HR und seine Aufgaben in Zeiten der Digitalisierung und Automatisierung

Die Bedeutung der Digitalisierung im HR-Bereich

Die Digitalisierung ist längst in der Arbeitswelt angekommen, auch im Personalwesen. Doch statt mit Zurückhaltung und Angst auf Veränderungen zu reagieren, sollten HR-Abteilungen die Chancen der Digitalisierung erkennen und die Potenziale voll ausschöpfen. Denn sie eröffnet neue Wege, um das HR-Management erfolgreich zu transformieren. So ermöglicht die Digitalisierung z.B. die Recruiting-Prozesse zu optimieren, indem sie auf innovative Technologien (Künstliche Intelligenz (KI), Big Data etc.) setzen. Automatisierte Bewerbermanagement-Systeme erleichtern den Auswahlprozess und ermöglichen eine schnellere Identifizierung geeigneter Kandidat:innen. Auch die Mitarbeiterverwaltung profitiert von der Digitalisierung. Durch digitale Personalakten und Self-Service-Portale haben Mitarbeiter:innen jederzeit Zugriff auf ihre Daten und können administrative Aufgaben selbstständig erledigen. Automatisierte Systeme sind weniger fehleranfällig als manuelle Eingaben und reduzieren den Aufwand enorm. Digitale Prozesse können von überall angestoßen werden und digitale Dokumente sind jederzeit einsehbar. Insgesamt ist die Digitalisierung und Automatisierung im HR-Bereich nicht nur ein Trend, sondern eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden. Unternehmen, die die Vorteile der Digitalisierung in HR nutzen, können ihre HR-Prozesse optimieren und eine bessere Mitarbeitererfahrung bieten. Dafür ist es unerlässlich, dass HR zum einen eigene digitale Talente bindet, das digitale Skillset der bestehenden Belegschaft erweitert und insgesamt für eine Organisationskultur sorgt, in der Themen der digitalen Transformation ganz oben auf der Agenda stehen.

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Operative HR-Aufgaben vs. strategische Personalarbeit

HR ist von der Digitalisierung und Automatisierung nicht nur betroffen, sondern spielt gleichzeitig eine aktive Rolle. Viele HR-Prozesse können digitalisiert und in dem Zuge weitgehend standardisiert werden, da sie immer nach dem gleichen Schema ablaufen: Der:die Mitarbeiter:in fragt, beantragt, die Führungskraft stimmt zu und HR führt den Vorgang aus. In einem mittelgroßen Unternehmen kann da schon bei den einfachsten HR-Prozessen ein immenses Bearbeitungsvolumen entstehen, das sich mit HR Automatisierung extrem verkleinern ließe. Aber: Veränderungen brauchen ein gut kommuniziertes Change Management, das Unsicherheiten auffängt und die Vorteile und Chancen herausstellt – nämlich die Entlastung der HR-Abteilung. Dadurch sollen keine Stellen abgebaut sondern mehr Raum für strategische Aufgaben geschaffen werden. Denn immer noch ist HR zu einem Großteil der Zeit mit operativen und wiederkehrenden administrativen Aufgaben beschäftigt. Dass mit diesem Übermaß an operativen HR-Aufgaben die strategische Personalarbeit und die aktive digitale Transformation auf der Strecke bleiben, liegt auf der Hand.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass bei HR die Kompetenzanforderungen – sowohl an Mitarbeitende als auch an Führungskräfte – verändert werden müsste. Ebenso sollte die budgetäre Ausstattung und IT-Unterstützung für die operative Personalarbeit erhöht werden. Ohne eine diesbezüglich geplante Digitalisierungsstrategie sind die HR-Aufgaben nicht (mehr) effizient und zukunftsgerichtet zu bewältigen.

