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Bei der lohnsteuerlichen Behandlung einer Firmenwagengestellung gibt es viele Besonderheiten. Bild: Michael Bamberger

In der Praxis können sich bei der Gestellung eines Firmenwagens viele lohnsteuerliche Fragen ergeben, beispielsweise: Wie sind Familienheimfahrten steuerlich zu berücksichtigen? Welche Konsequenzen hat eine Fahrergestellung?

Familienheimfahrten

Überlässt der Arbeitgeber oder aufgrund des Dienstverhältnisses ein Dritter Mitarbeitern ein Kraftfahrzeug zu einer Familienheimfahrt wöchentlich im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung, so ist insoweit der Nutzungswert steuerlich nicht zu erfassen. Wird das Kraftfahrzeug aber zu mehr als einer Familienheimfahrt wöchentlich genutzt, ist für jede weitere Familienheimfahrt ein pauschaler Nutzungswert in Höhe von 0,002 % des inländischen Listenpreises des Kraftfahrzeugs für jeden Kilometer der Entfernung zwischen dem Beschäftigungsort und dem Ort des eigenen Hausstands anzusetzen und dem Arbeitslohn zuzurechnen.

Anstelle des pauschalen Nutzungswerts kann der Arbeitgeber den Nutzungswert mit den Aufwendungen für das Kraftfahrzeug ansetzen, die auf die zu erfassenden Fahrten entfallen, wenn die für das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.

Fahrergestellung

Wird das Kraftfahrzeug mit Fahrer zur Verfügung gestellt, ist dieser geldwerte Vorteil grundsätzlich zusätzlich mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort zu bewerten.

Aus Vereinfachungsgründen kann der geldwerte Vorteil nach den LStR (R 8.1 Absatz 10 Satz 3 LStR) für Privatfahrten wie folgt ermittelt werden. Stellt der Arbeitgeber für Privatfahrten ein Kraftfahrzeug mit Fahrer zur Verfügung, ist der entsprechende private Nutzungswert des Kraftfahrzeugs wie folgt zu erhöhen:

  • um 50 %, wenn der Fahrer überwiegend in Anspruch genommen wird,
  • um 40 %, wenn der Mitarbeiter das Kraftfahrzeug häufig selbst steuert,
  • um 25 %, wenn der Mitarbeiter das Kraftfahrzeug weit überwiegend oder ausschließlich selbst steuert.

Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und zusätzliche Familienheimfahrten ist der ermittelte Nutzungswert des Kraftfahrzeugs um 50 % zu erhöhen. Leerfahrten, die bei der Überlassung eines Kraftfahrzeugs mit Fahrer durch die An- und Abfahrten des Fahrers auftreten können, sind den dienstlichen Fahrten zuzurechnen.

Alternativ bestehen keine Bedenken, insgesamt einheitlich für das Kalenderjahr den Anteil an den tatsächlichen Lohn- und Lohnnebenkosten des Fahrers (d. h. insbesondere: Bruttoarbeitslohn, Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, Verpflegungszuschüsse sowie Kosten beruflicher Fort- und Weiterbildung für den Fahrer) anzusetzen, welcher der Einsatzdauer des Fahrers im Verhältnis zu dessen Gesamtarbeitszeit entspricht. Zur Einsatzdauer des Fahrers gehören auch die Stand- und Wartezeiten des Fahrers, nicht aber die bei der Überlassung eines Kraftfahrzeugs mit Fahrer durch die An- und Abfahrten des Fahrers durchgeführten Leerfahrten und die anfallenden Rüstzeiten; diese sind den dienstlichen Fahrten zuzurechnen.

Der Arbeitgeber hat die Grundlagen für die Berechnung des geldwerten Vorteils aus der Fahrergestellung zu dokumentieren, als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren und den betroffenen Mitarbeitern auf Verlangen formlos mitzuteilen.

Beteiligung von Mitarbeitern an den Kosten des Fahrzeugs

Insbesondere bei Leasingmodellen kommt es häufig zu einer Beteiligung von Mitarbeitern an den Kraftfahrzeugkosten. Dabei ist hinsichtlich der lohnsteuerlichen Auswirkungen zu unterscheiden zwischen Gehaltsumwandlung und Zuzahlungen. 

