So erstellt HR 2026 Dokumente – Leitfaden für Personalabteilungen

Wie können HR-Abteilungen 2026 sicherstellen, dass ihre Dokumente nicht nur rechtssicher, sondern auch effizient und fehlerfrei erstellt werden? Mit den steigenden Anforderungen durch die Digitalisierung und Compliance-Richtlinien wird die manuelle Dokumentenerstellung zunehmend zum Hindernis. Künftig bilden automatisierte und digitale Workflows die Grundlage moderner Personalprozesse. Worauf es also im nächsten Jahr wirklich ankommt und wie Sie sich mit smarten Lösungen zukunftsfähig und rechtssicher aufstellen können, lesen Sie hier.

Überblick über die wichtigsten HR-Dokumente: Von Aufhebungsvertrag bis Zusatzvereinbarung

HR-Dokumente sind das Fundament jeder Personalabteilung. Sie begleiten Mitarbeitende durch jede Phase ihres Arbeitsverhältnisses – von der Einstellung über die Entwicklung bis hin zum Austritt – und stellen sicher, dass rechtliche sowie organisatorische Anforderungen jederzeit erfüllt werden.

Zu den wichtigsten Unterlagen gehören:

• Arbeitsvertrag: Regelt zentrale Aspekte wie Vergütung, Arbeitszeit und Urlaub.‍
• Zusatzvereinbarungen: Homeoffice-Regelungen, Überstunden-Regelungen, Abrufarbeit.‍
• Abwesenheitsbescheinigung & Urlaub: Urlaub, Vereinbarung von unbezahltem Urlaub, Mutterschutz.‍
• Abmahnung: Dient als formelle Warnung zur Wahrung arbeitsrechtlicher Vorgaben.‍
• Zeugnis: Dokumentiert Leistungen und Qualifikationen für die berufliche Zukunft.‍
• Aufhebungsvertrag: Ermöglicht eine einvernehmliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
• ‍Kündigungsschreiben: Beendet Arbeitsverhältnisse rechtssicher.

Rechtliche Änderungen und Ausblick: Welche Neuerungen HR 2026 berücksichtigen muss

Auch 2026 bleibt die rechtskonforme Erstellung von Arbeitsverträgen, Nachweisen und Vereinbarungen anspruchsvoll. Themen wie der steigende Mindestlohn oder die Aktivrente sind nur einige der neuen Regelungen, die auf gesetzlicher Ebene bevorstehen. Wir werfen einen Blick auf ausgewählte Neuerungen und ihre Auswirkungen auf HR-Dokumente.

Welche Pflichten haben sich kürzlich geändert?

Änderung des Nachweisgesetzes: Textform statt Schriftform

Seit dem 01. Januar 2025 erlaubt das Nachweisgesetz (§126b,BGB), dass Dokumente über wesentliche Vertragsbedingungen in Textform erstellt werden. Ein Vertrag auf Papier und eine handschriftliche Unterschrift sind nicht mehr notwendig. Stattdessen kann ein Arbeitsvertrag digital als PDF verschickt werden, solange er speicherbar ist und der Empfang bestätigt wurde. Ausgenommen sind Kündigungen und Aufhebungsverträge – hier gilt weiter Papierpflicht.

Welche Neuerungen wird es 2026 (voraussichtlich) geben?

Steigender Mindestlohn ab 2026

Ab dem 01. Januar 2026 steigt der gesetzliche Mindestlohn auf 13,90 EUR brutto pro Stunde. Die Geringfügigkeitsgrenze für Minijobs erhöht sich entsprechend auf 603 EUR monatlich. Unternehmen müssen Vereinbarungen und Abrechnungsprozesse rechtzeitig anpassen und Vorlagen für neue rechtskonforme Verträge anlegen.

Gesetzesentwurf zur steuerfreien Aktivrente  

Mit der Aktivrente sollen Personen, die das Rentenalter erreicht haben, ab dem 1. Januar 2026 zusätzlich bis zu 2.000 EUR monatlich steuerfrei hinzuverdienen können. Von der Begünstigung profitieren sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer:innen ab Vollendung des 67. Lebensjahres. Während der Bundestag das Gesetz bereits beschlossen hat, steht die Zustimmung des Bundestags noch aus. HR-Abteilungen müssen dann bestehendeVerträge auf Altersbefristungen prüfen und neue Verträge für eine rechtssichere Weiterbeschäftigung aufsetzen.

Neue Standards durch die EU-Entgelttransparenzrichtlinie

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie, die bis Juni 2026 innationales Recht umgesetzt werden soll, verlangt künftig geschlechtsneutrale und objektive Entgeltkriterien. Unternehmen müssen dies nachweisen und über ihre Vergütungsstrukturen und den Gender Pay Gap berichten. HR-Mitarbeitende müssen künftig sicherstellen, dass Stellenausschreibungen konkrete Gehaltsangaben bzw. -spannen enthalten. Zudem haben Mitarbeitende ein Auskunftsrecht über die durchschnittliche Entgelthöhe vergleichbarer Kolleg:innen.

Vereinfachung der Führerscheinkontrolle bei Dienstwagen

Statt jedes halbe Jahr müssen Mitarbeitende mit Dienstwagen ihren Führerschein künftig nur noch einmal zu Beginn der Überlassung vorzeigen. Ein entsprechender Gesetzesentwurf wurde eingebracht, die Verabschiedung steht jedoch noch aus. Unternehmen sollten dann Ihren Dienstwagen-Überlassungsvertrag entsprechend anpassen und die neue Regelung aufnehmen.

