Bei der Entgeltabrechnung behält der Arbeitgeber Steuern und Sozialversicherungsbeiträge vom Entgelt der Arbeitnehmenden ein. Diese zahlt er dann an das zuständige Finanzamt und die zuständige Krankenkasse. Bei einer nachträglichen Korrektur sind für diese beiden Bereiche unterschiedliche Regelungen zu beachten.
Bei der Entgeltabrechnung werden die Lohnsteuer und die von den Arbeitnehmenden zu tragenden Anteile am Sozialversicherungsbeitrag vom Arbeitsentgelt einbehalten. Der Arbeitgeber führt die einbehaltene Steuer an das Finanzamt ab. Die Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile) zahlt der Arbeitgeber an die zuständige Krankenkasse.
Steuer: Berichtigung nach Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung unzulässig
Der Arbeitgeber muss die elektronische Lohnsteuerbescheinigung bei Beendigung des Dienstverhältnisses oder nach Ablauf des Kalenderjahres an das Finanzamt übermitteln. Sie muss spätestens bis zum letzten Tag im Februar des folgenden Jahres übermittelt sein.
Der Arbeitgeber ist berechtigt, bei der jeweils nächstfolgenden Lohnzahlung bisher noch nicht erhobene Lohnsteuer nachträglich einzubehalten. Nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ist eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs durch den Arbeitgeber grundsätzlich nicht mehr möglich.
Haftungsbefreiende Anzeige beim Finanzamt einreichen
Der Arbeitgeber muss Fälle, in denen er die Lohnsteuer nicht nachträglich einbehalten kann, unverzüglich dem Betriebsstättenfinanzamt anzeigen (sogenannte haftungsbefreiende Anzeige im Sinne des § 41c Absatz 4 EStG), damit das Finanzamt die zu wenig erhobene Lohnsteuer vom Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin nachfordern kann.
Wurde zu viel Lohnsteuer einbehalten, kann sich der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin diese im Rahmen einer Einkommensteuerveranlagung "zurückholen".
SV: Berichtigungen beim Arbeitnehmer nur drei Monate zulässig
Der Arbeitgeber ist ebenfalls verpflichtet, die fehlenden Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile) nachzuentrichten. Dabei darf ein unterbliebener Beitragsabzug der Arbeitnehmeranteile nur bei den drei nächsten Entgeltabrechnungen nachgeholt werden.
Korrektur der Entgeltabrechnung: Lohnsteuer und Sozialversicherung
Beispiel: Ein Firmen-PKW, den ein Arbeitnehmer auch für private Fahrten nutzen darf, wird bei der Entgeltabrechnung mit 350 Euro monatlich berücksichtigt. Bei einer internen Überprüfung vor der Entgeltabrechnung Mai 2024 wird festgestellt, dass wegen eines Fahrzeugwechsels für diesen Arbeitnehmer seit Juli 2023 monatlich 450 Euro als geldwerter Vorteil maßgebend sind.
Ergebnis: Lohnsteuerlich müssen die Entgeltabrechnungen ab Januar 2024 berichtigt werden und der Arbeitgeber kann die daraus resultierende höhere Lohnsteuer vom Arbeitslohn des Arbeitnehmers einbehalten.
Die für 2023 bereits an das Finanzamt übermittelte Lohnsteuerbescheinigung ist ausschließlich hinsichtlich der steuerpflichtigen Einkünfte des Arbeitnehmers zu berichtigen und dem Finanzamt erneut zu übermitteln. Der Lohnsteuerabzug darf nicht korrigiert werden. Anstelle des Lohnsteuerabzugs zeigt der Arbeitgeber den unterbliebenen Lohnsteuerabzug für 2023 dem Finanzamt mit einer haftungsbefreienden Anzeige an.
Die Abführung der Sozialversicherungsbeiträge ist ab Juli 2023 zu berichtigen. Dabei darf der Arbeitgeber bei der Entgeltabrechnung für Mai 2024 nur noch den unterbliebenen Beitragsabzug für die Monate April, März und Februar 2024 nachholen. Für die Monate davor übernimmt der Arbeitgeber auch die Arbeitnehmeranteile an den Sozialversicherungsbeiträgen.
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