Fristende für Initialabruf beim DaBPV

Die Möglichkeit, sich die Angaben zu den Kindern ohne weitere Prüfung (vereinfachtes Verfahren) mitteilen zu lassen, bestand nur bis zum 30. Juni 2025.  

Datenaustausch Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung (DaBPV)

Um eine einheitliche Rechtsanwendung sicherzustellen und eine möglichst effiziente, schnelle und bürgerfreundliche Umsetzung zu gewährleisten, hatte der Gesetzgeber beschlossen, bis zum 31. März 2025 ein digitales Verfahren zur Erhebung und zum Nachweis der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder zu entwickeln. 

Das BMAS hat dazu am 29. August 2024 die "Gemeinsamen Grundsätze für das Digitale Verfahren Datenaustausch Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung" (DaBPV) mit Gültigkeit ab 1. April 2025 genehmigt und verabschiedet. Diese regeln das Nähere zum Verfahren sowie den Aufbau und den Inhalt der Datensätze für die Anmeldung, den Datenabruf, die Änderungsmitteilung und die Abmeldung für die beitragsabführenden Stellen und Pflegekassen.

DaBPV: Verpflichtende Teilnahme am digitalen Verfahren

Die Teilnahme am Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV) ist für alle beitragsabführenden Stellen obligatorisch, sofern sie zur Berücksichtigung von Zu- und Abschlägen in der sozialen Pflegeversicherung verpflichtet sind. 

Unter Angabe aller erforderlichen Zuordnungskriterien und Anfragedaten wird die Anmeldung (auch Anfrage genannt) über die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) oder über die Deutsche Rentenversicherung (DSRV) und die ZfA an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelt. Zur Beantwortung der Anfragen wird auf die beim BZSt für Zwecke des Lohnsteuerabzuges vorliegenden steuerlichen Daten gemäß den §§ 39, 39e EStG zurückgegriffen.

Verfahrensbeschreibung DaBPV

Das Verfahren beinhaltet folgende Anlässe der Arbeitgeber:

• eine Anmeldung zur Anfrage und Einrichtung eines Abonnements für Arbeitgeber (sogenanntes "Push-Verfahren"),
• eine Historienanfrage für vergangene Zeiträume, an deren Ende eine unmittelbare Information des BZSt über die pflegebeitragsrelevanten Daten für die Arbeitgeber steht und kein Abonnement eingerichtet wird,
• eine Bestandsabfrage zur Anfrage und Einrichtung eines Abonnements,
• eine Abmeldung zur Beendigung eines Abonnements für die Arbeitgeber.

Das BZSt teilt die Elterneigenschaft sowie die Kinderanzahl ab dem Ab-Datum der Anfrage für den gesamten vom Arbeitgeber angefragten Zeitraum mit. Das BZSt liefert bei einer Anfrage die vorliegenden Daten (soweit bekannt) vom Ab-Datum bis in die Zukunft, bei einer Historienanfrage vom Ab-Datum bis zum Bis-Datum. 

Einzelheiten zu Anmeldungen, Historienabfragen und Abmeldungen beinhalten die Gemeinsamen Grundsätze.

Bestandsabfrage bis spätestens Ende Dezember 2025

Für alle Arbeitnehmenden und Versorgungsbezieher, die zum 1. Juli 2025 in einer laufenden Beschäftigung oder einem laufenden Versorgungsbezug waren, sind Arbeitgeber und Zahlstellen zu einem Initialabruf per Anmeldung über den Datenaustausch zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung verpflichtet. Für den Initialabruf ist eine gesetzliche Frist bis spätestens zur Entgeltabrechnung Dezember 2025 vorgesehen.

Datenherkunft: Nutzung von steuerrechtlichen Daten

Wenn Kinder lohnsteuerlich erfasst und damit im Datenbestand des Verfahrens ELStAM des BZSt vorhanden sind, werden diese Kinder für die Berechnung der Abschläge bis zum vollendeten 25. Lebensjahr für das DaBPV berücksichtigt. 

