Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung 2023 und 2024

Eine der wichtigsten Aufgaben zum Jahresanfang ist die Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung für 2023. Neu ist dabei insbesondere die zwingende Übermittlung der Steueridentifikationsnummer. Dazu hat die Finanzverwaltung nun ergänzende Hinweise veröffentlicht. Darüber hinaus wurde das Muster der Lohnsteuer­bescheinigung für 2024 veröffentlicht, das bei ausscheidenden Beschäftigten bereits Anwendung findet.

Aufgrund der Aufzeichnungen im Lohnkonto hat der Arbeitgeber nach Abschluss des Lohnkontos der zuständigen Finanzbehörde für jeden Arbeitnehmer und jede Arbeitnehmerin eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln – dies bis zum letzten Tag im Februar des folgenden Jahres.

Für den Jahresabschluss 2023 und die Übermittlung bis Ende Februar (im Jahr 2024 ist das der 29. Februar) sind zunächst die Lohnbescheinigungen nach dem Muster für 2023 zu verwenden (Bekanntmachung vom 8. September 2022, IV C 5 - S 2533/19/10030 :004).

Die Verwaltung hat bereits die Muster für 2024 bekannt gemacht (Bekanntmachung vom 8. September 2023 - IV C 5 - S 2533/19/10030 :005). Sie kommen erstmals bei im Laufe des Jahres 2024 ausscheidenden Mitarbeitenden zur Anwendung.

Lohnsteuerbescheinigung: ab 2023 mit Identifikationsnummer

Bereits ab dem Jahr 2023 ist ausschließlich die Identifikationsnummer als Ordnungsmerkmal anzugeben. Die Verwendung der eTIN ist nicht mehr zulässig. Die Verwaltung hat nun Einzelheiten dazu geregelt, wie Arbeitgeber in Problemfällen diese Nummer erhalten können (BMF-Schreiben vom 23. Januar 2024 - IV C 5 - S 2295/21/10001:001). 

Hat der Arbeitgeber für Beschäftigte bereits für das Jahr 2022 eine Lohnsteuerbescheinigung übermittelt und versichert der Arbeitgeber,

  • dass das Dienstverhältnis weiter fortbestanden hat und
  • der oder die Beschäftigte trotz Aufforderung pflichtwidrig die Identifikationsnummer bisher nicht mitgeteilt hat,

teilt das zuständige Finanzamt die Identifikationsnummer auf formlose schriftliche Anfrage des Arbeitgebers mit. Die Anfrage hat den Namen, das Geburtsdatum sowie die Anschrift des oder der Beschäftigten zu enthalten.

Tipp: Eine Mitteilung erfolgt bei Vorliegen der vorstehenden Voraussetzungen auch, wenn die Identifikationsnummer dem oder der Beschäftigten erstmals zuzuteilen ist. Einer Bevollmächtigung des Arbeitgebers oder der Zustimmung der Arbeitnehmenden bedarf es insoweit nicht.

Unabhängig davon kann der Arbeitgeber generell die Zuteilung bzw. die Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer beim zuständigen Finanzamt beantragen, wenn der oder die Beschäftige ihn dazu bevollmächtigt hat.

Hinweis: Auch für die Sozialleistungsträger ist in Mitteilungen über Lohnersatzleistungen für die Datenübermittlung ab dem Veranlagungszeitraum 2023 ausschließlich die steuerliche Identifikationsnummer als Ordnungsmerkmal anzugeben. Die Verwendung der eTIN ist nicht mehr zulässig. Zu weiteren Einzelheiten und ausnahmsweise zulässigen Papierbescheinigungen vergleiche BMF-Schreiben vom 28. Dezember 2023 - IV C 5 - S 2295/21/10001 :001.

Lohnsteuerabzug: ohne Identifikationsnummer Steuerklasse VI

Legen Beschäftigte dem Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer schuldhaft nicht vor und kann der Arbeitgeber diese auch nicht entsprechend dem vorstehenden Verfahren erhalten, hat er regelmäßig die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu ermitteln (§ 39c Absatz 1 Satz 1 EStG i. V. m. § 38b Absatz 1 Satz 2 Nummer 6 EStG).

