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Scan Service

Unser Scan Service f├╝r die Digitalisierung Ihrer Personalakten

  • Zeit & Ressourcen sparen
    Schnelle Umstellung auf digitale Personalakten, ohne Eigenressourcen.

  • Sichere Digitalisierung von Dokumenten
    Zusammenarbeit mit vertrauensw├╝rdigen und gepr├╝ften Dienstleistern.

  • Alles aus einer Hand
    Die HR-Software von Haufe ist flexibel erweiterbar um wichtige HR-Funktionen.

Jetzt Ihre Personalakten digtalisieren

All-in-One Scan-Service

Dokumente scannen lassen mit unserem All-in-One Service

Mit unserem zuverl├Ąssigen Scan Service ÔÇô zugeschnitten auf Ihre Bed├╝rfnisse ÔÇô bringen Sie Ihr Aktenmanagement ins 21. Jahrhundert, ohne dass Sie auch nur eine B├╝roklammer entfernen m├╝ssen. Von der Logistik bis zum Speichern und Akten vernichten: Sie entscheiden, wir digitalisieren. Dokumente einscannen lassen war noch nie so einfach!

Individuelle Digitalisierung nach Ihren W├╝nschen

Die Grundlage f├╝r ein papierloses B├╝ro ist ein digitales Dokumentenmanagement, dass sich an den Herausforderungen in Ihrer Organisation orientiert. Genau das gilt auch f├╝r unseren Scan Service: Wir passen uns an Ihre Bed├╝rfnisse an, digitalisieren Dokumente exakt nach Ihren Vorgaben und speichern die Dateien direkt in Ihrer Softwarel├Âsung.

Effizientes Ergebnis eingespielter Dienstleister

Eingespielte Profis statt unbezahlter Praktikanten: Wenn Sie die Digitalisierung Ihrer Dokumente auslagern, vertrauen Sie auf einen professionellen Scan Service-Partner, ohne dass Sie zus├Ątzliche Ger├Ąte beschaffen und Besch├Ąftigte einstellen. Au├čerdem steht Ihnen unser Team f├╝r R├╝ckfragen und Informationen zum Scanfortschritt jederzeit zur Seite.

Vertrauliche Dokumente und eine sichere Ablage

Ihre Dokumente sind bei uns in sicheren H├Ąnden. Unser Scan Service h├Ąlt sich bei der Logistik, Verarbeitung sowie Datenvernichtung an alle wichtigen ISO/DIN-Normen. Nach der Aktendigitalisierung k├Ânnen wir Ihre Archive verschl├╝sselt lagern oder sicher entsorgen.

Scan Service Datenschutz

Ihre Daten sind zu jeder Zeit gesch├╝tzt

Der Schutz Ihrer sensiblen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten die Akten gem├Ą├č der DSGVO und des BDSG und transferieren die Dokumente ├╝ber verschl├╝sselte Leitungen. Unsere Arbeitsschritte sind passwortgesch├╝tzt und werden elektronisch protokolliert. So erfahren Sie auch im Anschluss des Scan Services, wann und wie Ihre Akten digitalisiert wurden.

Dokumentenmanagement und  Dokumentengenerieung mit der DMS L├Âsung von Haufe

Scan Service Formate

Das Scan-Format Ihrer Wahl

Die zumeist im DIN A4-Format vorliegenden Dokumente exportieren wir Ihnen im gew├╝nschten Format ÔÇô beispielsweise als editierbare PDF/A-Datei oder als rein digitale Akte in der Cloud. Mit einer optionalen Schrifterkennung werden die Akten f├╝r Ihre HR-Software zu durchsuchbaren Dateien, was Personalwesen und Buchhaltung bei der Suche nach wichtigen Informationen enorm Zeit spart.

Scan Service Dokumente

Finden statt Suchen: Mehr Transparenz dank gescannter Dokumente

Mit unserem Scan Service erhalten Sie gleich eine doppelte Transparenz: Einerseits haben Sie eine feste Ansprechperson (Projektmanager), die mit Ihnen jeden Scan-Schritt bespricht und Sie ├╝ber Abhol- und Lieferzeiten informiert. Andererseits gewinnen Sie dank unserer Dokumentendigitalisierung endlich eine ├ťbersicht ├╝ber all Ihre Akten und finden mit der intelligenten Metadatensuche schnell die ben├Âtigten Informationen.

Dokumentenmanagement und  Dokumentengenerieung mit der DMS L├Âsung von Haufe

Scan Service Softwaresysteme

Integration in bestehende Software-Systeme

Ob Personalakten, Rechnungsbelege oder Lohnsteuernachweise: ├ťberlassen Sie die Digitalisierung alter Papierdokumente einem professionellen und kompetenten Team, das sich mit unterschiedlichsten HR-L├Âsungen auskennt. Mit dem Haufe Scan Service erhalten Sie das Beste aus beiden Welten, denn hier treffen zuverl├Ąssige Scan-Dienstleister auf die HR-Experten von Haufe, die tagt├Ąglich die Herausforderungen des modernen Personalwesens meistern. ┬á

Diese Unternehmen vertrauen auf unseren Scan Service

Zusammen mit unseren Scan-Dienstleister haben wir bereits f├╝r die folgenden Unternehmen Dokumentenarchive erfolgreich digitalisiert.

