Geschenke an Mitarbeiter, beispielsweise zu Weihnachten, können als Sachzuwendung in vielen Fällen steuervergünstigt oder sogar steuerfrei gewährt werden. Auch eine Übergabe bei der Weihnachtsfeier kann begünstigt sein. Nachfolgend ein Überblick, welche Besonderheiten zu beachten sind.
Geschenke an Mitarbeiter, beispielsweise zu Weihnachten, können als Sachzuwendung in vielen Fällen steuervergünstigt oder sogar steuerfrei gewährt werden. Auch eine Übergabe bei der Weihnachtsfeier kann begünstigt sein. Nachfolgend ein Überblick, welche Besonderheiten zu beachten sind.
Zur Weihnachtszeit beschenken viele Firmen ihre Mitarbeiter und Geschäftsfreunde. Das Lohnsteuerecht bietet bei Sachgeschenken zahlreiche Möglichkeiten für eine steuergünstige Gestaltung. Geldgeschenke hingegen sind immer in vollem Umfang steuerpflichtig.
Geschenke an Arbeitnehmer: Sachbezugsfreigrenze bis 44 Euro monatlich
Werden Geschenke an Mitarbeiter verteilt, kommt die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro in Betracht. Sofern diese Grenze im Dezember noch nicht für andere Sachleistungen an die Mitarbeiter genutzt wird, beispielsweise für ein Jobticket, können bis zu diesem Wert Sachgeschenke steuer- und sozialversicherungsfrei überlassen werden.
Sachbezugsfreigrenze für Gutscheine und Prepaidkarten
Die Anwendung der 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze für Gutscheine mit Geldbetrag ist weiterhin möglich. Ebenso eine Zahlung des Arbeitgebers an den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin, die mit der Auflage verbunden ist, den empfangenen Geldbetrag nur in einer bestimmten Weise zu verwenden. In der letzten Zeit häufen sich Fälle, bei denen Arbeitgeber den Mitarbeitern über Guthaben- oder Prepaidkarten die Möglichkeit anbieten, Waren über verschiedene Vertragspartner zu kaufen. Das können beispielsweise Warenhäuser, Baumärkte oder Modegeschäfte sein. In diesem Zusammenhang wurde 2015 eine Verschärfung der steuerlichen Regeln diskutiert, die aber nicht umgesetzt wurde.
Daher gilt weiterhin: Auch für Prepaidkarten ist die 44-Euro-Grenze grundsätzlich anwendbar. Eine Barauszahlung des Guthabens darf aber nicht möglich sein. Insbesondere darf es sich um keine Karte handeln, die eine Kreditkartenfunktion hat.
Geschenke für Mitarbeiter: Steuerfrei sind Aufmerksamkeiten bis 60 Euro nur bei persönlichen Ereignissen
Die Steuerbefreiung für sogenannte Aufmerksamkeiten in Höhe von 60 Euro kommt an Weihnachten nicht in Betracht. Diese Begünstigung gilt nur für persönliche Ereignisse, wie beispielsweise Geburtstage und Hochzeiten. Weihnachten ist kein derartiges persönliches Ereignis. Dies wurde auch vom Finanzgericht Hessen in einem Urteil vom 22. Februar 2018 (4 K 1408/17) bestätigt.
In dem Urteilsfall hatte der Arbeitgeber an die rund 3.000 Beschäftigten, die teilweise im Schichtdienst tätig waren, laut Betriebsvereinbarung in der Weihnachtszeit ein sogenanntes Weihnachtspaket im Sachwert von ca. 20 Euro (zuzüglich Logistikkosten von 2,70 Euro) verteilt. Strittig war, inwiefern Weihnachtsgeschenke an Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen als sogenannte Aufmerksamkeiten außerhalb der 44-Euro-Sachbezugsgrenze dem Lohnsteuerabzug unterliegen. Das Gericht hat - der Verwaltungsauffassung entsprechend - die Weihnachtsgeschenke nicht als nicht steuerbare Aufmerksamkeiten angesehen, weil es an einem besonderen persönlichen Anlass fehlt. Als solche kommen beispielsweise Geburtstage, Hochzeiten oder Ähnliches in Betracht.
Für neuere Jahre könnte sich das Problem - zumindest nach Verwaltungsauffassung - regelmäßig dadurch lösen lassen, dass kleine Geschenke in den 110 Euro-Freibetrag für Betriebsveranstaltungen einbezogen werden können. Hinsichtlich der Verbindung zur Feier ist die Verwaltung bei kleinen Geschenken großzügig. Ein Geschenk wird eigentlich nur "anlässlich" einer Betriebsveranstaltung und nicht "nur bei Gelegenheit" an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen übergeben, wenn ein konkreter Zusammenhang zwischen Betriebsveranstaltung und Geschenk besteht. Es wird jedoch nicht beanstandet, wenn Geschenke, deren Wert 60 Euro nicht übersteigt, als Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung in die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags einbezogen werden (vergleiche zuletzt das Schreiben des Bundesfinanzministeriums an die Spitzenverbände der deutschen Wirtschaft vom 7. Dezember 2016, IV C 5 - S 2332/15/10001). Das Hessische FG hat sich dieser großzügigen Auffassung der Finanzverwaltung nicht angeschlossen und entschieden, ein unmittelbarer Zusammenhang mit der jeweiligen Betriebsveranstaltung bestehe bei nachträglich ausgegebenen Geschenken nicht.
