HR Software
19.11.2021
6 Min.

HR Service Portal: Digitalisierung von HR schafft Räume zum Luftholen

Janika Bömers
Janika Bömers
Teamlead Content Lab und Redakteurin HR & Management
HR Service Portal: Digitalisierung von HR schafft Räume zum Luftholen HR Service Portal: Digitalisierung von HR schafft Räume zum Luftholen

HR schlägt sich nach wie vor mit unkoordinierten Anfragen aus multiplen Kanälen rum, versinkt vielerorts im Admin-Chaos und weiß nicht, wo die Zeit für strategische Aufgaben und Beratungsleistungen für Mitarbeiter:innen und Führungskräfte hernehmen. Datenwildwuchs, keine Bereitstellung von hilfreichem Reporting für das Business, hohe Fluktuation wegen permanenter Überlastung und mangels Motivation prägen den Arbeitsalltag vieler HR-Teams. Dies führt zu Intransparenz, Unzufriedenheit der internen Kund:innen und fehlender Selbstwirksamkeit. Und die Freude an der Arbeit bleibt auf der Strecke… Das muss nicht sein! Wir zeigen in diesem Beitrag Wege aus dem Dilemma auf.

Employee Self Service (ESS): Die Zeit ist mehr als reif

HR Business Partner, Change Agent, Top Recruiter, HR Experte oder Consultant – wir haben schon viele (wünschenswerte) Bezeichnungen für ehemalige Personalreferent:innen erlebt und versucht mit Leben zu füllen. Leider sieht der HR Alltag dann so aus: zu wenig Personal und Budget in der Personalabteilung, unplanbare Zusatzprojekte wie z.B. Reorganisationen, Einführung neuer Software, oder ad hoc Krisen in Form von Corona, fehlende oder mangelhafte Datenerhebung und -verwertung. Was ist dann menschlich und passiert unweigerlich? Wir verfallen in den Reaktionsmodus, verzichten auf Planung und Struktur und versuchen einfach nur, der Admin- und Anfrageflut Herr bzw. Frau zu werden.

HR Service Portal: Welche Ziele werden damit verfolgt?

Ein weiteres enorm wichtiges Ziel ist es, den Mitarbeiter:innen einen komfortablen, digitalen Zugang zu HR zu ermöglichen. Eine digitale Employee Experience die intuitiv, schnell, unkompliziert, nutzbringend und von jedem Ort aus möglich ist. Schließlich sind wir alle gewohnt, mit wenigen Klicks an unser Ziel zu kommen! Wenn Sie diese Perspektive inhaltlich vertiefen möchten, legen wir Ihnen diesen Beitrag ans Herz.

Für HR liegen die Ziele beim Aufbau eines HR Service Portals ganz klar im Bereich der internen Prozess- und Organisationsoptimierung und Effizienzsteigerung:

  • Vermeidung von E-Mail-Chaos, Doppelarbeiten und unnötigem Ressourceneinsatz
  • Übersichtlichkeit und Datentransparenz
  • Zeitnahe und fehlerfreie Bearbeitung aller Tasks via Ticketsystem
  • Lückenlose Dokumentation – und somit die Möglichkeit, dass alle in HR auskunftsfähig sind

Employee Self Service (ESS): Viele Vorteile durch ein System

Laut einer Studie[1] von McKinsey verbringt ein Mitarbeiter durchschnittlich 19% seiner Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen – das sind 9,3 Stunden die Woche! Weitere 28% gehen für das Lesen und Beantworten von Mails und Chats drauf. Wenn Unternehmen es schaffen, an diesen beiden Faktoren merklich zu „schrauben“ haben sie eine große Hebelwirkung und können so Ressourcen für strategisches Arbeiten und Beratungsleistungen freischaufeln. Das sind die Vorteile für Unternehmen im Überblick:

  • HR-Ticketsystem: Anfragen kommen gebündelt an einem Ort bei HR an, können dort von jedem bearbeitet werden, mit Fälligkeit versehen und mit den relevanten Infos verknüpft werden. Dokumentation (und somit optimale Befähigung aller HR-Kolleg:innen) und leichte Berichterstellung inklusive. HR kann stellvertretend Tickets für Mitarbeiter:innen ohne Online Zugang erstellen. 24/7, von jedem Ort und Gerät
  •  Rechtssicherheit und Zeitersparnis: Durch die Nutzung von FAQs und rechtssicheren und verständlichen Antwortvorlagen können Anfragen schnell und korrekt beantwortet werden
  • Papierlose Admin, hohe Datenqualität, Korrekturen jederzeit komfortabel möglich
  • Qualitätssteigerung dank automatischer Erinnerungsfunktion, keine Fristenüberschreitung mehr, Verbesserung der Compliance und Revisionsfähigkeit
  • Sichere und datenschutzkonforme Archivierung
  • Höherer Service-Level, schnelle Reaktionszeiten

Die Qualität der administrativen HR-Arbeit steigt bei gleichzeitig geringerem Ressourcenaufwand!

Ein HR Service Portal ist kein Hexenwerk – bedarf aber einiger (technischer)Voraussetzungen

Bevor Sie Lösungen unterschiedlicher Anbieter vergleichen, sollten Sie intern folgende Fragen beantworten:

  • Mit welchen bereits bestehenden digitalisierten HR-Workflows und Datenbeständen wollen Sie die HR-Software verknüpfen? Z.B. digitale Personalakte, Zeiterfassung, Genehmigungs-Workflows (Urlaub, Dienstreisen, Einkauf, Seminarbuchung etc.), HR-Antragswesen (Zeugnis, Elternzeit, Krankmeldungen, Einstellungen, Rechte- und Rollenvergabe), Intranet usw.
  • Wie wollen Sie künftige HR-Prozesse gestalten? Denn: einen suboptimalen analogen HR-Workflow einfach nur zu digitalisieren, macht ihn nicht wirklich besser!
  • Wollen Sie in die Cloud gehen? In den meisten Fällen ist eine cloudbasierte HR-Lösung empfehlenswert: es fallen „nur“ Mietkosten an, HR bleibt flexibel und alle Nutzer können von überall per Internetbrowser jederzeit zugreifen.

Was kostet ein HR Service Portal? Rentiert sich die Investition (ROI)?

Klar, ein HR Service Portal können Sie nicht über Nacht aus dem Boden stampfen – es ist ein größeres Projekt, welches zunächst Zeit und Geld verschlingt. Aber die Investition amortisiert sich in der Regel schon nachdem ersten Jahr. Und ganz wichtig: es gilt folgende Einsparpotenziale und Gewinne zu realisieren:

  • Zeit und Ressourcen in HR
  • Zufriedenheit HR, Mitarbeiter und Führungskräfte
  • Ressourcen (Papier, Doppelarbeiten, Rückfragen bei verzögerter Bearbeitung etc.)

Die Etablierung einer HR-Software geht in der Regel mit 2-3 Kostenarten einher und variiert bei den unterschiedlichen Anbietern erheblich:

  1. Consulting / Implementierung / Schulung (einmalig)
  2. Lizenzgebühr für den laufenden Betrieb, Zahlung pro Mitarbeiter
  3. Bei manchen HR-Lösungen fallen zusätzliche Kosten für customizing und Prozesse / Formulare an – besser ist es, wenn HR als Admin diese selbst übernehmen kann.

Sie möchten wissen, wie Sie bei der Gestaltung eines HR Service Portals genau vorgehen? Dann laden Sie sich hier unseren kostenlosen Leitfaden runter.

Wussten Sie schon? Haufe bietet einen eigenen Employee Self Service (ESS) an, welcher Ihren Mitarbeiter:innen ermöglicht, Anträge und Anfragen digital zu stellen.


[1] The social economy: Unlocking valueand productivity through social technologies | McKinsey

Leitfaden: Ein Mitarbeiterportal verbindet HR und Mitarbeiter:innen
Leitfaden: Ein Mitarbeiterportal verbindet HR und Mitarbeiter:innen

Optimieren Sie mit einem Employee Self Service nicht nur Ihre HR-Arbeit, sondern verbessern Sie zudem die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen. Wie Sie dabei vorgehen und wie Sie schnell auf die Bedürfnisse der Belegschaft und der Geschäftsführung reagieren können, haben wir für Sie in diesem kostenlosen Leitfaden zusammengefasst.

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