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Während im Jahr 2021 Kryptowährungen den Finanzmarkt revolutionieren und QR-Codes vor allem in Asien fast jeden digitalen Austausch vereinfachen, müssen sich HR-Verantwortliche in Deutschland fragen: Wie viel Digitalisierung lässt der Gesetzgeber in der Arbeitswelt überhaupt zu?
Ob HR interne Urlaubsanträge freigibt, sich mit externen Partnern abstimmt oder neue Mitarbeiter:innen einstellt: Eine rechtssichere Signatur ist von zentraler Bedeutung. Können Verantwortliche sie in digitaler Form – beispielsweise per Fingerbewegung auf einem Touchpad oder mit einem Nutzerprofil mit kryptografischer Verschlüsselung – nutzen, vereinfacht das zahlreiche Prozesse.
Statt den Arbeitsvertrag auszudrucken, ihn postalisch an den neuen Arbeitnehmer oder die neue Arbeitnehmerin zu senden, ihn händisch unterschreiben zu lassen, ihn wieder postalisch zurück zu bekommen, abschließend einzuscannen und dann in der digitalen Personalakte abzulegen, reduziert ein rein elektronischer Workflow die Aufwände immens. Mit wenigen Klicks erhalten neue Beschäftigte ihre Arbeitsverträge per Mail, unterschreiben direkt digital und senden den Vertrag umgehend wieder zurück – zeit-, ort- und plattformunabhängig.
In welchen Fällen digitale Unterschriften rechtskonform sind, basiert in Deutschland grundsätzlich auf zwei Gesetzestexten: dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) sowie der 2016 in Kraft getretene „eIDAS-VO“ der EU.
Im deutschen Arbeitsrecht gilt laut BGB § 125 ff. der Grundsatz der Formfreiheit. Die meisten Rechtsgeschäfte erfordern demnach per Gesetz keine schriftliche Unterschrift, sondern nur eine nachweisbare und schlüssig erfolgte Einigung. Nur, wenn das Gesetz ausdrücklich Formanforderungen stellt, kann die Wirksamkeit des Rechtsgeschäfts von einer händischen Signatur auf Papier abhängig sein – beispielsweise bei Grundstücksverträgen (§ 311b BGB) oder Bürgschaften (§ 766 BGB).
Für HR bedeutet das: Das BGB erlaubt es, einfache elektronische Unterschriften für Arbeitsverträge zu verwenden. Wirksame Verträge, verbindliche Erklärung und die Abstimmung bestimmter Prozesse können also ohne komplizierte Hürden digital bestätigt werden. Aber: Diese Formfreiheit gilt leider nicht für jedes HR-relevante Dokument. Der Gesetzgeber schränkt die digitale Unterschrift bei den folgenden Besonderheiten ein und verlangt laut Gesetz eine handschriftliche Signatur:
In der EU werden digitale Unterschriften europaweit einheitlich seit Inkrafttreten der EU-Verordnung Nr. 910/2014 – besser bekannt als „eIDAS-VO“ – geregelt. Hier definieren EU-Rat und -Parlament, wie sich elektronische Signaturen unterscheiden und wann welche Form der Signatur zulässig ist. Gemäß dem Merksatz „Europarecht schlägt nationales Recht“ ist die „eIDAS-VO“ eine vorrangig geltende Rechtsverordnung für alle Mitgliedstaaten der EU, die den einzelnen Ländern nur einen gewissen Gestaltungsspielraum zulässt – wie es beispielsweise auch bei der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) der Fall ist.
Da aus Sicht der EU nicht für jede Unterschrift die gleichen Sicherheitsanforderungen gelten müssen, unterteilt die „eIDAS-VO“ in drei Unterschriftsformen.
Die elektronische Signatur (ES)
Die elektronische Signatur ist die einfachste Form der digitalen Unterschrift und ist vom Gesetzgeber relativ offen geregelt. Hier gibt es keine Anforderungen bezüglich der Verschlüsselung und Speicherung, so dass diese Form der Unterschrift im Prinzip mit jedem handelsüblichen Datenverarbeitungsprogramm möglich ist, etwa durch Einfügen einer bereits eingescannten Unterschrift in Microsoft Word oder per Fingerbewegung auf einem Touchpad in einem PDF-Reader. Das unterzeichnete Dokument kann zudem einfach und unverschlüsselt als Mail-Anhang versendet werden. Die Voraussetzung ist hier also nur, dass sich der Unterzeichner bzw. die Unterzeichnerin in einer elektronischen Form zu erkennen gibt.
