(Lohn-)steuerliche Behandlung von Incentive-Veranstaltungen

Unternehmen bieten häufig Veranstaltungen für ihre Geschäftspartner oder Mitarbeitenden an. Hinsichtlich der Vorteile, die den Eingeladenen aus diesen Veranstaltungen entstehen, können die Unternehmen die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG wählen. In die Bemessungsgrundlage sind jedoch nicht immer alle Aufwendungen für einzubeziehen. Vielmehr ist zu unterscheiden, um welche Art von Veranstaltung es sich handelt: Handelt es sich um eine Betriebsveranstaltung oder um eine so genannte Incentive-Veranstaltung? Im folgenden Beitrag erfahren Sie mehr über die lohnsteuerliche Behandlung der Incentive-Veranstaltung. 

Incentive-Veranstaltung: Definition

Incentive-Veranstaltungen sind Veranstaltungen, die allein dem privaten Vergnügen dienen, wie zum Beispiel (Jubiläums-)Feiern, Theaterbesuche oder Reisen mit touristischem Programm. Steuerpflichtige Vorteile entstehen hier in jedem Fall. Hinsichtlich des Umfangs unterscheidet man Tagesveranstaltungen mit Incentive-Charakter und Incentivereisen.

• Auch die geldwerten Vorteile aus Tagesveranstaltungen mit Incentive-Charakter sind für die Teilnehmenden grundsätzlich Betriebs-einnahmen bzw. Arbeitslohn. Davon ausgenommen ist der auf die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG) entfallende Anteil der Gesamtaufwendungen.
• Im Rahmen von Incentivereisen fließen hingegen alle Aufwendungen, auch Aufwendungen für die Bewirtung, in die steuerpflichtige Bemessungsgrundlage mit ein (BMF, Schreiben v. 19. Mai 2015, Rz. 10). Eine Incentivereise liegt in Abgrenzung zu einer Tagesveranstaltung mit Incentive-Charakter vor, wenn die Incentivereise mindestens eine Übernachtung umfasst.

Hinsichtlich des Betriebsausgabenabzugs sind Bewirtungskosten für Geschäftsfreunde immer nur zu 70 Prozent abzugsfähig. Kosten für Veranstaltungen stellen vielfach zu großen Teilen Bewirtungskosten dar. Eintrittskarten für Kultur- oder Sportereignisse und Incentive-Reisen sind für Geschäftspartner als Empfänger ohne Gegenleistung regelmäßig Geschenke, so dass ein Betriebsausgabenabzug vollständig ausscheidet (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG). Die Kosten für die eingeladenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind hingegen voll abzugsfähig. Zur Behandlung von Incentivereisen hat die Verwaltung ausführlich Stellung genommen (BMF, Schreiben v. 14. Dezember 1996 - IV B 2-S 2143-23/96; BStBl I 1996, 1192).

Sonderfall Repräsentationsveranstaltungen

Oft werden Einladungen für Geschäftsfreunde nicht offen als Incentive ausgewiesen, sondern die Veranstaltung soll nach Unternehmensangaben vor allem Repräsentations- und Werbezwecken dienen. An der regelmäßigen Steuerpflicht bei den Geschäftsfreunden und den Betriebsausgabenregeln ändert sich dadurch oftmals nichts. Auch der Einwand, die Teilnehmenden hätten durch ihre Anwesenheit und durch ihren fachlichen Austausch zum Gelingen der Veranstaltung beigetragen, so dass kein Geschenk vorliegen könne, hat vor Gericht nicht überzeugt (FG Münster, Urteil v. 09.11.2017 - 13 K 3518/15 K).

Streitig könnte aber die Steuerpflicht der Vorteile bei den Arbeitnehmenden werden. Es wird dann vorgebracht, die Aufgabe der Mitarbeitenden habe darin bestanden, die Gäste zu betreuen, den Kontakt mit den Kunden zu stärken und die Geschäftsbeziehungen zu festigen. Beispielsweise das FG Baden-Württemberg, Urteil vom 5. Mai 2015, 6 K 115/13 hat aber dennoch eine Steuerpflicht bei den Arbeitnehmenden bejaht. Es kommt aber immer auf den Einzelfall an und der Rechtsweg kann sich lohnen (vgl. BFH vom 16. Dezember 2013 - VI R 78/12; BStBl II 2015, 495 zur Kundenbetreuung bei einer Segelwoche).

Betrieblich veranlasste Veranstaltungen

Betrieblich veranlasste bzw. betriebsfunktionale Veranstaltungen hingegen, sind zum Beispiel fachliche Besprechungen, Produktpräsentationen oder Fortbildungen. Die Teilnahme an diesen Veranstaltungen dient nicht dem privaten Vergnügen, sondern erfolgt aus rein betrieblichen Gründen. Die aus Anlass solcher Veranstaltungen entstehenden Aufwendungen, wie die Zurverfügungstellung von Räumen nebst Ausstattung, (Tagungs-)Unterlagen, Referenten und gegebenenfalls übernommene Reise- und Übernachtungskosten sind daher nicht als geldwerte Vorteile der Teilnehmer anzusehen und nicht unter § 37b EStG zu fassen. Auch beim Betriebsausgabenabzug gibt es hier keine Probleme.

Gemischt veranlasste Veranstaltungen

Gemischt veranlasst sind Veranstaltungen, die sowohl betrieblich veranlasste Bestandteile als auch Bestandteile mit Incentive-Bezug haben. Die Aufwendungen sind aufzuteilen:

• Aufwendungen, die unmittelbar den Veranstaltungsteilen mit Incentive-Bezug zugeordnet werden können (zum Beispiel touristisches Programm), sind insgesamt als geldwerte Vorteile der Teilnehmerinnen und Teilnehmer anzusehen.
• Aufwendungen, die unmittelbar den rein betrieblich veranlassten Veranstaltungsteilen zugeordnet werden können (zum Beispiel Kosten für Tagungsräume/Referenten), sind nicht als geldwerte Vorteile der Teilnehmenden anzusehen.
• Aufwendungen, die sich nicht unmittelbar in einen der vorgenannten Bereiche einordnen lassen (zum Beispiel Flug-/Fahrtkosten, Übernachtungskosten) sind im Wege einer sachgerechten Schätzung aufzuteilen.

Die Aufteilung der nicht direkt zuzuordnenden Aufwendungen soll grundsätzlich zeitanteilig erfolgen. Entsprechend dem sogenannten Portugal-Urteil vom 18. August 2005 (VI R 32/03, BStBl 2006 II S. 30) ist dabei von einem Acht-Stunden-Arbeitstag als Ausgangsgröße auszugehen.

Hinsichtlich des Betriebsausgabenabzugs gelten die vorstehenden Grundsätze. Je nach Ausgestaltung ist auch hier eine Aufteilung vorzunehmen.

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