Entgeltabrechnung: Was bei einer nachträglichen Korrektur zu beachten ist

Bei der Entgeltabrechnung werden die Lohnsteuer und von den Arbeitnehmenden zu tragende Anteile am Sozialversicherungsbeitrag vom Arbeitsentgelt einbehalten. Der Arbeitgeber führt die einbehaltene Steuer an das Finanzamt ab. Die Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile) zahlt der Arbeitgeber an die zuständige Krankenkasse.

Steuer: Berichtigung nach Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung unzulässig

Der Arbeitgeber muss die elektronische Lohnsteuerbescheinigung bei Beendigung des Dienstverhältnisses oder nach Ablauf des Kalenderjahres an das Finanzamt übermitteln. Sie muss spätestens bis zum letzten Tag im Februar des folgenden Jahres übermittelt sein, für 2025 also bis zum 28. Februar 2026.

Der Arbeitgeber ist berechtigt, bei der jeweils nächstfolgenden Lohnzahlung bisher noch nicht erhobene Lohnsteuer nachträglich einzubehalten. Nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ist eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs durch den Arbeitgeber grundsätzlich nicht mehr möglich.

Ausnahme: Korrektur fehlerhafter Datensätze

Die Verwaltung zeigt sich in ihrem Erlass zum Ausfüllen der Lohnsteuerbescheinigungen ab 2025 (BMF-Schreiben vom 5. September 2024 – IV C 5 - S 2378/19/100002 :002) bezüglich nachträglicher Korrekturen etwas großzügiger als bisher: Es wird nicht beanstandet, wenn eine Korrektur einer bereits übermittelten elektronischen Lohnsteuerbescheinigung noch bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres ohne Vorliegen eines gesetzlichen Änderungsgrundes vorgenommen wird. Beispielsweise könnte eine bereits im Januar übermittelte Bescheinigung noch bis Ende Februar des jeweiligen Jahres berichtigt werden.

Eine (spätere) Korrektur oder Stornierung kommt darüber hinaus in Betracht, wenn es sich um die bloße Berichtigung eines zunächst unrichtig übermittelten Datensatzes handelt. Korrigierte Lohnsteuerbescheinigungen sind mit dem Merker "Korrektur" zu versehen.

Keine Korrekturmöglichkeit: Haftungsbefreiende Anzeige beim Finanzamt einreichen

Der Arbeitgeber muss verbleibende Fälle, in denen er die Lohnsteuer nicht nachträglich einbehalten kann, unverzüglich dem Betriebsstättenfinanzamt anzeigen (sogenannte haftungsbefreiende Anzeige im Sinne des § 41c Absatz 4 EStG), damit das Finanzamt die zu wenig erhobene Lohnsteuer vom Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin nachfordern kann.

Wurde zu viel Lohnsteuer einbehalten, kann sich der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin diese im Rahmen einer Einkommensteuerveranlagung "zurückholen".

SV: Berichtigungen beim Arbeitnehmer nur drei Monate zulässig

Der Arbeitgeber ist ebenfalls verpflichtet, die fehlenden Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile) nachzuentrichten. Dabei darf ein unterbliebener Beitragsabzug der Arbeitnehmeranteile nur bei den drei nächsten Entgeltabrechnungen nachgeholt werden.

Korrektur der Entgeltabrechnung: Lohnsteuer und Sozialversicherung

Beispiel: Ein Firmen-PKW, den ein Arbeitnehmer auch für private Fahrten nutzen darf, wird bei der Entgeltabrechnung mit 400 Euro monatlich berücksichtigt. Bei einer internen Überprüfung vor der Entgeltabrechnung Mai 2026 wird festgestellt, dass wegen eines Fahrzeugwechsels für diesen Arbeitnehmer seit Juli 2025 monatlich 500 Euro als geldwerter Vorteil maßgebend sind.

Ergebnis: Lohnsteuerlich müssen die Entgeltabrechnungen ab Januar 2026 berichtigt werden und der Arbeitgeber kann die daraus resultierende höhere Lohnsteuer vom Arbeitslohn des Arbeitnehmers einbehalten.

Die für 2025 bereits an das Finanzamt übermittelte Lohnsteuerbescheinigung ist ausschließlich hinsichtlich der steuerpflichtigen Einkünfte des Arbeitnehmers zu berichtigen und dem Finanzamt erneut zu übermitteln. Der Lohnsteuerabzug darf nicht korrigiert werden. Anstelle des Lohnsteuerabzugs zeigt der Arbeitgeber den unterbliebenen Lohnsteuerabzug für 2025 dem Finanzamt mit einer haftungsbefreienden Anzeige an.

Die Abführung der Sozialversicherungsbeiträge ist ab Juli 2025 zu berichtigen. Dabei darf der Arbeitgeber bei der Entgeltabrechnung für Mai 2026 nur noch den unterbliebenen Beitragsabzug für die Monate April, März und Februar 2026 nachholen. Für die Monate davor übernimmt der Arbeitgeber auch die Arbeitnehmeranteile an den Sozialversicherungsbeiträgen.

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