Schwerbehindertenanzeige: Pflichtquote und Meldepflicht

Arbeitgeber sind ab einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern gesetzlich verpflichtet, einen Anteil schwerbehinderter Menschen zu beschäftigen. Für das Jahr 2020 muss die Anzeige bei der Bundesagentur für Arbeit bis spätestens zum 31. März 2021 erfolgen. Aufgrund der Coronapandemie war die Frist im Jahr 2020 bis zum 30. Juni 2020 verlängert worden.

Die Pflicht, Menschen mit einer Schwerbehinderung einzustellen, besteht für alle Unternehmen, die im Jahresdurchschnitt monatlich 20 oder mehr Arbeitnehmer beschäftigen. Das ergibt sich aus dem SGB IX, ebenso wie die Pflicht zu Schwerbehindertenanzeige: Grundsätzlich müssen Arbeitgeber bis spätestens zum 31. März eines Jahres die Anzahl der Schwerbehinderten für das Vorjahr an die Bundesagentur für Arbeit (BA) melden.

Software zur Schwerbehindertenanzeige

Arbeitgeber können zur Erstellung und Versendung der Anzeige die aktuelle Software IW-Elan kostenlos herunterladen. Um Ressourcen zu sparen verschickt die BA die Software auf CD-Rom und die Papierformulare nicht mehr automatisch. Hier geht es zum kostenlosen Download der Software IW-Elan. 

Schwerbehinderte im Unternehmen: Berechnung der Beschäftigungsquote 

Wann ein Arbeitnehmer als schwerbehindert gilt, definiert das SGB IX. Ergeben sich bei der Berechnung der Quote Bruchteile, runden Arbeitgeber mit weniger als 60 Beschäftigten ab.

  • Arbeiten im Unternehmen jahresdurchschnittlich monatlich mindestens 20, aber weniger als 40 Mitarbeiter, muss der Arbeitgeber einen Schwerbehinderten beschäftigen,
  • bei mindestens 40, aber weniger als 60 Mitarbeitern ist der Arbeitgeber verpflichtet, zwei Schwerbehinderte zu beschäftigen.
  • Arbeitgeber mit mindestens 60 Mitarbeitern sind verpflichtet, Bruchteile von 0,5 und mehr aufzurunden.

Beschäftigungspflicht: Beispiel zur Berechnung

Ein Arbeitgeber verfügt über 30 anrechnungspflichtige Arbeitsplätze. Die Arbeitsplätze, auf denen er schwerbehinderte Menschen beschäftigen muss, errechnet sich wie folgt:
30 Arbeitsplätze × 5 Prozent  = 1,5

Ergebnis: Da weniger als 40 Mitarbeiter beschäftigt sind, muss nur ein Arbeitsplatz mit einem Schwerbehinderten besetzt werden.

Welche Arbeitsplätze sind zu berücksichtigen?

Arbeitsplätze sind nach dem SGB IX alle Stellen, auf denen Arbeitnehmer, Beamte, Richter, Auszubildende sowie andere zu ihrer beruflichen Bildung Eingestellte, wie beispielsweise Praktikanten oder Volontäre, beschäftigt werden.

Stellen von Auszubildenden zählen bei der Berechnung der Mindestzahl von Arbeitsplätzen und bei der Zahl der Arbeitsplätze, auf denen schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen sind, jedoch nicht mit.

Ebenfalls nicht als Arbeitsplätze im Sinne des SGB IX zu werten sind:

  • Stellen, die – beispielsweise aufgrund einer Befristung – nur für die Dauer von höchstens acht Wochen besetzt sind.
  • Stellen, auf denen Beschäftigte mit weniger als 18 Stunden pro Woche beschäftigt sind. Wird ein schwerbehinderter Mensch jedoch auf einem Teilzeitarbeitsplatz mit weniger als 18 Wochenstunden beschäftigt, weil dies wegen der Art und Schwere der Behinderung als notwendig erscheint, muss dieser Arbeitnehmer auch auf die Pflichtarbeitsplatzquote angerechnet werden.

