(Lohn-)steuerliche Behandlung von Repräsentationsveranstaltungen

Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich einer Betriebsveranstaltung bleiben bis zu einem Betrag von 110 Euro je Feier steuerfrei (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Ist der Steuerfreibetrag von 110 Euro überschritten oder werden mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt, liegt insoweit steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Dieser kann mit 25 Prozent pauschal besteuert werden (§ 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 EStG).

Wichtig: Seit dem 1. Januar 2026 gelten für die Anwendung des Pauschsteuersatzes von 25 Prozent dieselben gesetzlichen Voraussetzungen wie für die Gewährung des Steuerfreibetrags von 110 Euro: Die Betriebsveranstaltung muss allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen.

Lesen Sie mehr dazu in unserem Top-Thema Betriebsveranstaltungen.

Individuelle Anlässe: Verabschiedungen und Geburtstage

In vielen Unternehmen werden auch individuelle Anlässe wie runde Geburtstage oder Verabschiedungen gefeiert. Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 19. November 2025 (VI R 18/24) entschieden: Veranstaltet der Arbeitgeber einen Abschiedsempfang für einen Mitarbeiter, der in den Ruhestand geht, zählen die dafür anfallenden Kosten nicht als Arbeitslohn – vorausgesetzt, es handelt sich um eine Veranstaltung des Arbeitgebers. Dies gilt auch für die auf den Arbeitnehmer selbst und seine Familienangehörigen entfallenden Kosten, sofern deren Teilnahme gesellschaftsüblich ist. Die bisherige Verwaltungsauffassung (R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 LStR) ist damit überholt. Bis zu einer Anpassung der Lohnsteuerrichtlinien sollten betroffene Fälle offengehalten werden.

Grundsätze der Pauschalversteuerung

Geschenke aus betrieblichem Anlass, die ein Unternehmen seinen Geschäftsfreunden gewährt, können bei diesen zu steuerpflichtigen Einnahmen führen. Gleiches gilt für andere Leistungen, die ein Unternehmen seinen Geschäftspartnern oder seinen Beschäftigten zusätzlich zum vertraglich Vereinbarten gewährt. Lädt daher ein Unternehmen Geschäftsfreunde oder Arbeitnehmende ein und hat die Veranstaltung einen Incentive-Charakter (lesen Sie mehr dazu in unserer News "Lohnsteuerliche Behandlung von Incentive-Veranstaltungen"), ist grundsätzlich der Wert von den Geschäftsfreunden als auch von den Mitarbeitenden zu versteuern.

Zur Vereinfachung des Besteuerungsverfahrens hat der Gesetzgeber mit § 37b EStG eine Pauschalierungsmöglichkeit durch den Einladenden eingeführt. Die Vorschrift ermöglicht es dem Zuwendenden, die Steuer auf Sachzuwendungen aus betrieblicher Veranlassung pauschal mit 30 Prozent (zzgl. Solidaritätszuschlag) zu erheben. Bemessungsgrundlage der pauschalen Einkommensteuer sind die Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer.

Die Aufwendungen selbst sind nach allgemeinen steuerlichen Grundsätzen zu beurteilen; sie sind entweder in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar (Geschenke an eigene Arbeitnehmende und Zuwendungen, die keine Geschenke sind) oder nur beschränkt oder auch vollumfänglich nicht abziehbar.

Die steuerlichen Folgen hängen vor allem von Art und Charakter der Veranstaltung ab. Die Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen erläutert Einzelheiten zur Abgrenzung in ihrer Kurzinformation Lohnsteuer Nummer 01/2017 vom 7. September 2017, DB 2017 S. 2324.

