokumentengenerieung mit der DMS Lösung von Haufe

Scan Service Formate

Das Scan-Format Ihrer Wahl

Die zumeist im DIN A4-Format vorliegenden Dokumente exportieren wir Ihnen im gewünschten Format – beispielsweise als editierbare PDF/A-Datei oder als rein digitale Akte in der Cloud. Mit einer optionalen Schrifterkennung werden die Akten für Ihre HR-Software zu durchsuchbaren Dateien, was Personalwesen und Buchhaltung bei der Suche nach wichtigen Informationen enorm Zeit spart.

Scan Service Dokumente

Finden statt Suchen: Mehr Transparenz dank gescannter Dokumente

Mit unserem Scan Service erhalten Sie gleich eine doppelte Transparenz: Einerseits haben Sie eine feste Ansprechperson (Projektmanager), die mit Ihnen jeden Scan-Schritt bespricht und sie über Abhol- und Lieferzeiten informiert. Andererseits gewinnen Sie dank unserer Dokumentendigitalisierung endlich eine Übersicht über all Ihre Akten und finden mit der intelligenten Metadatensuche schnell die benötigten Informationen.

Dokumentenmanagement und  Dokumentengenerieung mit der DMS Lösung von Haufe

Scan Service Softwaresysteme

Integration in bestehende Software-Systeme

Ob Personalakten, Rechnungsbelege oder Lohnsteuernachweise: Überlassen Sie die Digitalisierung alter Papierdokumente einem professionellen und kompetenten Team, das sich mit unterschiedlichsten HR-Lösungen auskennt. Mit dem Haufe Scan Service erhalten Sie das Beste aus beiden Welten, denn hier treffen zuverlässige Scan-Dienstleister auf die HR-Experten von Haufe, die tagtäglich die Herausforderungen des modernen Personalwesens meistern.  

Diese Unternehmen vertrauen auf unseren Scan Service

Zusammen mit unseren Scan-Dienstleister haben wir bereits für die folgenden Unternehmen Dokumentenarchive erfolgreich digitalisiert.

Der Scan Service in 7 Schritten erklärt

Was passiert mit den Akten, nachdem wir sie in die Transport-LKWs geladen haben? Und wann bekommen Sie die Dokumente in digitaler Form zurück? Bei der Digitalisierung Ihrer Dokumente unterstützen wir Sie mit einem End-to-End Prozess, der in Ihrem Aktenarchiv beginnt und mit dem Upload direkt in Ihrer HR-Software endet. Dabei läuft unser Scan Service nach den gleichen Schritten:

So läuft der Scan-Service ab
1
Transport der Personalakten

Überführung durch Spezialisten in sicheren Transportbehältern

2
Eingang der Akten im Dienstleistungs­zentrum

Übernahme in das Sicherheitslager

3
Scanfertige Vor­bereitung der Akten

Einleitung des Scan-Prozesses nach strengsten Sicherheitsregeln

4
Scannen der Dokumente

Einsatz von Hochvolumen-Scannern

5
Einzelbildkontrolle, In­dex­ierung, Klassifizierung

Erfassung aller Daten und Dokumententypen

6
Datenabgleich, Export und Übergabe

Export erfolgt Aktenweise

7
Ablauforganisation & Betreuung

Für das Gesamtprojekt steht ein Projektverantwortlicher bereit.

Unsere Scan Service Partner

Entscheidend für den Erfolg unseres Scan Services sind unsere kompetenten Digitalisierungspartner, mit deren Hilfe wir Ihre Dokumente zuverlässig und sicher einscannen lassen.

MFM

MFM Hofmaier GmbH Co. KG wurde 1960 mit Sitz in München gegründet und verfügt über drei Standorte in Deutschland. Der Scan Service-Dienstleister ist Spezialist auf dem Gebiet der Digitalisierung von historischen Dokumenten und verfügt über modernste Auflichtscanner bis zum Doppel-A0-Format.

Rhenus Office Systems

Rhenus Office Systems ist Teil der Rhenus Logistics Gruppe und ein europaweit tätiger Scan Service-Dienstleister mit Sitz in Holzwickede. Das Unternehmen betreut mit seinen Digitalisierungslösungen mehr als 20.000 Kunden und kann von Lieferscheinen bis hin zu Bauplänen alle Dokumente scannen.

Tropper Data Service

Die TROPPER DATA SERVICE AG mit Hauptsitz in Leverkusen sowie vier weiteren Standorten in Deutschland überführt mit seinem Scan Service Dokumente, Akten und Daten in digitale Formate. Das Unternehmen beschäftigt sich bereits seit mehr als 50 Jahren mit der Dokumentendigitalisierung und kann auf ein tiefes Branchenverständnis zurückgreifen.

Scan-Service Digitale Dokumente

Digitale Dokumente nutzbar machen: Was passiert nach dem Scannen?

Um Ihre Administration von Papierstapeln, Tackern und Büroklammern zu befreien, müssen Sie die elektronisch archivierten Daten für Ihre Kolleginnen und Kollegen auch nutzbar machen. Dokumente scannen zu lassen ist nur die halbe Miete, denn was nützen Ihnen digitale Dokumente, wenn sie im Alltag nicht verwendet werden?

Für uns ist es deshalb besonders wichtig, dass wir die digitalen Dokumente so liefern, dass sie zu Ihren bisher genutzten Systemen passen. Denn nur so profitieren Sie von einer effizienten Verwaltung ohne Papierarchiv.

Bereitstellung in bestehende Systeme

Mit unseren Scan Service-Dienstleistern scannen wir Ihre gedruckten Dokumente, gleichen Sie mit bereits vorhandenen Datenbanken ab, korrigieren Fehler, kategorisieren die Daten nach Ihren Vorgaben und übertragen Sie in Ihre Systeme. So sind Ihre Archive digitalisiert, in Ihrer Software vorhanden und lassen problemlos für Ihre Arbeit im Home-Office nutzen.

Passende Software von Haufe

Mit dem Haufe Scan Service bekommen Sie mehr als nur die Digitalisierung alter Aktenarchive. Profitieren Sie von unserem riesigen Personalwissen und lassen Sie sich von unseren HR-Experten beraten. Mit unseren smarten HR-Lösungen organisieren Sie Ihre Personalprozesse effizienter und schaffen sich dank automatisierter Antworten, HR-Bots und Ticket-Systemen mehr Zeit für’s Kerngeschäft.

Sichere und DSGVO-konforme Aktenvernichtung

Ob beim Transport, beim Scannen oder der Dokumentenvernichtung: Wir schützen Ihre vertraulichen Akten vor den falschen Händen. Zusammen mit unseren Dienstleistern kümmern wir uns um die fachgerechte Entsorgung Ihrer Akten und Datenträger. Unser geschultes Fachpersonal achtet dabei strengstens auf die Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes.

Jetzt beraten lassen!

Entdecken Sie den Scan Service von Haufe und starten Sie jetzt in eine neue digitale HR Welt.

Sie wünschen sich genauere Informationen oder haben Fragen zu unserem Angebot? Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
Felix Kubasch

Productmanager

Felix.Kubasch@haufe.com

+49 175 563 5730

Fragen zum Scan Service

Die häufigsten Fragen unserer Kundinnen und Kunden zu unserem Haufe Scan Service haben wir hier für Sie zusammengefasst:

Warum sollte ich betrieblichen Dokumente einscannen und digitalisieren lassen?

Wie viel kostet der Haufe Scan Service?

Welche Dokumente können digitalisiert werden?

Welcher Scan Service-Dienstleister ist der richtige für mein Digitalisierungsprojekt?

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