Sofern die Geschenke außerhalb einer Betriebsveranstaltung ausgegeben werden, können diese nach Auffassung des Gerichts und der Finanzverwaltung nur bei Anwendung der 44-Euro-Freigrenze steuerfrei bleiben, die aber viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer vielfach schon durch andere geldwerte Vorteile ausnutzen.
Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG für Geschenke an Mitarbeiter oder Geschäftspartner
Für Geschenke an eigene Mitarbeiter und an Geschäftsfreunde gibt es zudem die Möglichkeit der pauschalen Steuerübernahme mit einem Steuersatz von 30 Prozent nach § 37b Einkommensteuergesetz (EStG). Bei dieser Regelung sollte auch ein Augenmerk auf Weihnachtsgeschenke an Geschäftspartner und deren Mitarbeiter gelegt werden. Auch hier kann die Steuer pauschal übernommen werden.
Anwendungswahlrecht des § 37b EStG: Zeitpunkt der Ausübung und Widerruf
Die Steuerübernahme ist zwar keine Pflicht, wird aber in Lohnsteuer-Außenprüfungen gerne aufgegriffen, weil sonst unliebsame Überraschungen beim Empfänger auftreten können. Mehr zum Zeitpunkt der Wahlrechtsausübung lesen Sie im Beitrag "Anwendungswahlrecht des §37b EStG".
Das Wahlrecht muss für die jeweilige Gruppe einheitlich für alle Zuwendungen eines Jahres ausgeübt werden. Das hat der der Bundesfinanzhof gerade bestätigt. Dabei erlauben die Richter aber auch, dass der Arbeitgeber seine Entscheidung zur Pauschalbesteuerung später wieder rückgängig macht (Urteil des Bundesfinanzhofs vom 15. Juni 2016, VI R 54/15). Mehr zum Zeitpunkt der Wahlrechts
Ausnahme: Streuwerbeartikel bis 10 Euro
Einzubeziehen sind nach Verwaltungsauffassung alle Geschenke und Incentives. Eine Ausnahme bilden nur sogenannte Streuwerbeartikel mit Anschaffungskosten von maximal 10 Euro. Weitere Einzelheiten dazu lesen Sie im Beitrag "Weiterhin keine Pauschalbesteuerung von Streuwerbeartikeln" sowie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 19. Mai 2015, IV C 6 - S 2297-b/14/10001, BStBl 2015 I S. 468 .
Geschenke bei der Weihnachtsfeier
Oftmals erfolgt die Übergabe von Geschenken auch anlässlich der Weihnachtsfeier des Unternehmens. Zunächst gilt für die Feier (und damit auch für anlässlich der Feier überreichte Geschenke) ein Freibetrag von 110 Euro für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr. (Lesen Sie hierzu auch: Was fällt unter den neuen Freibetrag für Betriebsveranstaltungen?).
Ist der Steuerfreibetrag von 110 Euro bei Betriebsveranstaltungen überschritten oder werden mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Für den besteht aber die Möglichkeit zur begünstigten Besteuerung. Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen kann mit 25 Prozent pauschal besteuert und sozialversicherungsfrei belassen werden.
Dabei sind neuerdings Geschenke (und auch Verlosungsgewinne) ohne Höchstgrenze und von beliebigem Wert in die Berechnung des Freibetrags einzubeziehen. Ist der Freibetrag überstiegen, können die Vorteile insoweit mit 25 Prozent pauschal besteuert werden.
Wann eine Feier als Betriebsveranstaltung gilt
Das Geschenk muss aber im Rahmen einer Betriebsveranstaltung überreicht werden. Eine Feier in diesem Sinne ist anzunehmen, wenn die Betriebsveranstaltung ein gewisses Eigengewicht hat. Sie muss über den Rahmen einer bloßen Geschenkverteilung hinausgehen und einen „geselligen“ Charakter haben. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Festvorträge, Musikvorführungen, Bewirtung und Genussmittel dargeboten werden. Mehr dazu lesen Sie auch im Beitrag "Was gilt als Betriebsveranstaltung?" sowie im Beitrag "Abgrenzung von Repräsentations- und Betriebsveranstaltungen".
Weitere Einzelheiten zu Betriebsveranstaltungen finden Sie im Anwendungserlass der Finanzverwaltung (Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. Oktober 2015, IV C 5 - S 2332/15/10001, BStBl 2015 I S. 832).
