Lohnkonto

Zusammenfassung

 

Begriff

Eine wesentliche Grundlage für die Lohnsteuererhebung und die Lohnsteuer-Außenprüfung ist das Lohnkonto. Es weist die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen Merkmale eines Arbeitnehmers, die in bar oder als Sachbezug gezahlten Löhne (Bezüge) sowie die Höhe der einbehaltenen Steuerbeträge aus. Deshalb ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, am Ort der Betriebsstätte für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen.

Sozialversicherungsrechtlich wird nicht die Begrifflichkeit des "Lohnkontos" verwendet, sondern die der "Entgeltunterlagen". Auch hier bestehen Mindestanforderungen bezüglich des Inhalts und der Unterlagen, die den Entgeltunterlagen beizufügen sind.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Die wichtigsten Regelungen für das Lohnkonto enthalten § 41 EStG sowie § 4 und § 5 LStDV. Weitere Vorschriften ergeben sich aus § 39b Abs. 6 EStG (Freistellungsbescheinigung DBA) und § 42b Abs. 4 EStG (Lohnsteuer-Jahresausgleich). Besondere Aufzeichnungspflichten, die im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung zu beachten sind, ergeben sich aus der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (§ 5 Abs. 1 LStDV i. d. F. des JStG 2007), die ergänzend zu den bisherigen Anforderungen (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 und Nr. 8 LStDV) in einer eigenen Vorschrift zusammengefasst worden sind. Die zur Führung eines Lohnkontos ergangenen Verwaltungsregelungen enthalten R 41.1, R 41.2, und R 39b.10 LStR.

Sozialversicherung: Die Verpflichtung zur Führung der Entgeltunterlagen ist in § 28f Abs. 1 SGB IV geregelt. Aus § 8 BVV und § 2 NachwG ergibt sich, welche Unterlagen im Einzelnen aufzunehmen sind.

Lohnsteuer

1 Verpflichtung zur Führung eines Lohnkontos

1.1 Lohnkonto für jeden Arbeitnehmer führen

Der Arbeitgeber hat am (inländischen) Ort der Betriebsstätte für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein eigenes Lohnkonto zu führen. Dazu spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer unbeschränkt oder beschränkt steuerpflichtig ist. Ein Lohnkonto ist selbst dann zu führen, wenn (Lohn-)Steuern nicht einzubehalten sind, weil z. B. für den Arbeitslohn keine Lohnsteuer anfällt. Auch für Arbeitnehmer, die von einem ausländischen Mutter-/Konzernunternehmen ins Inland entsandt worden sind, ist im Inland ein Lohnkonto zu führen. Gleiches gilt, wenn ein Dritter die Pflichten des Arbeitgebers für den Lohnsteuerabzug übernommen hat.

Das Lohnkonto ist Grundlage für die Lohnsteuerbescheinigung. Es ist für jeden Arbeitnehmer jeweils zu Jahresbeginn oder bei Beginn des Dienstverhältnisses im Laufe des Kalenderjahres anzulegen.

1.2 Lohnkonto bei mehreren Betriebsstätten

Hat ein Arbeitgeber mehrere Betriebsstätten, so ist für jeden Arbeitnehmer insgesamt nur ein Lohnkonto in nur einer Betriebsstätte zu führen. Es ist nicht zulässig, die Lohnkonten für bestimmte Beschäftigte, z. B. leitende Angestellte der Außenstellen, in der Zentrale des Unternehmens und die Konten der übrigen Beschäftigten in den jeweiligen Betriebsstätten (Außenstellen) zu führen. Es steht hingegen dem Arbeitgeber frei, die Lohnteile, wie z. B. laufende Bezüge, sonstige Bezüge und Reisekostenvergütungen, in einer Betriebsstätte getrennt aufzuzeichnen, wenn deren Zusammenführung sichergestellt ist.

1.3 Führung des Lohnkontos durch Dritte

Ein Lohnkonto ist auch von dem zum Lohnsteuerabzug verpflichteten Dritten zu führen, wenn er nicht der Arbeitgeber ist, aber Lohn zahlt.

2 Form des Lohnkontos

In welcher Form des Lohnkonto zu führen ist, schreiben weder das Einkommensteuergesetz noch Verwaltungsanweisungen vor. Die Auswahl ist dem Arbeitgeber überlassen. Üblicherweise wird das Lohnkonto in elektronischer Form (z. B. mittels PC) oder in Papierform (z. B. als Buch, Kartei) geführt. Belege wie Stundenzettel zur Ermittlung des Arbeitslohns sind als steuerliche Belege zum Lohnkonto zu nehmen und aufzubewahren.

3 Abrechnung, Aufbewahrung des Lohnkontos

Das Lohnkonto ist bei Ausscheiden des Arbeitnehmers, spätestens aber am Ende des Kalenderjahres, abzurechnen und zu schließen. Nachträgliche Änderungen im Konto sind nicht zulässig.

6-jährige Aufbewahrungsfrist

Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des 6. auf die Lohnzahlung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren. Hierunter ist nicht das Jahr der letzten Eintragung im Lohnkonto zu verstehen. Diese Aufbewahrungsfrist gilt auch für die zum Lohnkonto zu nehmenden Belege.

4 Aufzuzeichnende Daten

4.1 Eintragungen bei Beschäftigungsbeginn

4.1.1 Übernahme der ELStAM-Daten

Der Arbeitgeber hat bei Beginn des Dienstverhältnisses die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abgerufenen ELStAM-Daten in das für den Arbeitnehmer zu führende Lohnkonto zu übernehmen. Dasselbe gilt für die vom Arbeitnehmer ersatzweise vorgelegte Papierbescheinigung in Fällen, in denen eine elektronische Datenübermittlung (noch) nicht möglich ist. Es handelt sich hierbei zunächst um die persönlichen Daten des Arbeitnehmers, die im Lohnkonto aufzuzeichnen sind:

  • Name,
  • Geburtstag,
  • Anschrift sowie
  • ggf. die persönliche Identifikationsnummer.

Ferner sind die (elektronischen) Besteuerungsmerkmale in das Lohnkonto zu übernehmen:

  • Steuerklasse,
  • Zahl der Kinder,
  • Religionszugehörigkeit,
  • etwaige Steuerfreibeträge, die als ELStAM vom Finanzamt festgestellt worden sind, sowie
  • ein Hinzurechnungsbetrag, wenn der Arbeitnehmer die Übertragung des Grundfreibetrags auf ein 2. Dienstverhältnis geltend gemacht hat.

4.1.2 Arbeitnehmer ohne Inlandswohnsitz

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