Personalakten digitalisieren: Worauf Sie achten müssen

Digitale Personalakten sind in vielen Betrieben längst Standard, sparen sie bei den operativen HR Services doch viel Zeit, Platz und Mühe. Die Vorteile bei der Digitalisierung von Personalakten liegt somit auf der Hand. Trotzdem scheuen viele Unternehmenden Initialaufwand. Denn bei der Einführung eines elektronischen Personalmanagements müssen auch arbeits- und datenschutzrechtliche Vorgabeneingehalten werden. Mit der geeigneten Software kann jedoch nichts schiefgehen.

Keyfacts: Das Wichtigste in Kürze

• Personalakten zu digitalisieren ist nachhaltig, effizient und spart Zeit & Kosten (Lager-, Druck- und Papierkosten
• Digitale Personalakten speichern sensible Daten gemäß DSGVO und garantieren damit höchste Datensicherheit.
• Der ortsunabhängige Zugriff auf digitale Personalakten ermöglicht flexibles Arbeiten für HR-Mitarbeitende.
• Mit der richtigen Software lassen sich alle arbeitsrechtlichen Vorgaben erfüllen.

Gesetzliche Voraussetzungen für die Digitalisierung von Personalakten

Unternehmen können wählen, ob sie ihre Personalakten in digitaler oder in Papierform führen. Gesetzliche Regelungen gibt es dazu nicht. Stellt ein Unternehmen auf digitale Personalakten um, müssen jedoch einige rechtliche Aspekte beachtet werden. So müssen unter anderem das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter:innen, der Datenschutz und eventuelle Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats beachtet werden.

Der Umstieg auf elektronische Personalakten ist im Rahmen des § 26 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer:innen. Allerdings dürfen auch nur solche Informationen in die Personalakte aufgenommen werden, die indirektem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Privates hat in der Personalakte nichts verloren.

Ob bei der Einführung und Nutzung der digitalen Personalakten das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats greift, ist höchstrichterlich bisher nicht entschieden. Denn gemäß § 87 Ab. 1 Nr. 6BetrVG muss der Betriebsrat immer dann eingebunden werden, wenn die Leistung oder das Verhalten von Arbeitnehmenden durch technische Einrichtungen überwachtwerden können. Daher dürfte es auf die Programmierung der elektronischen Personalakte im Einzelfall sowie auf mögliche Schnittstellen zu anderen EDV-Programmen ankommen. Auch hat der Betriebsrat kein generelles Einsichtsrecht in die Personalakten. Dies ist nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin rechtens.

Praxis-Tipp: Binden Sie den Betriebsrat frühzeitig in die Einführung von digitalen Personalakten ein, um schließen Sie eine Betriebsvereinbarung ab, die die Details regelt.

Eine (freiwillige) Betriebsvereinbarung könnte folgende Inhalte regeln und damit die Digitalisierung der Personalakten für alle transparent machen:

• Festlegung der Inhalte
• Zugriffskonzept für verschiedene Personengruppen
• Aufbewahrungs- und Löschpflichten
• Zwecke der Datenerhebung
• Auswertung der Akteninhalte
• Protokollierung über Veränderung an der Akte
• Datensicherheit, insbesondere sensible Gesundheitsdaten
• Pflichten im Umgang mit der Personalakte
• Transparenz und Auskunftsrechte für Beschäftigte

Aufbewahrungsfristen für Papierunterlagen

Nachdem die Entscheidung zur Digitalisierung gefallen ist, stellt sich die Frage, was mit den Originalunterlagen passieren soll? Dürfen diese geschreddert werden? Die Antwort lautet mal wieder JEIN! Sinnvollerweise sollten nämlich die wichtigsten Dokumente nicht nur digital, sondern auch in Papierform aufbewahrt werden. Darunter fallen auch weiterhin z.B.

