Fahrtenbuchmethode bei betriebseigener Tankstelle

Nach einem aktuellen Urteil stellt eine Teilschätzung einzelner Kosten nur einen geringfügigen Mangel dar, der nicht zur Verwerfung der Fahrtenbuchmethode führt. Wir zeigen auf, in welchen Fällen das klappen könnte und was bei der Kostenermittlung sonst noch zu beachten ist.

Mitarbeitende, denen von ihrem Arbeitgeber ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird, den sie auch für private Fahrten nutzen dürfen, müssen den damit verbundenen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern. Hierfür sind in der Praxis verschiedene Methoden gängig. Grundsätzlich wird der Vorteil monatlich pauschal mit 1 Prozent des Bruttolistenpreises bewertet. Alternativ können auch die auf die Privatnutzung entfallenden anteiligen Kosten angesetzt werden, wenn der Betroffene das Verhältnis der dienstlichen Fahrten zur Privatnutzung durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweisen kann.

(Kleinere) Mängel führen nicht zur Verwerfung eines Fahrtenbuchs

Der Bundesfinanzhof hatte entschieden, dass (kleinere) Mängel nicht zur Verwerfung eines Fahrtenbuchs führen (BFH, Urteil vom 10. April 2008, VI R 38/06; BStBl 2008 II S. 768). Für das betroffene Kraftfahrzeug sind aber auch die insgesamt entstehenden Aufwendungen gesondert nachzuweisen. In einem aktuellen Urteil ging es um die Treibstoffkosten.

Betriebliche Zapfsäule: Geschätzte Werte für die Treibstoffkosten

Die Klägerin überließ Mitarbeitenden Firmenfahrzeuge, die auch privat genutzt werden durften. Die Betroffenen führten ordnungsgemäße Fahrtenbücher. Das Finanzamt stellte bei einer Außenprüfung aber fest, dass zur Berechnung der tatsächlichen Treibstoffkosten geschätzte Werte hinsichtlich der Verbrauchswerte der Fahrzeuge und der Treibstoffpreise zugrunde gelegt worden waren. Der Grund hierfür war die Betankung der Fahrzeuge an einer betrieblichen Zapfsäule ohne Anzeige der Mengenabgabe und des Preises. Der Prüfer berechnete daher den geldwerten Vorteil nach der Ein-Prozent-Methode.

Nur geringfügiger Mangel, da Belege für den kompletten Treibstoffverbrauch vorhanden

Die Klage vor dem Finanzgericht München (FG München, Urteil vom 16. Oktober 2020 - 8 K 611/19) war erfolgreich. Nach Ansicht des Gerichts ist im Streitfall der Belegnachweis geführt, weil die Teilschätzung des Treibstoffverbrauchs nur einen geringfügigen Mangel darstellt. Die Klägerin hatte für die Treibstoffkosten ihre Einkaufsrechnungen vorgelegt und einen Durchschnittspreis ermittelt. Es fehlt daher nur der Beleg für den konkreten Treibstoffverbrauch. Dieser Mangel sei jedoch geringfügig, weil die verbrauchte Treibstoffmenge unter Heranziehung der Herstellerangaben geschätzt werden könne, wenn hierbei der höchste vom Hersteller angegebene Verbrauch pro Kilometer angesetzt wird und eine Manipulation so praktisch ausgeschlossen sei.

Im Ergebnis darf die Finanzverwaltung an den Belegnachweis keine überspannten Anforderungen stellen. Allerdings hat das Finanzamt gegen das Urteil Revision eingelegt (Az. BFH: VI R 44/20). Die abschließende Entscheidung des Bundesfinanzhofs bleibt also abzuwarten. Betroffene Streitfälle sollten bis dahin offengehalten werden.

Exkurs: Ermittlung der Gesamtkosten für einen Firmen-Pkw

Zu den nachzuweisenden Gesamtkosten gehören zum Beispiel:

  • Abschreibung (AfA),
  • Leasingraten und Leasingsonderzahlungen (anstelle der AfA),
  • Treibstoffkosten,
  • Wartungs- und Reparaturkosten,
  • Kraftfahrzeugsteuer,
  • Beiträge für Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen,
  • Garagen-/Stellplatzmiete,
  • Aufwendungen für die Wagenpflege/-wäsche sowie
  • nicht steuerfreier Ladestrom.

Bei der Ermittlung der Gesamtkosten ist bei einem Pkw von einer AfA von 12,5 Prozent der Anschaffungskosten entsprechend einer achtjährigen (Gesamt-)Nutzungsdauer auszugehen.

Nicht zu den Gesamtkosten gehören z. B. Fährkosten, Straßen- oder Tunnelbenutzungsgebühren (Vignetten, Mautgebühren), Parkgebühren, Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherungen, Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder, Kosten einer Ladevorrichtung bei Elektrofahrzeugen sowie steuerfreier Ladestrom.

Besonderheiten bei (Hybrid-)Elektrofahrzeugen

Entsprechend der Halbierung/Viertelung der Bemessungsgrundlage für die Anwendung der Listenpreisregelung bei Elektro- und extern aufladbaren Hybridfahrzeugen wird die zu berücksichtigende AfA bei der Fahrtenbuchmethode ebenfalls halbiert/geviertelt. Wird ein geleastes oder gemietetes Kraftfahrzeug genutzt, sind die Leasing- oder Mietkosten nur zur Hälfte bzw. zu einem Viertel zu berücksichtigen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 3 EStG). Die übrigen Kosten werden in voller Höhe in die Berechnung einbezogen. Kosten für den vom Arbeitgeber verbilligt oder unentgeltlich gestellten, nach § 3 Nr. 46 EStG steuerfreien Ladestrom bleiben jedoch bei der Ermittlung der insgesamt durch das Fahrzeug entstehenden Aufwendungen im Sinne des § 8 Abs. 2 S. 4 EStG (Gesamtkosten) vollständig außer Ansatz.


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