Geschenke an Mitarbeitende und Geschäftsfreunde

Es gibt viele Anlässe, um Mitarbeitenden und Geschäftsfreunden ein Geschenk als Anerkennung und Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Das Lohnsteuerecht bietet bei Sachgeschenken zahlreiche Möglichkeiten für eine steuergünstige Gestaltung. Geldgeschenke hingegen sind immer in vollem Umfang steuerpflichtig.

Geschenke an Arbeitnehmer: monatliche Sachbezugsfreigrenze

Werden Geschenke an Mitarbeitende verteilt, kommt die monatliche Sachbezugsfreigrenze in Betracht. Sie betrug bis Ende 2021 44 Euro monatlich und liegt seit 1. Januar 2022 bei 50 Euro im Monat. Sofern diese Grenze im jeweiligen Monat noch nicht für andere Sachleistungen an die Mitarbeitenden genutzt wird, beispielsweise für eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio, können bis zu diesem Wert Sachgeschenke steuer- und sozialversicherungsfrei überlassen werden.

Sachbezugsfreigrenze für Gutscheine und Prepaidkarten

Die Anwendung der Sachbezugsfreigrenze für Gutscheine mit Geldbetrag ist grundsätzlich möglich. Weit verbreitet sind auch sogenannte Geldkarten, die die Möglichkeit anbieten, Waren über verschiedene Vertragspartner zu kaufen. Die Karten dürfen aber ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Einlösungsmöglichkeiten müssen seit 2022 entweder räumlich oder auf bestimmte Produktkategorien begrenzt sein. Eine Barauszahlung darf nicht möglich sein. Insbesondere darf es sich um keine Karte handeln, die eine Kreditkartenfunktion hat.

Die wichtigsten Informationen hierzu haben wir in diesem gesonderten Beitrag zusammengefasst: "Neuerungen ab 2022 bei Sachbezügen". Weitere Informationen dazu, was Unternehmen bei der Vergabe von Gutscheinen an ihre Mitarbeitenden beachten müssen, finden Sie in unserem Top-Thema "Gutscheine: lohnsteuer- und arbeitsrechtliche Bedingungen".

Geschenke für Mitarbeitende: Steuerfrei sind Aufmerksamkeiten bis 60 Euro nur bei persönlichen Ereignissen

Neben der monatlichen Sachbezugsfreigrenze können noch steuerfreie Aufmerksamkeiten zu persönlichen Ereignissen bis zur Höhe von 60 Euro steuerfrei gewährt werden. Die Steuerbefreiung kommt aber an Weihnachten ebenso wenig in Betracht wie beim Betriebsjubiläum. Sie gilt nur für persönliche Ereignisse wie beispielsweise Geburtstage und Hochzeiten oder die Geburt eines Kindes. Ein Arbeitnehmerjubiläum ist ebenfalls ein persönliches Ereignis. Weihnachten ist kein persönliches Ereignis. Das wurde auch vom Finanzgericht Hessen (FG Hessen, Urteil v. 22.2.2018. 4 K 1408/17) bestätigt. Zu beachten ist auch, dass es sich bei der Aufmerksamkeitsgrenze von 60 Euro um einen Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer handelt.

Grundsätzlich können auch Aufmerksamkeiten als Gutscheine oder Prepaid-Karten ausgegeben werden. Wichtig ist, dass die Gutscheine und Geldkarten ausschließlich zum Bezug von bestimmten Waren oder Dienstleistungen berechtigen und nur im Inland einlösbar sind (vgl. dazu die vorstehenden Erläuterungen bei der Sachbezugsfreigrenze, die auch hier gelten).

Pauschalbesteuerung für Geschenke an Mitarbeitende oder Geschäftspartner

Für verbleibende Geschenke an eigene Mitarbeitende und an Geschäftsfreunde gibt es zudem die Möglichkeit der pauschalen Steuerübernahme mit einem Steuersatz von 30 Prozent nach § 37b EStG. Bei dieser Regelung sollte insbesondere ein Augenmerk auf (Weihnachts-)Geschenke an Geschäftspartner und deren Mitarbeitende gelegt werden. Auch hier kann die Steuer pauschal übernommen werden.

Die Steuerübernahme ist zwar keine Pflicht, wird aber in Lohnsteuer-Außenprüfungen gerne aufgegriffen, weil sonst unliebsame Überraschungen beim Empfänger auftreten können.

Das Wahlrecht muss für die jeweilige Gruppe einheitlich für alle Zuwendungen eines Jahres ausgeübt werden. Das hat der Bundesfinanzhof bestätigt. Dabei erlauben die Richter aber auch, dass der Arbeitgeber seine Entscheidung zur Pauschalbesteuerung später wieder rückgängig macht (BFH, Urteil v. 15.6.2016, VI R 54/15).

