Nächstes kostenloses Online-Seminar am 11. März!
17.2.2021

Personalmanagement Software: Vorteile und Freiräume gewinnbringend nutzen

Janika Bömers
Teamlead Content Lab und Redakteurin HR & Management
Mit der passenden Personalverwaltungssoftware Zeit und Ressourcen sparen.

Mit der passenden Personalverwaltungssoftware Zeit und Ressourcen sparen.

HR im Spannungsfeld operativer und strategischer Tätigkeiten

Die Bedeutung und Aufgaben von HR haben sich glücklicherweise ein den letzten Jahren vom reinen Verwalter hin zum Gestalter gewandelt. Aber dieser wichtige und richtige Schritt hin zum Business-Partner verlangt immer mehr Ressourcen für die wertschöpfenden Tätigkeiten bei HR, wie z.B. Initiator und Treiber der Transformation zur agilen Organisation, Aufbau eines effizienten Talentmanagements etc.. Trotzdem haben sich mit den zusätzlichen Anforderungen an HR-Mitarbeiter die operativen – meist zeitaufwändigen und administrativen Routineaufgaben nicht in Luft aufgelöst. Denn natürlich müssen weiterhin Mitarbeiterstammdaten wegen eines Umzugs o.ä. geändert werden, Anträge auf Sonderurlaub, Zuschüsse usw. bearbeitet und Personalakten für Neuzugänge angelegt werden. Die im gesamten Mitarbeiterzyklus (von der Rekrutierung bis zum Offboarding) vorkommenden Aufgaben wollen weiterhin bewältigt werden. Und das meistens ohne Personalaufbau bei HR. Auf Dauer ein Dilemma!

Der tägliche Kulturschock: privat digital, Austausch mit HR analog

Doch nicht nur die HR-Mitarbeiter leiden unter diesem unbefriedigenden Zustand. Sie kämpfen auch mit der Unzufriedenheit ihrer internen Kunden – der Mitarbeiter. Diese warten viel zulange auf gewünschte HR-Services. Werden mittlerweile im Privatleben Prozesse größtenteils digital angestoßen (z.B. Online-Banking, Online-Shopping, Wechsel des Stromanbieters etc.), laufen die Anträge bei HR in vielen Unternehmen immer noch händisch und zeitaufwändig ab. Diese Diskrepanz zwischen privat und beruflich führt nicht nur bei den Digital Natives zu Unzufriedenheit. Die gesamte Employee Experience ist davon betroffen.

Eine passende Personalmanagement Software schafft Abhilfe

Wer wünscht sich das nicht: eine Personalmanagement Software für alle HR-Prozesse. Gibt‘s nicht? Doch! Manuell und zeitintensiv war gestern – digitale Entlastung ist heute!

Mithilfe einer intelligenten Personalverwaltungssoftware lässt sich eine Vielzahl an operativen Aufgaben automatisieren, Workflows digitalisieren und vereinfachen. Das spart sofort wertvolle Ressourcen und schafft die benötigten Freiräume für strategische Aufgaben. Das Herzstück einer Personalmanagement Software bildet die elektronische Personalakte. Sie ist die Grundvoraussetzung für ein modernes Personalmanagement, in dem sensible personenbezogene Daten und Dokumente jederzeit schnell, einfach, sicher und zentral abrufbar sind, während Aktenberge und Insellösungen der Vergangenheit angehören. Vom einfachen Anlegen neuer Personalakten über automatische Erinnerungen bis zu übersichtlichen HR-Reports bietet eine innovative Personalverwaltungssoftware enorme Zeitersparnis und intelligente Funktionen, die die Arbeit in HR erleichtert. Aber nicht nur Effizienz ist damit verbunden, sondern ein großes Maß an rechtlicher Sicherheit, was Aufbewahrung und Umgang mit personenbezogenen Daten angeht.

Beispiel:  Stammdatenänderung

  • Typische Herausforderungen
  • Unterschiedliche IT-Systeme halten Stammdaten (SAP, Lohn, …)
  • Aktualisierung von Stammdaten in allen Systemen nötig
  • Mitarbeiter soll Teile der Stammdaten selbst aktualisieren können
  • Folgeprozesse wie Namensänderung sollen automatisch ablaufen
  • Änderung der Lohnsteuerklasse uvm.
  • Informationen für Abteilungen und Personalverantwortliche
  • Gewährleistung der Zugriffssicherheit und DSGVO

Wie man an dem noch recht „einfachen“ Prozess der Stammdatenänderung sieht, sind eine Menge Schnittstellen betroffen, an die man denken muss und die es einzubeziehen gilt. Wie sieht es da erst bei komplexeren HR-Prozessen wie z.B. beim Einstellungsprozess, dem sich anschließenden Onboarding-Prozess oder bei der Verwaltung verschiedenster Urlaubsanträge aus?

