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Besonderheiten bei elektronischen Gutscheinkarten

Elektronische Gutscheinkarten, sogenannte E-Cards, sowie Guthaben- und Prepaidkreditkarten minimieren in der Personalabteilung den Aufwand bei der Überprüfung der Abgabenfreiheit. In der Praxis sollte darauf geachtet werden, dass mit den Guthabenkarten keine Bargeldabhebungen möglich sind.

Steuerlich erfolgt der Lohnzufluss bei Gutscheinen in dem Augenblick, in dem der Arbeitnehmer über das Guthaben verfügen kann. Für die Frage, ob die monatliche Sachzuwendungsfreigrenze von 44 Euro eingehalten ist, muss der Arbeitgeber den Zeitpunkt der Übergabe des Gutscheins nachweisen können. Auf das Einlösen des Gutscheins kommt es nicht an – es sei denn, es wird ein Gutschein auf das eigene Produktsortiment des Arbeitgebers ausgestellt.

Elektronische Gutscheine vs. Papiergutscheine

Bei elektronischen Gutscheinen, sogenannten E-Cards, kann die Aktivierung – also der steuerliche Zufluss – vom Arbeitgeber exakt bestimmt werden. Zudem ist eine Barauszahlung – auch geringer Restbeträge – ausgeschlossen. Damit wird vermieden, dass Gutscheine für zwei unterschiedliche Monate versehentlich in einem Monat ausgehändigt werden. In der Regel verlangen die Anbieter für das monatliche Aufladen eine Gebühr. Diese wird nach der aktuellen Rechtslage nicht auf die 44-EUR-Grenze angerechnet, sodass der Arbeitnehmer in den Genuss der vollen 44 Euro monatlich kommt. Das gilt auch, wenn derartige Guthabenkarten anlässlich eines persönlichen Ereignisses mit bis zu 60 Euro aufgeladen werden. Allerdings gewährt die Finanzverwaltung auf den jeweiligen Eurobetrag keinen Bewertungsabschlag von 4 %.

Ansparen von Guthaben möglich

Den Mitarbeitern steht es frei, wann und für welche Zuwendung das Guthaben verwendet wird. Werden die Guthabenkarten von einer Vielzahl von Einlösestellen akzeptiert, erhöht dies die Attraktivität des Angebots. Andererseits können die Mitarbeiter das Guthaben ansparen und damit zu einem späteren Zeitpunkt größere Anschaffungen finanzieren. Die Einlösung muss nicht innerhalb einer bestimmten Frist erfolgen – unter Umständen können Guthaben über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr aufgebaut werden. Sofern auch die Zuwendungen für persönliche Anlässe über elektronische Guthaben erfolgen, erhalten Mitarbeiter unter Umständen mehr als 528 Euro jährlich steuer- und sozialversicherungsfrei.

Werden die 44 Euro monatlich in vollem Umfang ausgenutzt, bleibt keine Luft mehr für andere sonstige Sachzuwendungen. Im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen wird das aber Arbeitgebern immer wieder zum Verhängnis: Der Prüfer entdeckt weitere Sachzuwendungen, die in den Anwendungsbereich der 44 Euro fallen. Dies kann dazu führen, dass die gesamten Zuwendungen – auch die monatlichen Gutschriftsbeträge – rückwirkend versteuert werden müssen.

Achtung bei Bonussystemen – Abgabenfreiheit genau prüfen

In diesem Zusammenhang sind Angebote, die ein Ansparen des monatlichen Betrags in Form eines Bonussystems ermöglichen, kritisch zu sehen. Der BFH hat in seiner Rechtsprechung zur Jahresfahrkarte klargestellt, dass sich die Sachzuwendungsfreigrenze von 44 Euro auf den Übergabezeitpunkt bezieht. Für welchen Zeitraum der Gutschein einen Bezug ermöglicht, spielt keine Rolle. Es ist also nicht möglich, Gutscheine wertmäßig für mehrere Monate zusammenzufassen.

Dagegen spielt der Zeitpunkt, zu dem der Arbeitnehmer seine Gutscheine einlöst, für die Lohnerfassung keine Rolle. Es ist also möglich, Gutscheine zu sammeln und insgesamt für eine aufwendigere Sache einzulösen. Ob das geplante Ansammeln von Guthaben – eventuell verbunden mit einem Bonus – von Prüfern und Gerichten akzeptiert wird, darf aber bezweifelt werden. Auf der sicheren Seite bleibt, wer bezüglich Zeitpunkt der Einlösung einen Zeitrahmen von einem Jahr vorgibt.


Schlagworte zum Thema:  Gutschein, Insolvenz, Incentive