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Digitale Personalakten sind in vielen Betrieben längst Standard, sparen sie bei den operativen HR Services doch viel Zeit, Platz und Mühe. Die Vorteile der Dokumentendigitalisierung liegen somit auf der Hand. Trotzdem scheuen viele Unternehmen den Initial-Aufwand. Denn bei der Einführung müssen auch arbeits- und datenschutzrechtliche Vorgaben eingehalten werden. Mit der geeigneten Software kann jedoch nichts schief gehen.
Grundsätzlich gilt: Ein Unternehmen kann frei entscheiden, ob es Personalakten in digitaler oder in Papierform führt. Gesetzliche Regelungen gibt es dazu nicht. Bei der Umstellung auf digitale Personalakten müssen jedoch einige rechtliche Aspekte beachtet werden. So sind unter anderem das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter:innen, der Datenschutz und die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats entscheidend.
Der Umstieg auf elektronische Personalakten ist im Rahmen des § 26 BDSG zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer:innen. Allerdings dürfen auch nur solche Informationen in die Personalakte aufgenommen werden, die in direktem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Privates hat in der Personalakte nichts verloren.
Ob bei der Einführung und Nutzung der digitalen Personalakten das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats greift, ist höchstrichterlich bisher nicht entschieden. Vielmehr dürfte es auf die Programmierung der elektronischen Personalakte im Einzelfall sowie auf mögliche Schnittstellen zu anderen EDV-Programmen ankommen. Auch hat der Betriebsrat kein generelles Einsichtsrecht in die Personalakten. Dies ist nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin rechtens.
Eine (freiwillige) Betriebsvereinbarung könnte folgende Inhalte regeln und damit die Digitalisierung der Personalakten für alle transparent machen:
Nachdem die Entscheidung zur Digitalisierung gefallen ist, stellt sich die Frage, was mit den Originalunterlagen passieren soll? Dürfen diese geschreddert werden? Die Antwort lautet mal wieder JEIN! Sinnvollerweise sollten nämlich die wichtigsten Dokumente nicht nur digital, sondern auch in Papierform aufbewahrt werden. Darunter fallen z.B. befristete Arbeitsverträge, Arbeitsverträge mit nachträglichen Wettbewerbsverboten, Aufhebungsverträge oder das Kündigungsschreiben. Der Grund ist die Beweiserleichterung. Kommt es zu einem Prozess, können die Papierdokumente zu einer Beweiserleichterung beitragen, da für all diese Fälle das Gesetz die Schriftform vorsieht. Unabhängig davon muss die HR bei der Archivierung der Personalakten bestimmte Aufbewahrungsfristen beachten, die sich aus dem Gesetz ergeben (§§ 257 HGB, 147AO, 28f SGB IV und 39b EstG).
Unterlagen mit steuerlicher Relevanz wie Lohnabrechnungen oder Lohnsteuerkarten dürfen grundsätzlich erst nach sechs Jahren vernichtet werden. Sind Unterlagen für die betriebliche Gewinnermittlung relevant, gilt sogar eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Beitragsnachweise zur Sozialversicherung sind hingegen an eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren gebunden.
Praxis-Tipp: Unabhängig von den einzelnen Aufbewahrungsfristen sollte die Personalakte in Papierakten auch nach Ausscheiden des Mitarbeiters noch mindestens für die Dauer der jeweiligen Ausschluss- und Verjährungsfristen verwahrt werden.
Im Gesetz ist zum einen geregelt, wie lange Dokumente aufbewahrt werden müssen. Zum anderen gibt es Vorgaben, wie lange bestimmte Daten gespeichert werden dürfen. Laut Datenschutzregelungen dürfen Daten nur so lange gespeichert werden, wie es zur Verarbeitung erforderlich ist.
In Personalakten werden logischerweise viele persönliche Daten gesammelt. Dazu gehören Name, Anschrift, Alter, Geschlecht, Familienstand, Lebenslauf oder Zeugnisse. Aber auch besonders sensible Informationen wie Gesundheitsdaten oder Religionszugehörigkeit können darin enthalten sein. Hier müssen sich Unternehmen zwingend an die datenschutzrechtlichen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) halten. Übrigens greift hier der Datenschutz sowohl für Personalakten in Papierform als auch für elektronische Personalakten gleichermaßen.
Auf folgende datenschutzrechtliche Sicherheitsmaßnahmen sollte bei der Einführung der elektronischen Personalakte geachtet werden:
Wenn es an das Digitalisieren der Akten geht, denken viele sofort an riesige Aktenberge, die einzeln gescannt und wieder zugeordnet werden müssen. Je nach Unternehmensgröße können dabei mehrere Tausend Dokumente zusammenkommen.
Doch diese Aufgabe kann die HR an einen kompetenten Dienstleister outsourcen. Zertifizierte Scandienstleister sowie etablierte Anbieter von digitalen Personalakten verfügen über eine datenschutzkonforme , dersämtliche Anforderungen der deutschen Gesetzgebung erfüllt.
Zusätzlich sollte immer auch eine Vereinbarung gemäß EU-DSGVO zur Auftragsdatenverarbeitung mit den Dienstleistern getroffen werden. Der Dokumentenzugriff erfolgt dann über verschlüsselte Übertragungen, ist passwortgeschützt und wird elektronisch protokolliert. Für die spätere richtige Zuordnung erfolgt die Verarbeitung meist Aktenweise und innerhalb der Akten nach Register oder Dokumententyp. Ausgefeilte Rollen- und Berechtigungskonzepte garantieren die notwendige Sicherheit, was bei der Auswahl des Dienstleisters noch zusätzlich für den Standort des Rechenzentrums in Deutschland spricht.
Christoph Stuntz ist Business Development Manager bei der Haufe Group. Seit über 20 Jahren ist er in der Beratung, Kundenbetreuung und im Vertrieb bei der Haufe Group tätig. Er hat umfangreiche Erfahrung aus Kundenprojekten in den Bereichen HR, Digitalisierung und Transformation sowie über das Lösungsportfolio der Haufe Group.
