Änderungen bei Betriebsveranstaltungen: Voraussetzungen und Freigrenze

Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich einer Betriebsveranstaltung bleiben bis zu einem Betrag von 110 Euro je Feier steuerfrei (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Unstreitige Voraussetzung für die Gewährung des Freibetrags ist, dass die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht (siehe Kapitel 1 dieses Top-Themas). Ist der Steuerfreibetrag von 110 Euro bei Betriebsveranstaltungen überschritten oder werden mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Er kann mit 25 Prozent pauschal besteuert werden (§ 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 EStG).

Der Fall: Betriebsveranstaltung für ausgesuchten Teilnehmerkreis

In einem Verfahren beim Bundesfinanzhof (BFH, Aktenzeichen VI R 5/22) war zu klären, ob als Voraussetzung für die Pauschalbesteuerung ebenfalls eine Teilnahmemöglichkeit für alle Beschäftigten bestehen muss. Im Streitjahr veranstaltete der Vorstand der Klägerin in eigenen Räumlichkeiten eine Weihnachtsfeier, zu der nur die Mitglieder des Vorstandes eingeladen waren. Neben Getränken und einem mehrgängigen Menü wurde der Raum dekoriert und musikalische Untermalung dargeboten. Die aufgewendeten Kosten betrugen mehr als 8.000 Euro.

Im gleichen Jahr wurde eine Weihnachtsfeier für Beschäftigte ausgerichtet, die zum oberen Führungskreis bzw. Konzernführungskreis gehören. Dabei handelte es sich um Mitarbeitende, die ein bestimmtes Karrierelevel erreicht hatten, aber nicht um einen eigenständigen Betriebsteil. Die von der Klägerin für diese Veranstaltung aufgewendeten Kosten betrugen fast 170.000 Euro.

Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung wurden die Aufwendungen für beide Weihnachtsfeiern als steuerpflichtiger Arbeitslohn erfasst und entsprechende Lohnsteuer-Nachforderungen gestellt. Der Freibetrag von 110 Euro war unstreitig nicht zu gewähren. Das Finanzamt verweigerte jedoch auch die Anwendung des Pauschalsteuersatzes von 25 Prozent, weil die Teilnahme an den beiden Veranstaltungen nicht allen Mitarbeitenden offengestanden habe.

Altfälle: Pauschalbesteuerung gilt auch für Veranstaltungen mit ausgewähltem Teilnehmerkreis

Das oberste Steuergericht hat die Klägersicht bestätigt (BFH, Urteil vom 27. März 2024 - VI R 5/22). Der Gesetzgeber habe die Voraussetzung des "Offenstehens" nur in Verbindung mit der Gewährung des Freibetrags von 110 Euro normiert. Im Urteilsfall wurden demnach zutreffend sämtliche Aufwendungen pauschal versteuert. Die Verwaltung hat die Entscheidung im Bundessteuerblatt veröffentlicht. Sie ist damit in entsprechenden Fällen uneingeschränkt anwendbar (BStBl 2024 II S. 748) – allerdings nur für Veranstaltungen bis Ende 2025.

Gesetzesänderung ab 2026: "alle" als Voraussetzung für Betriebsveranstaltungen

Für Veranstaltungen ab 2026 hat der Gesetzgeber reagiert und die Rechtsprechung faktisch mit einem "Nichtanwendungsgesetz" belegt. Ähnlich wie bereits der 110-Euro-Freibetrag wird auch die 25-prozentige Lohnsteuerpauschalierung ab 2026 gesetzlich auf Veranstaltungen beschränkt, bei denen die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht (§ 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 EStG i.d.F. des Steueränderungsgesetzes 2025). Die großzügige Rechtsprechung hat damit ab 2026 keine Wirkung mehr.

Hinweis: Weitere Einzelheiten zur Behandlung von Betriebsveranstaltungen, zum Freibetrag und zur Pauschalbesteuerung enthält das BMF-Schreiben vom 14. Oktober 2015 - IV C 5 - S 2332/15/10001 (BStBl 2015 I, 832).

