Demo vereinbaren

Jetzt eine unverbindliche Online-Demo vereinbaren (ca. 20 Min.)

Kontakt aufnehmen

Jetzt Kontakt aufnehmen und beraten lassen

Beraten lassen

Mit einem Experten sprechen
+49 89 90 40 97 00

TIPP
Digitale Personalakte
|
30.6.2023
|
6 Min

Arbeitsvertrag erstellen – rechtssicher, schnell und einfach!

Catrin Birmele
Catrin Birmele
Content Marketing Managerin und Redakteurin HR & Management
Endlich ist der:die richtige Kandidat:in gefunden und es fehlt eigentlich nur noch der unterschriebene Arbeitsvertrag. Nur noch – wenn das immer so einfach wäre. Nicht selten – aus welchen Gründen auch immer – lässt der Arbeitsvertrag nach der Auswahlentscheidung auf sich warten. Oft fehlt es an rechtlichem Know-how und einer einheitlichen Struktur beim Erstellen der Arbeitsverträge. Dafür gibt es aber eine Lösung!

Bei dem heutigen Arbeitnehmermarkt kann es sich niemand mehr erlauben, teuer rekrutierte Talente vor Eintritt wieder von der Angel zu lassen. Dennoch passiert es durchaus öfter, dass der:die Bewerber:in doch noch in letzter Sekunde zur Konkurrenz abspringt, weil eben jener Arbeitsvertrag schneller eintraf. Dumm gelaufen, wenn das Talent auf der Zielgeraden noch mal abbiegt. Wie viel einfacher und schneller ginge es doch, wenn der Arbeitsvertrag schon als fertige Mustervorlage bereitliegen würde …

Reicht eigentlich ein mündlicher Arbeitsvertrag aus?

Beinahe jede:r von uns hat in seinem Leben schon mindestens einen Arbeitsvertrag unterschrieben. Wir erinnern uns an seitenlange Klauseln, Rechte und Pflichten. Ziemlich aufwendig. Würde rein rechtlich eine mündliche Zusage nicht ausreichen? Quasi Abmachung per Handschlag? Die gute Nachricht vorweg: JA, das genügt, wenn sich beide Parteien einig sind. Grundsätzlich ist nämlich ein Arbeitsvertrag, der mündlich geschlossen wurde, rechtlich wirksam. Das Gesetz lässt hier die Formfreiheit zu. ABER: Das Problem bei mündlichen Verträgen ist die spätere Nachweisbarkeit, z.B., wenn es zu Streitigkeiten kommt. Ohne Zeugen steht in der Regel das Wort des Arbeitgebers gegen das des:r Arbeitnehmer:in. Hier hilft ein schriftlicher Arbeitsvertrag. Wegen der gesetzlichen Nachweispflicht ist er auch notwendig. Das seit 01.08.2022 geänderte Nachweisgesetz (NachwG) hält fest, dass spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vereinbarungen für das Vertragsverhältnis schriftlich und unterzeichnet ausgehändigt wurden. Das NachwG verlangt also keinen schriftlichen Arbeitsvertrag, wenn die Nachweispflicht anderweitig gewährleistet wird. Sie dient lediglich dem Zweck der Transparenz. Die Nachweispflicht des Arbeitgebers entfällt, wenn ein schriftlicher Arbeitsvertrag besteht und dieser die erforderlichen Angaben über die vereinbarten Vertragsbedingungen enthält.

Inhalt Arbeitsvertrag: Das muss unbedingt rein

Was ist aber gemeint mit „erforderlichen Angaben“? Was muss ein Arbeitsvertrag genau enthalten? Als Arbeitgeber haben Sie bei der Erstellung eines Arbeitsvertrags nämlich nicht die Gestaltungsfreiheit, wie bei anderen Vertragsarten. Hier sind die Besonderheiten des Arbeitsrechts zu berücksichtigen. Unbedingt erforderlich sind folgende Inhalte im Arbeitsvertrag:

  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Beginn des Arbeitsverhältnisses
  • Ende des Arbeitsverhältnisses (bei befristeten Arbeitsverträgen)
  • Arbeitsort
  • Tätigkeitsbeschreibung
  • Vergütung inkl. Zulagen, Prämien oder Sonderzahlungen
  • Arbeitszeit
  • Urlaub
  • Kündigungsfristen
  • Angaben zur Geltung von Tarifverträgen, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen

Weitere Inhalte können, müssen aber nicht enthalten sein, wie z.B.

