Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch darf geringe Mängel aufweisen, muss aber immer zeitnah erstellt werden. Ein neues Finanzgerichtsurteil zeigt, wann das zeitnahe Erstellen nicht mehr als gegeben gilt.
Arbeitnehmer, die von ihrem Arbeitgeber einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt bekommen, den sie auch für private Fahrten nutzen dürfen, müssen den damit verbundenen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern. Grundsätzlich wird dieser Vorteil monatlich pauschal mit 1 Prozent des Bruttolistenpreises bewertet und versteuert.
Firmenwagen: Privatnutzung auch durch Fahrtenbuch nachweisbar
Alternativ können auch die auf die Privatnutzung entfallenden anteiligen Kosten angesetzt werden, wenn der Betroffene das Verhältnis der dienstlichen Fahrten zur Privatnutzung durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweisen kann. Das mag vielfach lohnend sein, ist aber aufwändig.
Fahrtenbuch auch bei geringeren Mängeln ordnungsgemäß
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss nach der Rechtsprechung unter anderem zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes müssen im Fahrtenbuch vollständig und fortlaufend wiedergegeben werden. Der Bundesfinanzhof hatte entschieden, dass (kleinere) Mängel nicht zur Verwerfung eines Fahrtenbuchs führen (vergleiche Bundesfinanzhof, Urteil vom 10. April 2008, Aktenzeichen VI R 38/06).
Fahrtenbuch: Nicht zeitnahe Aufzeichnungen nicht mehr ordnungsgemäß
Im Streitfall wurde ein Fahrtenbuch für das Jahr 2003 verwendet, welches laut Hersteller erst ab April 2005 im Handel sein konnte. Die Argumentation, dass ein vorher geführtes Fahrtenbuch wegen Unleserlichkeit auf ein neues Fahrtenbuch übertragen wurde, geht - wie im Streitfall - regelmäßig ins Leere, sofern das ursprüngliche Fahrtenbuch nicht mehr existiert bzw. nicht vorgelegt wird.
Fahrtenbuch: Unschlüssige Aufzeichnungen kein "geringer" Mangel
Neben diesem eklatanten Mangel fielen dem Finanzgericht Rheinland-Pfalz noch die "typischen" Fehler auf, die Steuerpflichtigen immer wieder beim Nachtragen eines Fahrtenbuchs passieren. Einerseits waren Fahrten eingetragen, in deren Zeitpunkt das Fahrzeug repariert wurde. Andererseits stimmten Kilometerstände nicht mit den Reparaturrechnungen überein. Schließlich waren auch noch nach dem Verkauf des Fahrzeugs angeblich Fahrten durchgeführt worden.
Lesen Sie hier, wie eine Leasingsonderzahlung bei der Fahrtenbuchmethode zu berücksichtigen ist.
Privatnutzung nur durch ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweisbar
Das Fahrtenbuch bot daher zur Überzeugung des Gerichts keine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit der vorgenommenen Einträge, um die privaten von den beruflichen Fahrten abzugrenzen. Nach einer Außenprüfung bei der GmbH änderte das Finanzamt unter anderem den Bescheid des Angestellten, weil der geldwerte Vorteil bisher unversteuert geblieben war.
Das Finanzgericht Rheinland-Pfalz folgte der Auffassung des Finanzamts und lehnte den Ansatz eines geringeren geldwerten Vorteils ab bzw. bestätigte den Ansatz der Ein-Prozent-Regelung. Für die Richter bestanden keine Zweifel, dass das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß war.