Die Einführung einer digitalen Personalakte bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Senkung der Kosten durch die Einsparung physischer Ressourcen. Die Kosten für Papier, Druckmaterial oder Aktenschränke sind hierbei die Bekanntesten.
Darüber hinaus führt die geringere Notwendigkeit von physischem Speicherplatz zu Einsparungen bei der Aufbewahrung von Akten in Lagerräumen. Dazu zählen unter anderem Stromkosten (Regulierung der Raumtemperatur und Luftfeuchtigkeit um Papierakten vor Umweltschäden zu schützen) und unter Umständen auch Mietkosten für die Nutzung der Lagerräume.
Die erhöhte Effizienz ermöglicht es, bei der Verwaltung und dem Zugriff auf Personalakten wertvolle Zeit zu sparen. Bekannte "Zeitdiebe" im Kontext von HR-Dokumentenprozessen können sein:
Die Automatisierung solcher Prozesse spart nachweislich Kosten durch eine erhebliche Reduzierung des HR-Personalaufwandes.
Die Digitalisierung von Personalakten führt neben Kostensenkungen auch zu einigen Optimierungen bei Ihrer HR:
Schnellerer und mobiler Zugriff auf Informationen:
Digitale Akten ermöglichen einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle relevanten Mitarbeiterinformationen - jederzeit und von überall aus.
Bessere Zusammenarbeit:
Digitale Personalakten ermöglichen eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, da Informationen leicht geteilt und aktualisiert werden können.
Verbesserter Umgang mit Daten:
Digitale Personalakten ermöglichen eine bessere Verwaltung von Daten, was zu einer höheren Datenqualität und -integrität führt.
Durch die genannten Verbesserungen erleben Sie eine Steigerung der Zufriedenheit, Bearbeitungsqualität, Geschwindigkeit und Effizienz - wodurch wieder Kosten gesenkt werden.Basierend auf unseren Erfahrungswerten aus zahlenreichen Projekten kann bei der Implementierung einer digitalen Personalakte je nach Projektumfang eine Effizienzsteigerung von 5 bis 15 Prozent erreicht werden.
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