Vorteile einer Personalverwaltungssoftware: eine beeindruckende Sammlung aus der Praxis

  • Eine Personalmanagement Software ist vollständig in die bestehende HR-Systemlandschaft integrierbar
  • Abgestimmt auf unternehmensindividuelle Bedürfnisse
  • Digitale Personalakten bieten zentralen Zugriff auf alle Dokumente und Mitarbeiterdaten
  • Zentrale Unterstützung aus HR für dezentrale Prozesse und Workflows möglich
  • Permanente Transparenz über Stand und Status eines Dokuments im laufenden Prozess
  • Einfache Dokumentenerstellung mit wenigen Klicks
  • Schnelle Dokumentensuche durch Filterfunktionen reduzieren den Rechercheaufwand nach einzelnen Dokumenten 
  • Automatische Erinnerungsfunktionen für alle HR-relevanten Fristen (z.B. Vertragsfristen, Probezeitverlängerung, Elternzeit, …)
  • Maximaler Datenschutz der Personaldaten durch höchste Sicherheitsstandards (gewährleistet DSGVO-konform)
  • Verschiedenste Einsicht- und Bearbeitungsrechte für unterschiedliche Prozessbeteiligte definierbar
  • Reporting und Analysen leicht gemacht in übersichtlichen Dashboards, Standing HR wächst
  • Keine Bruchstellen: HR-Dokumente aus verschiedenen Systemen direkt in der elektronischen Personalakte abgelegt werden
  • Modernes Arbeiten ist heute weitgehend papierlos. Das spart Kosten, Ressourcen undLagerplatz
  • HR kann jederzeit über den aktuellen Stand eines Antrags Auskunft geben
  • Flexibilität durch digitalen und ortsunabhängigen Zugriff auf alle Mitarbeiterdokumente 
  • Professionelles Dokumentenmanagement macht gemeinsamen Zugriff auf Dokumente möglich
  • Erhöht Agilität und Empowerment des HR-Teams
  • EnormeKosteneinsparungen im Shared Service Center
  • PositiveAuswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit
  • Digitale HR-Prozesse inkl. HR Self Service verhelfen zu einem modernen Image (Employer Brand)

Win-win: HR und Mitarbeiter profitieren gleichermaßen von einer Personalverwaltungssoftware

Die Situation ist eindeutig: Auf der einen Seite drängt die hohe Erwartungshaltung der Mitarbeiter an schnellen und komfortablen HR-Service zur Einführung einer intelligenten Personalmanagement Software. Auf der anderen Seite liefern limitierte HR-Ressourcen und zunehmende rechtliche Anforderungen an HR-Prozesse die Argumente für eine umfassende Softwarelösung im Personalmanagement. Worauf also warten?

In der heutigen (digitalen) Zeit ist niemand mehr bereit, mehrere Tage auf eine Antwort zur Frage „Ich bin umgezogen, was muss ich tun?“ zu warten. Gleiches gilt z.B. für eine falsche Gehaltsabrechnung o.ä. Der Kunde eines Unternehmens ist es auch gewohnt, dass man sich umgehend um eine zufriedenstellende Antwort bemüht. Warum also den eigenen Mitarbeitern nicht auch den gleichen Service bieten wie den Premium Kunden?

Einführung einer Personalmanagement Software – Ein must-have für modernes Personalmanagement!

Die Vorteile sprechen für sich: Softwarelösungen sind für ein modernes Personalmanagement unverzichtbar. Verwaltungsaufwände werden auf ein Minimum reduziert und Workflows im Unternehmen effizienter gestaltet. Zugleich wird mit der zukunftsorientierten Personalverwaltungssoftware der Weg frei für strategische HR-Aufgaben und liefert die Voraussetzung für eine positive Employee Experience.

Whitepaper: Wie Sie die Employee Experience in Ihrem Unternehmen aktiv gestalten

Die Employee Experience (das sog. „Mitarbeiter-Erlebnis“) kann mit geringem Aufwand zügig optimiert werden – mit enorm positiven Folgen für das Mitarbeiter-Engagement und deren Zufriedenheit. Wir zeigen Ihnen in diesem kostenlosen Whitepaper wie Sie die (Digital) Employee Experience in 6 Schritten aktiv gestalten.

Jetzt downloaden