Leasing und Gehaltsumwandlung

Voraussetzung für die erfolgreiche Umwandlung von Barlohn in eine wie zuvor dargestellt zu bewertende Kfz-Gestellung ist beim Leasing, dass das Fahrzeug dem Arbeitgeber zuzurechnen ist. Dazu muss der Anspruch auf die Kraftfahrzeugüberlassung aus dem Arbeitsvertrag oder aus einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage resultieren, weil er im Rahmen einer steuerlich anzuerkennenden Gehaltsumwandlung mit Wirkung für die Zukunft vereinbart ist. Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin muss unter Änderung des Arbeitsvertrags auf einen Teil des Barlohns verzichten und der Arbeitgeber stattdessen Sachlohn in Form eines Nutzungsrechts an einem betrieblichen Kraftfahrzeug gewähren. Der Arbeitgeber muss gegenüber der Leasinggesellschaft zivilrechtlich Leasingnehmer sein.

Sind vorstehende Voraussetzungen erfüllt liegt bei der Gehaltsumwandlung nunmehr Sachlohn in Form der Pkw-Gestellung vor. Weil die Ansätze nach der 1%-Regelung häufig die Leasingraten unterschreiten und Arbeitgeber oftmals günstigere Flottenkonditionen erhalten, ergeben sich u.a. steuerliche Vorteile.

Nutzungsentgelt 

Zahlen Mitarbeiter hingegen an den Arbeitgeber ein Nutzungsentgelt für die außerdienstliche Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs, insbesondere für die Nutzung zu 

  • privaten Fahrten, 
  • Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und 
  • Familienheimfahrten,

mindert das den Nutzungswert. Nutzungsentgelt ist bei der pauschalen und der individuellen Nutzungswertmethode:

  • ein arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarter nutzungsunabhängiger pauschaler Betrag (z. B. Monatspauschale),
  • ein arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarter an den gefahrenen Kilometern ausgerichteter Betrag (z. B. Kilometerpauschale),
  • die arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage von Mitarbeitern übernommenen Leasingraten und
  • und neuerdings die arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarte vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Kraftfahrzeugkosten durch Mitarbeiter.

Dies gilt auch für einzelne Kraftfahrzeugkosten, die zunächst vom Arbeitgeber verauslagt und anschließend dem Arbeitnehmer weiterbelastet werden oder, wenn Mitarbeiter zunächst pauschale Abschlagszahlungen leisten, die zu einem späteren Zeitpunkt nach den tatsächlich entstandenen Kraftfahrzeugkosten abgerechnet werden.

Kein Nutzungsentgelt ist insbesondere der Barlohnverzicht des Arbeitnehmers im Rahmen einer Gehaltsumwandlung.

Übersteigt das Nutzungsentgelt den Nutzungswert, führt der übersteigende Betrag weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten. Negative geldwerte Vorteile sind nicht möglich. Das haben mehrere Gerichte aktuell bestätigt. Der Fall kann beispielsweise eintreten, wenn Mitarbeiter Zuzahlungen in Höhe der tatsächlichen Leasingraten erbringen, die den nach der 1%-Regelung anzusetzenden Vorteil übersteigen.

Beispiel: Der Arbeitgeber hat seinem Mitarbeiter einen Firmenwagen mit einem Listenpreis von 50.000 EUR auch zur Privatnutzung überlassen und den geldwerten Vorteil nach der 1 %- Regelung bewertet.

Mangels erster Tätigkeitsstätte erfolgt keine Versteuerung von Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte. In der Nutzungsüberlassungsvereinbarung ist geregelt, dass der Mitarbeiter ein Entgelt zu zahlen hat:

a) in Höhe einer Monatspauschale von 200 EUR,

b) in Höhe der privat veranlassten Treibstoffkosten in Höhe von 200 EUR.

Der geldwerte Vorteil von monatlich 1 % des Listenpreises (500 EUR) ist in beiden Fällen um 200 EUR zu mindern. Es verbleibt ein steuer- und beitragspflichtiger Sachbezug i. H. von 300 EUR.

Bei der Fahrtenbuchmethode fließen vom Mitarbeiter selbst getragene individuelle Kraftfahrzeugkosten eigentlich nicht in die Gesamtkosten ein (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 8 2. Halbsatz LStR). Nach einer Meistbegünstigungsregelung der Finanzverwaltung wird es jedoch nicht beanstandet, wenn bei der Fahrtenbuchmethode vom Mitarbeiter selbstgetragene Kosten wie bei der pauschalen Nutzungswertmethode als Nutzungsentgelt behandelt werden.

