Für Firmenwagen werden auch die Bezeichnungen Dienstwagen und Geschäftswagen verwendet. Die Überlassung eines Dienstwagens für private Zwecke stellt Arbeitslohn dar. Außerdem dürfen die auf die Privatfahrten eines Firmeninhabers entfallenden Kosten des Fahrzeugs seinen Gewinn nicht mindern.


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Top-Thema 03.05.2018 Neues BMF-Schreiben zum Firmenwagen

Was ist ein Firmenwagen: Definition

Bei Firmenwagen, Dienstwagen und Geschäftswagen handelt sich entweder um ein Fahrzeug, das dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber zur Nutzung überlassen wird, oder um ein von einem Unternehmer verwendetes Fahrzeug, dass seinem betrieblichen Bereich zugeordnet ist. Dieser Unterscheid ist wichtig im Hinblick auf die steuerlich Behandlung.

Geldwerter Vorteil Firmenwagen

Darf ein Arbeitnehmer den Dienstwagen kostenlos oder verbilligt auch für Privatfahrten bzw. für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen, ist der darin liegende geldwerte Vorteil steuerpflichtiger Arbeitslohn und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt.

Firmenwagen versteuern

Der Firmeninhaber eines Personenunternehmens (Einzelfirma, Personengesellschaft) muss die auf Privatfahrten entfallenden Kosten des Betriebsfahrzeugs dem Gewinn hinzurechnen. Wird das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte/erste Tätigkeitsstätte oder für Heimfahrten anlässlich einer doppelten Haushaltsführung genutzt, stellt der die Pendlerpauschale übersteigende Aufwand nicht abziehbare Betriebsausgaben dar. Den als Betriebsausgabe für diese Fahrten erfassten Mehraufwand muss er nicht als abziehbare Betriebsausgabe dem Gewinn hinzurechnen.

Firmenwagen privat nutzen

  • Firmenwagen Privatnutzung: Der geldwerte Vorteil kann in bei Arbeitnehmern und bei Selbstständigen nach der sog. 1-%-Regelung (pauschale Nutzungswertermittlung) oder nach der Fahrtenbuchmethode (individuelle Nutzungswertermittlung) berechnet werden.
  • Firmenwagen ohne Privatnutzung: Darf ein Arbeitnehmer seinen Dienstwagen nur für dienstliche Zweck nutzen (privates Nutzungsverbot), wendet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auch keinen geldwerten Vorteil zu. Lohnsteuer ist in diesem Fall nicht abzuführen. Wird festgestellt, dass das Privatnutzungsverbot nur zum Schein ausgesprochen wurde, ist für die Dienstwagenüberlassung ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil auf Basis der 1-%-Regelung anzusetzen. Selbstständige, die ein Fahrzeug ausschließlich betrieblich nutzen, können sämtliche Aufwendungen in diesem Zusammenhang als Betriebsausgaben abziehen.

Firmenwagen Fahrtenbuch

Der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung kann mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen angesetzt werden, wenn die für das Firmenfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und die Nutzungsverhältnisse durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Die Kilometer für dienstliche und private Fahrten, wozu auch die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte bzw. u. U. Familienheimfahrten zählen, sind anhand eines Fahrtenbuchs nachzuweisen. Für dienstliche Fahrten sind danach folgende Angaben erforderlich:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
  • Reiseziel und Reiseroute,
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch ausreichend.

Firmenwagen: 1-%-Regelung

Eine Alternative zum Fahrtenbuch ist die 1-%-Regelung. Dabei ist private Nutzung des Dienstwagens/Firmenwagens monatlich mit 1 % des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung anzusetzen. Berechnungsgrundlage gilt sowohl für Neu-, Gebraucht- und Leasingfahrzeuge als auch für reimportierte Fahrzeuge. Existiert für das importierte Firmenfahrzeug kein inländischer Bruttolistenpreis, ist die Bemessungsgrundlage für die 1-%-Regelung zu schätzen. Die tatsächlichen Anschaffungskosten spielen keine Rolle.