  • Probezeit
  • Fristen bezüglich der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
  • Sabbaticals
  • Freistellungen
  • Fortbildungen
  • Betriebliche Altersversorgung
  • Anzeige von Nebentätigkeiten
  • Sachleistungen
  • Überstunden/Wochenendarbeiten
  • Geheimhaltungspflichten
  • Vertragsstrafen

Verschiedene Konstellationen bedürfen unterschiedlicher Arbeitsverträge

Die häufigsten in der Praxis vorkommenden Arten von Arbeitsverträgen sind folgende:

  • Arbeitsvertrag unbefristet
  • Arbeitsvertrag befristet
    - mit Sachgrund
    - ohne Sachgrund
  • Teilzeitarbeitsvertrag
  • Aushilfsvertrag
  • Arbeitsvertrag für geringfügig Beschäftigte
  • Arbeitsvertrag für Praktikant:innen
  • Vertrag für freie Mitarbeiter:innen / Freelancer
  • Arbeitsvertrag für Altersteilzeit

Für die ganze Bandbreite gibt es schon einiges zu beachten und es lauern viele Fallstricke. Deshalb kommt es in der Praxis nicht selten vor, dass Arbeitsverträge nicht rechtswirksam geschlossen wurden, z.B. weil sie ungültige Klauseln enthalten. Gibt es keinen Streit, passiert nichts. Die böse Überraschung kommt meistens – wie im richtigen Leben – erst am Schluss. Nämlich dann, wenn es zu Kündigungsschutzklagen und Abfindungszahlungen kommt. Und das kann richtig teuer werden!

Mustervorlagen für Arbeitsverträge machen das Leben von HR leichter

Bei unwirksamen Arbeitsverträgen ist in den allermeisten Fällen nicht von bewusster arglistiger Täuschung des Arbeitgebers auszugehen. Das Ergebnis bleibt aber dennoch gleich. Ob bewusst oder unbewusst: unwirksam geschlossene Arbeitsverträge können teuer werden. In der Regel verwendet HR nach bestem eigenem Wissen erstellte Vertragsvorlagen, die jedoch nicht immer den aktuellen Stand der Rechtsprechung widerspiegeln. Auch lückenhafte und vermeintlich rechtliche geprüfte Vertragsmuster aus dem Internet werden zur Hilfe genommen, mangels Jurist:in in der HR-Abteilung. Doch auch hier muss man vorsichtig sein: Sind diese aktuell? Und, wer im Unternehmen hat die aktuelle Rechtsprechung im Blick oder kennt alle Gesetzesänderungen, wie z.B. das geänderte Nachweisgesetz, das konkrete Auswirkungen auf Arbeitsverträge hat? Wer passt die im Unternehmen benutzten Vorlagen an, wenn es eine Gesetzesänderung gibt? Dieses juristische Know-how aufzubauen und aktuell zu halten oder jedes Mal einen Rechtsanwalt zu kontaktieren ist aufwendig und kostet Zeit und Geld.

Warum sich die Dokumentengenerierung von Haufe lohnt

Wir wissen nun, dass die Anforderungen an die Formulierungen im Arbeitsvertrag häufig unterschätzt werden und eine juristische Absicherung oft nicht gewährleistet ist. Braucht es auch nicht, wenn die verwendeten Vertragsvorlagen rechtlich einwandfrei sind. Dafür gibt es die Dokumentengenerierung von Haufe. Das intelligente HR-Tool bietet eine Sammlung von häufig genutzten Dokumentenvorlagen des Marktführers Haufe Personal Office in der jeweils aktuellen Fassung wie z.B. Arbeitsverträge, unterschiedliche Muster für Abmahnungen, Vollmachten und viele mehr. Mit intelligenten Textbausteinen, zentralen Layoutelementen und anpassbaren Eingabefeldern sind die Vorlagen schnell für Ihr Unternehmen startklar. Man muss nur noch den jeweils benötigten Vertrag auswählen und einmal an die unternehmensspezifischen Richtlinien anpassen. Was heißt anpassen? Bei Unternehmen mit mehreren Standorten sollen die Verträge z.B. standardmäßig Versetzungsklauseln enthalten. Dagegen ist nichts einzuwenden. Schwierig wird es nur, wenn diese Vereinbarung im Vertrag vergessen wurde. Dann ist nämlich jedes Mal die Zustimmung des:r Arbeitnehmer:in erforderlich.

