Elektronische Zeit­erfassungs­systeme: Definition, Methoden und Vorteile

Elektronische Zeiterfassungssysteme sind heute in vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Sie gewähren wertvolle Einblicke in die Produktivität der Mitarbeiter:innen und unterstützen eine korrekte Gehaltsabrechnung. Unternehmen waren schon früher verpflichtet, Arbeitszeiten in bestimmtem Umfang zu dokumentieren, doch nach aktueller Rechtsprechung müssen sie die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, einschließlich der Überstunden. Wie genau das umgesetzt werden muss, ist allerdings noch nicht abschließend geregelt. Damit Sie den Überblick behalten, zeigt Ihnen dieser Beitrag die wichtigsten Varianten der Zeiterfassung und die zentralen rechtlichen Anforderungen, die Sie dabei beachten sollten.

Definition: Was sind elektronische Zeiterfassungssysteme?

Dank elektronischer Zeiterfassungssysteme erfassen Unternehmen die tatsächlichen Arbeitszeiten und Pausen der Mitarbeitenden. Normalerweise passiert das durch das Registrieren und Buchen von Kommt- und Geht-Zeiten. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, die Arbeitszeiten der Beschäftigten zu erfassen: z. B. mittels festinstallierter Terminals auf dem Firmengelände, online über Software-Anwendungen, oder mobil über Apps oder Tablets.

Damit dokumentieren Unternehmen die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeitenden, z. B. für flexible Arbeitszeitsysteme und Gleitzeitregelungen, für die Lohnabrechnung, aber auch für die interne Projektüberwachung, z. B. als Leistungsnachweis für Abrechnungen externer Kund:innen.

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Welche Vorteile bietet die elektronische Zeiterfassung für Unternehmen?

Digitale Zeiterfassungssysteme bieten für Unternehmen und Mitarbeitende zahlreiche Vorteile. Für Unternehmen bedeutet dies z. B.:

• Dank elektronischer Zeiterfassungssysteme lassen sich die Arbeitszeiten einfach und fehlerfrei erfassen und auswerten. Somit können Gleitzeit, Überstunden, Fehlzeiten, Urlaubs- oder Krankheitstage schnell und einfach per Klick erfasst und gebucht werden. Anhand der erfassten Zeiten erstellen Firmen transparente Stundendokumentationen, z. B. als Basis für die Gehaltsabrechnung.
• Gute Systeme erlauben auch die Zuordnung der Arbeitszeiten zu verschiedenen Projekten oder Aufträgen. Die geleisteten Stunden lassen sich dank solcher Systeme ohne großen Aufwand für Abrechnungen bzw. die Rechnungsstellung an Kund:innen nutzen.
• Unternehmen können so auswerten, wie produktiv die Mitarbeitenden sind, um interne Prozesse, Projekte und Abläufe zu überwachen und zu optimieren. Die elektronische Arbeitszeiterfassung reduziert den administrativen Aufwand und macht betriebliche Abläufe damit deutlicheffizienter und kostengünstiger.
• Zudem ermöglichen sie eine bessere Planung und Ressourcenverwaltung, was zu einer insgesamt effizienteren Betriebsführung beiträgt. Mit einer modernen Arbeitszeiterfassung gehen Unternehmen damit einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Professionalisierung.
• Diese Systeme helfen auch dabei, rechtliche Vorgaben und Vorschriften einzuhalten, da sie die geleisteten Arbeitsstunden transparent darstellen. Gleichzeitig stellen sie sicher, dass Arbeitszeitgesetze und Tarifverträge korrekt angewendet werden.

Aber auch für die einzelnen Mitarbeitenden ergeben sich Vorteile aus einer elektronischen Arbeitszeiterfassung:

• Dank der präzise erfassten Arbeitszeiten lassen sich Überstunden und Mehrarbeit fair und korrekt abrechnen. Es lässt sich genau nachvollziehen, wie viele Stunden jede:r geleistet hat. Dies sorgt für gerecht verteilte Arbeitszeiten und transparente Überstundenvergütungen. Diese Transparenz stärkt das Vertrauen zwischen Arbeitnehmenden und Arbeitgebern.
• Letztlich führt dies auch zu mehr Transparenz und Fairness im Wettbewerb. Denn werden Arbeitszeiten genau dokumentiert und den Arbeitnehmenden alle Mehrarbeitsstunden vergütet, verlieren Unternehmen, die bisher unbezahlte Mehrarbeit von ihren Arbeitnehmenden verlangt haben, ihre Vorteile am Markt.
• Diese Systeme erleichtern es den Beschäftigten, ihre eigene Arbeitszeit zu planen und zu dokumentieren, was ihre Work-Life-Balance fördert. Dank elektronischer Zeiterfassungssysteme sind flexible Arbeitsmodelle wie Gleitzeit, Homeoffice oder Teilzeit möglich und transparent darstellbar. Sie stellen sicher, dass alle gesetzlichen Regelungen und Tarifverträge eingehalten werden, was die Rechte der Mitarbeitenden stärkt.
• Zudem dient die Arbeitszeiterfassung der Gesundheit der Mitarbeitenden, da von ihnen nicht erwartet wird, dass sie permanent erreichbar sein müssen und daher weniger unter Druck stehen. So wirken sich Zeiterfassungssysteme in der Regel eher positiv auf die Gesundheit der Beschäftigten aus, da sie alle geleisteten Stunden transparent belegen können.

Gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeiterfassung

• Der Arbeitgeber muss Arbeitszeiten dokumentieren, die über die normale werktägliche Arbeitszeit hinausgehen. Das sind insbesondere Arbeitszeiten von mehr als 8 Stunden an Werktagen und bei Arbeit an Sonn- und Feiertagen.
• Nach einer neueren Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts gilt außerdem, dass Arbeitgeber grundsätzlich die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen, nicht nur Überstunden.
• Zwischen zwei Arbeitseinsätzen müssen mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen.
• Für Minijobber:innen gelten besondere Dokumentationspflichten: Hier müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festgehalten werden.

Der Europäische Gerichtshof hat bereits im Mai 2019 entschieden, dass Arbeitgeber in der EU ein System nutzen müssen, mit dem sich die tägliche Arbeitszeit der Beschäftigten objektiv, verlässlich und nachvollziehbar messen lässt. In welcher Form die Arbeitszeiterfassung genau erfolgen muss, dürfen die einzelnen EU Staaten allerdings selbst ausgestalten.

In Deutschland hat das Bundesarbeitsgericht im Jahr 2022 klargestellt, dass bereits nach geltendem Recht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Doch wie diese Erfassung im Einzelnen umzusetzen ist, wurde bislang noch nicht festgelegt. Seit April 2023 liegt ein Entwurf des Bundesarbeitsministeriums zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vor, der die Vorgaben der Rechtsprechung zur Arbeitszeiterfassung aufgreift – es ist davonauszugehen, dass der Gesetzgeber diese Vorgaben künftig im Gesetz festschreibt.

Stundenzettel, Excel-Tabelle oder elektronische Zeiterfassung: Diese Methoden gibt es

Das EuGH-Urteil regelte bisher nicht, in welcher Form die Arbeitszeiten zu erfassen sind. Der Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) soll mehr Klarheit schaffen. Grundsätzlich sieht der Entwurf eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung vor, die am Tag der Arbeitsleistung erfolgen soll. Wie das konkret gesetzlich ausgestaltet wird, ist allerdings noch offen. Arbeitgeber können die Arbeitszeiterfassung zudem auf ihre Beschäftigten delegieren, sodass diese ihre Stunden selbst erfassen können. Die Mitarbeitenden dürfen ihre erfassten Stunden einsehen und prüfen.

Daraus lässt sich ableiten, dass zunächst die meisten gängigen Programme und Apps zulässig sein dürften, ebenso wie eine tabellarische Zeiterfassung mit einer einfachen Excel-Tabelle.

Wichtig: Nach der geplanten Neuregelung wird die Arbeitszeiterfassung regelmäßig elektronisch erfolgen müssen. In den meisten Fällen müssen klassische Stundenzettel daher voraussichtlich durch elektronische Systeme abgelöst werden. Unternehmen ohne elektronische Zeiterfassung sind daher gut beraten, sich schon jetzt mit geeigneten digitalen Lösungen zu befassen.

Vor- und Nachteile sowie Kosten der verschiedenen elektronischen Zeiterfassungssysteme

Die Arbeitszeiten lassen sich über verschiedene Systeme erfassen:

• Einfache Excel-Tabellen: Vermutlich gelten auch einfache Exceltabellen zunächst als elektronische Zeiterfassung. Dies ist auf den ersten Blick zunächst kostengünstig und einfach möglich. Jedoch sollten sich Anwender:innen bewusst sein, dass Tabellen oder Formeln schnell gelöscht oder überschrieben werden können. Zudem gibt es kaum Kontrollmechanismen und die Datenschutz-Anforderungen einzuhalten, muss manuell überwacht werden. Zudem lassen sich Auswertungen meist nur manuell erstellen, für die Datenübernahme in eine Lohnabrechnungssoftware müssen entsprechende Excel-basierte Schnittstellen vorhanden sein. Dies ist nur mit umfassenden Excel-Vorkenntnissen möglich.
• Stationäre Zeiterfassungsterminals vor Ort: Diese Terminals sind meist teurer in der Anschaffung, jedoch einfach von den Anwender:innen zu bedienen. Die erfassten Anwesenheiten und Pausenzeiten werden automatisch übertragen und können somit leicht ausgewertet und über Schnittstellen für die Lohnabrechnung verwendet werden. Jedoch sind diese nur von Beschäftigten nutzbar, die sich auf dem Firmengelände aufhalten. Wer im Außendienst, im Homeoffice oder mobil arbeitet, kann diese Zeiterfassungssysteme nicht nutzen.
• Browserbasierte oder Online-Zeiterfassungssysteme erfassen die Daten einfach per Software oder App in einer Cloud. Die Daten lassen sich in der Regel über entsprechende Schnittstellen in andere Systeme übernehmen. Die Kosten für solche Systeme variieren je nach Funktionsumfang und Anbieter. Einfache Systeme mit Zeiterfassungsterminals sind bereits ab wenigen hundert Euro erhältlich, während komplexere Systeme mit Softwarelösungen und Cloud-Anbindungen mehrere tausend Euro kosten können.
• Die biometrische Zeiterfassung nutzt biometrische Merkmale wie Fingerabdrücke oder Gesichtserkennung. Datenschutzrechtlich ist diese Methode in Deutschland nur unter sehr engen Voraussetzungen erlaubt. Unabhängig davon gibt es häufig Akzeptanzprobleme bei den Mitarbeitenden aufgrund von Sicherheitsbedenken. Die Kosten für die Anschaffung biometrischer Terminals und deren Integration können sich auf mehrere zehntausend Euro belaufen.

