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25.11.2020

HR-Prozesse digitalisieren – Beispiel Offboarding

Veit Lemke
Experte für HR-Digitalisierung, HR-Prozesse, Off- & Onboarding
Durch die Digitalisierung Ihres Offboarding, gestalten sie einen systematischeren, effizienteren & wertschätzenderen Austritts-Prozess.

Durch die Digitalisierung Ihres Offboarding, gestalten sie einen systematischeren, effizienteren & wertschätzenderen Austritts-Prozess.

Ziel des HR-Prozess Offboarding sollte es sein, dass seitens HR ein systematischer, effizienter & wertschätzender Austritts-Prozess gelebt wird, der ausscheidende Mitarbeiter einen letzten guten Eindruck gibt und gleichzeitig effizient gestaltet ist.

Offboarding: Das Beispiel für einen HR-Prozess, bei dem nicht nur der erste Eindruck zählt, sondern auch der letzte

Offboarding (oder Exit-Management) bezeichnet den professionell organisierten HR-Prozess des Austritts eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen. Dies ist einerseits der technische bzw. systematische HR-Prozess: Dieser umfasst die Rückgabe von firmeneigenen Gegenständen wie Laptops, Geschäftswagen, Smartphone o.ä. und das „Konservieren“ von Wissen, das der Mitarbeiter für die Firma aufgebaut hat. Andererseits meint Offboarding aber auch den sozio-emotionalen Prozess in Form eines Austrittsinterviews. Da bei Mitarbeitern nicht nur der erste Eindruck, sondern immer auch der Letzte zählt, sollte der HR-Prozess Offboarding genauso strukturiert ablaufen wie beispielsweise ein Onboarding-Prozess. Auch hier sollte ein Teil des HR-Prozess digitalisiert werden, damit mehr Zeit für die wertschätzende persönliche Begleitung bleibt. Ziel beim Offboarding ist es einerseits, die Atmosphäre für den aus dem Unternehmen scheidenden Mitarbeiter so zu gestalten, dass ein positiver Eindruck zurückbleibt. Andererseits sollte der Offboarding-Prozess aus HR- und Unternehmens-Sicht möglichst effizient ablaufen und für das Unternehmen das notwendige Wissen des ausscheidenden Mitarbeiters im Unternehmen bleiben.

Chancen beim Digitalisieren des technischen bzw. systematischen Offboarding-Prozesses

Der HR-Prozess Offboarding ist aufgrund der Möglichkeit, ihn zu systematisieren und zu standardisieren ein gutes Beispiel für die Chancen, mit dem Digitalisieren eines HR-Prozesses Ressourcen- und Kosteneffizienzen zu heben: Viele Gegenstände müssen zurückgegeben und ggf. „inventarisiert“ werden. Oft sind dabei verschiedene Ansprechpartner und Abteilungen beteiligt, die mit einem digitalisierten Prozess systematisch angestoßen, erinnert oder nachgehalten werden können: Nichts wird vergessen oder unvollständig abgearbeitet. Mit einem digitalisierten Offboarding-Prozess kann auch auf einen Blick der Status des Offboardings des Mitarbeiters erfasst werden.  

Der HR-Prozess Offboarding ist aber noch aus einem anderen Grund wichtig: Das Fehlen eines effektiven und konsistenten Workflows für Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, kann ein erhebliches Compliance-Risiko darstellen. Zum Beispiel ist es wichtig, über HR-Prozesse zu verfügen, die gewährleisten, alle wichtigen Dokumente gesetzeskonform und fristgerecht auszustellen und auszuhändigen. Diese Sache ist jedoch komplex: Unternehmen besitzen nämlich oft verschiedene Prozesse für verschiedene Offboarding-Szenarien. Zum Beispiel benötigen sie in bestimmten Fällen einen Aufhebungsvertrag, um einen Mitarbeiter zu entlassen. Bei einer Restrukturierungsmaßnahme etwa, bei dem sich der Betrieb vom Mitarbeiter trennt. Diesen benötigen sie aber nicht, wenn sich ein Angestellter selbst entscheidet, die Organisation zu verlassen. Mit klar strukturierten HR-Prozessen gelingt das Offboarding für alle Beteiligten leichter.  

Sozio-emotionalen Komponenten des Offboarding-Prozesses: Man sieht sich immer zweimal

Es gibt viele verschiedene Gründe, weshalb ein Arbeitsverhältnis endet. Besonders schwer ist es für Unternehmen, wenn Mitarbeiter gehen, die man gern gehalten hätte. Die Kündigung eines Teammitglieds bedeutet für alle, aber insbesondere auch für die Kollegen, Unsicherheit. Sie wissen nicht, wer als nächstes kommt und wie lange es dauert, den Neuen einzuarbeiten. Da kommt der HR-Prozess Offboarding häufig zu kurz – aus Zeitmangel oder weil es als unangenehme Aufgabe seitens HR, der Führungskraft, der Kollegen oder des Mitarbeiters empfunden wird.