Der Scan Service in 7 Schritten erkl├Ąrt

Was passiert mit den Akten, nachdem wir sie in die Transport-LKWs geladen haben? Und wann bekommen Sie die Dokumente in digitaler Form zur├╝ck? Bei der Digitalisierung Ihrer Dokumente unterst├╝tzen wir Sie mit einem End-to-End Prozess, der in Ihrem Aktenarchiv beginnt und mit dem Upload direkt in Ihrer HR-Software endet. Dabei l├Ąuft unser Scan Service nach den gleichen Schritten:

So l├Ąuft der Scan-Service ab
1
Transport der Personalakten

├ťberf├╝hrung durch Spezialist:innen in sicheren Transportbeh├Ąltern

2
Eingang der Akten im Dienstleistungs┬şzentrum

├ťbernahme in das Sicherheitslager

3
Scanfertige Vor┬şbereitung der Akten

Einleitung des Scan-Prozesses nach strengsten Sicherheitsregeln

4
Scannen der Dokumente

Einsatz von Hochvolumen-Scannern

5
Einzelbildkontrolle, In┬şdex┬şierung, Klassifizierung

Erfassung aller Daten und Dokumententypen

6
Datenabgleich, Export und ├ťbergabe

Export erfolgt Aktenweise

7
Ablauforganisation & Betreuung

F├╝r das Gesamtprojekt steht ein Projektverantwortlicher bereit.

Unsere Scan Service Partner

Entscheidend f├╝r den Erfolg unseres Scan Services sind unsere kompetenten Digitalisierungspartner, mit deren Hilfe wir Ihre Dokumente zuverl├Ąssig und sicher einscannen lassen.

MFM

MFM Hofmaier GmbH Co. KG wurde 1960 mit Sitz in M├╝nchen gegr├╝ndet und verf├╝gt ├╝ber drei Standorte in Deutschland. Der Scan Service-Dienstleister ist der absolute Top-Spezialist in der Digitalisierung von Personalaktenbest├Ąnden mit einer Erfahrung von ├╝ber 160 nationalen und internationalen Projekten.

Tropper Data Service

Die TROPPER DATA SERVICE AG mit Hauptsitz in Leverkusen sowie vier weiteren Standorten in Deutschland ├╝berf├╝hrt mit seinem Scan Service Dokumente, Akten und Daten in digitale Formate. Das Unternehmen besch├Ąftigt sich bereits seit mehr als 50 Jahren mit der Dokumenten-digitalisierung.

Scan-Service Digitale Dokumente

Digitale Dokumente nutzbar machen: Was passiert nach dem Scannen?

Um Ihre Administration von Papierstapeln, Tackern und B├╝roklammern zu befreien, m├╝ssen Sie die elektronisch archivierten Daten f├╝r Ihre Kolleginnen und Kollegen auch nutzbar machen. Dokumente scannen zu lassen ist nur die halbe Miete, denn was n├╝tzen Ihnen digitale Dokumente, wenn sie im Alltag nicht verwendet werden?

F├╝r uns ist es deshalb besonders wichtig, dass wir die digitalen Dokumente so liefern, dass sie zu Ihren bisher genutzten Systemen passen. Denn nur so profitieren Sie von einer effizienten Verwaltung ohne Papierarchiv.

Bereitstellung in bestehende Systeme

Mit unseren Scan Service-Dienstleistern scannen wir Ihre gedruckten Dokumente, gleichen sie mit bereits vorhandenen Datenbanken ab, korrigieren Fehler, kategorisieren die Daten nach Ihren Vorgaben und ├╝bertragen Sie in Ihre Systeme. So sind Ihre Archive digitalisiert, in Ihrer Software vorhanden und lassen problemlos f├╝r Ihre Arbeit im Home-Office nutzen.

Passende Software von Haufe

Mit dem Haufe Scan Service bekommen Sie mehr als nur die Digitalisierung alter Aktenarchive. Profitieren Sie von unserem riesigen Personalwissen und lassen Sie sich von unseren HR-Experten beraten. Mit unserer smarten HR-Software organisieren Sie Ihre Personalprozesse effizienter und schaffen sich dank automatisierter Antworten, HR-Bots und Ticket-Systemen mehr Zeit f├╝rÔÇÖs Kerngesch├Ąft.

Sichere und DSGVO-konforme Aktenvernichtung

Ob beim Transport, beim Scannen oder der Dokumentenvernichtung: Wir sch├╝tzen Ihre vertraulichen Akten vor den falschen H├Ąnden. Zusammen mit unseren Dienstleistern k├╝mmern wir uns um die fachgerechte Entsorgung Ihrer Akten und Datentr├Ąger. Unser geschultes Fachpersonal achtet dabei strengstens auf die Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes.

Fragen zum Scan Service

Die h├Ąufigsten Fragen unserer Kundinnen und Kunden zu unserem Haufe Scan Service haben wir hier f├╝r Sie zusammengefasst:

Warum sollte ich betrieblichen Dokumente einscannen und digitalisieren lassen?

Wie viel kostet der Haufe Scan Service?

Welche Dokumente k├Ânnen digitalisiert werden?

Welcher Scan Service-Dienstleister ist der richtige f├╝r mein Digitalisierungsprojekt?

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage
Jetzt beraten lassen!

Erfahren Sie mehr ├╝ber unseren Scan Service, der es Ihnen einen einfachen Umstieg auf die digitale Personalakte erm├Âglicht.

Sie w├╝nschen sich genauere Informationen oder haben Fragen zu unserem Angebot? Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
Felix Kubasch
Felix Kubasch

Produkt Manager

Felix.Kubasch@haufe.com

+49 175 563 5730

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