Elektronisches Fahrtenbuch: Vollständig und zeitnah führen

Nach einem aktuellen Finanzgerichtsurteil reicht die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege durch ein technisches System nicht aus. Neben dem Bewegungsprofil müssen auch die Fahrtanlässe zeitnah erfasst werden.

Das Finanzgericht Niedersachsen hat in dem Urteil mehrere elektronische Fahrtenbücher aus verschiedenen Gründen nicht anerkannt. Das Gericht lässt dabei offen, ob ein System, wie es in dem Streitfall genutzt wurde, grundsätzlich als elektronisches Fahrtenbuch geeignet ist. Dennoch werden Kritikpunkte an der vermeintlich einfachen Technik zur Erfassung des geldwerten Vorteils deutlich.

Geldwerter Vorteil bei der Firmenwagenüberlassung

Mitarbeiter, denen von ihrem Arbeitgeber ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird, den sie auch für private Fahrten nutzen dürfen, müssen den damit verbundenen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern. Hierfür sind in der Praxis verschiedene Methoden gängig. Grundsätzlich wird der Vorteil monatlich pauschal mit einem Prozent des Bruttolistenpreises bewertet.

Alternativ können auch die auf die Privatnutzung entfallenden anteiligen Kosten angesetzt werden, wenn der Betroffene das Verhältnis der dienstlichen Fahrten zur Privatnutzung durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweisen kann. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss nach der Rechtsprechung unter anderem zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes müssen im Fahrtenbuch vollständig und fortlaufend wiedergegeben werden. Der Bundesfinanzhof hatte entschieden, dass (kleinere) Mängel nicht zur Verwerfung eines Fahrtenbuchs führen (Urteil des Bundesfinanzhofs vom 10. April 2008, VI R 38/06; BStBl 2008 II S. 768).

Elektronisches Fahrtenbuch  

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden (vergleiche dazu zuletzt das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 4. April 2018, BStBl 2018 I S. 592, Randnummer 25).

In einem aktuellen Urteilsfall erwarb der Arbeitgeber einen Dienstwagen mit einer sogenannten Telematiklösung unter anderem mit der Funktion "elektronisches Fahrtenbuch" (Urteil des Finanzgerichts Niedersachen vom 23. Januar 2019, 3 K 107/18). Die Hardware verfügt über einen GPS-Empfänger. Sie übermittelt über das Mobilfunknetz jeweils die aktuelle Position und zeichnet die Bewegungsdaten auf einem zentralen Server zur Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuches auf. Der Anwender kann einer aufgezeichneten Fahrt in der Software dann einen vordefinierten Fahrtzweck zuordnen oder einen individuellen Fahrzweck eintragen. Diese Zuordnungen bleiben nach der Ersterfassung zunächst frei änderbar. Der Anwender kann aber auch eine sogenannte frei bestimmbare "Periode" (beispielsweise eine Woche oder einen Monat) final bearbeiten und dann in dem Programm "abschließen", sodass die Daten danach nicht mehr veränderbar sind.

Bei einer Prüfung verwarf die Lohnsteueraußenprüfung des Finanzamts die Fahrtenbücher des Klägers unter anderem wegen Abweichungen bei den Kilometerständen im Rahmen von Werkstattaufenthalten der Fahrzeuge als nicht ordnungsgemäß.

Nichtanerkennung von Fahrtenbüchern

Auch das Finanzgericht Niedersachen hat in seinem Urteil gleich aus mehreren Gründen die Fahrtenbücher nicht anerkannt. Der Kläger habe

  1. nicht nachgewiesen, das Fahrtenbuch überhaupt zeitnah und ordnungsgemäß geführt zu haben,
  2. die Kilometerstände zum Ende der privaten beziehungsweise dienstlichen Fahrten nicht nachgewiesen,
  3. den Anlass beziehungsweise den Zweck der Fahrten teilweise unzutreffend beschrieben und teilweise mögliche private Fahrtunterbrechungen nicht als solche kenntlich gemacht.

Die ersten beiden Fehler erfordern bereits – jeder für sich – nach Auffassung des Finanzgerichts das Verwerfen der vorgelegten Fahrtenbücher. Es reicht nach Auffassung der Richter nicht aus, dass nur die Fahrten mit den per GPS ermittelten Geo-Daten selbst zeitnah aufgezeichnet worden sind. Vielmehr müssen alle Angaben, die für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich sind, zeitnah in das Fahrtenbuch eingetragen werden.

Als weiteren Verwerfungsgrund hat es das Finanzgericht angesehen, dass der Kläger die tatsächlichen Kilometerstände nach den Tachos der Fahrzeuge niemals den rechnerisch ermittelten Tachoständen in den Daten des elektronischen Fahrtenbuches gegenübergestellt hatte.

Eignet sich eine Telematiklösung generell als Fahrtenbuch? 

Das Finanzgericht hat in seinem Urteil offen gelassen, ob eine Telematiklösung mit der Funktion „elektronisches Fahrtenbuch“ wie im Streitfall, die eine nachträgliche Bearbeitung der Daten nach mehreren Jahren zulässt, die Nacherfassung oder Änderung von Fahrzeugdaten zulässt und die Bildung von sogenannten „Perioden“ zur Sicherung der Daten vor Veränderungen für Zeiträume von bis zu einem Jahr ermöglicht, sich überhaupt als elektronisches Fahrtenbuch eignen kann.

Daran bestehen erhebliche Zweifel. Die Verwaltung legt großen Wert darauf, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind. Hinsichtlich der Fahrtanlässe gibt es jedoch eine Vereinfachungsregelung: Es bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden (Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 4. April 2018, BStBl 2018 I S. 592, Randnummer 26).


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