Leider, denn Zeit in strukturierte Austrittsinterviews zu investieren lohnt sich mehrfach:

  • Schafft es ein Unternehmen, dem scheidenden Mitarbeiter ein wertschätzendes Gefühl zu vermitteln, ist dieser eher dazu bereit, sein Wissen weiterzugeben und eine saubere Übergabe und Dokumentation sicherzustellen.  
  • Bestenfalls wird ein Übergabeprotokoll erstellt und digital gespeichert. Dies erleichtert das Onboarding oder Reboarding eines Nachfolgers erheblich.

Und das ist noch nicht alles, denn neben Wissens- und Erfahrungsverlust entstehen durch den Weggang eines geschätzten Mitarbeiters auch Kosten und im schlimmsten Fall ein erheblicher Imageverlust. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, die Gründe für den Weggang des Mitarbeiters zu erfahren und zu verstehen, worin seine Unzufriedenheit besteht. So kann künftig gegengesteuert und die Fluktuation der Mitarbeiter gesenkt werden.

Sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen unfreiwillig verlassen, herrscht ein besonders hohes Konfliktpotenzial. In diesem Fall kann eine professioneller HR-Prozess Offboarding (bspw. in Form einer Orientierungs- und Outplacement-Beratung) dazu beitragen, dass bspw. eine juristische Auseinandersetzung vor Gericht vermieden wird. Auch dies zählt - insbesondere in Zeiten der Digitalisierung - zu den wichtigen Aufgaben von HR.

Tipps für ein konstruktives Offboarding-Gespräch

Ein gut vorbereitetes Austrittsinterview für den HR-Prozess Offboarding gibt wichtige Aufschlüsse über die Abwanderungsgründe eines Mitarbeiters. Bei guter interner Kommunikation/Absprache kann das Gespräch der direkte Vorgesetzte führen. Liegt der Abwanderungsgrund jedoch in der Person der Führungskraft begründet, sollte die HR-Abteilung das Gespräch übernehmen.

Führungskraft bzw. HR sollten sich gut auf das Austrittsgespräch vorbereiten. Es ist sinnvoll einem Leitfaden zu folgen, der relevante Punkte, die im Gespräch besprochen werden sollen, enthält. Bei Mitarbeitern, die das Unternehmen eigentlich gerne gehalten hätte, sind folgende Aspekte sinnvoll:

  1. Schlüsselkriterien definieren: Definieren Sie für Ihr Unternehmen die "Schlüsselkriterien", zu denen Sie sich Rückmeldung wünschen (z. B. Onboarding-Prozess, Unternehmenskultur, Arbeitsbedingungen, Führungsstil, Personalentwicklung, Vergütungssystem etc.).
  1. Offenheit ist das A und O: Betonen Sie, dass Sie an der "ungeschminkten" Meinung und Einschätzung des Mitarbeiters interessiert sind, und dass sich kritisches Feedback in keiner Weise negativ auswirkt (z. B. bei der Zeugniserstellung, Entscheidung ob Aufnahme in den Talent Pool etc.).
  1. Positiven Ausblick geben: Bedanken Sie sich für die Mitarbeit und den Einsatz des Mitarbeiters sowie sein Feedback und bieten Sie an (falls gewünscht), dass man weiterhin in Kontakt bleibt. Bringen Sie Ihre Hoffnung (sofern diese besteht) zum Ausdruck, dass sich zukünftig vielleicht eine erneute Zusammenarbeit ergibt.

Damit steht einer späteren Rückkehr ins Unternehmen nichts im Wege, wenn sich z.B. die persönliche und/oder berufliche Situation entsprechend geändert haben oder sich eine neue Herausforderung im Unternehmen auftut.

Fazit der Digitalisierung des HR-Prozess Offboarding

Die systematische Digitalisierung des HR-Prozesses Offboarding bedeutet, dass HR mehr Zeit hat, sich um Exit-Interviews und darin zum Beispiel auch um den Erhalt wichtigen internen Wissens zu kümmern, das nicht mit dem Weggang des Mitarbeiters verloren gehen sollte. Wegen eines höheren Automatisierungsgrades und der Verwaltung aller Prozesse an einem zentralen Ort müssen Sie sich keine Sorgen darüber machen, ob Sie bestimmte Schritte vergessen haben. Zum Beispiel den Zugriff des Mitarbeiters auf seine IT-Zugänge zu sperren. Das erledigt ein digitalisierter HR-Prozess. Automatisch.

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