Schwerbehindertenanzeige: Pflichtquote und Meldepflicht

Arbeitgeber sind ab einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern gesetzlich verpflichtet, einen Anteil schwerbehinderter Menschen zu beschäftigen. Für die Anzeige bei der Bundesagentur für Arbeit, die bis zum 31. März 2020 erfolgen muss, gibt es jetzt eine aktualisierte Version der Software IW-Elan.

Die Pflicht, Menschen mit einer Schwerbehinderung einzustellen, besteht für alle Unternehmen, die im Jahresdurchschnitt monatlich 20 oder mehr Arbeitnehmer beschäftigen. Das ergibt sich aus dem SGB IX, ebenso wie die Pflicht zu Schwerbehindertenanzeige: Bis spätestens zum 31. März 2020 müssen Arbeitgeber die Anzahl der Schwerbehinderten für das Jahr 2019 an die Bundesagentur für Arbeit (BA) melden. 

Arbeitgeber können zur Erstellung und Versendung der Anzeige die aktuelle Software IW-Elan kostenlos herunterladen. Um Ressourcen zu sparen verschickt die BA die Software auf CD-Rom und die Papierformulare nicht mehr automatisch. Hier geht es zum kostenlosen Download der Software IW-Elan. 

Schwerbehinderte im Unternehmen: Berechnung der Beschäftigungsquote 

Wann ein Arbeitnehmer als schwerbehindert gilt, definiert das SGB IX. Ergeben sich bei der Berechnung der Quote Bruchteile, runden Arbeitgeber mit weniger als 60 Beschäftigten ab.

  • Arbeiten im Unternehmen jahresdurchschnittlich monatlich mindestens 20, aber weniger als 40 Mitarbeiter, muss der Arbeitgeber einen Schwerbehinderten beschäftigen,
  • bei mindestens 40, aber weniger als 60 Mitarbeitern ist der Arbeitgeber verpflichtet, zwei Schwerbehinderte zu beschäftigen.
  • Arbeitgeber mit mindestens 60 Mitarbeitern sind verpflichtet, Bruchteile von 0,5 und mehr aufzurunden.

Beschäftigungspflicht: Beispiel zur Berechnung

Ein Arbeitgeber verfügt über 30 anrechnungspflichtige Arbeitsplätze. Die Arbeitsplätze, auf denen er schwerbehinderte Menschen beschäftigen muss, errechnet sich wie folgt: 30 Arbeitsplätze × 5 %  = 1,5

Ergebnis: Da weniger als 40 Mitarbeiter beschäftigt sind, muss nur ein Arbeitsplatz mit einem Schwerbehinderten besetzt werden.

Welche Arbeitsplätze sind zu berücksichtigen?

Arbeitsplätze sind nach dem SGB IX alle Stellen, auf denen Arbeitnehmer, Beamte, Richter, Auszubildende sowie andere zu ihrer beruflichen Bildung Eingestellte, wie beispielsweise Praktikanten oder Volontäre, beschäftigt werden.

Stellen von Auszubildenden zählen bei der Berechnung der Mindestzahl von Arbeitsplätzen und bei der Zahl der Arbeitsplätze, auf denen schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen sind, jedoch nicht mit.

Ebenfalls nicht als Arbeitsplätze im Sinne des SGB IX zu werten sind:

  • Stellen, die – beispielsweise aufgrund einer Befristung – nur für die Dauer von höchstens 8 Wochen besetzt sind.
  • Stellen, auf denen Beschäftigte mit weniger als 18 Stunden pro Woche beschäftigt sind. Wird ein schwerbehinderter Mensch jedoch auf einem Teilzeitarbeitsplatz mit weniger als 18 Wochenstunden beschäftigt, weil dies wegen der Art und Schwere der Behinderung als notwendig erscheint, muss dieser Arbeitnehmer auch auf die Pflichtarbeitsplatzquote angerechnet werden.

Beschäftigungspflichtquote: Folgen der Nichterfüllung

Erfüllt ein Arbeitgeber die Pflichtquote von fünf Prozent nicht, muss er für jeden unbesetzten Pflichtarbeitsplatz monatlich eine Ausgleichsabgabe bezahlen. Die Ausgleichsabgabe ergibt sich wie folgt:

  • 125 EUR je monatlich unbesetztem Pflichtarbeitsplatz, wenn ein Arbeitgeber mit bis zu 39 Mitarbeitern nicht mindestens einen Schwerbehinderten beschäftigt.
  • 220 EUR je monatlich unbesetztem Pflichtarbeitsplatz, wenn ein Arbeitgeber mehr als 39, aber nicht mehr als 59 Mitarbeiter beschäftigt und nicht mindestens zwei schwerbehinderte Menschen beschäftigt. Hat im Vorjahr nur eine schwerbehinderte Person im Unternehmen gearbeitet, muss der Arbeitgeber eine Ausgleichsabgabe in Höhe von 125 EUR pro monatlich unbesetztem Pflichtarbeitsplatz abführen.
  • Ausgleichsabgaben für Unternehmen mit mehr als 59 Beschäftigten pro monatlich unbesetztem Pflichtarbeitsplatz:
Quote der schwerbehinderten MitarbeiterAusgleichsabgabe
ab 5 % der durchschnittlich mtl. Beschäftigten-
zwischen 3 % und unter 5 % der durchschnittlich monatlich Beschäftigten125 EUR
zwischen 2 % und unter 3 % der durchschnittlich monatlich Beschäftigten220 EUR
unter 2 % der durchschnittlich monatlich Beschäftigten320 EUR

Die gegebenenfalls zu zahlende Ausgleichsabgabe müssen Arbeitgeber bis 31. März des Folgejahres an das für den Arbeitgeber-Hauptsitz zuständige Integrationsamt überweisen.

Meldepflichten des Arbeitgebers

Ebenfalls bis spätestens zum 31. März muss die Anzahl der schwerbehinderten Mitarbeiter im vorangegangenen Jahr an die Bundesagentur für Arbeit gemeldet werden. Die erforderliche Meldung ist rückwirkend für das abgelaufene Kalenderjahr zu erstatten.

Arbeitgeber können die Meldung per IW-Elan elektronisch übermitteln oder ausgedruckt per Post verschicken. Die Software erstellt das Institut der deutschen Wirtschaft im Auftrag der Bundesagentur für Arbeit. Arbeitgeber haben damit auch die Möglichkeit, die Ausgleichsabgabe zu berechnen. Eine Speicherung der Daten erfolgt im System des Nutzers. Die Daten können dann im Folgejahr in die neue Version der Software übernommen werden. Eine Schnittstelle zu einer Personalsoftware ist ebenfalls vorhanden, sodass Daten alternativ auch jedes Jahr in aktualisierter Form importiert werden können.

Wer keine Möglichkeit für einen Download hat, kann die Software auch noch auf CD-Rom und die amtlichen Formulare auf der Homepage der BA bestellen. Der Bestellservice für das Anzeigejahr 2019 wird am 7. Januar 2020 freigeschaltet.


Hier finden Sie eine Übersicht aller HR-relevanten Änderungen und Themen zum Jahreswechsel 2019/2020.

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