Kürzung der Verpflegungspauschale bei unentgeltlicher Verpflegung

An dem bisherigen System, dass die Arbeitgeberbewirtung durch den Ansatz eines geldwerten Vorteils erfasst wird und im Gegenzug die lohnsteuerlichen Verpflegungspauschbeträge vom Arbeitnehmer ungeachtet der unentgeltlichen Verpflegung ungekürzt in Anspruch genommen werden können, wird nur noch eingeschränkt in bestimmten Fällen festgehalten. Der praktische Hauptanwendungsfall folgt ab 2014 einer anderen steuerlichen Behandlung.

Es gilt das umgekehrte Prinzip: Kürzung der Verpflegungspauschbeträge anstelle der Vorteilsbesteuerung. Einerseits soll der Arbeitgeber dadurch entlastet werden, dass auf eine Besteuerung der während einer beruflichen Reisetätigkeit gewährten Mahlzeiten verzichtet wird, anderseits muss der Arbeitnehmer dafür eine Kürzung der Verpflegungspauschbeträge in Kauf nehmen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG. Durch diese Verfahrensweise nimmt der Gesetzgeber im Ergebnis eine Saldierung vor.

Wird ein Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt verpflegt, ist nach der Neuregelung zwischen einer üblichen Arbeitgeberbewirtung und einem sog. lohnsteuerpflichtigen Belohnungsessen zu unterscheiden. Während nach der bisherigen Besteuerungspraxis bis zu einem Betrag von 40 EUR von einer üblichen Mahlzeit auszugehen ist, hebt der Gesetzgeber die Üblichkeitsgrenze ab 2014 auf 60 EUR an. Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR, handelt es sich um eine übliche Bewirtung; es gilt folgende lohnsteuerliche Behandlung:

Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG).

Gleichzeitig sieht der Gesetzgeber eine tageweise Kürzung des Werbungskostenabzugs für Verpflegungsmehraufwand vor, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Die Kürzung erfolgt i. H. v.

• 20 % der Tagespauschale für ein Frühstück bzw.

• 40 % der Tagespauschale für ein Mittag- oder Abendessen.

Für die Kürzung ist auf die volle Verpflegungspauschale abzustellen, die für den jeweiligen Ort bei einer 24-stündigen Abwesenheit gilt. Bei einer Arbeitgeberbewirtung im Inland beträgt demnach der Kürzungsbetrag 4,80 EUR bzw. 9,60 EUR, je nach nachdem ob es sich um ein Frühstück oder ein Mittag- bzw. Abendessen handelt. Die Kürzung ist zwingend, vermeidet aber im Wege der gesetzlichen Saldierung die Besteuerung eines geldwerten Vorteils. Sie ist immer von der jeweiligen Verpflegungspauschale des Tages vorzunehmen, an dem die Gestellung der Mahlzeit durch den Arbeitgeber erfolgt.

Die Kürzung der Verpflegungspauschbeträge in den Fällen der Arbeitgeberbewirtung ist auch beim steuerfreien Arbeitgeberersatz zu beachten. Die Höhe der steuerfrei zulässigen Reisekostenvergütungen ist an den Umfang des möglichen Werbungskostenabzugs geknüpft. Sowohl die Steuerbefreiungsvorschrift für Arbeitgeber der Privatwirtschaft (§ 3 Nr. 16 EStG) als auch die für den öffentlichen Dienst (§ 3 Nr. 13 EStG) lässt die als Reisekostenvergütungen gezahlten Verpflegungsmehraufwendungen nur insoweit steuerfrei, als sie die als Werbungskosten abziehbaren Verpflegungspauschbeträge nach § 9 Abs. 4a EStG nicht übersteigen.

Damit das Finanzamt eine evtl. Kürzung der Verpflegungspauschalen bei der Einkommensteuerveranlagung erkennen kann, gilt ab 2014 eine neue Bescheinigungspflicht (§ 41b Abs. 2 Satz 2 Nr. 8 EStG). Im Lohnkonto und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung hat der Arbeitgeber den Großbuchstaben M aufzuzeichnen bzw. zu bescheinigen, sofern der Arbeitnehmer im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten im Rahmen der 60-EUR-Grenze unentgeltlich bzw. verbilligt verpflegt worden ist. 

Arbeitsaufwand kann vermieden werden

Mit Blick auf den im Lohnbüro anfallenden Arbeitsaufwand und den aufgrund der erforderlichen Kürzung der Verpflegungspauschale vergleichsweise geringen steuerfreien Erstattungsbetrag ist durchaus überlegenswert, an Reisetagen mit Verköstigung durch den Arbeitgeber auf den steuerfreien Arbeitgeberersatz der Verpflegungskosten zu verzichten und stattdessen (nur) die tatsächlichen Kosten der auf den Namen des Arbeitgebers lautenden Rechnungsbelege zu tragen. Dadurch lassen sich komplizierte, zeitaufwändige Berechnungen bei Verpflegung durch den Arbeitgeber in Kürzungsfällen vermeiden. Eine entsprechende Anpassung der betrieblichen Reisekostenverordnung, die steuerfreie Verpflegungspauschalen nur für Tage ohne Arbeitgeberverpflegung vorsieht, kann hierzu im Einzelfall erforderlich sein.