Beschäftigungspflichtquote: Folgen der Nichterfüllung

Erfüllt ein Arbeitgeber die Pflichtquote von fünf Prozent nicht, muss er für jeden unbesetzten Pflichtarbeitsplatz monatlich eine Ausgleichsabgabe bezahlen. Die Ausgleichsabgabe ergibt sich wie folgt:

  • 125 Euro je monatlich unbesetztem Pflichtarbeitsplatz, wenn ein Arbeitgeber mit bis zu 39 Mitarbeitern nicht mindestens einen Schwerbehinderten beschäftigt.
  • 220 Euro je monatlich unbesetztem Pflichtarbeitsplatz, wenn ein Arbeitgeber mehr als 39, aber nicht mehr als 59 Mitarbeiter beschäftigt und nicht mindestens zwei schwerbehinderte Menschen beschäftigt. Hat im Vorjahr nur eine schwerbehinderte Person im Unternehmen gearbeitet, muss der Arbeitgeber eine Ausgleichsabgabe in Höhe von 125 EUR pro monatlich unbesetztem Pflichtarbeitsplatz abführen.
  • Ausgleichsabgaben für Unternehmen mit mehr als 59 Beschäftigten pro monatlich unbesetztem Pflichtarbeitsplatz:
Quote der schwerbehinderten MitarbeiterAusgleichsabgabe für Erhebungsjahre 2016 - 2020 Ausgleichsabgabe ab Erhebungsjahr 2021
ab 5 % der durchschnittlich mtl. Beschäftigten- 
zwischen 3 % und unter 5 % der durchschnittlich monatlich Beschäftigten125 Euro140 Euro
zwischen 2 % und unter 3 % der durchschnittlich monatlich Beschäftigten220 Euro245 Euro
unter 2 % der durchschnittlich monatlich Beschäftigten320 Euro360 Euro

Die gegebenenfalls zu zahlende Ausgleichsabgabe müssen Arbeitgeber grundsätzlich bis 31. März des Folgejahres an das für den Arbeitgeber-Hauptsitz zuständige Integrationsamt überweisen.

Wichtig: Für das Erhebungsjahr 2020 (Ausgleichsabgabe fällig bis 31. März 2021) gelten noch nicht die zum 1. Januar 2021 erhöhten Beträge.

Drastische Erhöhung der Ausgleichsabgabe ab Erhebungsjahr 2022?

Bundesarbeitsminister Hubertus Heil beabsichtigt, mit einer deutlichen Erhöhung der Ausgleichsabgabe den Druck auf Unternehmen zur Anstellung von Menschen mit Behinderung zu erhöhen. Die Beschäftigungspflicht für Unternehmen sei eine der wichtigsten Säulen des Schwerbehindertenrechts, so Heil. Doch es gäbe nach wie vor zu viele Unternehmen, die sich wegducken vor ihrer Verantwortung oder die die Potenziale von Menschen mit Behinderungen für ihr Unternehmen noch nicht erkannt haben, so der Minister.

Deshalb sollen ab dem Jahr 2022 Unternehmen ohne Mitarbeiter mit Schwerbehinderung pro unbesetztem Platz 720 Euro zahlen müssen. Damit würde sich die Ausgleichsabgabe verdoppeln.

Meldepflichten des Arbeitgebers

Ebenfalls bis spätestens zum 31. März muss grundsätzlich die Anzahl der schwerbehinderten Mitarbeiter im vorangegangenen Jahr an die Bundesagentur für Arbeit gemeldet werden. Die erforderliche Meldung ist rückwirkend für das abgelaufene Kalenderjahr zu erstatten.

Arbeitgeber können die Meldung per IW-Elan elektronisch übermitteln oder ausgedruckt per Post verschicken. Die Software erstellt das Institut der deutschen Wirtschaft im Auftrag der Bundesagentur für Arbeit. Arbeitgeber haben damit auch die Möglichkeit, die Ausgleichsabgabe zu berechnen. Eine Speicherung der Daten erfolgt im System des Nutzers. Die Daten können dann im Folgejahr in die neue Version der Software übernommen werden. Eine Schnittstelle zu einer Personalsoftware ist ebenfalls vorhanden, sodass Daten alternativ auch jedes Jahr in aktualisierter Form importiert werden können.

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