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Von der Personalverwaltung zu Digital HR – so geht‘s

Ein Patentrezept für eine erfolgreiche Digitalisierung der HR-Aufgaben gibt es nicht. Dafür sind die Ausgangslagen zu verschieden. Mit folgenden Schritten lassen sich aber viele Stolpersteine verhindern:

1. Schaffen Sie Ressourcen, um sich dem Thema annehmen zu können.
2. Stellen Sie ein Team zusammen, das offen und fähig ist, den digitalen Wandel voranzutreiben. Dieses muss keinesfalls ein reines HR-Team sein, sondern kann abteilungsübergreifend zusammengesetzt werden, um Synergien z.B. aus der IT zu heben.
3. Entwickeln Sie eine HR Strategie, welche Ihre Mitarbeitende ins Zentrum stellt.
4. Leiten Sie eine End-to-End-Digitalisierungsstrategie ab. Denken Sie Prozesse aus Endkundensicht durch.
5. Starten Sie mit Themen, die den größten Mehrwert liefern (z.B. Einführung der digitalen Personalakte) und verkaufen Sie Ihre Strategie intern mit einem Business Case.

Digitalisierung und Automatisierung der operativen HR-Aufgaben

Automatisierte weil digitalisierte operative HR-Aufgaben machen es HR leicht, Mitarbeiter:innen zu jeder Zeit und überall zu helfen, sei es bei der Beantwortung einer einfachen Frage oder bei der Bearbeitung eines komplexeren Themas wie zum Beispiel dem Erziehungsurlaub. Fast jeder zeitraubende manuelle HR-Prozess kann zumindest teilweise automatisiert werden. Mitarbeiteranfragen können gezielt und nachhaltig in einem Wissensportal  oder sehr smart mittels einem HR Chatbot beantwortet werden. Alle Personaldokumente können digitalisiert und anschließend ortsunabhängig gemanagt werden. Diese Digitalisierung der operativen Personalarbeit erfolgt innerhalb einer Plattform, die Security- und Compliance-Risiken erheblich reduziert und Produktivität und Agilität deutlich steigert. Für Ihre (HR-)Mitarbeitende ergibt sich eine deutlich verbesserte Employee Experience und weitere Vorteile:

• Ein aus dem Privatleben gelerntes, digitales und modernes Erlebnis – auch bei der operativen Personalarbeit.
• Möglichkeiten, vorgefertigte Antworten zu speichern, während der Bearbeitung einer Anfrage direkt auf die Personalakte zuzugreifen oder manuelle Arbeiten zu automatisieren.
• Über ein Wissensportal können Informationen auf Wunsch und Möglichkeiten zum „Self-Service“ angeboten werden.
• Wiederkehrende operative HR Aufgaben werden in einem hohen Standard automatisch erfüllt.
• Innerhalb eines Prozesses oder Tickets können schnell komplexe Dokumente erstellt werden.
• Mitarbeiteranfragen können zu jeder Zeit – egal wo der:die Mitarbeiter:in sitzt – bearbeitet werden. Oder durch einen HR Chatbot automatisiert beantwortet werden.
• Bei allen HR-Prozessen und Anfragen sorgen Sie für Transparenz, sodass Ihre Mitarbeitenden den Status verfolgen können.

Als Beispiel können Sie sich die Personal-Eintritts-, Versetzungs- oder Austritts-Prozesse vorstellen: Viele dieser administrativen Aufgaben können einfach in wiederkehrende digitale, teils automatisierte Workflows umgewandelt werden. Diese sind meistens identisch auch über mehrere Standorte eines Unternehmens hinweg. HR bleibt so mehr Zeit für andere Aufgaben.

Fazit: Gleichzeitig Digital HR Administrator:in und strategische:r Personalberater:in?

In Zeiten der Digitalisierung sollte HR neben den operativen Aufgaben auch mehr Zeit für strategische Themen haben. Eine Digitalisierung der operativen HR-Aufgaben bietet hier enorme Potenziale, die den HR-Mitarbeitenden den inhaltlichen und zeitlichen Spagat zwischen Digital HR Administration und strategischer Personalberatung ermöglichen. Neben einer reibungslos funktionierenden Personalverwaltung verbessert sich auch die Employee Experience erheblich, da auch am Arbeitsplatz moderne und schnelle Informationshilfen und automatisierte Prozesstools genutzt werden können. So ermöglichen Sie Ihren Mitarbeiter:innen ein modernes, digitales HR-Erlebnis und lange Servicezeiten und das mancherorts schlechte Image von HR mit langen Wartezeiten gehören der Vergangenheit an.