Bestehende und neue Regularien verlangen also weiterhin Präzision, Transparenz und rechtssichere Prozesse. Verträge und Dokumente müssen in ihrer Form und ihren Formulierungen stets an die neuesten Vorgaben angepasst werden. Zwar bringen Änderungen und neue Beschlüsse Entlastung, doch erst durch den gezielten Einsatz digitaler Lösungen können Unternehmen die Anforderungen effizient bewältigen.

HR-Prozesse optimieren: Die Vorteile smarter Dokumentengenerierung

Die wachsende Komplexität gesetzlicher Anforderungen macht eine effiziente Dokumentenerstellung in den nächsten Jahren unverzichtbar. Smarte Lösungen zur Generierung von Dokumenten bieten dabei entscheidende Vorteile:

• ‍Effizienz: Cloudbasierte Softwarelösungen ermöglichen die automatisierte Integration von Mitarbeiterdaten direkt aus HR-Systemen, minimieren Fehler beider Übertragung und beschleunigen den Prozess erheblich.‍
• Rechtssicherheit: Eine zentral gepflegte Vorlagenbibliothek mit geprüften Formulierungen gewährleistet die Einhaltung aktueller arbeitsrechtlicher Anforderungen. So werden juristische Risiken reduziert.‍
• Transparenz: Digitale Workflows ermöglichen eine klare Nachverfolgung von Freigaben und Statusmeldungen für HR-Mitarbeitende. Stakeholder:innen können direkt aufgefordert werden, Freigaben zu erteilen, fehlende Angaben an der richtigen Stelle zu ergänzen oder E-Signaturen zu setzen.‍
• Flexibilität: Rechtssichere Vorlagen können im Corporate Designs des eigenen Unternehmens erstellt und für den Einzelfall angepasst werden. Eine KI unterstützt zusätzlich beim Import eigener Vorlagen. ‍
• Sicherheit: Durch sicheres Hosting und eine verschlüsseltenDatenverarbeitung können höchste Datenschutzstandards gewährleistet werden. Features wie Single-Sign-On (SSO) bieten zudem eine zentrale Authentifizierungsmethode, die unbefugte Zugriffe verhindert.

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Tools zur HR-Dokumentenerstellung: Auswahlkriterien & Funktionen

Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen – sei es durch branchenspezifische Regularien oder interne Prozesse –, die bei der Auswahl des Tools berücksichtigt werden müssen. Um die richtige Lösung zu finden, sollten folgende Kriterien geprüft werden:

• ‍Rechtssicherheit & Aktualität: Gewährleistet das Tool, dass alle Vorlagen den aktuellen rechtlichen Regularien entsprechen? Werden Updates durchgeführt?‍
• Automatisierung & Effizienz: Sind Prozesse, wie die Übernahme von Mitarbeiterdaten aus HR-Systemen, automatisiert?‍
• Integration & Kompatibilität: Kann das Tool reibungslos an bestehende Systeme, wie ERP-Lösungen, angebunden werden?‍
• Transparenz& Zusammenarbeit: Ermöglicht das Tool eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und Betriebsrat? Sind bspw. Echtzeit-Statusmeldungen und transparente Freigabeprozesse integriert?‍
• Individualisierbarkeit: Können Vorlagen an das Corporate Design angepasst und individuelle Klauseln und Vorlagen integriert werden?
• Sicherheit: Werden zentrale Sicherheitsvorgaben, wie die DSGVO, eingehalten?

Sicherheit: Werden zentrale Sicherheitsvorgaben, wie die DSGVO, eingehalten?

Schritt für Schritt zum rechtssicheren HR-Dokument mit DocPlus

Zum fertigen HR-Dokument gelangen Sie mit smarten Lösungen wie Haufe DocPlus bereits in wenigen Schritten:

1. ‍ Auswahl der Vorlage: Auswahl aus allen rechtssicheren Vorlagen der Haufe Fachdatenbank oder KI-basierter Upload eigener Vorlagen. ‍
2. Dateneingabe bzw. -übernahme: Inhalte in vordefinierte Felder eingeben oder Stammdaten direkt importieren. Das Layout kann individuell an die eigenen Unternehmensrichtlinien angepasst werden.‍
3. Digitale Freigabe & E-Signatur: Beteiligte können direkt aufgefordert werden, Inhalte zu ergänzen, Dokumente freizugeben oder per E-Signatur zu unterzeichnen.‍
4. Export: Das fertige HR-Dokument lässt sich als Word- oder PDF-Datei exportieren.

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Fazit: Digitalisierung als Schlüssel zu effizienteren HR-Prozessen

Smarte Lösungen zur Dokumentenerstellung bieten Personalabteilungen die Möglichkeit, komplexe rechtliche Anforderungen effizient und sicher zu bewältigen.  Automatisierung, Integration und Flexibilität schaffen nicht nur Zeitersparnis, sondern sorgen auch für Transparenz und Nachvollziehbarkeit entlang des Prozesses. Unternehmen, die frühzeitig auf smarte Tools setzen, können so die künftigen Herausforderungen souverän meistern und ihre HR-Abteilungen zukunftssicher aufstellen.