Schnelle Kommunikation intern und extern
Nutzen Sie einen digitalen Arbeitsbereich für Ihr HR-Team. Koordinieren Sie Ihre Aufgaben rund um alle Mitarbeiterangelegenheiten einfach und transparent.
Wiederkehrende HR Arbeit automatisieren
Verwenden Sie eigene Vorlagen, Formulare und Prozesse für wiederkehrende Aufgaben. Nutzen Sie automatisierte Workflows, die Sie selbst schnell und einfach erstellen.
Anfragen von Mitarbeitern digital bearbeiten
Weniger E-Mails und Telefonate. Anfragen von Mitarbeitern können bequem über ein Mitarbeiterportal gestellt werden. Die Anfrage erhält HR via Ticket.
Digital & einfach
Eingehende Anfragen durch Mitarbeiter werden in ein Ticket umgewandelt und erscheinen übersichtlich im Ticket-System.
Schnell & rechtssicher
Rechtssichere und verständliche Antwortvorlagen garantieren einen schnellen HR Service.
Transparent & sicher
HR hat jederzeit eine Übersicht aller Tickets sowie Fälligkeiten im Blick. Mitarbeiter wissen jederzeit den Status Ihrer Anfrage.
Automatisiert
Kein Zeitverlust durch manuelle Zuweisung. Tickets/Aufgaben werden direkt den richtigen HR-Kollegen zur Bearbeitung vorgelegt.
Qualitativ
Antwort-Templates garantieren eine schnelle Reaktionszeit und stellen eine hohe Qualität der Antworten sicher.
Leistungsfähig
Alle Anfragen von Mitarbeitern aus der gesamten Orga kommen in eine Übersicht. Alle Deadlines, SLAs in einer Übersicht inkl. Reportings und Berichte.
1. Antrag oder Anfrage
Ihre Mitarbeiter:innen nutzen für Anträge oder Anfragen an HR bequem ein Mitarbeiterportal. Antragsthemen, Formulare und Prozesse kann Ihre HR selbst erstellen und erhält auch Vorlagen von Haufe.
2. HR empfängt Ticket
Durch die Anfrage des Mitarbeiters wird ein Ticket ausgelöst, welches im HR Taskmanagement landet. Das Ticket wird automatisiert dem richtigen Team oder HR-Ansprechpartner zugewiesen.
3. HR erstellt Antwort
Für rechtssichere und verständliche Antworten nutzt Ihre HR fertige Templates. So wird die Reaktionszeit reduziert und Qualität erhöht. Eingehende Telefonate und E-Mails werden direkt verarbeitet.
4. Happy HR
Mit dem HR Taskmanagement erhalten HR und Mitarbeiter:innen ein einfach zu bedienendes Tool. Es sorgt für eine einfache Kommunikation, mehr Transparenz, Struktur und erhöht die Zufriedenheit.
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Welche HR Tasks und Aktivitäten lassen sich in der Software abbilden?
In einer HR Taskmanagement Software lassen sich eine Reihe von HR Tasks (Aufgaben) und Aktivitäten abbilden und HR Teams digital koordinieren. Beispiele dafür sind:
- Anträge (Status, Bearbeiter, Frist)
- Bearbeitung der Personalakte
- Erstellung von HR Infoschreiben
- Dokumentenanforderung
- Genehmigungsprozess
- Fristen
- u.v.m.
HR erhält durch eine HR Taskmanagement Software eine komplette Übersicht, welche Anträge und Anfragen offen sind, wer diese aus dem HR-Team bearbeitet und wie der Status ist. Möglich macht dies ein Dashboard in der Software.
Wie hilft HR Taskmanagement dabei, die Produktivität im Team zu erhöhen?
Täglich haben Mitarbeiter zu verschiedenen HR Themen Fragen oder stellen einen Antrag. Die Folge ist eine Flut von E-Mails, Telefonate oder persönliche Besuche durch Mitarbeiter. Dies blockiert Ressourcen bei HR und kostet viel Zeit. Zeit, die HR für andere operative oder strategische Aufgaben benötigt.
Ein HR Taskmanagement sorgt für eine deutliche Entlastung in der HR, in dem es die Kommunikation zwischen Mitarbeiter:innen und HR digitalisiert und strukturiert. Anfragen und Anträge werden über ein Mitarbeiterportal gestellt und als Ticket ausgelöst. HR sieht alle Tickets wiederum in einer Übersicht und kann diese nach und nach bearbeiten sowie sich im HR Team optimal koordinieren. Teilweise kann das Antragswesen auch automatisiert werden, da Genehmigungsprozesse zum Beispiel nur über die Führungskraft laufen müssen.
Die Produktivität des HR Teams wird somit erhöht, da das Team durch einen strukturierten und transparenten Prozess mehr Freiräume gewinnt.
Was ist ein HR Ticketsystem?
Ein HR Ticketsystem ist ein Tool, welches den Antragsprozess in Organisationen digitalisiert. Anträge in Papierform und der persönliche Besuch in der Personalabteilung werden dadurch obsolet. Mitarbeiter:innen können über das Tool einen digitalen Antrag stellen (z.B. Antrag Nebentätigkeit, Umzug, Arbeitsbrille). Dieser wird dann als Ticket im System hinterlegt. Die HR gewinnt durch die Digitalisierung des Prozesses Transparenz und Zeit. Im HR Ticketsystem ist übersichtlich aufgelistet, welche Anträge wann und von wem gestellt wurden und zu welchem Thema. Auch Termine und Fälligkeiten sind dargestellt. Zur digitalen Antragsstellung wird Mitarbeiter:innen ein Portal zur Verfügung gestellt, welches auch in das Intranet eingebunden werden kann.
Wie funktioniert ein HR-Ticketsystem?
Über ein HR Ticketsystem kann die Belegschaft Anträge (Dauerbrenner sind z.B. Stammdatenänderung, Arbeitsbrille, Nebentätigkeit u.v.m.) digital einreichen oder Fragen zu HR Themen stellen. Somit werden persönliche E-Mails, Anrufe oder der persönliche Besuch obsolet und HR gewinnt Zeit und Ressourcen. Reicht ein Mitarbeiter einen Antrag ein oder hat eine Anfrage, wird ein Ticket im System ausgelöst.
Je nach vorher definiertem Prozess, erscheint bei HR eine Notifikation, eine Information, oder ein Hinweis darüber, dass ein Mitarbeiter einen Antrag oder eine Anfrage eingereicht hat. Das ausgelöste Ticket kann digital geöffnet und bearbeitet sowie der Sachverhalt geprüft werden. Je nach Antrag oder Anfrage kann/muss auch die Führungskraft miteinbezogen werden, z.B. für den Genehmigungsprozess. Dies kann in einem vorher festgelegten Prozess automatisiert werden. HR kann das Ticket nun direkt im HR Ticketsystem intern einem Personaler zuordnen, dieser ist nun für die Mitarbeiterangelegenheit verantwortlich.
Zusammengefasst digitalisiert ein HR Ticketsystem die Kommunikation zwischen Personalabteilung und Mitarbeiter:innen. HR Teams können sich besser koordinieren, der HR Service für Mitarbeiter wird erhöht. Alle Termine und Fälligkeiten sind jederzeit übersichtlich dargestellt. HR stellt sich zukunftsfähig und modern auf.
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