Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigungen für 2025 und 2026

Haufe Online Redaktion

Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigungen für 2025 und 2026 — Bild: Pexels Aufgepasst: Für die Lohnsteuerbescheinigungen 2025 und 2026 gelten neue Vorgaben.

Die Finanzverwaltung hat bereits das Muster für die Lohnsteuerbescheinigung 2026 veröffentlicht. Zunächst sind aber die (nahezu identischen) Bescheinigungen für 2025 auszustellen. Dazu kann es bei ausscheidenden Beschäftigten bereits vor dem Jahreswechsel kommen. Die Finanzverwaltung hat eine neue Anleitung mit einigen Neuerungen bekannt gegeben, die für beide Jahre gilt.

Aufgrund der Aufzeichnungen im Lohnkonto hat der Arbeitgeber nach Abschluss des Lohnkontos der zuständigen Finanzbehörde für jeden Arbeitnehmer und jede Arbeitnehmerin eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln – regelmäßig geschieht dies bis zum letzten Tag im Februar des folgenden Jahres.

Lohnsteuerbescheinigung: Neues Muster und neue Vorgaben für 2025

Für die Jahre ab 2025 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) die Vorgaben für das Ausfüllen der Bescheinigungen runderneuert (BMF-Schreiben vom 5. September 2024 – IV C 5 - S 2378/19/100002 :002). Neu ist beispielsweise der Hinweis, dass keine Bescheinigung auszustellen ist, wenn für Beschäftigte zwar elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) übermittelt werden, jedoch kein Arbeitslohn gezahlt wird.

Die Muster für 2025 und 2026 mit den jeweiligen Bekanntmachungen finden Sie hier:

Die folgende Neuerungen und Besonderheiten sind bei der Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigungen für 2025 und 2026 zu beachten.

Unterbrechung und Lohnersatzleistungen

Als Ordnungsmerkmal ist ausschließlich die Identifikationsnummer anzugeben. Die Verwendung der eTIN ist nicht mehr zulässig. Die Verwaltung hat ergänzend geregelt, wie Arbeitgeber in Problemfällen die Nummer erhalten können (BMF-Schreiben vom 23. Januar 2024 - IV C 5 - S 2295/21/10001:001). Unter anderem kann der Arbeitgeber die Zuteilung bzw. die Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer beim zuständigen Finanzamt beantragen, wenn der oder die Beschäftige ihn dazu bevollmächtigt hat.

Legen Beschäftigte dem Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer schuldhaft nicht vor und kann der Arbeitgeber diese auch nicht erhalten, hat er regelmäßig die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu ermitteln (§ 39c Absatz 1 Satz 1 EStG i. V. m. § 38b Absatz 1 Satz 2 Nummer 6 EStG).

Unter Nummer 2 des Ausdrucks ist in dem Feld Anzahl "U" die Anzahl der Unterbrechungszeiträume zu bescheinigen, in denen an mindestens fünf aufeinanderfolgenden Arbeitstagen der Anspruch auf Arbeitslohn im Wesentlichen weggefallen ist (z. B. wegen Krankheit). Nicht zu bescheinigen sind Zeiträume, in denen der Arbeitnehmende Lohnersatzleistungen im Sinne des § 41 Abs. 1 Satz 4 EStG erhalten hat.

Das Kurzarbeitergeld einschließlich Saison-Kurzarbeitergeld, der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, der Zuschuss bei Beschäftigungsverbot für die Zeit vor oder nach einer Entbindung sowie für den Entbindungstag während der Elternzeit nach beamtenrechtlichen Vorschriften, die Verdienstausfallentschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz, Aufstockungsbeträge und Altersteilzeitzuschläge und das neue Qualifizierungsgeld nach § 82a SBG III sind in einer Summe unter Nummer 15 des Ausdrucks zu bescheinigen.

