Bei beruflichen Auslandsreisen sind lohnsteuerlich bestimmte Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungskosten zu beachten. Bild: Corbis

Die Verwaltung hat die Auslandssätze für Verpflegungsmehraufwand für Reisen ab dem Jahr 2018 bekannt gegeben. Daneben enthält der Erlass auch weitere Einzelheiten zur Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen.

Der neue Erlass enthält die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen ab 1. Januar 2018. Hinsichtlich der Pauschalen gibt es auch für Tätigkeiten im Ausland seit der Reisekostenreform nur noch zwei verschiedene Sätze:

  • Große Pauschale für volle Abwesenheitstage
  • Kleine Pauschale für den An- und Abreisetag sowie bei Abwesenheitsdauer von mehr als acht (aber weniger als 24) Stunden

Die Beträge für die einzelnen Länder für 2018 enthält der neue Verwaltungserlass. Bis zu dieser Höhe kann der Arbeitgeber steuerfreie Erstattungen vornehmen.

Änderungen bei den Verpflegungsmehraufwendungen 2018

Änderungen ergeben sich aus der Tabelle gegenüber den Verpflegungs­mehraufwendungen 2017 unter anderem für folgende Staaten beziehungsweise Orte:

  • Australien
  • Belgien
  • Brasilien
  • Dänemark
  • Finnland
  • Frankreich (Marseille und Straßburg)
  • Japan (Tokio)
  • Kanada
  • Neuseeland
  • Norwegen

Verpflegungsmehraufwand Ausland 2017 und 2016

Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand bei Auslandsdienstreisen werden jährlich veröffentlicht. Die Auslandsreisepauschalen 2017 und 2016 finden Sie in Ihrem Haufe Personal Office. 

Berechnung Verpflegungsmehraufwand Ausland 

Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen Folgendes:

  • Bei einer Anreise vom Inland ins Ausland ohne Tätigwerden ist die Verpflegungspauschale des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr erreicht wird. 
  • Bei einer Rückreise vom Ausland ins Inland ist die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsorts im Ausland maßgebend. 
  • Für die Zwischentage ist in der Regel der Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Mitarbeiter vor 24 Uhr Ortszeit erreicht (vergleiche dazu auch Randziffer 51 aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 24. Oktober 2014, BStBl I Seite 1412).

Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.

Beispiel zur Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland

Der Arbeitnehmer A reist im Januar 2018 am Montag um 20.00 Uhr zu einer beruflichen Auswärtstätigkeit von seiner Wohnung in Berlin nach Brüssel. Er erreicht Belgien um 2.00 Uhr. Dienstag ist er den ganzen Tag in Brüssel tätig. Am Mittwoch reist er zu einem weiteren Geschäftstermin um 8.00 Uhr nach Amsterdam. Er erreicht Amsterdam um 14.00 Uhr. Dort ist er bis Donnerstag um 13.00 Uhr tätig und reist anschließend zurück nach Berlin. Er erreicht seine Wohnung am Donnerstag um 22.30 Uhr.

Für Montag ist die inländische Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand maßgebend (12 Euro), da A sich um 24.00 Uhr noch im Inland befindet. Für Dienstag ist die Verpflegungspauschale für Belgien anzuwenden (42 Euro). Für Mittwoch ist die Verpflegungspauschale für die Niederlande zu Grunde zulegen (46 Euro), da sich der Ort, den A vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat, in den Niederlanden befindet. Für Donnerstag ist die Verpflegungspauschale der Niederlande für den Abreisetag maßgeblich (31 Euro), da A noch bis 13.00 Uhr in Amsterdam beruflich tätig war.

Ergänzende Informationen zur Berechnung der Verpflegungsmehr-aufwendungen im Ausland

Der neue Erlass verweist auf die ergänzenden Richtlinienregelungen (R 9.6 LStR) insbesondere bei Schiffs- und Flugreisen:

  • Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld und für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.
  • Bei Flugreisen ist die Landung entscheidend. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, so ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend.
  • Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Daneben enthält das Schreiben auch Regelungen zur Auslandskürzung der Verpflegungspauschale bei Mahlzeitengestellung: Bei der Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten ist die Kürzung der Verpflegungspauschale tagesbezogen vorzunehmen, das heißt von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit, unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.

Beispiel zur Mahlzeitenkürzung

Der Ingenieur I kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg zu seiner Wohnung zurück. Nachdem er Unterlagen und neue Kleidung eingepackt hat, reist er zu einer weiteren mehrtägigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen weiter. I erreicht Kopenhagen um 23.00 Uhr. Die Übernachtungen, jeweils mit Frühstück, wurden vom Arbeitgeber im Voraus gebucht und bezahlt.
Für Dienstag ist nur die höhere Verpflegungspauschale von 40 Euro (Rückreisetag von Straßburg: 34 Euro, Anreisetag nach Kopenhagen: 39 Euro) anzusetzen. Aufgrund der Gestellung des Frühstücks im Rahmen der Übernachtung in Straßburg ist die Verpflegungspauschale um 11,60 Euro (20 Prozent der Verpflegungspauschale Kopenhagen für einen vollen Kalendertag: 58 Euro) auf 27,40 Euro zu kürzen.

Pauschalen für Übernachtungskosten im Ausland

Die Verwaltungsanweisung enthält daneben die Pauschbeträge für Übernachtungskosten ab 2018. Auch hier ergeben sich einige Änderungen gegenüber 2017, insbesondere bei den meisten der oben genannten Staaten, daneben zum Beispiel für Luxemburg. Die Pauschalen sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Absatz 3 LStR und Randziffer 112 des Schreibens vom Bundesfinanzministeriums vom 24. Oktober 2014, BStBl I Seite 1412).

Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 8. November 2017, IV C 5 - S 2353/08/10006 :008


Die wichtigsten Änderungen zum Jahreswechsel in den Bereichen Entgelt, Arbeitsrecht und HR-Management finden Sie hier im Überblick.

Schlagworte zum Thema:  Verpflegungsmehraufwand, Verpflegungspauschale, Auslandsreise, Übernachtungskosten

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