Arbeitsvertrag erstellen – rechtssicher, schnell und einfach!

In Mangeberufen kann es sich niemand mehr erlauben, teuer rekrutierte Talente vor Eintritt wieder von der Angel zu lassen. Dennoch passiert es durchaus öfter, dass der:die Bewerber:in doch noch in letzter Sekunde zur Konkurrenz abspringt, weil eben jener Arbeitsvertrag schneller eintraf. Dumm gelaufen, wenn das Talent auf der Zielgeraden noch mal abbiegt. Wie viel einfacher und schneller ginge es doch, wenn der Arbeitsvertrag schon als fertige Mustervorlage bereitliegen würde …

Reicht eigentlich ein mündlicher Arbeitsvertrag aus?

Beinahe jede:r von uns hat in seinem Leben schon mindestens einen Arbeitsvertrag unterschrieben. Wir erinnern uns an seitenlange Klauseln, Rechte und Pflichten. Ziemlich aufwendig. Würde rein rechtlich eine mündliche Zusage nicht ausreichen? Quasi Abmachung per Handschlag? Die gute Nachricht vorweg: JA, das genügt, wenn sich beide Parteien einig sind. Grundsätzlich ist nämlich ein Arbeitsvertrag, der mündlich geschlossen wurde, rechtlich wirksam. Das Gesetz lässt hier für das Arbeitsverhältnis die Formfreiheit zu.

‍ABER: Das Problem bei mündlichen Verträgen ist die spätere Nachweisbarkeit, z.B., wenn es zu Streitigkeiten kommt. Ohne Zeugen steht in der Regel das Wort des Arbeitgebers gegen das des:r Arbeitnehmer:in. Hier hilft ein schriftlicher Arbeitsvertrag. Wegen der gesetzlichen Nachweispflicht ist er auch notwendig. Das seit 01.08.2022 geänderte Nachweisgesetz (NachwG) hält fest, dass spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vereinbarungen für das Vertragsverhältnis schriftlich und unterzeichnet ausgehändigt wurden. Das NachwG verlangt also keinen schriftlichen Arbeitsvertrag, wenn die Nachweispflicht anderweitig gewährleistet wird. Sie dient lediglich dem Zweck der Transparenz. Die Nachweispflicht des Arbeitgebers entfällt, wenn ein schriftlicher Arbeitsvertrag besteht und dieser die erforderlichen Angaben über die vereinbarten Vertragsbedingungen enthält.

Im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetz IV wurde beschlossen, dass für den Nachweis der Arbeitsbedingungen seit Januar 2025 nicht mehr die Schriftformnotwendig ist (die eine „nasse Unterschrift“ vorschreibt), sondern zukünftig die Textform ausreicht. Das bedeutet, dass Arbeitsverträge nun auch vollständig digital über ein HR-Management-System oder per E-Mail mit elektronischer Signatur abgeschlossen und übermittelt werden können.

Tipp: Mehr zum Thema digitale und elektronische Unterschrift sowie welche Unterschrift auf welches HR Dokument gehört, erfahren Sie im Artikel Mit der digitalen Unterschrift zu weniger Bürokratie.

Inhalt Arbeitsvertrag: Das muss unbedingt rein

Was ist aber gemeint mit „erforderlichen Angaben“? Was muss ein Arbeitsvertrag genau enthalten? Als Arbeitgeber haben Sie bei der Erstellung eines Arbeitsvertrags nämlich nicht die Gestaltungsfreiheit, wie bei anderen Vertragsarten. Hier sind die Besonderheiten des Arbeitsrechts zu berücksichtigen. Unbedingt erforderlich sind folgende Inhalte im Arbeitsvertrag:

• Name und Anschrift der Vertragsparteien
• Beginn des Arbeitsverhältnisses
• Ende des Arbeitsverhältnisses (bei befristeten Arbeitsverträgen)
• Arbeitsort
• Tätigkeitsbeschreibung
• Vergütung inkl. Zulagen, Prämien oder Sonderzahlungen
• Arbeitszeit
• Urlaub
• Kündigungsfristen
• Angaben zur Geltung von Tarifverträgen, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen

Zur weiteren Absicherung und um die Gültigkeit des gesamten Vertrages auch bei teilweiser Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen zu gewährleisten, wird eine salvatorische Klausel eingefügt. Diese stellt sicher, dass der restliche Vertrag weiterhin wirksam bleibt, selbst wenn einzelne Teile rechtlich angefochten werden oder unwirksam sind.

Weitere Inhalte können, müssen aber nicht enthalten sein, wie z.B.

