Schwerbehindertenanzeige: Frist bis Ende März

Die Pflicht, Menschen mit einer Schwerbehinderung einzustellen, besteht für alle Unternehmen, die im Jahresdurchschnitt monatlich 20 oder mehr Arbeitnehmende beschäftigen. Die Beschäftigungspflicht beträgt 5 Prozent der Arbeitsplätze. Das ergibt sich aus dem Sozialgesetzbuch (SGB) IX, ebenso wie die Pflicht zur Schwerbehindertenanzeige: Grundsätzlich müssen Arbeitgeber bis spätestens zum 31. März eines Jahres die Anzahl der Schwerbehinderten für das Vorjahr an die Bundesagentur für Arbeit (BA) melden.

Schwerbehinderte im Unternehmen: Berechnung der Beschäftigungsquote 

Wann Arbeitnehmende als schwerbehindert gelten, definiert das SGB IX. Ergeben sich bei der Berechnung der Quote Bruchteile, runden Arbeitgeber mit weniger als 60 Beschäftigten ab.

• Arbeiten im Unternehmen jahresdurchschnittlich monatlich mindestens 20, aber weniger als 40 Mitarbeitende, muss der Arbeitgeber eine / einen Schwerbehinderten beschäftigen.
• bei mindestens 40, aber weniger als 60 Mitarbeitenden ist der Arbeitgeber verpflichtet, zwei Schwerbehinderte zu beschäftigen.
• Arbeitgeber mit mindestens 60 Mitarbeitenden sind verpflichtet, Bruchteile von 0,5 und mehr aufzurunden.

Beschäftigungspflicht: Beispiel zur Berechnung

Ein Arbeitgeber verfügt über 30 anrechnungspflichtige Arbeitsplätze. Die Anzahl der Arbeitsplätze (5 Prozent), auf denen er schwerbehinderte Menschen beschäftigen muss, errechnet sich wie folgt:
30 Arbeitsplätze × 5 Prozent  = 1,5

Ergebnis: Da weniger als 40 Mitarbeitende beschäftigt sind, muss nur ein Arbeitsplatz mit einer/einem Schwerbehinderten besetzt werden.

Beschäftigung Schwerbehinderter: Welche Arbeitsplätze sind zu berücksichtigen?

Arbeitsplätze sind nach dem SGB IX alle Stellen, auf denen Arbeitnehmende, Beamte, Richter, Auszubildende sowie andere zu ihrer beruflichen Bildung eingestellte wie beispielsweise Praktikanten oder Volontäre beschäftigt werden. Stellen von Auszubildenden zählen bei der Berechnung der Mindestzahl von Arbeitsplätzen und bei der Zahl der Arbeitsplätze, auf denen schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen sind, jedoch nicht mit.

Ebenfalls nicht als Arbeitsplätze im Sinne des § 156 Abs. 3 SGB IX zu werten sind:

• Stellen, die – beispielsweise aufgrund einer Befristung – nur für die Dauer von höchstens acht Wochen besetzt sind.
• Stellen, auf denen Beschäftigte mit weniger als 18 Stunden pro Woche beschäftigt sind. Wird ein schwerbehinderter Mensch jedoch auf einem Teilzeitarbeitsplatz mit weniger als 18 Wochenstunden beschäftigt, weil dies wegen der Art und Schwere der Behinderung als notwendig erscheint, muss dieser Arbeitnehmende auch auf die Pflichtarbeitsplatzquote angerechnet werden.

Beschäftigungspflichtquote: Folgen der Nichterfüllung

Erfüllt ein Arbeitgeber die Pflichtquote von 5 Prozent nicht, muss er für jeden jahresdurchschnittlichen unbesetzten Pflichtarbeitsplatz eine Ausgleichsabgabe bezahlen. Zum 1. Januar 2024 gab es eine Erhöhung dieser Ausgleichsabgabe. Besonders davon betroffen sind Unternehmen, die gar keine Menschen mit Schwerbehinderung beschäftigen.

Die Ausgleichsabgabe ergibt sich wie folgt:

• 140 Euro, wenn ein Arbeitgeber mit weniger als 40 zu berücksichtigenden Mitarbeitenden jahresdurchschnittlich weniger als eine schwerbehinderte Person beschäftigt.
    
• 210 Euro, wenn ein Arbeitgeber mit weniger als 40 zu berücksichtigenden Mitarbeitenden jahresdurchschnittlich null schwerbehinderte Menschen beschäftigt.
    
• 245 Euro, wenn ein Arbeitgeber mindestens 40, aber weniger als 60 Mitarbeitende beschäftigt und davon weniger als eine schwerbehinderte Person einen Arbeitsplatz besetzt. Haben im Vorjahr mindestens eine aber weniger als zwei schwerbehinderte Menschen im Unternehmen gearbeitet, muss der Arbeitgeber eine Ausgleichsabgabe in Höhe von 140 Euro pro unbesetztem Pflichtarbeitsplatz abführen.
    
• 410 Euro, wenn ein Arbeitgeber mindestens 40 aber weniger als 60 Mitarbeitende beschäftigt und davon null Arbeitsplätze durch schwerbehinderte Personen besetzt sind.
    
• Ausgleichsabgaben pro jahresdurchschnittlich unbesetztem Pflichtarbeitsplatz für Unternehmen mit mehr als 60 Beschäftigten:

Die gegebenenfalls zu zahlende Ausgleichsabgabe müssen Arbeitgeber grundsätzlich bis 31. März des Folgejahres an das für den Arbeitgeber-Hauptsitz zuständige Integrationsamt überweisen.

Software zur Schwerbehindertenanzeige

Arbeitgeber können zur Erstellung und Versendung der Anzeige die Software IW-Elan verwenden. Die Anwendung wird über einen Link im Internetbrowser aufgerufen. Hier erhalten Sie detaillierte Informationen zur Browserversion von IW-Elan. 

Jahreswechsel 2026: In unserem Überblick erfahren Sie, welche Gesetze und Änderungen in Arbeitsrecht, Lohnsteuer und Sozialversicherung Sie im Blick haben sollten.

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