Mehrere Betriebsveranstaltungen pro Jahr: Steuerliche Regeln

Der steuerliche Freibetrag von 110 Euro je Veranstaltung gilt für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Was ist steuerlich zu beachten, wenn mehr als zwei Betriebsveranstaltungen stattfinden?

Für Betriebsveranstaltungen wird ein steuerlicher Freibetrag von 110 Euro je Veranstaltung gewährt. Dieser Freibetrag kann allerdings nur für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr angewendet werden. Nimmt der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, kann der Arbeitgeber auswählen, für welche beiden Veranstaltungen der Freibetrag gelten soll. Die dritte und gegebenenfalls weitere Veranstaltungen sind steuerpflichtig.

Steuerliches Wahlrecht bei mehreren Betriebsveranstaltungen im Jahr

Ein Wahlrecht des Arbeitgebers besteht deshalb, weil er die Zuwendungen bei den Betriebsveranstaltungen, für die der Freibetrag nicht angewendet wird und die deshalb zu steuerpflichtigem Arbeitslohn der teilnehmenden Mitarbeitenden führen, pauschal versteuern kann. Für diesen Fall soll er die Veranstaltung mit den geringsten Kosten auch im Nachhinein als nicht begünstigte Betriebsveranstaltung bestimmen können.

Beispiel: Mehr als zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr

In einer Firma finden im Jahr 2023 drei Betriebsveranstaltungen statt, an denen jeweils alle Mitarbeitenden teilnehmen. Der auf den einzelnen teilnehmenden Mitarbeiter entfallende Vorteil beläuft sich bei

  • der Jubiläumsfeier im März 2023 auf 105 Euro,
  • dem Betriebsausflug im September 2023 auf 60 Euro und
  • bei der Weihnachtsfeier im Dezember 2023 auf 90 Euro.

Der Vorteil liegt bei jeder einzelnen Veranstaltung im Rahmen des Freibetrags von 110 Euro. Da hier aber alle Mitarbeitenden an drei Betriebsveranstaltungen teilgenommen haben, kann für eine dieser Veranstaltungen der Freibetrag nicht berücksichtigt werden. Hier würde es sich anbieten, für den Betriebsausflug die geldwerten Vorteile in Höhe von 60 Euro der Pauschalbesteuerung zu unterwerfen.

Nicht alle Mitarbeitenden nehmen an allen Betriebsveranstaltungen teil

Werden im Kalenderjahr im Betrieb mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt und nehmen nicht immer alle Mitarbeitenden teil, muss für jede einzelne Betriebsveranstaltung festgehalten werden, wer tatsächlich dabei war. Andernfalls kann nicht festgestellt werden, wer die zahlenmäßige Obergrenze überschritten hat. Die Alternative wäre, die Vorteile aus einer der drei Betriebsveranstaltungen insgesamt der Besteuerung zu unterwerfen. Eine praktikable, aber teure Lösung.

Teilnahme an der Betriebsveranstaltung dient der Erfüllung beruflicher Aufgaben

Dient die Teilnahme eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin an einer Betriebsveranstaltung der Erfüllung beruflicher Aufgaben, zum Beispiel wenn der Personalchef oder Betriebsrats- sowie Personalratsmitglieder die Veranstaltungen mehrerer Abteilungen besuchen, ist der auf ihn oder sie entfallende Anteil an den Gesamtaufwendungen kein Arbeitslohn.

Nicht ausgeschöpfter Freibetrag kann nicht übertragen werden

Der Freibetrag in Höhe von 110 Euro kann für eine einzelne Betriebsveranstaltung und je Arbeitnehmer/Arbeitnehmerin in Anspruch genommen werden. Das bedeutet zum einen, dass es in den Fällen, in denen der Arbeitgeber lediglich eine einzige Betriebsveranstaltung durchführt, nicht zur Verdoppelung des Freibetrags kommt. Zum anderen heißt das aber auch, dass ein für eine Betriebsveranstaltung nicht ausgeschöpfter Freibetrag nicht teilweise auf die andere Betriebsveranstaltung oder auf andere Mitarbeitende übertragen werden kann.

Hinweis: Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. Oktober 2015, IV C 5 - S 2332/15/10001