Die Zahl der für den Lohnsteuerabzug zu berücksichtigenden Kinder ist ein ELStAM-Merkmal (§ 39 Abs. 4 Nr. 2 EStG). Das BZSt speichert zum Zweck der Bereitstellung der ELStAM weitere Daten hinzu. Dazu gehören u. a. der Familienstand der Eltern sowie die Kinder mit ihrer jeweiligen Identifikationsnummer (§ 39e Abs. 2 EStG). Bestandteil des Datenaustauschverfahrens sind alle Kinder, die lohnsteuerlich erfasst und damit im Datenbestand des Verfahrens ELStAM des BZSt vorhanden sind. Die beim BZSt gespeicherten Daten dürfen nach ausdrücklicher Gesetzesregelung auch zur Ermittlung des reduzierten Beitragssatzes (§ 55 Abs. 3 Satz 3 bis 5 SGB XI) verarbeitet werden (§ 39e Abs. 10 EStG).

Die Antwort an die Arbeitgeber ist so gestaltet, dass immer alle zu dem Zeitpunkt der Rückmeldung vorliegenden relevanten Zeiträume und die jeweilige Kinderanzahl enthalten sind. Spätere – von der bisherigen Meldung abweichende – Veränderungen führen zu einer proaktiven Meldung des BZSt. Vollendet ein Kind z. B. das 25. Lebensjahr, führt das nicht zu einer proaktiven Meldung des BZSt, weil dieser Sachverhalt bereits durch die Angabe einer Gültigkeit für die Kinderanzahl übermittelt wurde. Hinsichtlich der Elterneigenschaft wird durch das BZSt im DaBPV das früheste Datum, ausgehend von der frühesten steuerlichen Berücksichtigung der Kinder, angegeben, jedoch nicht vor dem 1. Juli 2023.

Die übermittelten Daten beruhen ausschließlich auf steuerrechtlichen Daten. Dabei ist zu beachten, dass die steuerliche Kinderberücksichtigung von der Handhabung in der Pflegeversicherung abweicht. Zudem liegen dem BZSt nicht alle für die Berücksichtigung bei der Pflegeversicherung relevanten Daten und Kinder vor, was zu Abweichungen führen kann (siehe dazu nachstehend). Das BZSt trifft deshalb mit der ermittelten Elterneigenschaft sowie der Anzahl der Kinder keine abschließende sozialrechtliche Entscheidung. 

Keine Rückdokumentationen bei abweichenden Nachweisen

Die Kinderanzahl und Zeiträume werden in der Qualität übermittelt, in der sie von der Meldebehörde bzw. dem Finanzamt auf Veranlassung der steuerpflichtigen Person übermittelt wurden. Der Datenbestand des BZSt wird nicht zugunsten einer sozialrechtlichen Eltern- bzw. Kindereigenschaft angepasst. Die Rückdokumentation abweichender Daten von den beitragsabführenden Stellen an das BZSt ist nicht möglich.

DaBPV: Gründe möglicher Differenzen

Daten für steuerlich nicht erfasste Kinder, die im beitragsrechtlichen Sinne relevant sein könnten und für die Bemessung des Pflegeversicherungsbeitrags zu berücksichtigen sind, können nicht über dieses Verfahren erhoben werden. Davon betroffen sind unter anderem:

• Adoptivkinder, sofern diese melderechtlich oder steuerrechtlich nicht erfasst wurden (das Mitglied hat die Pflege bzw. Adoption des Kindes nicht bei dem Finanzamt gemeldet);
• die Unterscheidung zwischen leiblichen und adoptierten Kindern;
• Stiefkinder;
• Kinder, die vor Beginn des Verfahrens ELStAM im Jahre 2011 das 18. Lebensjahr vollendet haben, sofern das Kind vom Mitglied nicht direkt bei dem Finanzamt mitgeteilt wurde (kein Kinderfreibetrag);
• sogenannte "auswärtige Kinder" (leibliche Kinder, die bei dem anderen Elternteil leben, wenn dieser mit dem Kind in dem Einzugsgebiet einer anderen Meldebehörde gemeldet ist) die nicht bei dem Finanzamt gemeldet wurden;
• Kinder, die melderechtlich nicht an das BZSt zu übermitteln sind und steuerrechtlich nicht erfasst wurden (beispielsweise Kinder, die im Ausland leben).