Beispiel: Die vom Arbeitgeber für den überlassenen Firmenwagen getragenen Gesamtkosten betragen 10.000 EUR und die vom Mitarbeiter daneben selbst getragenen Benzinkosten 2.000 EUR. Das Fahrzeug wird zu 20 % privat und zu 80 % für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten genutzt. Der geldwerte Vorteil soll nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden.

Nach den LStR gilt eigentlich folgende Lösung:

Gesamtkosten: 10.000 EUR

Geldwerter Vorteil (20 %): 2.000 EUR

Nach der Meistbegünstigungsregelung ist auch folgende, meist günstigere Lösung zulässig:

Gesamtkosten: 12.000 EUR

Geldwerter Vorteil (20 %): 2.400 EUR

Nutzungsentgelt: 2.000 EUR

Verbleiben: 400 EUR

Im Lohnsteuerabzugsverfahren soll der Arbeitgeber zur Anrechnung der individuellen selbst getragenen Kraftfahrzeugkosten verpflichtet sein, wenn sich aus dem Arbeitsvertrag nichts anderes ergibt. Hierzu ist gegenüber dem Arbeitgeber jährlich fahrzeugbezogen schriftlich die Höhe der individuellen Kraftfahrzeugkosten und die Gesamtfahrleistung des Kraftfahrzeugs zu erklären und im Einzelnen umfassend darzulegen und belastbar nachzuweisen. Ermittlungspflichten des Arbeitgebers ergeben sich hierdurch aber nicht. Die Erklärungen und Belege sind im Original zum Lohnkonto zu nehmen. Es ist aus Vereinfachungsgründen nicht zu beanstanden, wenn für den Lohnsteuerabzug zunächst vorläufig fahrzeugbezogen die Erklärung des Vorjahres zugrunde gelegt wird. Alternativ ist der Nachweis individuell getragener Kfz-Kosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung möglich.

Zuzahlungen zu Anschaffungskosten/Leasingsonderzahlungen

Zuzahlungen von Mitarbeitern zu den Anschaffungskosten eines auch zur privaten Nutzung überlassenen betrieblichen Kraftfahrzeugs können nicht nur im Zahlungsjahr, sondern auch in den darauffolgenden Kalenderjahren auf den privaten Nutzungswert für das jeweilige Kraftfahrzeug bis auf 0 EUR angerechnet werden. Bei Zuzahlungen zu Leasingsonderzahlungen ist entsprechend zu verfahren.

Beispiel: Die Mitarbeiterin hat im Jahr 01 zu den Anschaffungskosten eines betrieblichen Kraftfahr­zeugs einen Zuschuss i. H. v. 10.000 EUR geleistet. Der geldwerte Vorteil beträgt jährlich 4.000 EUR. Ab Januar 03 wird ihr ein anderes betriebliches Kraftfahrzeug überlassen.

Der geldwerte Vorteil i. H. v. 4.000 EUR wird in den Jahren 01 und 02 um jeweils 4.000 EUR gemindert. Aufgrund der Überlassung eines anderen betrieblichen Kraftfahrzeugs ab Januar 03 kann der verbleibende Zuzahlungsbetrag von 2.000 EUR nicht auf den geldwerten Vorteil dieses betrieblichen Kraftfahrzeugs angerechnet werden.

Besonderheiten und Abweichungen bei Unternehmern

Im Wesentlichen gelten die vorstehenden Regelungen zur 1%-Regelung und zum Fahrtenbuch bei der Versteuerung der privaten Kfz-Nutzung durch Unternehmer oder Selbstständige entsprechend. Die Finanzverwaltung hat dazu mit BMF-Schreiben v. 18.11.2009 (BStBl 2009 I S. 1326), teilweise überarbeitet durch BMF-Schreiben vom 15.11.2012 (BStBl 2012 I S. 1099), Stellung genommen.

Methodenwahl muss einheitlich getroffen werden

Wird das Kraftfahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt, kann der Unternehmer die Wahl zwischen der Besteuerung nach der 1 %-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode, durch Einreichen der Steuererklärung beim Finanzamt vornehmen; die Methodenwahl muss für das Wirtschaftsjahr einheitlich getroffen werden. Im Fall des Kraftfahrzeugwechsels ist auch während eines Wirtschaftsjahres der Übergang zu einer anderen Ermittlungsmethode zulässig.