Individuelle Anlässe als ähnliche Veranstaltungen

In vielen Unternehmen werden auch individuelle Anlässe wie runde Geburtstage oder Verabschiedungen gefeiert. Eine aktuelle Entscheidung beschäftigt sich mit der Frage, ob auch solche Anlässe für steuerlich begünstigte Veranstaltungen genutzt werden können.

Keine Betriebsveranstaltung zur Feier einzelner Beschäftigter

Die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder eines einzelnen Arbeitnehmenden z. B. beim Ausscheiden aus dem Betrieb, auch unter Beteiligung weiterer Arbeitnehmenden, ist keine Betriebsveranstaltung. Zu Sachzuwendungen aus solchem Anlass gibt es jedoch eine – offensichtlich inhaltlich überholte und in sich nicht schlüssige – Richtlinienregelung der Verwaltung (R 19.3 Absatz 2 Nummer 3 und 4 LStR 2023):

• Bis 110 Euro je Teilnehmer/-in entstehen auch hier keine steuerpflichtigen Vorteile.
• Bei Überschreiten einer Freigrenze von 110 Euro werden die Kosten für Verabschiedungen dem Arbeitnehmenden in voller Höhe als steuerpflichtiger Arbeitslohn zugerechnet - unabhängig davon, ob die Veranstaltung im betrieblichen Interesse liegt oder nicht (R 19.3 Abs. 3 Nr. 3 LStR).
• Dagegen wird bei (runden) Geburtstagsfeiern nur der auf den Arbeitnehmer und seine (privaten) Gäste entfallende Anteil als Arbeitslohn behandelt, wenn die 110 Euro überschritten werden (R 19.3. Abs. 3 Nr. 4 LStR).

Gericht widerspricht der Verwaltungsauffassung

Die Regelung und insbesondere die dortige Differenzierung hat bereits das Finanzgericht (FG) Niedersachsen deutlich kritisiert (Urteil vom 14. Mai 2024 - 8 K 66/22). Die Unterscheidung der Aufwendungen anlässlich einer Verabschiedung, die bei Überschreiten der Freigrenze von 110 Euro insgesamt zu Arbeitslohn führen sollen, und anlässlich eines runden Geburtstages, die bei Überschreiten der Freigrenze von 110 Euro lediglich hinsichtlich des Betroffenen und seiner privaten Gäste zu Arbeitslohn führen sollen, sei nicht nachvollziehbar.

Urteilsfall: Verabschiedung des Vorstandsvorsitzenden als Betriebsveranstaltung

Im Urteilsfall war die Klägerin ein Geldinstitut. Im Streitjahr trat der damalige Vorstandsvorsitzende in den Ruhestand und schied aus dem Vorstand aus. In diesem Zusammenhang veranstaltete die Klägerin einen Empfang in den Geschäftsräumen ihrer Unternehmenszentrale. Unter den ca. 300 geladenen Gästen befanden sich u.a. frühere und jetzige Vorstandsmitglieder, ausgewählte Mitarbeitende sowie der Verwaltungsrat, Angehörige des öffentlichen Lebens aus Politik, Verwaltung und bedeutenden Unternehmen sowie Institutionen aus der Region. Zudem waren acht Familienangehörige als Gäste geladen. Im Rahmen des Empfangs stellte die Klägerin auch ihren neuen Vorstandsvorsitzenden vor.

Nach einer Lohnsteueraußenprüfung erkannte das Finanzamt die Veranstaltung nicht als Betriebsveranstaltung an und rechnete die Kosten dem ausscheidenden Vorstand als Arbeitslohn zu, da nicht alle Beschäftigten eingeladen waren und die Aufwendungen die Freigrenze von 110 Euro je Teilnehmer überschritten.

