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Ein Fahrtenbuch muss stets zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Bild: Michael Bamberger

Ein Fahrtenbuch soll die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre darstellen und ermöglichen. Es muss laufend geführt werden und die berufliche Veranlassung plausibel erscheinen lassen - und gegebenenfalls eine stichprobenartige Nachprüfung ermöglichen.

Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. 

Es muss die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben. 

Mindestanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten (vergleiche R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 Satz 3 LStR 2):

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt,
  • Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner;
  • Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben;
  • für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Fahrtenbuch: "Nicht zeitnahes Erstellen" führt zur Verwerfung

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch darf nach der Rechtsprechung geringe Mängel aufweisen. Ein erst zu einem späteren Zeitpunkt im Handel erhältliches Fahrtenbuch geht allerdings nach einem aktuellen Urteil nicht, weil kein "zeitnahes Erstellen" möglich ist (vergleiche unsere News zum Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz vom 13. November 2017, Aktenzeichen 5 K 1391/15).

Wird das Kraftfahrzeug sowohl für Privatfahrten als auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte überlassen, kann die individuelle Nutzungswertermittlung weder auf Privatfahrten noch auf Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beschränkt werden.

Elektronisches Fahrtenbuch: Anforderung an steuerliche Anerkennung

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden.

Es bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, als "zeitnah geführt" anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.

Elektronisches Fahrtenbuch für jedes Fahrzeug einzeln

Für jedes Kraftfahrzeug sind die insgesamt entstehenden Aufwendungen und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten gesondert nachzuweisen. Stehen Arbeitnehmer gleichzeitig mehrere Kraftfahrzeuge zur Verfügung und führt er oder sie nur für einzelne Kraftfahrzeuge ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, kann für diese der Nutzungswert individuell ermittelt werden, während der Nutzungswert für die anderen mit monatlich 1 Prozent des Listenpreises anzusetzen ist.

Elektronisches Fahrtenbuch: Besonderheiten und Ausnahmen

Auf einzelne der obigen Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird. Es gelten insbesondere Ausnahmen für

  • Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrer, Handelsvertreter, Kundendienstmonteure und Pflegedienstmitarbeiter mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten;
  • Fahrten eines Taxifahrers im sogenannten Pflichtfahrgebiet;
  • Fahrlehrer und
  • sicherheitsgefährdete Personen.

Soweit die genaue Erfassung des individuellen Nutzungswerts monatlich nicht möglich ist, kann der Erhebung der Lohnsteuer ein Zwölftel des Vorjahresbetrags zugrunde gelegt werden. Es bestehen keine Bedenken, stattdessen bei der Ermittlung des individuellen Nutzungswerts je Fahrtkilometer vorläufig 0,001 Prozent des inländischen Listenpreises für das Kraftfahrzeug anzusetzen. Nach Ablauf des Kalenderjahres oder nach Beendigung des Dienstverhältnisses ist der tatsächlich zu versteuernde individuelle Nutzungswert zu ermitteln und eine etwaige Lohnsteuerdifferenz auszugleichen.

Fahrtenbuch: Wie die Gesamtkosten ermittelt werden

Zu den Gesamtkosten gehören zum Beispiel Abschreibung (AfA), Leasingraten und Leasing­sonderzahlungen (anstelle der Abschreibung), Treibstoffkosten, Wartungs- und Reparatur­kosten, Kraftfahrzeugsteuer, Beiträge für Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, Garagen-/Stellplatzmiete, Aufwendungen für Anwohnerparkberechtigungen, Aufwendungen für die Wagenpflege/-wäsche sowie nicht steuerfreier Ladestrom. 

Nicht zu den Gesamtkosten gehören zum Beispiel Fährkosten, Straßen- oder Tunnel­benutzungsgebühren (Vignetten, Mautgebühren), Parkgebühren, Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherungen, Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder, Kosten einer Ladevorrichtung bei Elektrofahrzeugen sowie steuerfreier Ladestrom.

Bei der Ermittlung der Gesamtkosten ist bei einem Pkw von einer Abschreibung von 12,5 Prozent der Anschaffungskosten entsprechend einer achtjährigen (Gesamt-) Nutzungsdauer auszugehen.

Bei aus Sicherheitsgründen gepanzerten Kraftfahrzeugen und bei Umwegstrecken wegen Sicherheitsgefährdung gelten Vergünstigungen, auf die der Erlass ebenfalls eingeht.

Wechsel der Bewertungsmethode nicht zulässig

Ein unterjähriger Wechsel zwischen der Ein-Prozent-Regelung und der Fahrtenbuchmethode für dasselbe Kraftfahrzeug ist nicht zulässig.

Quelle: Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 4. April 2018 zur steuerlichen Behandlung der Kfz-Überlassung an Arbeitnehmer.

Schlagworte zum Thema:  Fahrtenbuch, Firmenwagen, Geldwerter Vorteil, 1%-Regelung

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