Abweichende Entscheidungen des Arbeitgebers zugelassen 

Insofern bietet das DaBPV nicht für alle Mitglieder eine verbindliche Grundlage zur kinderanzahlbezogenen Beitragsbemessung in der Pflegeversicherung. In Einzelfällen sind abweichende Entscheidungen der Arbeitgeber zugelassen und erforderlich. Damit sind die Arbeitgeber berechtigt und verpflichtet, abweichend von den Daten des BZSt, die selbst erhobenen Daten für die Beitragserhebung zu verwenden.

Sind der beitragsabführenden Stelle oder Pflegekasse keine Abweichungen bekannt oder liegen keine Indizien für berechtigte Zweifel an den Daten des BZSt vor, sind die von dem BZSt mitgeteilte Kinderanzahl und die übermittelten Zeiträume für die Arbeitgeber verbindlich. Ergänzende Ermittlungen sind nicht erforderlich. Es gibt keine generalisierende Verpflichtung, auf Abweichungen zu prüfen.

Liegen dem Arbeitgeber Informationen vor, die von der Meldung des BZSt abweichen, muss sie diese bestehenden Nachweise zugrunde legen oder eine Aufklärung über ihr Mitglied vornehmen.

Wurde die Elterneigenschaft und Kinderanzahl anhand geeigneter Nachweise bestätigt, ist die Elterneigenschaft oder die Kinderanzahl für die Bemessung des Pflegeversicherungsbeitrags zu verwenden. Die abweichenden Informationen des BZSt werden dann nicht Grundlage der Beitragsberechnung.

Mögliche Rückwirkung des Datenabrufs

Der in der Zeit vom 1. Juli 2023 bis zum 30. Juni 2025 im vereinfachten Nachweisverfahren durch einfache Mitteilung erbrachte Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der Kinder (für in dieser Zeit geborene Kinder) bleibt wirksam (hinsichtlich des Beitragszuschlags für Kinderlose dauerhaft), wenn das Ergebnis des Abrufs der Daten im automatisierten Übermittlungsverfahren bestätigt wird.

Sofern die im vereinfachten Nachweisverfahren mitgeteilten Angaben im Zuge des Abrufs der Daten zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der Kinder im automatisierten Übermittlungsverfahren nicht bestätigt werden, ist für die Zeit ab dem 1. Juli 2025 der Nachweis der Elterneigenschaft durch geeignete Unterlagen zu erbringen. Für die Zeit bis zum 30. Juni 2025 gilt eine Art Bestandsschutz, das heißt, dass keine rückwirkende Korrektur zu Lasten erfolgt.

Eine rückwirkende Korrektur (Erstattung) ist hingegen – längstens für die Zeit bis 1. Juli 2023 – vorzunehmen, sofern die Daten zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der Kinder im automatisierten Übermittlungsverfahren von den im vereinfachten Nachweisverfahren durch einfache Mitteilung gemachten Angaben zu Gunsten des Mitglieds abweichen.

Die Finanzverwaltung hat jüngst einen Erlass zu den lohnsteuerlichen Folgen herausgegeben (BMF, Schreiben vom 26. November 2025 - IV C 5 – S 2379/00005/001/018):

Für die rückwirkende Erstattung von Pflegeversicherungsbeiträgen sind für die Jahre 2023 und 2024 keine Änderungen im Lohnsteuerabzugsverfahren vorzunehmen. Eine Anzeigepflicht des Arbeitgebers gegenüber dem Finanzamt (§ 41c Absatz 4 EStG) besteht insoweit ebenfalls nicht. Entsprechendes gilt für das Jahr 2025, wenn eine Änderung des Lohnsteuerabzugs auf Grund der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung nicht mehr zulässig ist (regelmäßig nach Ende Februar 2026).

Die im Rahmen einer rückwirkenden Korrektur verrechneten bzw. erstatteten Beiträge zur sozialen Pflegeversicherung sind jedoch im Kalenderjahr der Verrechnung bzw. Erstattung von den in Zeile 26 der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bzw. Besonderen Lohnsteuerbescheinigung einzutragenden Beiträge zur sozialen Pflegeversicherung abzuziehen.

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