Das Finanzgericht (FG) sah dies anders. Es gab der Klage teilweise statt und bejahte steuerpflichtigen Arbeitslohn nur insoweit, als die Kosten auf den ausscheidenden Vorstandsvorsitzenden und seine Familienangehörigen entfallen sind. Das FG will die hinsichtlich eines Fests des Arbeitgebers aus Anlass eines runden Geburtstages geltende Regelung auch für den Fall der Verabschiedung anwenden. Es ist der Auffassung, dass ein Fest anlässlich der Diensteinführung oder der Verabschiedung sogar eher den betrieblichen Bereich des Arbeitgebers betrifft als ein runder Geburtstag.

Bundesfinanzhof geht im Revisionsverfahren noch weiter

Der BFH hat die Revision des Finanzamts zurückgewiesen und die vorstehende Entscheidung des FG im Wesentlichen bestätigt: Aufwendungen des Arbeitgebers für einen Empfang anlässlich der Verabschiedung eines Arbeitnehmers in den Ruhestand führen beim verabschiedeten Arbeitnehmer nicht zu Arbeitslohn, wenn es sich bei der Veranstaltung um ein Fest des Arbeitgebers handelt (BFH-Urteil vom 19. November 2025, VI R 18/24, entgegen R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 LStR).

Finanziert der Arbeitgeber eine Feierlichkeit, liegt Arbeitslohn nur vor, wenn es sich um eine private Feier des Arbeitnehmers handelt, nicht aber, wenn die Gäste anlässlich eines Festes des Arbeitgebers bewirtet werden. Ob es sich um ein Fest des Arbeitgebers oder ein solches des Arbeitnehmers handelt, ist unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls zu entscheiden. Dabei ist neben dem Anlass der Feierlichkeit auch von Bedeutung, wer als Gastgeber auftritt, wer die Gästeliste bestimmt, wer eingeladen ist, wo gefeiert wird und welchen Charakter das Fest hat (betrieblich oder privat).

Diese Grundsätze hatte der BFH bereits in einer früheren Entscheidung (Urteil vom 28. Januar 2003, VI R 48/99) zur Geburtstagsfeier eines Vorstandsmitglieds aufgestellt und sie nun auf den Fall der Verabschiedung in den Ruhestand übertragen. Die Verabschiedung habe ganz überwiegend beruflichen Charakter. Sie stellt den letzten Akt im aktiven Dienst des Arbeitnehmers bei seinem Arbeitgeber dar und ist folglich (noch) Teil der Berufstätigkeit. Mit der Verabschiedung des scheidenden Vorstandsvorsitzenden ging zudem die Amtseinführung seines Nachfolgers einher. Die Klägerin selbst trat als Gastgeberin des Empfangs auf und bestimmte die Gästeliste. Der Empfang fand schließlich in den Räumlichkeiten der Klägerin statt.

Wichtig: Der BFH hat weitergehend entschieden, dass - entgegen der Auffassung des FG - auch die auf den Vorstandsvorsitzenden selbst und seine Familienangehörigen entfallenden Kosten kein Arbeitslohn sind, wenn wie im Streitfall die Teilnahme der Familienangehörigen gesellschaftsüblich ist. Das Urteil stellt damit klar, dass Unternehmen die Kosten für die Verabschiedung ihrer scheidenden Mitarbeiter ohne lohnsteuerliche Nachteile übernehmen können, solange die Veranstaltung als betriebliche Feierlichkeit ausgestaltet ist.

Betriebsveranstaltungen: Ausblick und Handlungsbedarf

Bis zu einer Veröffentlichung des Urteils und der voraussichtlich notwendigen Anpassung der Lohnsteuerrichtlinien sollten betroffene Fälle streitig gestellt bzw. offengehalten werden. Denkbar ist das bereits im Rahmen des Lohnsteuerabzugs, jedoch spätestens erforderlich im Rahmen der persönlichen Einkommensteuererklärung.