• befristete Arbeitsverträge,
• Arbeitsverträge mit nachträglichen Wettbewerbsverboten,
• Aufhebungsverträge
• oder das Kündigungsschreiben.

Der Grund ist die Beweissicherung. Kommt es zu einem Prozess, können die Papierdokumente zu einer Beweiserleichterung beitragen, da Dokumente, die im Original unterzeichnet sind, im Streitfall eine besondere Beweiskraft haben (§§ 415 ff. ZPO). Daher sollten diese Dokumente im Original aufbewahrt werden, um im Falle eines Rechtsstreits den Urkundenbeweis führen zu können.

Unabhängig davon muss HR bei der Archivierung der Personalakten bestimmte Aufbewahrungsfristen beachten, die sich aus dem Gesetz ergeben (§§ 257 HGB, 147AO, 28f SGB IV und 39b EstG):

• Unterlagen mit steuerlicher Relevanz wie Lohnabrechnungen oder Lohnsteuerabrechnungen dürfen grundsätzlich erst nach sechs Jahren vernichtet werden.
• Sind Unterlagen für die betriebliche Gewinnermittlung relevant, gilt sogar eine Aufbewahrungspflicht von acht Jahren.
• Beitragsnachweise zur Sozialversicherung sind hingegen an eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gebunden.

Praxis-Tipp: Unabhängig von den einzelnen Aufbewahrungsfristen sollte die Personalakte in Papierform auch nach Ausscheiden des Mitarbeiters noch mindestens für die Dauer der jeweiligen Ausschluss- und Verjährungsfristen aufbewahrt werden.

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Datenschutz steht auch bei der digitalen Personalakte an erster Stelle

Im Gesetz ist zum einen geregelt, wie lange Dokumente aufbewahrt werden müssen. Zum anderen gibt es Vorgaben, wie lange bestimmte Daten gespeichert werden dürfen. Laut Datenschutzregelungen dürfen Daten nur so lange gespeichert werden, wie es zur Verarbeitung erforderlich ist.

In Personalakten werden natürlich auch viele persönliche Daten gesammelt. Dazu gehören Name, Anschrift, Alter, Geschlecht, Familienstand, Lebenslauf oder Zeugnisse. Aber auch besonders sensible Informationen wie Gesundheitsdaten oder Religionszugehörigkeit können darin enthalten sein. Hier müssen sich Unternehmen zwingend an die datenschutzrechtlichen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) halten. Übrigens greift hier der Datenschutz sowohl für Personalakten in Papierform als auch für elektronische Personalakten gleichermaßen.

Praxis-Tipp: Informieren Sie sich darüber, welche Informationen in einer Personalakte Platzfinden sollten und welche Informationen tabu sind.

‍Auf folgende datenschutzrechtliche Sicherheitsmaßnahmen sollte bei der Einführung der elektronischen Personalakte geachtet werden:

• Detailliertes Rechte-/Rollenkonzept zum Lesen und Bearbeiten der digitalen Dokumente
• Gewährleistung, dass nur Berechtigte, die für sie zugelassenen Dokumente lesen und/oder bearbeiten können
• Authentifizierung bei der Anmeldung
• Datenschutz auf dem aktuellen Stand
• Anonymisierte Löschprotokolle

Personalakten digitalisieren: Outsourcing statt selbst scannen

Wenn es an das Digitalisieren der Akten geht, denken viele sofort an riesige Aktenberge, die einzeln gescannt und wieder zugeordnet werden müssen. Je nach Unternehmensgröße können dabei mehrere Tausend Dokumente zusammenkommen. 

Doch diese Aufgabe kann HR an einen kompetenten Dienstleister outsourcen. Zertifizierte Scandienstleister sowie etablierte Anbieter von digitalen Personalakten verfügen über eine datenschutzkonforme , der sämtliche Anforderungen der deutschen Gesetzgebung erfüllt.

