So bleiben Gutscheine für Mitarbeiter abgabenfrei

Wer Geschenkgutscheine einsetzt, sollte streng auf die rechtlichen Grenzen achten, innerhalb derer Sachbezüge und Aufmerksamkeiten lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei an Mitarbeiter abgegeben werden können. Wir zeigen, was zur Mitarbeitermotivation möglich ist.

Abgabenfreie Incentives sind auf dem Vormarsch und Warengutscheine ein beliebtes Mittel, um die Sachzuwendungsfreigrenze von 44 Euro zu nutzen. Laut Einkommensteuergesetz bleiben Sachzuwendungen an Mitarbeiter bis zu 44 Euro pro Monat steuerfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) und nach § 3 Abs. 1 Satz 3 SvEV sozialversicherungsfrei.

Sachbezugsfreigrenze liegt bei 44 Euro, die Grenze für Aufmerksamkeiten bei 60 Euro

Neben diesem Monatswert von 44 Euro bleiben auch Sachzuwendungen des Arbeitgebers von bis zu 60 Euro steuerfrei, wenn sie anlässlich eines persönlichen Ereignisses an Mitarbeiter ausgegeben werden. Als persönlicher Anlass gilt etwa der Geburtstag, das Mitarbeiterjubiläum oder die Geburt eines Kindes. Auch der Blumenstrauß als Willkommensgruß nach längerer Erkrankung fällt darunter.

Was oft übersehen wird: Beide Freigrenzen haben nichts miteinander zu tun. Bei der Sachzuwendungsfreigrenze von 44 Euro handelt es sich um einen Monatswert, der Anlass der Zuwendung spielt keine Rolle.

Praxis-Tipp: Schrittweise Prüfung der Steuerbefreiung

Bei jeder Sachzuwendung sollte zuerst geprüft werden, ob eine Steuerbefreiung nach § 3 EStG (z. B. für die Überlassung eines arbeitgebereigenen Handys), für Aufmerksamkeiten (z. B. ein Geschenk anlässlich eines persönlichen Ereignisses, Annehmlichkeiten wie Getränke am Arbeitsplatz) oder eine Sachzuwendung anlässlich einer Betriebsveranstaltung vorliegt. Erst wenn keine andere Begünstigung greift, greift die 44-Euro-Freigrenze. Es ist demnach möglich, dass eine Mitarbeiterin z. B. im Monat September sowohl ein Sachgeschenk anlässlich des Geburtstages bis 60 Euro (Aufmerksamkeit) sowie eine "sonstige" Sachzuwendung bis 44 Euro abgabenfrei erhalten kann.

Vorsicht bei Sachzuwendungen an Arbeitnehmer

Achtung: Sowohl bei der Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro als auch bei den 60 Euro für Aufmerksamkeiten bei persönlichem Anlass handelt es sich um Freigrenzen, die um keinen Cent überschritten werden dürfen – sonst geht die Steuerfreiheit und damit auch die Sozialversicherungsfreiheit gänzlich verloren. Zudem müssen Sie darauf achten, dass alle sonstigen Sachzuwendungen, die unter die 44-EUR-Freigrenze fallen, pro Monat addiert werden. Ein Tankgutschein über 35 Euro sowie eine spontane Einladung der Chefin nach der Arbeit in die Pizzeria um die Ecke für 12 Euro pro Person machen die 44-EUR-Freigrenze zunichte.

Warengutscheine für Mitarbeiter: Rückzahlung als Bargeld ausschließen

Voraussetzung für die Begünstigung der Aufmerksamkeiten (bis 60 Euro) sowie für Gutscheine (bis 44 Euro) ist, dass es sich um Sachlohn handelt. Sachlohn ist alles, was nicht als Bargeld ausgezahlt oder überwiesen wird. Maßgebend ist der arbeitsrechtliche Anspruch der Mitarbeiter, ausschließlich eine Sache zu bekommen. Jedes – auch so geringfügige – Wahlrecht zugunsten einer Barzahlung führt zum Verlust der Begünstigung. Eine teure Praxisfalle sind geringe Restbeträge, die z. B. bei der Einlösung eines Gutscheins den Mitarbeiter als Restgeld ausgezahlt werden. Problemlos ist der private Verkauf dieser Sachen durch den Arbeitnehmer oder die spätere Rückerstattung von Pfandgeldern.

Daher sind in der Praxis elektronische Gutscheine sinnvoll, weil selbst geringe Restbeträge als Guthaben gespeichert bleiben. Wer Papiergutscheine ausgibt, muss mindestens auf dem Gutschein die Auszahlung selbst minimaler Restbeträge ausdrücklich ausschließen. Sicherer ist es, wenn die einlösenden Stellen dem Arbeitgeber bestätigen, dass eine Auszahlung von Restbeträgen nicht erfolgt.

Vorerst keine Änderungen beim Sachlohnbegriff

Wie lange diese praxisfreundliche Auslegung des Begriffs Sachlohn noch gilt, ist derzeit unklar. Allerdings hat der Gesetzgeber seinen Versuch, den Begriff Sachlohn enger auszulegen (und insbesondere Geldkarten aus dem Sachlohnbegriff auszuschließen), einstweilen aufgegeben.


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