Die Verwaltung gibt in ihrem Erlass (BMF-Schreiben vom 23. Januar 2024 - IV C 5 - S 2295/21/10001:001) insbesondere folgende Beispiele:

  • Betriebsrentner und Versorgungsempfänger, die im Ausland ansässig sind und bisher keine steuerliche Identifikationsnummer beantragt haben,
  • Beschäftigte - insbesondere auch aus dem Ausland -, die nur für kurze Zeit vom Arbeitgeber beschäftigt werden,
  • Sterbegeldempfänger sowie
  • Beschäftigte, die sich weigern, die steuerliche Identifikationsnummer mitzuteilen.

Wichtig: Nur in den Fällen, in denen die Arbeitnehmenden die fehlende Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer nicht zu vertreten haben oder der Arbeitgeber aufgrund von technischen Störungen die Nummer nicht abrufen kann, kann er für die Lohnsteuerberechnung die voraussichtliche Steuerklasse längstens für drei Kalendermonate zugrunde zu legen (vgl. § 39c Absatz 1 Satz 2 EStG).

Lohnsteuerbescheinigung: Weitere Neuerungen

Darüber hinaus weist die Verwaltung bei der Veröffentlichung des Musters 2024 auf die folgenden aktuellen Änderungen bzw. Neuerungen hin:

  • Ist ein Dritter zum Lohnsteuerabzug verpflichtet, hat er der zuständigen Finanzbehörde für jeden Arbeitnehmer eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln (§ 41b Absatz 1 Satz 2 EStG).
  • Die Angabe des vom Arbeitgeber ausgezahlten Kindergeldes in Nummer 33 ist ab 2024 nicht mehr zulässig (Aufhebung von § 72 EStG zum 1. Januar 2024).
  • § 19a EStG enthält Regelungen, nach denen unter bestimmten Voraussetzungen die geldwerten Vorteile aus Mitarbeiterbeteiligungen zunächst nicht besteuert werden. Diese Regelungen gelten auch 2023. Sie sind ab 2024 nochmals verbessert worden (lesen Sie dazu: Gesetz zur steuerfreien Mitarbeiterkapitalbeteiligung tritt in Kraft), allerdings bleibt es bei der Sozialversicherungspflicht. Die Beiträge, die auf einen nicht besteuerten Vorteil nach § 19a EStG entfallen, sind unter Nummer 22 bis 27 des Ausdrucks zu bescheinigen.

Tipp: Unverändert für 2024 im Muster enthalten ist die Nummer 10, unter der unter anderem ermäßigt besteuerte Entschädigungen zu bescheinigen sind. Es ist allerdings eine zeitnahe Gesetzesänderung geplant, nach der die Anwendung der sog. Fünftelregelung auf Abfindungen nur noch im Veranlagungsverfahren möglich sein soll. Lesen Sie dazu unseren Beitrag zum Wachstumschancengesetz.

Bescheinigungspflichten und Regelungen für 2023 und 2024

Darüber hinaus sind beim Ausfüllen für beide Jahre die ungeänderten weiteren Vorgaben des Bundesfinanzministeriums zu beachten (BMF, Schreiben v. 9. September 2019, IV C 5 - S 2378/19/10002 :001, BStBl 2019 I S. 911). Hinzuweisen ist aus dem sogenannten "Ausfüllerlass" insbesondere auf die folgenden, für 2023 und 2024 geltenden Bescheinigungspflichten und Regelungen.

Lohnsteuerbescheinigung: Unterbrechung der Beschäftigung

Unter Nummer 2 des Ausdrucks ist in dem Feld Anzahl "U" die Anzahl der Unterbrechungszeiträume zu bescheinigen, in denen an mindestens fünf aufeinander folgenden Arbeitstagen der Anspruch auf Arbeitslohn im Wesentlichen weggefallen ist (z. B. wegen Krankheit). Nicht zu bescheinigen sind Zeiträume, in denen der Arbeitnehmende Lohnersatzleistungen im Sinne des § 41 Abs. 1 Satz 4 EStG erhalten hat.