Der Dokumentenzugriff erfolgt über verschlüsselte Übertragungen, ist passwortgeschützt und wird elektronisch protokolliert. Für die spätere richtige Zuordnung erfolgt die Verarbeitung meist aktenweise und innerhalb der Akten nach Register oder Dokumententyp. Ausgefeilte Rollen- und Berechtigungskonzepte garantieren die notwendige Sicherheit. Wer zusätzlich beider Auswahl des Dienstleisters noch darauf achtet, dass der Standort des Rechenzentrums in Deutschland liegt, kann eine datenschutzkonforme Digitalisierung erwarten.

Praxis-Tipp: Wenn die Akten vor der Digitalisierung um unnötige Dokumente bereinigt werden, reduziert dies den Scan-Aufwand im Vorfeld. Scannen in Eigenregie lohnt meist nicht. Zusätzlich sollte immer auch eine Vereinbarung gemäß EU-DSGVO zur Auftragsdatenverarbeitung mit den Dienstleistern getroffen werden.

Die Vorteile von digitalisierten Personalakten auf einen Blick

• Zeitersparnis & effiziente Prozesse: Bis zu 40 % Zeitersparnis dank schneller Such-Bearbeitungsfunktionen und einheitlicher Datenstrukturen. Auf Knopfdruck lassen sich schnelle Reports und Managementberichte erstellen ohne manuellen Aufwand. Dadurch bleibt mehr Zeit für wichtigere strategische Aufgaben.
• Kostensenkung: Bis zu 20 % geringere Lager-,Druck- und Portokosten.
• Transparenz & Aktualität: Die einheitliche Aktenführung garantiert transparente Prozesse und ermöglicht die schnellere Bearbeitung und verringert den Abstimmungsaufwand.
• Flexibilität & Verfügbarkeit: Standortunabhängiger Zugriff  für berechtigte Personen zu jeder Zeit möglich, auch aus dem Homeoffice.  Zudem können mehrere Personen gleichzeitig auf die Daten zugreifen und diese bearbeiten.
• Mehr Datensicherheit: Verschlüsselung, Zugriffsrechte und Protokollierung schützen sensible Daten. Automatische Backups schützen vor Datenverlusten.
• Beitrag zu Nachhaltigkeit: Der geringere Papierverbrauchunterstützt die Umweltfreundlichkeit des Unternehmens.
• Mehr Rechtssicherheit: Arbeitsrechtliche Vorgaben durch DSGVO oder BDSG wie z. B. Aufbewahrungsfristen oder Löschungen werden eingehalten. Rechtssichere Vorlagen garantieren rechtssichere Verträge und Aktenführung.

ROI: Ab wann rechnet sich die Investition in digitale Personalakten?

Wollen Unternehmen digitale Personalakten einführen, fallen sowohl einmalige als auch laufende Kosten an, die bei einer umfassenden Amortisationsrechnung (Return on Investment ROI) berücksichtigt werden müssen. Das sind z.B. Initialaufwände beim Scannen, Konfigurationskosten, Lizenzkosten für die Software und Schulungsmaßnahmen.

Um die Amortisationsdauer korrekt zu berechnen, müssen Betriebe die initialen und laufenden Kosten genauso berücksichtigen, wie die Einsparungspotenziale und den indirekten Nutzen für eine solche Investition. Das ist meist nicht ganz einfach. Dabei fließen auch die Prozesskosten für die Bearbeitung der Papierakten in eine solche Berechnung ein.

Denn häufig unterschätzen Unternehmen für eine Kosten-Nutzen-Abwägung die laufenden jährlichen Kosten für Papierakten, die für die Anlage und Pflege anfallen, wie z. B. Lagerkosten, Material- und Druckkosten sowie Porto, wenn Bestätigungen oder Gehaltsabrechnung per Post zugestellt werden müssen.

Praxis-Tipp: Mit unserem Online ROI-Rechner finden Verantwortliche mit wenigen Klicks heraus, ab wann es sich lohnt, auf digitale Personalakten umzusteigen.