Sonderfall Repräsentationsveranstaltungen

Oft werden Einladungen für Geschäftsfreunde nicht offen als Incentive ausgewiesen, sondern die Veranstaltung soll nach Unternehmensangaben vor allem Repräsentations- und Werbezwecken dienen. An der regelmäßigen Steuerpflicht bei den Geschäftsfreunden und den Betriebsausgabenregeln ändert sich dadurch oftmals nichts. Auch der Einwand, die Teilnehmenden hätten durch ihre Anwesenheit und durch ihren fachlichen Austausch zum Gelingen der Veranstaltung beigetragen, sodass kein Geschenk vorliegen könne, hat vor Gericht nicht überzeugt (FG Münster, Urteil vom 9. November 2017 - 13 K 3518/15 K).

Streitig könnte aber die Steuerpflicht der Vorteile bei den Arbeitnehmenden werden. Es wird dann vorgebracht, die Aufgabe der Mitarbeiter habe darin bestanden, die Gäste zu betreuen, den Kontakt mit den Kunden zu stärken und die Geschäftsbeziehungen zu festigen. Das Finanzgericht Baden-Württemberg hat dennoch eine Steuerpflicht bei den Arbeitnehmenden bejaht (Urteil vom 5. Mai 2015, 6 K 115/13). Es kommt aber immer auf den Einzelfall an und der Rechtsweg kann sich lohnen (vgl. BFH vom 16. Oktober 2013 - VI R 78/12; BStBl II 2015, 495 zur Kundenbetreuung bei einer Segelwoche).

Urteil: Jubiläumsfeier ist Betriebsveranstaltung

Anlässlich ihres Firmenjubiläums veranstaltete die Klägerin eine Jubiläumsfeier, zu der sie sämtliche Mitarbeitenden einlud. Dabei kündigte sie auch den Auftritt eines weltbekannten Künstlers an. Daneben lud die Klägerin zu ihrer Jubiläumsfeier weitere Gäste aus Politik und Wirtschaft – darunter vor allem Geschäftspartner und Geschäftsfreunde – ein. Der Anteil der nicht der Belegschaft zuzuordnenden Gäste aus Politik und Wirtschaft belief sich auf weniger als ein Fünftel von über tausend Gästen. Die Klägerin wollte die Jubiläumsfeier nicht als eine – wegen der Höhe der Kosten über der Freigrenze von 110 Euro je Teilnehmenden lohnsteuerpflichtige – Betriebsveranstaltung behandelt wissen. Die Veranstaltung sei auf die Repräsentation des Unternehmens nach außen hin ausgerichtet gewesen; die Aufgabe der Mitarbeitenden habe darin bestanden, die Gäste zu betreuen, den Kontakt mit den Kunden zu stärken und die Geschäftsbeziehungen zu festigen.

Nach dem Urteil des Finanzgerichts handelte es sich bei der Feier jedoch um eine Betriebsveranstaltung, aus deren Anlass den teilnehmenden Mitarbeitenden ein geldwerter Vorteil von erheblichem Eigengewicht zugeflossen ist. Die auf betrieblicher Ebene durchgeführte Veranstaltung hatte hier offenkundig gesellschaftlichen Charakter. Dafür spricht schon der äußere Rahmen und Programmablauf.

Gästebetreuung nicht Hauptaufgabe der Mitarbeitenden

Zwar möge es auch die Aufgabe einzelner Mitarbeitender – insbesondere der Führungskräfte – gewesen sein, im Rahmen der Tischordnung die externen Gäste aus Politik und Wirtschaft zu betreuen und zu unterhalten. Schon das reine Zahlenverhältnis zeige aber, dass der Umgang mit den außerbetrieblichen Gästen keineswegs die Haupt-, geschweige denn die alleinige Aufgabe der breiten Mehrzahl der zu der Feier eingeladenen Betriebsangehörigen war. Auch dass der Arbeitgeber mit der Ausrichtung zugleich das Ziel verfolgte, sich gegenüber der Öffentlichkeit als erfolgreiches Unternehmen zu präsentieren, verschaffe ihr noch keinen Charakter als bloße Repräsentations- und Werbeveranstaltung.

Das könnte Sie auch interessieren:

(Lohn-)steuerliche Behandlung von Incentive-Veranstaltungen

Top-Thema Betriebsveranstaltung