Diese Form der Unterschrift erscheint auf den ersten Blick unsicher, ist aber für zahlreiche (HR-)Dokumente rechtsgültig, etwa für Bewerbungen, normale Arbeitsverträge, Abmahnungen, Handlungsvollmachten oder zur Bestätigung von Finanztransaktionen. Diese gesetzliche Vorgabe bringt den Vorteil, dass HR-Teams in zahlreichen Prozessen ausschließlich digital arbeiten und sich so unnötigen Papierwust sparen können.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Die fortgeschrittene elektronische Signatur geht einen Schritt weiter und verlangt ein höheres Sicherheitsniveau. Anwender:innen müssen die Signatur mithilfe digitaler Sicherheitszertifikate n eindeutig einem:r Unterzeichner:in zuordnen können, so dass eine Fälschung der Unterschrift unmöglich ist. Zudem müssen Nutzer:innen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur nachweisen können, ob und wie die Daten nachträglich verändert wurden.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die qualifizierte elektronische Signatur ist die sicherste Form der digitalen Signatur und ist rechtlich betrachtet der handschriftlichen Unterschrift auf Papier gleichgestellt. Aus technischer Perspektive haben FES und QES die gleichen Anforderungen in Sachen Identifizierung und Verschlüsselung, nur dass bei der QES ein zusätzlicher Zertifizierungsdienstleister dazwischengeschaltet wird, der eine Echtheit der Unterschrift garantiert.
Die Umsetzung des zum 1. August 2022 reformierten Nachweisgesetzesvwar im Sommer für viele HR-Teams das bestimmende Thema und führte zur Frage: Waren unsere Bemühungen in die Digitalisierung unserer Arbeitsverträge umsonst?
Wir können Sie beruhigen: Auch trotz des neuen Nachweisgesetzes sind digitale Arbeitsverträge sowie digitale Unterschriften weiterhin möglich. Die neue Informationspflicht des Nachweisgesetzes in Papierform hindert Unternehmen nicht daran, Arbeitsverträge elektronisch unterzeichnen zu lassen. Es gilt nur zu beachten, dass Arbeitgeber die Angaben zum Arbeitsverhältnis und zur Arbeitsdauer in gedruckter Form bis spätestens zum Ende des ersten Arbeitstages an den neuen Beschäftigten aushändigen müssen. Den Erhalt des Papierdokumentes muss der neue Beschäftigte nicht einmal unterzeichnen, lediglich die händische Unterschrift des Arbeitgebers ist erforderlich.
Praktisch können HR-Teams die neuen Pflichten so umsetzen,in dem sie zum Beispiel die Onboarding-Materialien um das benötigte Papierdokumentergänzen.
Obwohl es laut BGB und dem reformierten Nachweisgesetz Ausnahmen bei der elektronischen Dokumentensignatur gibt, überwiegen die Potenziale, interne Prozesse rechtssicher zu digitalisieren. Mit der Einführung der digitalen Signatur vermeidet HR in vielen Fällen zeitaufwendige Papierversandwege. Zudem machen die digitalen Prozesse zeitraubende manuelle Tätigkeiten, wie das Ausdrucken, Scannen und postalische Versenden der Dokumente, obsolet. Überdies lässt sich in einem digitalen HR-Dokumentenmanagement mit nur wenigen Mausklicks herausfinden, wer wann warum Dateien verändert, unterschrieben und versandt hat. Die Nachweisbarkeit ist damit stets gewährleistet und führt zu einer hohen Sicherheit.
Elektronische Signaturen lassen sich gemäß europäischen und deutschen Gesetzen auch im Personalwesen umsetzen. Nicht alle, aber ein Großteil der HR-Prozesse kann demnach rein elektronisch stattfinden und digital abgestimmt werden. Dennoch gibt es weiterhin Ausnahmen, die HR bei der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements unbedingt beachten muss.
Während also unter anderem die digitale Unterschrift eines normalen Arbeitsvertrags rechtlich erlaubt ist, erfordert ein befristeter Arbeitsvertrag laut BGB eine händische Signatur in Schriftform. Und auch die seit 1. August 2022 in Deutschland erforderliche Papierform für Details der Arbeitsbedingungen und Arbeitsdauer verhindert einen ausschließlich digitalen Workflow für HR. Schlussendlich gilt zu hoffen, dass der Gesetzgeber diese uneinheitlichen Standards zeitnah abschafft und sich auf eine einfachere Handhabung der digitalen Signatur einigt.
Auch in der digitalen Personalakte von Haufe sind digitale Unterschriften integriert. HR-Teams verwalten also in einem Tool nicht nur alle Personalakten und HR-Dokumente, sondern können diese direkt rechtssicher unterschreiben. Das spart Zeit und Ressourcen und beschleunigt Abstimmungsprozesse enorm.
Um den höchsten Sicherheitsstandards bei der elektronischen Signatur zu garantieren, kooperieren wir in einer Technologiepartnerschaft mit DocuSign, dem Spezialisten für eSignature-Prozesse. In diesem Video wird die Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen in Deutschland und Europa ausführlich erklärt.
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Alexander Pillo arbeitet als Content Marketing Manager bei der Haufe Group und interessiert sich besonders für die neusten HR-Tech-Trends und Gesetzesänderungen im Arbeits- und Personalrecht. Mit seinen Artikeln möchte er komplexe Themen einfach erklären, damit HR-Verantwortliche ihre Arbeit noch besser erledigen können.