Mobile Tools und Apps zur Arbeitszeiterfassung

Was sich für Büromitarbeitende recht einfach umsetzen lässt, stellt Unternehmen mit Beschäftigten ohne festen Einsatzort häufig vor größere Herausforderungen. Denn diese können meist die auf dem Firmengelände aufgestellten Zeiterfassungsterminals nicht nutzen. Abhilfe versprechen hier mobile Zeiterfassungssysteme: Als Apps auf Smartphones und Tablets werden sie zur praktischen Lösung für Arbeitnehmende, die orts- und zeitunabhängig Zugriff auf ihre Arbeitszeiterfassung benötigen.

Für ortsungebundene Beschäftigte, wie z. B. im Außendienst, bei Speditionen, Pflegediensten, Wachdiensten, Bau- oder Montageunternehmen oder auch im Homeoffice bietet die mobile Art der Arbeitszeiterfassung enorme Vorteile:

• Damit können Arbeitnehmende mobil oder von unterwegs ein- und ausstempeln, Urlaubsanträge stellen oder sich krankmelden.
• Arbeitgeber gewinnen auch bei Außendienst- oder mobilarbeitenden Beschäftigten einen umfassenden Überblick über die An- und Abwesenheit, die verrichtete Arbeitszeit und die Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit der Mitarbeitenden.
• Die korrekte mobile Arbeitszeiterfassung hilft dabei, mögliches Optimierungspotenzial von Arbeitsabläufen zu erkennen.

Arbeitszeiterfassung im Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit

Bei Vertrauensarbeitszeit und im Homeoffice gelten die gleichen gesetzlichen Regelungen zur Arbeitszeit und Pausenregelung wie im Büro. Dies dient dem Schutz der Mitarbeitenden, daher muss der Arbeitgeber auch in diesen Fällen prüfen, ob die Arbeitszeiten nicht überschritten und die vorgeschriebenen Pausen und Erholungszeiten eingehalten werden.

Gerade weil zuhause die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben oft verschwimmen, müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten von den Mitarbeitenden mit Vertrauensarbeitszeit und im Homeoffice erfassen lassen. Dies schafft Transparenz, damit sowohl die Führungskraft und das Unternehmen als auch der oder die Arbeitnehmende selbst nachvollziehen können, wann wie viel Arbeitszeit geleistet wurde. Werden diese Zeiten korrekt erfasst, schafft dies für alle Beteiligten einen verlässlichen Überblick über geleistete Überstunden.

Handlungsempfehlung für Unternehmen

Nutzen Unternehmen bisher noch kein Arbeitszeiterfassungssystem, sollten sie jetzt aktiv werden. Denn die Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit besteht nach Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts schon heute. Außerdem ist zu erwarten, dass der Gesetzgeber nähere Vorgaben zur Zeiterfassung einführen wird, voraussichtlich auch zur elektronischen Erfassung. Unternehmen sollten daher frühzeitig ein System einführen, das möglichst auch zukünftige Dokumentationspflichten erfüllt, einschließlich einer möglichen Pflicht zur elektronischen Erfassung.

Wichtig zu wissen: Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Der Betriebsrat ist bei der Ausgestaltung eines Arbeitszeiterfassungssystems mitbestimmungsberechtigt und kann hinsichtlich des "Wie" der Ausgestaltung insoweit auch initiativ werden. Arbeitgeber dürfen Verhandlungen mit dem Betriebsrat über die Ausgestaltung eines Arbeitszeiterfassungssystems nicht mit dem Hinweis ablehnen, man wolle zunächst auf eine konkrete gesetzliche Neuregelung warten.

Halten sich Unternehmen bereits jetzt an die aus der Rechtsprechung abgeleiteten Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung, vermeiden sie damit rechtliche Konflikte, da eine gesetzliche Erfassungspflicht bereits besteht. Ein bloßer Schicht- oder Dienstplan, der nur die geplanten Einsatzzeiten enthält, genügt nicht: Beginn und Ende der tatsächlichen Arbeitszeit müssen erfasst werden. Daher sollten Unternehmen zeitnah ein objektives und verlässliches Zeiterfassungssystem einführen bzw. vorhandene Systeme entsprechend anpassen. So lassen sich rechtliche Konflikte im Kontext des Arbeitsschutzes und bei der Vergütung von Mehrarbeit und Überstunden vermeiden.

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