Ab 2025 ist das in Nummer 15 enthaltene Kurzarbeitergeld einschließlich Saison-Kurzarbeitergeld unter der neuen Nummer 15a nochmals gesondert auszuweisen.

Arbeitslohn für mehrere Jahre und Entschädigungen

Ebenso ab 2025 ist die Anwendung der sog. Fünftelregelung für Entschädigungen (z. B. Abfindungen) und auf Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre (z. B. Jubiläumszuwendungen) nicht mehr im LSt-Verfahren, sondern nur noch im Rahmen der Steuererklärung möglich (Streichung § 39b Abs. 3 Satz 9 und 10 EStG).

Für den Arbeitgeber bleiben jedoch gesonderte Bescheinigungspflichten bestehen: Unter Nummer 10 des Ausdrucks sind der Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre und Entschädigungen zu bescheinigen.

Versorgungsbezüge

Unter Nummer 8 des Ausdrucks sind die im Bruttoarbeitslohn (Nummer 3) enthaltenen Versorgungsbezüge (Betriebsrenten, Pensionen) nochmals gesondert zu bescheinigen

Unter Nummer 29 des Ausdrucks ist die Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag (das Zwölffache des Versorgungsbezugs für den ersten vollen Monat zuzüglich voraussichtlicher Sonderzahlungen) einzutragen. Unter Nummer 30 ist das maßgebende Kalenderjahr des Versorgungsbeginns (vierstellig) zu bescheinigen.

Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre sind unter Nummer 9 zu bescheinigen. Entsprechend dem Muster der Lohnsteuerbescheinigung ab 2025 ist auch bei diesen Versorgungsbezügen unter Nummer 30 des Ausdrucks das Kalenderjahr des Versorgungsbeginns anzugeben (vgl. Bekanntmachung "Muster für den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für 2025" vom 20. Februar 2025).

Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte

Unter Nummer 17 des Ausdrucks sind die auf die Entfernungspauschale (für 2025 0,30 Euro je Entfernungskilometer, 0,38 Euro ab dem 21. Entfernungskilometer, ab 2026 gelten voraussichtlich einheitlich 0,38 Euro) in der Steuererklärung anzurechnenden steuerfreien Zuschüsse und Sachbezüge betragsmäßig zu bescheinigen. Dazu gehört ein steuerfrei gewährtes Deutschlandticket oder ein anderes steuerfreies Jobticket.

Unter Nummer 18 des Ausdrucks sind die ebenfalls auf die Entfernungspauschale anzurechnenden und mit 15 Prozent pauschal besteuerten Arbeitgeberleistungen zu bescheinigen (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG). Dabei handelt es sich regelmäßig um Zuschüsse für Fahrten mit dem PKW.

Tipp: Nicht zu bescheinigen sind mit 25 Prozent pauschalierte Bezüge für ein Jobticket, weil diese nicht auf die Entfernungspauschale angerechnet werden (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG).

Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeit

Unter Nummer 20 des Ausdrucks sind grundsätzlich die steuerfreien Verpflegungszuschüsse bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten zu bescheinigen.

Für 2025 und 2026 gilt weiterhin die Kulanzregelung, dass eine Bescheinigung dieser Beträge nicht zwingend erforderlich ist, wenn das Betriebsstättenfinanzamt für die steuerfreien Verpflegungsspesen bei Auswärtstätigkeiten eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat (Fälle mit getrennter Lohn- und Reisekostenabrechnung).

Wichtig: Großbuchstabe M ist Pflicht

Hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter den Mitarbeitenden während einer beruflichen Tätigkeit außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung eine mit Sachbezugswert (2025: für ein Frühstück 2,30 Euro und für ein Mittag- oder Abendessen 4,40 Euro; 2026: voraussichtlich 2,37 Euro bzw. 4,57 Euro) zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss der Großbuchstabe "M" in der Lohnsteuerbescheinigung unter Nummer 2 bescheinigt werden.

Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile zur Vorsorge

In den Nummern 22 ff. sind die Arbeitgeber und Arbeitnehmeranteile für die Alters- und Krankenvorsorge sowie die Beiträge für Pflege- und Arbeitslosenversicherung einzutragen.

Dazu gehören für 2025 noch unter der Nummer 28 die Bescheinigung der Beiträge zur privaten Kranken- und Pflege-Pflichtversicherung oder die sog. Mindestvorsorgepauschale.

Ab 2026 startet ein automatischer Datenaustausch zwischen den Unternehmen der privaten Krankenversicherung, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern. Die sog. Mindestvorsorgepauschale beim Lohnsteuerabzug wird abgeschafft (Einzelheiten dazu lesen Sie im Beitrag "Neuerungen bei privat Krankenversicherten ab 2026").

Bei den vom Arbeitgeber berücksichtigten Lohnsteuerabzugsmerkmalen werden die Beiträge zur Kranken- und Pflege-Pflichtversicherung bescheinigt. Die Bescheinigung des bislang unter Nummer 28 tatsächlich im Lohnsteuerabzugsverfahren berücksichtigten Teilbetrags der Vorsorgepauschale für die private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung entfällt (vgl. Bekanntmachung "Muster für den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für 2026" vom 29. August 2025).

Nachträgliche Korrektur der Lohnsteuerbescheinigung

Stellt der Arbeitgeber bis zum Ablauf des siebten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres fest, dass die übermittelten Daten unzutreffend waren, muss er die Lohnsteuerbescheinigung grundsätzlich durch Übermittlung eines weiteren Datensatzes korrigieren oder stornieren (§ 93c Abs. 3 Satz 1 AO). Eine Änderung des Lohnsteuerabzugs ist jedoch regelmäßig nur bis zur Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zulässig (§ 41c Abs. 3 Satz 1 EStG).

Neu in der Ausfüllanleitung ist die Möglichkeit, dass eine Korrektur einer bereits übermittelten elektronischen Lohnsteuerbescheinigung darüber hinaus noch bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres ohne Vorliegen eines gesetzlichen Änderungsgrundes vorgenommen werden kann.

Eine (spätere) Korrektur oder Stornierung kommt darüber hinaus in Betracht, wenn es sich um eine bloße Berichtigung eines zunächst unrichtig übermittelten Datensatzes handelt. Eine solche Korrektur oder Stornierung unzutreffend bescheinigter Angaben bzw. Lohnsteuerdaten (z. B. einbehaltene Lohnsteuer oder einbehaltener Solidaritätszuschlag) ist der Finanzverwaltung durch Übermittlung einer berichtigten Lohnsteuerbescheinigung mitzuteilen, soweit sie nicht im Widerspruch zur maßgebenden bereits bestandskräftigen Lohnsteueranmeldung steht. Korrigierte Lohnsteuerbescheinigungen sind mit dem Merker "Korrektur" zu versehen.

Keine Korrektur mehr möglich – was dann zu tun ist

Im Übrigen können Erstattungsansprüche wegen zu Unrecht einbehaltener Lohnsteuer nach Ablauf des Kalenderjahres und nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung lediglich im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung geltend gemacht werden.

Wurde der Lohnsteuerabzug in zu geringer Höhe vorgenommen, hat der Arbeitgeber dies dem Betriebsstättenfinanzamt anzuzeigen (§ 41c Abs. 4 EStG), für Lohnzahlungszeiträume ab 2026 zwingend elektronisch. Die haftungsbefreiende Anzeige ist notwendig, damit das Finanzamt die zu wenig erhobene Lohnsteuer vom Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin nachfordern kann.

Lesen Sie dazu auch unsere News "Entgeltabrechnung: Was bei einer nachträglichen Korrektur zu beachten ist".

Jahreswechsel 2026: In unserem Überblick erfahren Sie, welche Gesetze und Änderungen in Arbeitsrecht, Lohnsteuer und Sozialversicherung Sie im Blick haben sollten.

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