Veräußerung des Fahrzeugs

Wird das auch privat genutzte Kraftfahrzeug im laufenden Wirtschaftsjahr ausgewechselt, z.B. bei Veräußerung des bisher genutzten und Erwerb eines neuen Kraftfahrzeugs, ist der Ermittlung der pauschalen Wertansätze im Monat des Kraftfahrzeugwechsels der Listenpreis des Kraftfahrzeugs zugrunde zu legen, das der Steuerpflichtige nach der Anzahl der Tage überwiegend genutzt hat.

Mehrere Fahrzeuge

Gehören gleichzeitig mehrere Kraftfahrzeuge zum Betriebsvermögen, so ist der pauschale Nutzungswert grundsätzlich für jedes Kraftfahrzeug anzusetzen, das vom Unternehmer/Selbstständigen oder zu seiner Privatsphäre gehörenden Personen für Privatfahrten genutzt wird. Kann er oder sie dagegen glaubhaft machen, dass bestimmte betriebliche Kraftfahrzeuge ausschließlich betrieblich genutzt werden, weil sie für eine private Nutzung nicht geeignet sind oder ausschließlich eigenen Mitarbeitern zur Nutzung überlassen werden, ist für diese Kraftfahrzeuge kein pauschaler Nutzungswert zu ermitteln.

Dies gilt entsprechend für Kraftfahrzeuge, die nach der betrieblichen Nutzungszuweisung nicht zur privaten Nutzung zur Verfügung stehen. Hierzu können z. B. Vorführwagen eines Kraftfahrzeughändlers, zur Vermietung bestimmte Kraftfahrzeuge oder Kraftfahrzeuge von Unternehmern, die ihre Tätigkeit nicht in einer festen örtlichen Einrichtung ausüben oder die ihre Leistungen nur durch den Einsatz eines Kraftfahrzeugs erbringen können, gehören.

Vereinfachung bei Anwendung des pauschalen Nutzwerts

Gibt der Steuerpflichtige in derartigen Fällen in seiner Gewinnermittlung durch den Ansatz einer Nutzungsentnahme an, dass von ihm das Kraftfahrzeug mit dem höchsten Listenpreis auch privat genutzt wird, folgt die Verwaltung diesen Angaben aus Vereinfachungsgründen und setzt für weitere Kraftfahrzeuge keinen zusätzlichen pauschalen Nutzungswert an.

Wird ein Kraftfahrzeug gemeinsam vom Unternehmer/Selbstständigen und Mitarbeitern genutzt, so ist bei pauschaler Nutzungswertermittlung für Privatfahrten der Nutzungswert von 1 % entsprechend der Zahl der Nutzungsberechtigten aufzuteilen. Es gilt die widerlegbare Vermutung, dass für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und für Familienheimfahrten das Kraftfahrzeug mit dem höchsten Listenpreis genutzt wird.

Beispiel: Zum Betriebsvermögen eines Architekturbüros gehören sechs Kraftfahrzeuge, die jeweils vom Betriebsinhaber, seiner Ehefrau und den Angestellten/freien Mitarbeitern genutzt werden. Der Selbstständige erklärt glaubhaft eine Nutzungsentnahme für die zwei von ihm und seiner Ehefrau auch privat genutzten Kraftfahrzeuge mit den höchsten Listenpreisen. Die übrigen Kraftfahrzeuge werden den Angestellten/freien Mitarbeitern nicht zur privaten Nutzung überlassen; sie werden im Rahmen ihrer Tätigkeit genutzt, um die Bauprojekte zu betreuen und zu überwachen.

Eine Nutzungswertbesteuerung der vier weiteren Kraftfahrzeuge ist nicht vorzunehmen. Die reine Möglichkeit der privaten Nutzung der den Mitarbeitern zur Betreuung und Überwachung von Bauprojekten zugeordneten Kraftfahrzeuge (z. B. am Wochenende) führt nicht zum Ansatz einer weiteren Nutzungsentnahme.

Schlagworte zum Thema:  Firmenwagen, Familienheimfahrt, Zuzahlung, Arbeitnehmer, 1%-Regelung, Fahrtenbuch

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