Ausnahme: Streuwerbeartikel bis zehn Euro

Einzubeziehen sind nach Verwaltungsauffassung alle Geschenke und Incentives. Eine Ausnahme bilden nur sogenannte Streuwerbeartikel mit Anschaffungskosten von maximal 10 Euro. Weitere Einzelheiten dazu lesen Sie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 19. Mai 2015 (IV C 6 - S 2297-b/14/10001, BStBl 2015 I S. 468) mit Änderungen durch das Schreiben vom 28. Juni 2018 (IV C 6-S 2297-b/14/10001).

Übrigens: Im Rahmen der 60-Euro-Grenze für Aufmerksamkeiten fällt auch bei Geschenken an Geschäftsfreunde und andere Dritte keine Pauschalsteuer nach § 37b EStG an - allerdings auch hier nur zu persönlichen Ereignissen. Wichtig dabei: Bei Überschreiten der 35-Euro-Grenze entfällt in jedem Fall der Betriebsausgabenabzug.

Geschenke bei der Weihnachtsfeier

Oftmals erfolgt die Übergabe von Geschenken auch anlässlich der Weihnachtsfeier des Unternehmens. Zunächst gilt für die Feier (und damit auch für anlässlich der Feier überreichte Geschenke) ein Freibetrag von 110 Euro für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr. Die zu berücksichtigenden Aufwendungen (Gesamtkosten) des Arbeitgebers sind zu gleichen Teilen auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmenden aufzuteilen ( BFH, Urteil v. 29. April 2021, VI R 31/18).

Ist der Steuerfreibetrag von 110 Euro bei Betriebsveranstaltungen überschritten oder werden mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Für den besteht aber die Möglichkeit zur begünstigten Besteuerung. Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen kann mit 25 Prozent pauschal besteuert und sozialversicherungsfrei belassen werden.

Dabei sind Geschenke (und auch Verlosungsgewinne) ohne Höchstgrenze und von beliebigem Wert in die Berechnung des Freibetrags einzubeziehen. Ist der Freibetrag überstiegen, können die Vorteile insoweit mit 25 Prozent pauschal besteuert werden.

Wann eine Feier als Betriebsveranstaltung gilt

Das Geschenk muss aber im Rahmen einer Betriebsveranstaltung überreicht werden. Eine Feier in diesem Sinne ist anzunehmen, wenn die Betriebsveranstaltung ein gewisses Eigengewicht hat. Sie muss über den Rahmen einer bloßen Geschenkverteilung hinausgehen und einen "geselligen" Charakter haben. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Festvorträge, Musikvorführungen, Bewirtung und Genussmittel dargeboten werden. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag "Was gilt als Betriebsveranstaltung?".

Gerade aufgrund der andauernden Pandemie-Situation stellt sich die Frage nach der Durchführung einer Betriebsveranstaltung. Grundsätzlich kommen auch virtuelle Veranstaltungen in Betracht. Der Arbeitgeber muss hierzu aber das entsprechende Programm darlegen wie zum Beispiel, welche gemeinsamen virtuellen Aktivitäten geplant sind. 

Hinsichtlich der Verbindung zur analogen oder virtuellen Feier ist die Verwaltung bei kleinen Geschenken großzügig. Ein Geschenk wird eigentlich nur "anlässlich" einer Betriebsveranstaltung und nicht "nur bei Gelegenheit" an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen übergeben, wenn ein konkreter Zusammenhang zwischen Betriebsveranstaltung und Geschenk besteht. Es wird jedoch nicht beanstandet, wenn Geschenke, deren Wert 60 Euro nicht übersteigt, als Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung in die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags einbezogen werden (vergleiche zuletzt das Schreiben des Bundesfinanzministeriums an die Spitzenverbände der deutschen Wirtschaft vom 7. Dezember 2016, IV C 5 - S 2332/15/10001).

Weitere Einzelheiten zu Betriebsveranstaltungen finden Sie im Anwendungserlass der Finanzverwaltung (Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. Oktober 2015, IV C 5 - S 2332/15/10001, BStBl 2015 I S. 832). 

Hinweis: Sollten alle vorstehenden Vergünstigungen ausscheiden, kann die Zusendung des Geschenks im Rahmen der Steuerbefreiung für sogenannte Corona-Prämien bis zu 1.500 Euro je Arbeitnehmer / Arbeitnehmerin (§ 3 Nr. 11a EStG) in Betracht kommen. Die Befreiung gilt auch für Sachprämien und ist bis Ende März 2022 verlängert worden. Es muss sich um eine zusätzliche Leistung handeln, die Corona-bedingt gewährt wird. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag "Corona-Sonderzahlungen für Beschäftigte bis 1.500 Euro steuerfrei".

Weitere wichtige Informationen zu diesem Thema haben wir für Sie im Top-Thema "Aufmerksamkeiten und kleine Geschenke" zusammengefasst.