• Probezeit
• Fristen bezüglich der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
• Sabbaticals
• Freistellungen
• Fortbildungen
• Betriebliche Altersversorgung
• Anzeige von Nebentätigkeiten
• Sachleistungen
• Überstunden/Wochenendarbeiten
• Geheimhaltungspflichten
• Vertragsstrafen

Verschiedene Konstellationen bedürfen unterschiedlicher Arbeitsverträge

Die häufigsten in der Praxis vorkommenden Arten von Arbeitsverträgen sind folgende:

• Arbeitsvertrag unbefristet
• Arbeitsvertrag befristet
  - mit Sachgrund
  - ohne Sachgrund

• Teilzeitarbeitsvertrag
• Aushilfsvertrag
• Arbeitsvertrag für geringfügig Beschäftigte
• Arbeitsvertrag für Praktikant:innen
• Vertrag für freie Mitarbeiter:innen / Freelancer
• Arbeitsvertrag für Altersteilzeit

Für die ganze Bandbreite von Arbeitsverhältnissen gibt es schon einiges zu beachten und es lauern viele Fallstricke. Deshalb kommt es in der Praxis nicht selten vor, dass Arbeitsverträge nicht rechtswirksam geschlossen wurden, z.B. weil sie ungültige Klauseln enthalten. Gibt es keinen Streit, passiert nichts. Die böse Überraschung kommt meistens – wie im richtigen Leben – erst am Schluss. Nämlich dann, wenn es zu Kündigungsschutzklagen und Abfindungszahlungen kommt. Und das kann richtig teuer werden!

Mustervorlagen für Arbeitsverträge machen das Leben von HR leichter

Bei unwirksamen Arbeitsverträgen ist in den allermeisten Fällen nicht von bewusster arglistiger Täuschung des Arbeitgebers auszugehen. Das Ergebnis bleibt aber dennoch gleich. Ob bewusst oder unbewusst: unwirksam geschlossene Arbeitsverträge können teuer werden. In der Regel verwendet HR nach bestem eigenem Wissen erstellte Vertragsvorlagen, die jedoch nicht immer den aktuellen Stand der Rechtsprechung widerspiegeln. Auch lückenhafte und vermeintlich rechtliche geprüfte Vertragsmuster aus dem Internet werden zur Hilfe genommen, mangels Jurist:in in der HR-Abteilung. Doch auch hier muss man vorsichtig sein:

• ‍Sind diese noch aktuell?
• Und, wer im Unternehmen hat die aktuelle Rechtsprechung im Blick oder kennt alle Gesetzesänderungen, wie z. B. das geänderte Nachweisgesetz, das konkrete Auswirkungen auf Arbeitsverträge hat?
• Wer passt die im Unternehmen benutzten Vorlagen an, wenn es eine Gesetzesänderung gibt?

Dieses juristische Know-how aufzubauen und aktuell zu halten oder jedes Mal einen Rechtsanwalt zu kontaktieren ist aufwendig und kostet Zeit und Geld.

Warum sich die Dokumentengenerierung von Haufe DocPlus lohnt

Wir wissen nun, dass die Anforderungen an die Formulierungen im Arbeitsvertrag häufig unterschätzt werden und eine juristische Absicherung oft nicht gewährleistet ist. Das braucht es nur dann nicht, wenn sichergestellt ist, dass die verwendeten Vertragsvorlagen rechtlich einwandfrei sind. Das gewährleistet der Haufe DocPlus Dokumentengenerator.

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• 100% aktuell und rechtssicher durch den Zugriff auf die juristisch geprüfte Haufe-Fachdatenbank
• mit KI-gestützter Dokumentenerstellung

Haben Sie ein wasserdichtes Dokument erstellt, lassen sich beteiligte Stakeholder per Knopfdruck einbeziehen und das fertige HR-Dokument exportieren.

Wer eine breit einsetzbare, rechtssichere Lösung mit hoher Individualisierbarkeit und direkter Anbindung an die Haufe-Redaktion benötigt, ist mit DocPlus bestens beraten.

Hinweis: Fehler im Arbeitsvertrag kosten nicht nur Geld, sie werfen auch ein schlechtes Bild auf Ihr Unternehmen und können Ihrem Image nachhaltig schaden.

Mit rechtssicheren Mustervorlagen für sämtliche Arten von Arbeitsverträgen können Sie sich bei Haufe DocPlus jederzeit darauf verlassen, dass alle Vorlagen den aktuell geltenden rechtlichen Anforderungen genügen. Sobald sich gesetzlich etwas ändert, wird dies in die Mustervorlagen eingearbeitet. Dank der garantiert aktuellen Vertragsmuster lässt sich die aufwendige Vertragsgestaltung nach der Einstellungsentscheidung enorm verkürzen. Das optimiert Ihren Recruiting-Prozess, spart wertvolle Zeit und stärkt das professionelle Image Ihres Unternehmens sowie Ihre Kompetenz in der Pflege langfristiger und rechtssicherer Arbeitsverhältnisse.

‍Wichtig: Haben Sie alle gesetzlichen Mindestanforderungen in den von Ihnen erstellten Arbeitsverträgen beachtet? Falls nicht, stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit empfindlichen Bußgeldern geahndet werden.

Diese Fragen beantwortet Haufe DocPlus künftig für Sie:

• Erfüllen die Arbeitsverträge die Vorgaben des Nachweisgesetzes?
• Finden sind die Ausschlussklauseln in unseren Arbeitsverträgen aktuell?
• Sind die hinreichenden Inhalte bezüglich einer Kündigung enthalten?
• Wie setzen wir eine Vertragsverlängerung bei einem befristeten Arbeitsvertrag rechtssicher um?
• Sind alle Pflichtinhalte im Arbeitsvertrag enthalten, welche weiteren Angaben sind noch sinnvoll?
• Muss die Nebentätigkeit in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden?
• Wie unterscheiden sich die verschiedenen Arten von Arbeitsverträgen?

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