Lohnsteuerbescheinigung: Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte

Unter Nummer 17 und 18 sind die steuerfreien und pauschal besteuerten Leistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu bescheinigen.

Unter Nummer 17 des Ausdrucks sind dabei die auf die Entfernungspauschale (0,30 Euro je Entfernungskilometer, ab 2022 0,38 Euro ab dem 21. Entfernungskilometer) in der Steuererklärung anzurechnenden steuerfreien Zuschüsse und Sachbezüge betragsmäßig zu bescheinigen. Dazu gehört unter anderem ein steuerfrei gewährtes Deutschlandticket.

Unter Nummer 18 des Ausdrucks sind nur die ebenfalls auf die Entfernungspauschale  anzurechnenden und mit 15 Prozent pauschal besteuerten Arbeitgeberleistungen zu bescheinigen (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG). Dabei handelt es sich regelmäßig um Zuschüsse für Fahrten mit dem PKW.

Tipp: Nicht zu bescheinigen sind mit 25 Prozent pauschalierte Bezüge für ein Jobticket, weil diese nicht auf die Entfernungspauschale angerechnet werden (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG).

Lohnsteuerbescheinigung: Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeit

Unter Nummer 20 des Ausdrucks sind grundsätzlich die steuerfreien Verpflegungszuschüsse bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten zu bescheinigen. Es gilt für die Jahre 2023 und 2024 weiterhin die Kulanzregelung, dass eine Bescheinigung dieser Beträge nicht zwingend erforderlich ist, wenn das Betriebsstättenfinanzamt für die steuerfreien Verpflegungsspesen bei Auswärtstätigkeiten eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat (Fälle mit getrennter Lohn- und Reisekostenabrechnung).

Wichtig: Großbuchstabe M ist Pflicht

Hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter den Mitarbeitenden während einer beruflichen Tätigkeit außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung eine mit Sachbezugswert (2024: für ein Frühstück 2,17 Euro und für ein Mittag- oder Abendessen 4,13 Euro) zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss der Großbuchstabe "M"  in der Lohnsteuerbescheinigung unter Nummer 2 bescheinigt werden. 

Lohnsteuerbescheinigung: Nachträgliche Korrekturen

Stellt der Arbeitgeber bis zum Ablauf des siebten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres fest, dass die übermittelten Daten unzutreffend waren, muss er die Lohnsteuerbescheinigung grundsätzlich durch Übermittlung eines weiteren Datensatzes korrigieren oder stornieren (§ 93c Abs. 3 Satz 1 AO). Eine Änderung des Lohnsteuerabzugs ist jedoch regelmäßig nur bis zur Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zulässig (§ 41c Abs. 3 Satz 1 EStG). 

Im Übrigen können Erstattungsansprüche wegen zu Unrecht einbehaltener Lohnsteuer nach Ablauf des Kalenderjahres und nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung lediglich im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung geltend gemacht werden. Wurde der Lohnsteuerabzug in zu geringer Höhe vorgenommen, hat der Arbeitgeber dies dem Betriebsstättenfinanzamt anzuzeigen (§ 41c Abs. 4 EStG).

Lohnsteuerbescheinigung: Korrektur fehlerhafter Datensätze

Eine Korrektur oder Stornierung kommt in Betracht, wenn es sich um eine bloße Berichtigung eines zunächst unrichtig übermittelten Datensatzes handelt. Eine solche Korrektur oder Stornierung unzutreffend bescheinigter Angaben bzw. Lohnsteuerdaten (z. B. einbehaltene Lohnsteuer oder einbehaltener Solidaritätszuschlag) ist der Finanzverwaltung durch Übermittlung einer berichtigten Lohnsteuerbescheinigung mitzuteilen, soweit sie nicht im Widerspruch zur maßgebenden bereits bestandskräftigen Lohnsteueranmeldung steht. Korrigierte Lohnsteuerbescheinigungen sind mit dem Merker "Korrektur" zu versehen.