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Verpflegungspauschale

Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Zur steuerlichen Absetzbarkeit des Verpflegungsmehraufwands gibt es die sogenannte Verpflegungspauschale (manchmal auch Verpflegungspauschbetrag). Sie richtet sich nach Reiseland und Reisedauer. Eingeführt wurde die Verpflegungspauschale, weil die Ermittlung, ob es sich um geschäftliche beziehungsweise berufliche Kosten handelt, schwierig und aufwändig wäre.

Die Verpflegungspauschale kann auch dann nicht überschritten werden, wenn nachweislich höhere Kosten entstanden sind. Allerdings gibt es eine Ausnahme: Ist ein Unternehmen umsatzsteuerpflichtig, dann kann die Vorsteuer aus dem gesamten Betrag der Dienstreise geltend gemacht werden.

Die neue Verpflegungspauschale

Mit der Reisekostenreform 2014 traten neue Richtlinien für Reisekosten und den Verpflegungsmehraufwand in Kraft. Statt wie bisher drei gibt es nunmehr zwei verschiedene Verpflegungspauschalen für Inlandsreisen im Reisekostenrecht.

  • Bei mehr als achtstündiger Abwesenheit von der Tätigkeitsstätte (und der Wohnung) beträgt die Verpflegungspauschale zwölf Euro ohne Übernachtung. Gleiches gilt für den Anreise- und Abreisetag bei Dienstreisen, die eine Übernachtung mit einschließen. Hier ist keine Mindestabwesenheit notwendig.
  • Beträgt die dienstbedingte Abwesenheit einen Kalendertag, dann ist die Pauschale auf 24 Euro begrenzt.

Wichtig ist, dass es sich um einen beruflich veranlassten Verpflegungsmehraufwand handelt, der vom Arbeitnehmer selbst bezahlt wurde. Wenn der Arbeitgeber vor Ort die Verpflegung übernimmt, wird die Verpflegungspauschale tageweise gekürzt.

Zeitliche Begrenzung und Geschäftsreisen im Ausland

Die Pauschale ist auf die ersten drei Monate einer neuen Tätigkeit begrenzt. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen führt zu einem neuen Beginn der drei monatigen Phase. Die Ursache ist hierbei nicht relevant.

Bei geschäftlichen Auslandsreisen gelten die jeweiligen Pauschalen des Ziellands. Bei grenzüberschreitenden Dienstreisen ist der Verpflegungspauschbetrag des Orts anzuwenden, den der Dienstreisende vor 24 Uhr Ortszeit als letztes erreicht hat. Hat ein Land keine Verpflegungspauschale, so ist die Höhe des Betrags von Luxemburg anzuwenden.