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HR ist von der Digitalisierung und Automatisierung nicht nur betroffen, sondern spielt gleichzeitig eine aktive Rolle. Viele HR-Prozesse können digitalisiert und in dem Zuge weitgehend standardisiert werden, da sie immer nach dem gleichen Schema ablaufen: Der Mitarbeiter fragt, beantragt, der Vorgesetzte stimmt zu und HR führt den Vorgang aus. In einem mittelgroßen Unternehmen können da schon bei den einfachsten HR-Prozessen ein immenses Bearbeitungsvolumen entstehen, das sich mit HR Automatisierung extrem verkleinern ließe.
So soll HR also die eigenen operativen HR Services verändern, andererseits aber auch den digitalen Transformationsprozess im Unternehmen proaktiv mit begleiten. Zur „technischen“ Digitalisierung im Transformationsprozess kommen auch „externe“ Einflussfaktoren hinzu, mit denen sich insbesondere die HR-Abteilung auseinandersetzen muss:
Diese Faktoren verändern die Anforderungen an Unternehmen und damit auch an die HR-Aufgaben: Die Personalverwaltung schlägt sich mit Aufgaben wie Flexibilisierung und Agilität herum. Die generelle Diskussion über die neue Arbeitswelt ist in vollem Gange. Arbeit soll heute schon mobil, ortsunabhängig und ressourcenschonend sein – vielleicht auch schon in gemeinsamen virtuellen Räumen. Mit dem Wertewandel definieren jüngere Generationen den Begriff „Erfolg“ neu und wollen lieber mehr work-life-balance als silberne Schreibtischlampen.
Bevor man in die Diskussion einsteigt, wie HR als Treiber der Digitalisierung wirken kann, sollte man sich anschauen, wie denn die Zeit der HR-Aufgaben verteilt ist. Lt. der HR-Studie der Uni Halle-Wittenberg sind dies vor allem „operative Arbeit“ (52%) und Administration (37%). Da bleiben nur 11% für strategische Arbeit übrig. Die größten Zeitfresser hierbei sind:
Dass mit diesem Übermaß an operativen HR-Aufgaben die strategische Personalarbeit und die aktive digitale Transformation auf der Strecke bleiben, liegt auf der Hand.
Mit den HR-Software-Ansätzen, die es auf dem Markt gibt (Stichwort: Digitale HR Services), könnte eine Verminderung des Workloads der operativen Personalarbeit durchaus möglich sein. Immer wiederkehrende Aufgaben könnten sogar schon automatisiert ablaufen. Warum passiert dies nicht häufiger? Nun, auch hier gilt vermutlich, dass der Mensch nur ungern sicheres Terrain verlässt und grundsätzlich Veränderungen skeptisch gegenübersteht. Der digitale Fortschritt kommt scheinbar nur langsam in den Personalverwaltungen, insbesondere kleiner und mittelständischer Unternehmen an. Personalakten werden beispielsweise trotz vielfältiger digitaler Möglichkeiten noch immer teilweise analog gehandhabt. HR-Dokumente werden weder digital erstellt noch gemanagt. Neben der Effizienzproblematik bei den HR Administrator-Aufgaben kommt da auch noch die Compliance-Herausforderung dazu. Teilweise ist es auch so, dass das Top Management weitestgehend keine Ahnung von den Digitalisierungs-Themen hat. Wie also soll ein Unternehmen die digitale Transformation meistern, wenn der Chef nach wie vor in Hierarchien, 5 Jahresplänen und alten Management-Konzepten denkt?
Die Studie „HR drives digital“ der Dualen Hochschule BW Lörrach macht 5 Haupthindernisse für die Digitalisierung bei den HR-Aufgaben aus:
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass bei HR die Kompetenzanforderungen – sowohl an Mitarbeitende als auch an Führungskräfte – verändert werden müsste. Ebenso sollte die budgetäre Ausstattung und IT-Unterstützung für die operative Personalarbeit erhöht werden. Ohne eine diesbezüglich geplante Digitalisierungsstrategie sind die HR-Aufgaben nicht (mehr) effizient und zukunftsgerichtet zu bewältigen.
Ein Patentrezept für eine erfolgreiche Digitalisierung der HR-Aufgaben gibt es nicht. Dafür sind die Ausgangslagen zu verschieden. Mit folgenden Schritten lassen sich aber viele Stolpersteine verhindern:
Automatisierte weil digitalisierte operative HR-Aufgaben machen es der Personalabteilung leicht, Mitarbeitern zu jeder Zeit und überall zu helfen, sei es bei der Beantwortung einer einfachen Frage oder bei der Bearbeitung eines komplexeren Themas wie zum Beispiel dem Erziehungsurlaub. Fast jeder zeitraubende manuelle HR-Prozess kann zumindest teilweise automatisiert werden. Mitarbeiteranfragen können gezielt und nachhaltig in einem Wissensportal oder sehr smart mittels HR Chatbot beantwortet werden. Alle Personaldokumente können digitalisiert und anschließend ortsunabhängig gemanagt werden. Diese HR-Digitalisierung der operativen Personalarbeit erfolgt innerhalb einer Plattform, die Security- und Compliance-Risiken erheblich reduziert und Produktivität und Agilität deutlich steigert. Für Ihre (HR-)Mitarbeiter ergibt sich eine deutlich verbesserte Employee Experience und weitere Vorteile:
Als Beispiel können Sie sich die Personal-Eintritts-, Versetzungs- oder Austritts-Prozesse vorstellen: Viele dieser administrativen Aufgaben können einfach in wiederkehrende digitale, teils automatisierte Workflows umgewandelt werden. Diese sind identisch auch über mehrere Standorte eines Unternehmens hinweg. Dem HR-Mitarbeiter bleibt so mehr Zeit für andere Aufgaben.
In Zeiten der Digitalisierung sollte HR neben den operativen auch mehr Zeit für strategische Themen und Aufgaben haben. Eine Digitalisierung der operativen HR-Aufgaben bietet hier enorme Potenziale, die den HR-Mitarbeitern den inhaltlichen und zeitlichen Spagat zwischen Digital HR Administrator und strategischem Personalberater ermöglichen. Neben einer reibungslos funktionierenden Personalverwaltung verbessert sich auch die Employee Experience erheblich, da auch am Arbeitsplatz moderne und schnelle Informationshilfen und automatisierte Prozesstools genutzt werden können. So ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern ein modernes, digitales HR-Erlebnis und lange Servicezeiten gehören der Vergangenheit an.
Veit Lemke entwickelt als Senior Manager bei der Haufe Group inhaltlich die Themenfelder HR-Services und HR-Digitalisierung weiter. Als Trainer bei der Haufe Akademie hält er für die Themen Onboarding, Reboarding und Offboarding sowohl Online- als auch Präsenz-Trainings.
