Nutzungsentgelte für laufende Nutzung des Firmenwagens

Zahlen Arbeitnehmende an den Arbeitgeber ein Nutzungsentgelt für die außerdienstliche Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs - insbesondere für die Nutzung zu privaten Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder für Familienheimfahrten - mindert dieses Entgelt den Nutzungswert. Dies gilt auch für einzelne Kraftfahrzeugkosten, die zunächst vom Arbeitgeber verauslagt und anschließend dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin weiterbelastet werden oder, wenn der Arbeitnehmer zunächst pauschale Abschlagszahlungen leistet, die zu einem späteren Zeitpunkt nach den tatsächlich entstandenen Kraftfahrzeugkosten abgerechnet werden.

Firmenwagen-Zuzahlung: was als "Nutzungsentgelt" gilt

Folgende Zahlungen gelten bei der pauschalen und der individuellen Nutzungswertmethode als Nutzungsentgelt:

• Pauschalbetrag: ein arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarter nutzungsunabhängiger pauschaler Betrag (zum Beispiel Monatspauschale) sowie neuerdings auch zeitraumbezogene (Einmal-)Zahlungen.
• Kilometerpauschale: ein arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarter an den gefahrenen Kilometern ausgerichteter Betrag (zum Beispiel Kilometerpauschale).
• Leasingrate: die arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage von Mitarbeitenden übernommenen Leasingraten.
• Einzelkosten: die arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarte vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Kraftfahrzeugkosten durch den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin.

Wichtig: Nach der Rechtsprechung können aber nur die Aufwendungen den geldwerten Vorteil aus der Überlassung des Fahrzeugs als Einzelkosten mindern, die bei einer (hypothetischen) Kostentragung durch den Arbeitgeber von der Abgeltungswirkung der Ein-Prozent-Regelung erfasst wären (BFH-Urteil vom 18. Juni 2024 - VIII R 32/20). Kosten wie Fähr-, Maut- oder Vignettenkosten für Privatfahrten gehören nicht dazu (BFH-Urteil vom 23. Januar 2025 - III R 33/24).

Zu den übernahmefähigen Einzelkosten zählen z. B. Treibstoff-, Wartungs- und Reparaturkosten, Kfz-Steuer, Beiträge für Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, Aufwendungen für die Wagenpflege oder die Garagen-/Stellplatzmiete. Zur letzten Kostenart hat der BFH jedoch gefordert, dass eine rechtliche Verpflichtung des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber bestehen muss, das Fahrzeug in der Garage unterzustellen (BFH-Urteil vom 4. Juli 2023 -VIII R 29/20).

Firmenwagen: kein negativer geldwerter Vorteil durch Zuzahlung

Übersteigt das Nutzungsentgelt den Nutzungswert, führt der übersteigende Betrag weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten. Negative geldwerte Vorteile sind nicht möglich. Das haben mehrere Gerichte bestätigt. Dieser Fall kann eintreten, wenn Arbeitnehmende Zuzahlungen in Höhe der tatsächlichen Leasingraten erbringen, die den nach der Ein-Prozent-Regelung anzusetzenden Vorteil übersteigen.

Firmenwagen: Einmalzahlung als laufende Beteiligung

Zeitraumbezogene (Einmal-)Zahlungen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers für die außerdienstliche Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs sind nach einem neuen Verwaltungserlass bei der Bemessung des geldwerten Vorteils auf den Zeitraum, für den sie geleistet werden, gleichmäßig zu verteilen und vorteilsmindernd zu berücksichtigen (vgl. BFH Beschluss vom 16. Dezember 2020 - VI R 19/18). Der häufigste Fall derartiger Einmalzahlungen tritt bei der Anschaffung ein.

Nähere Einzelheiten dazu lesen Sie im Kapitel "Firmenwagen-Zuzahlung zu den Anschaffungskosten".

Fahrtenbuchmethode: Übernahme bestimmter Einzelkosten gilt als Zuzahlung

Bei der Fahrtenbuchmethode fließen vom Arbeitnehmer selbst getragene individuelle Kraftfahrzeugkosten eigentlich nicht in die Gesamtkosten ein (vergleiche R 8.1 Absatz 9 Nr. 2 Satz 8 zweiter Halbsatz LStR). Nach einer Meistbegünstigungsregelung der Finanzverwaltung wird es jedoch nicht beanstandet, wenn bei der Fahrtenbuchmethode vom Arbeitnehmer selbst getragene Kosten - wie bei der pauschalen Nutzungswertmethode - als Nutzungsentgelt behandelt werden.

Firmenwagen-Zuzahlung: Arbeitgeber zur Anrechnung verpflichtet

Im Lohnsteuerabzugsverfahren ist der Arbeitgeber nach Verwaltungsauffassung zur Anrechnung der individuellen selbst getragenen Kraftfahrzeugkosten verpflichtet, wenn sich aus dem Arbeitsvertrag nichts anderes ergibt. Hierzu ist gegenüber dem Arbeitgeber jährlich fahrzeugbezogen schriftlich die Höhe der individuellen Kraftfahrzeugkosten und die Gesamtfahrleistung des Kraftfahrzeugs zu erklären und im Einzelnen umfassend darzulegen und belastbar nachzuweisen. Ermittlungspflichten des Arbeitgebers ergeben sich hierdurch aber nicht. 

Die Erklärungen und Belege sind im Original zum Lohnkonto zu nehmen. Es ist aus Vereinfachungsgründen nicht zu beanstanden, wenn für den Lohnsteuerabzug zunächst vorläufig fahrzeugbezogen die Erklärung des Vorjahres zugrunde gelegt wird. Alternativ ist der Nachweis individuell getragener Kfz-Kosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung möglich.

Firmenwagen-Zuzahlung: Barlohnverzicht im Rahmen einer Gehaltsumwandlung ist kein Nutzungsentgelt

Verzichtet eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer unter Änderung des Arbeitsvertrags auf einen Teil des Barlohns und der Arbeitgeber gewährt stattdessen Sachlohn in Form eines Nutzungsrechts an einem betrieblichen Kraftfahrzeug, spricht man von einer Gehaltsumwandlung. Bei Leasingmodellen ist die Voraussetzung für die erfolgreiche Umwandlung, dass das Fahrzeug dem Arbeitgeber zuzurechnen ist. 

Sind vorstehende Voraussetzungen erfüllt, liegt bei der Gehaltsumwandlung Sachlohn in Form der Pkw-Gestellung vor. Weil die Werte nach der Ein-Prozent-Regelung häufig die Leasingraten unterschreiten und Arbeitgeber oftmals günstigere Flotten-Konditionen erhalten, ergeben sich steuerliche Vorteile.

Quelle: Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 3. März 2022 (IV C 5 - S 2334/21/10004 :001) zur steuerlichen Behandlung der Kfz-Überlassung an Arbeitnehmer.