Elektronisches Schließfach

Elektronische Schließfächer – auch genannt eVaults – sind eine höchst sichere und einfache Möglichkeit für Personalabteilungen, relevante HR-Dokumente wie Entgeltabrechnungen oder Sozialversicherungsausweise papierlos an Mitarbeiter:innen zu senden. Hierfür richtet HR bzw. der Software-Dienstleister für jede:n Beschäftigte:n ein eigenes digitales Schließfach ein, das sich rund um die Uhr mit den persönlichen Zugangsdaten öffnen lässt – auch für ehemalige Angestellte und Kolleg:innen, die in ihrer beruflichen Tätigkeit keinen Zugang zum Arbeitslaptop oder -handy haben.

Hinweis: Das elektronische Schließfach von Haufe hat nichts mit analogen Schließfächern zu tun, in denen Mitarbeiter:innen während ihrer Arbeitszeit persönliche Gegenstände in einem Schrank einschließen können. Elektronische Schließfachsysteme finden „nur“ auf einem gesicherten Cloud-Speicher statt und in ihnen lassen sich auch nur digitale Dateien und Dokumente ablegen.

Wenn es um die Aufbewahrung wichtiger, sensibler Dokumente geht, bieten elektronische Schließfächer den Beschäftigten maximale Freiheit und Flexibilität. HR-Teams können hier nicht nur die wichtigen Personal- und Lohnunterlagen, Stundenzettel oder andere arbeitsrelevante Dateien der Angestellten speichern. Beschäftigte können hier ebenfalls bis zu 10 GB an persönlichen Dokumenten – etwa Versicherungsunterlagen oder Reisedokumente – in separaten Ordnern hochladen, auf die HR kein Zugriff hat und die somit auch vor dem Arbeitgeber bzw. der Arbeitgeberin geschützt sind.

Setzen Unternehmen auf das elektronische Schließfach von Haufe, profitieren die Angestellten gleich zweifach: Einerseits sind wichtige HR-relevante Dokumente künftig an einem digitalen Ort aufbewahrt und werden nicht mehr per Post versandt. Andererseits stellt das Unternehmen den Angestellten einen persönlichen10 GB großen Cloud-Speicher zur Verfügung, der den höchsten Datenschutz-Standards in Deutschland entspricht.

Datenschutz sowie das Einhalten der gesetzlichen Compliance-Vorschriften haben beim elektronischen Schließfach oberste Priorität. Dokumente und Unterlagen sind hier mithilfe modernster Verschlüsselungstechnologien nach AES-256-Standard sicher und DSGVO-konform gespeichert. Unsere Software-Lösung wird in Frankfurt am Main und Paris in zwei voneinander unabhängigen Rechenzentren gehostet und ist nach internationalen sowie nationalen Richtlinien normiert.

Während eine E-Mail leicht an die falsche Person geschickt werden oder bedrucktes Papier verloren gehen kann, gewährleistet das elektronische Schließfach die Sicherheit von sensiblen Mitarbeiterdokumenten und erhöht den Datenschutz der gesamten HR. Um die Sicherheit zusätzlich zu erhöhen, können HR-Abteilungen für die elektronischen Schließfächer der Beschäftigten eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) implementieren.

Das elektronische Schließfach ermöglicht HR-Teams den einfachen, sicheren und papierlosen digitalen Versand aller HR-Dokumente an jeden einzelnen Angestellten. Das bedeutet: Drucker, Briefumschläge und Porto-Gebühren gehören der Vergangenheit an.

Mit nur wenigen Klicks können Personalverantwortliche HR-Dokumente unterschiedlichster Art (wie z.B. Lohndokumente, Arbeitsverträge, Sozialversicherungsnachweise, …) an die elektronischen Schließfächer der Mitarbeiter:innen versenden. Diese werden per E-Mail benachrichtigt, sobald HR in ihren Schließfächern ein neues Dokument abgelegt hat. Danach können die Beschäftigten zeit- und ortsunabhängig ihr elektronisches Schließfach mit ihren persönlichen Zugangsdaten öffnen, die Dokumente in ihrem Posteingang einsehen, herunterladen oder sogar direkt mit vertrauenswürdigen Dritten wie Steuerberater:innen, Anwält:innen oder Banken teilen.

Der Dokumenten-Download ist für Mitarbeiter:innen jedoch nicht zwingend notwendig, da das elektronische Schließfach Datenmengen von bis zu 10 GB speichern kann und diese auch noch bis zu 50 Jahren nach der Zeit im Unternehmen aufrufbar sind.

Solange Sie oder die Beschäftigten Teil des Unternehmens sind, lässt sich das elektronische Schließfach von Haufe HR Services jederzeit nutzen. Für ehemalige Mitarbeiter:innen, die das Unternehmen verlassen haben, stehen die Dokumente im Schließfach maximal 50 Jahre zur Verfügung. In dieser Zeit fallen für HR-Teams keine besonderen Kosten an, die lange Aufbewahrungszeit der Dokumente im elektronischen Schließfach ist im Preis mit inkludiert.