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Die digitale Personalakte bildet für Personalabteilungen den Startpunkt der Digitalisierung. Auf dem Markt gibt es hier zahlreiche Anbieter. Für HR ist es nicht immer einfach, die für sich „beste Lösung“ zu finden. Empfehlenswert ist es daher, sich auf Anbieter zu fokussieren, die entsprechende Erfahrung sowie ein Gesamtportfolio zu den verschiedenen HR Themen bieten. Doch auch kleine technische Details in den Softwarelösungen sind wichtig und können den HR Arbeitsalltag entscheidend (positiv) beeinflussen. So auch die Frage, ob eine digitale Personalakte mit Volltextsuche oder Metadatensuche besser ist. Eine kurze Analyse.
Die Personalakte eines Mitarbeiters spielt bei den operativen HR Services der Personalabteilungen eine große Rolle. Tagtäglich müssen Personalakten neu angelegt, erweitert oder Dokumente und Texte in der digitalen Personalakte gesucht werden. Geschwindigkeit zahlt sich für HR aus. Entsprechend sind der Funktionsumfang und die technischen Details der HR Software wichtig. Besonders die Suche nach Texten oder Dokumenten kann Zeit, Nerven und Ressourcen sparen. Hier wird zwischen der Volltextsuche (auch OCR genannt) und der Metadatensuche unterschieden.
Beim Umstieg auf die digitale Personalakte müssen Papierakten zunächst eingescannt und digitalisiert werden. Oft passiert dies durch spezialisierte Unternehmen oder Partner. Schon der Scan-Vorgang ergibt einen ersten Vorteil für die Metadatensuche. Denn die Volltextsuche basiert auf der Qualität des Scans. Ist dieser nicht hochauflösend genug, findet die Volltextsuche keine Ergebnisse. In der Regel liefern Volltextsuchen statistisch gesehen nur ca. 70 % Trefferquoten. Eine Metadatensuche kann hier ca. 90 % bieten.
Ein weiterer Vorteil ist die Datenkonformität bei einer Metadatensuche. Bei der Volltextsuche wird das Dokument „ausgelesen“ und der komplette Text auf einer separaten(!) Datenbank gespeichert, um nach den Dokumenten suchen zu können. D.h. wenn jemand auf diese Datenbank Zugriff hat, kann dieser einfach so zum Beispiel nach „Abmahnung“ suchen und bekommt angezeigt, wer eine Abmahnung in der Akte hat, inklusive aller Inhalte der Abmahnung.
Bei der Metadatensuche werden Schlagwörter zum Dokument genutzt und auf der gleichen Datenbank gespeichert. Zugriff kann man so nur haben, wenn man auch Zugriff auf den Mitarbeiter hat. Inhalte der Abmahnung können entsprechend nicht einfach so angezeigt oder herausgefiltert werden.
Sie möchten herausfinden, welche Mitarbeiter bereits ein bestimmtes Dokument „zur Kenntnis genommen“ oder „unterschrieben“ haben. Eine interne Richtlinie zur IT-Security ist häufig solch ein Fall. Die Metadaten erlaubt Ihnen nun, die Suche nach unterschiedlichen Merkmalen in Kombination. Diese sind in unserem Beispiel:
Die Metadatensuche erlaubt Ihnen inzwischen exakt die Mitarbeiter zu finden, die die Sicherheitsrichtlinie bereits unterschrieben haben. Sie erlaubt Ihnen auch die Umkehrung dieser Suche: „Wer hat das Dokument noch NICHT unterschrieben?“. Die Ergebnisliste lässt sich dann für weitere Maßnahmen und als Nachweise in HR Audits verwenden. Sie können sich sicher sein, dass die Trefferquote dieser Suchanfrage bei 100 % liegt. Eine reine Volltextsuche kann eine derart strukturierte Abfrage nicht leisten.
Gewährleistung, dass jeder HR-Benutzer die gleichen Ergebnisse erhält. Beispiel: Es sollen alle Arbeitsverträge aus dem letzten Geschäftsjahr gesucht werden. Vorteil der Metadatensuche: Egal, ob der Benutzer „Arbeitsvertrag“, „Anstellungsvertrag“ oder englisch „Working Letter“ sucht, die Ergebnisse sind immer die 100 % zuverlässig.
Die Metadatensuche ist aus Security-Sicht vorteilhaft, da Ihre Daten jederzeit verschlüsselt bleiben. Bei OCR ist der Suchindex unverschlüsselt, da sonst keine performante Suche möglich wäre. Die Erhebung mancher Metadaten sind unternehmensweit verpflichtend, wenn unter anderem ein Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 eingeführt wurde. Metadaten dienen oft nicht nur der Information, sondern der gezielten Suche und des Filterns von Suchergebnissen. Auf Basis von Metadaten können beispielsweise dokumentenbezogene Geschäftsprozesse gelenkt werden.
Die Haufe Digitale Personalakte verfügt über eine Metadatensuche. Sie möchten mehr darüber erfahren und weitere Funktionen kennenlernen? Melden Sie sich gern zum unverbindlichen Beratungsgespräch oder einer Online-Demo.
Christoph Stuntz ist Business Development Manager bei der Haufe Group. Seit über 20 Jahren ist er in der Beratung, Kundenbetreuung und im Vertrieb bei der Haufe Group tätig. Er hat umfangreiche Erfahrung aus Kundenprojekten in den Bereichen HR, Digitalisierung und Transformation sowie über das Lösungsportfolio der Haufe Group.