Für Dienstfahrzeuge mit Elektro- oder Hybridelektroantrieb gibt es eine gesetzliche Bonusregelung: Durch einen Bewertungsabschlag vom Bruttolistenpreis werden diese umweltfreundlichen Motoren steuerlich gefördert.

Steht dem Firmenwagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte/erster Tätigkeitsstätte zur Verfügung, ist dieser geldwerte Vorteil zusätzlich zu berücksichtigen.

Für den Fall, dass der pauschale Nutzungswert für Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte/erster Tätigkeitsstätte und ggf. Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung die insgesamt entstandenen (als Betriebsausgaben beim Unternehmen abzugsfähigen) Kosten übersteigt, sind als geldwerter Vorteil höchstens die Gesamtkosten anzusetzen.

Leasing Firmenwagen

Bei der Finanzierung von Investitionen wie beispielsweise Firmenfahrzeugen durch Leasing werden langfristige Nutzungsrechte an den Fahrzeugen durch Mietverträge erworben. Dabei handelt es sich um eine Sonderform der Miete. Dadurch wird die eigene Liquidität geschont. Im Unterschied zur Miete liegt die Gefahr dieser Finanzierungsform beim Leasingnehmer. Dieser wird für den Schaden an dem Leasingobjekt zur Rechenschaft gezogen, obwohl es nicht sein Eigentum ist. Auch ist die zeitliche Nutzung begrenzt, und das Leasing ist grundsätzlich teurer als beispielsweise der Barkauf. Unter Umständen fällt beim Leasing eine Mietsonderzahlung an. Die bei der herkömmlichen Fremdfinanzierung zu beachtende Beleihungsgrenze entfällt jedoch.

Wird der Firmenwagen dem Leasinggeber zugerechnet, kann der Leasingnehmer die Leasingraten im Zeitpunkt der Zahlung als Betriebsausgaben abziehen. Wird er dagegen dem Leasingnehmer zugerechnet, muss der gesamte Vorgang wie ein Kauf mit Finanzierung behandelt werden. Der Leasingnehmer schreibt den Gegenstand ab und kann aus den Leasingraten nur den Zinsanteil abziehen. Wem der Firmenwagen steuerlich zugerechnet wird hängt von der Risikoverteilung und dem Verhältnis von Grundmietzeit und betriebsgewöhnlicher Nutzungsdauer ab

Gehen Nutzen und Lasten des Leasingvertrags in vollem Umfang auf einen Arbeitnehmer über, sodass der Arbeitnehmer im wirtschaftlichen Ergebnis zum Leasingnehmer wird, ist der Dienstwagen dem Arbeitnehmer zuzurechnen. Der BFH hat für die Fälle des "Behördenleasings" entschieden, dass keine Firmenwagenüberlassung vorliegt. In der Privatwirtschaft ist Fahrzeugüberlassung, die auf dem Arbeitsvertrag oder sonstigen arbeitsrechtlichen Abmachungen beruht, allerdings untrennbar mit der Dienstwagenbesteuerung verbunden und kann durch das Behördenleasing-Modell nicht verhindert werden.

Kosten Arbeitgeber und Selbstständige

Kraftfahrzeuge sind ein gutes Beispiel für Kostenverursacher mit unterschiedlichsten Arten von Kosten. Manche Kostenarten werden von der Zeit bestimmt, andere von der Leistung des Aggregats. Viele der Kosten können auch vom Fahrer selbst beeinflusst werden. Immer aber sind sie erheblicher, als gemeinhin vom Fahrer und anderen Verantwortlichen angenommen. Alle diese Gründe sprechen dafür, ein besonderes Auge auf die Fahrzeugkosten zu haben.

Fixe Kosten:

  • Kfz-Steuern
  • Versicherungen
  • Abschreibungen
  • Finanzierungskosten

Variable Kosten:

  • Treibstoffkosten
  • Hilfsstoffe
  • Verschleißteile
  • Inspektionen
  • Reparaturen
  • ggf. Weitere Zusatzkosten
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