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18.07.2013 | Top-Thema Gutscheine: lohnsteuer- und arbeitsrechtliche Bedingungen

So bleiben Gutscheine abgabenfrei

Kapitel
Die Freude über den Gutschein vom Arbeitgeber kannn schnel getrübt werden, wenn die Freigrenzen nicht eingehalten werden.
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Wer Geschenkgutscheine einsetzt, sollte streng auf die rechtlichen Grenzen achten, innerhalb derer Sachbezüge und Aufmerksamkeiten lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei an Mitarbeiter abgegeben werden können. Wir zeigen, was zur Mitarbeitermotivation möglich ist, ohne dass gleichzeitig der Fiskus beschenkt wird.

Die einfachste Variante, abgabenfreie Incentives zu gestalten, ist, die Sachzuwendungsfreigrenze von 44 Euro zu nutzen. Laut Einkommensteuergesetz bleiben Sachzuwendungen an Mitarbeiter bis zu 44 Euro pro Monat steuerfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG) und nach § 3 Abs. 1 Satz 3 SvEV auch sozialversicherungsfrei. Ob es die Freigrenze 2014 in dieser Höhe geben wird, ist unklar. Der – eher praxisferne – Gesetzentwurf einiger Bundesländer sieht eine Abschmelzung auf 20 Euro pro Monat vor.

Freigrenzen für Sachbezüge und Aufmerksamkeiten

Neben diesem Monatswert von 44 Euro bleiben auch Sachzuwendungen des Arbeitgebers von bis zu 40 Euro steuerfrei, wenn sie anlässlich eines persönlichen Ereignisses an Mitarbeiter ausgegeben werden. Als persönlicher Anlass gilt etwa der Geburtstag, das Mitarbeiterjubiläum oder die Geburt eines Kindes. Auch der Blumenstrauß als Willkommensgruß nach längerer Erkrankung fällt darunter.

Was oft übersehen wird: Beide Freigrenzen haben nichts miteinander zu tun. Bei der Sachzuwendungsfreigrenze von 44 Euro handelt es sich um einen Monatswert, der Anlass der Zuwendung spielt keine Rolle. Man kann diese Freigrenze jeden Monat ausnutzen, muss aber beachten, dass alle Sachzuwendungen eines Monats zusammengerechnet werden.

Vorsicht bei Sachzuwendungen

Achtung: Sowohl bei der Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro als auch bei der 40-Euro-Grenze für Aufmerksamkeiten bei persönlichem Anlass handelt es sich um Freigrenzen, die auch nicht um einen Cent überschritten werden dürfen. Andernfalls geht die Steuerfreiheit und damit auch die Sozialversicherungsfreiheit verloren

Wer die 44-Euro-Freigrenze zur Motivation seiner Mitarbeiter ausnutzen will, muss sicherstellen, dass der Mitarbeiter in diesem Monat keine anderen Sachzuwendungen erhält. Aufmerksamkeiten, die anlässlich persönlicher Ereignisse gemacht werden, werden dagegen nicht zusammengerechnet – wer innerhalb eines Monats Geburtstag und Hochzeit hat, kann daher abgabenfrei zwei Aufmerksamkeiten im Wert von jeweils bis zu 40 Euro erhalten.

Rückzahlung als Bargeld ausschließen

Was bei Gutscheinen besonders beachtet werden muss: Abgabenfrei bleiben Aufmerksamkeiten und Sachbezüge innerhalb der Freigrenze nur, wenn es sich um eine Sachzuwendung, nicht um Bargeld  handelt. Zwar sieht der BFH inzwischen auch Gutscheine über einen festen Eurobetrag steuerlich als Sachzuwendung an, völlig risikolos ist der Einsatz von Gutscheinen dennoch nicht.  Der BFH akzeptiert sie nur dann als Sachzuwendung, wenn der Arbeitgeber ausschließlich eine „Sache“ zugesagt hat. Sobald der Arbeitnehmer den Gutschein einlöst und Restbeträge ausgezahlt bekommt, ist der Grundsatz „nur Sachleistung“ verletzt. Hardliner unter den Betriebsprüfern versagen die Steuerfreiheit, wenn nicht für jeden eingelösten Gutschein die Rückzahlung von Bargeld definitiv ausgeschlossen werden kann. Die Beweislast für die Steuerfreiheit von Sachzuwendungen liegt beim Arbeitgeber. Er muss beweisen können, dass seine Gutscheine ausschließlich zur Einlösung von Sachen oder Dienstleistungen genutzt werden können.

Daher sind in der Praxis elektronische Gutscheine sinnvoll, weil selbst geringe Restbeträge als Guthaben gespeichert bleiben. Wer Papiergutscheine ausgibt, muss mindestens auf dem Gutschein die Auszahlung selbst minimaler Restbeträge ausdrücklich ausschließen. Sicherer ist es, wenn die einlösenden Stellen dem Arbeitgeber bestätigen, dass eine Auszahlung von Restbeträgen definitiv nicht erfolgt.

Autor: Andreas Sprenger ist Steuerberater und Referent für Fragen der Entgeltabrechnung.

Gutschein, Lohnsteuer, Freigrenze, Sachbezug, Insolvenz, Incentive

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