All diese Hürden lassen sich problemlos verhindern, indem die Anpassungen einmalig vorgenommen und abgespeichert wurden. Hier lassen sich noch diverse Themen rund um den Arbeitsvertrag aufzählen, um die Sie sich dann nicht mehr kümmern müssen, weil sie bereits in Ihrem individuellen Vertragsmuster gespeichert wurden. Diese Erfahrung hat auch die DKV Mobility gemacht, die die digitale Personalakte von Haufe mit der Dokumentengenerierung im Einsatz hat.

„Alle Schritte bei der Vertragserstellung werden lückenlos in der Haufe Lösung durchgeführt. die Dokumentengenerierung führt den HR Business Partner durch die auszufüllenden Felder. Dabei lassen sich unternehmensindividuell die typischten Fälle bereits vorbelegen, wie z.B. Vollzeit, kein Außendienst, kein Dienstwagen etc., und müssen nicht jedes Mal aktiv ausgewählt werden. Durch den einheitlichen Rahmen wird sichergestellt, dass nur juristisch abgestimmte Textpassagen in unseren Arbeitsverträgen verwendet werden. Auch der anschließende Signing-Prozess kann direkt angestoßen werden und das Dokument landet schlussendlich automatisch beim Mitarbeitenden in der Personalakte.“

Patrick Heinke
Senior Expert HR Digital der DKV Mobility

Fehler im Arbeitsvertrag kosten nicht nur Geld, sie werfen auch ein schlechtes Bild auf Ihr Unternehmen und können Ihrem Image nachhaltig schaden.

Mit rechtssicheren Mustervorlagen für sämtliche Arten von Arbeitsverträgen können Sie sich getrost darauf verlassen, dass sie den aktuell geltenden rechtlichen Anforderungen genügen. Sobald sich etwas ändert, wird dies in die Mustervorlagen eingearbeitet. Dadurch herrscht zum einen Sicherheit, dass der entsprechende Mustervertrag jederzeit aktuell ist und zum anderen lässt sich die aufwendige Vertragsgestaltung nach der Einstellungsentscheidung enorm verkürzen. Das spart viel Zeit und wirft ein professionelles Bild auf Ihren Recruiting-Prozess und somit auf Ihr gesamtes Unternehmen. Außerdem stellt die Nichtumsetzung der neuen Mindestanforderungen an Arbeitsverträge eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit empfindlichen Bußgeldern geahndet werden.

Diese Fragen beantworten die Haufe HR-Tools für Sie

  • Erfüllen die Arbeitsverträge bereits die Vorgaben des neuen Nachweisgesetzes?
  • Haben wir noch veraltete Ausschlussklauseln in unseren Verträgen?
  • Sind die hinreichenden Inhalte bezüglich einer Kündigung enthalten?
  • Wie sieht es mit der Vertragsverlängerung bei einem befristeten Arbeitsvertrag aus?
  • Stehen alle Pflichtinhalte im Arbeitsvertrag, welche weiteren Angaben sind noch sinnvoll?
  • Muss die Nebentätigkeit in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden?
  • Wie unterscheiden sich die verschiedenen Arten von Arbeitsverträgen?
Artikel teilen
Auf Facebook teilen
Auf LinkedIn teilen
Über den Autor
Über die Autorin

Catrin Birmele ist Redakteurin und Content Marketing Managerin in der Haufe Group. Ihr Themenschwerpunkt liegt im HR-Management, insbesondere Recruiting, Onboarding, New Work und Talentmanagement. Sie vereint ihr Fachwissen mit Kreativität und der Freude am Experimentieren mit unterschiedlichen digitalen Medienformaten bei der Entwicklung von zielgruppenspezifischem Content.

Mehr zum Thema Digitale Personalakte