Das FG Düsseldorf hat sich mit wichtigen Fragen zur Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs und der Dokumentation nachträglicher Änderungen beschäftigt.
Das Gericht stellte folgendes klar: Ein elektronisches Fahrtenbuch erfüllt nicht die Anforderungen an den ordnungsgemäßen Nachweis des tatsächlichen Umfangs der Privatnutzung eines betrieblichen Kfz, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nicht in der Datei selbst, sondern in externen Protokolldateien dokumentiert werden. Dem Erfordernis der zeitnahen Führung wird nicht genügt, wenn die auf Notizzetteln festgehaltenen Eintragungen erst mehrere Tage oder Wochen nach Abschluss der Fahrten vorgenommen werden.
Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs
Worum ging es in dem Urteilsfall? Die Klägerin (eine GmbH) hat ihrem Arbeitnehmer einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung überlassen. Der Arbeitnehmer führte ein elektronisches Fahrtenbuch mit der Software "Fahrtenbuch Express". Im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung bei der Klägerin wurde festgestellt, dass die Eintragungen in dem elektronischen Fahrtenbuch nicht zeitnah erfolgt seien, sondern eine Aktualisierung im 3 bis 6-Wochenrhythmus erfolgt sei. Das Finanzamt hat das Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäß anerkannt und den geldwerten Vorteil unter Anwendung der 1 %-Regelung ermittelt. Nach erfolglosem Einspruch hat die Klägerin Klage erhoben.
Voraussetzungen für die Ordnungsmäßigkeit
Das FG hat die Klage als unbegründet zurückgewiesen. Der gesetzlich nicht weiter bestimmte Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs im Sinne des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG sei durch die Rechtsprechung (z. B. BFH, Urteil v. 15.2.2017, VI R 50/15) dahingehend präzisiert, dass nach Wortlaut sowie Sinn und Zweck der Regelung die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen.
Nachträgliche Änderungen
Die dem Gericht vorgelegten Fahrtenbücher erfüllten nach Auffassung des FG diese Voraussetzungen nicht, da die von der Rechtsprechung geforderte äußere geschlossene Form fehle und die Fahrtenbücher nicht zeitnah geführt worden seien. Im Streitfall seit zudem zu beachten, dass die Änderungsprotokolle bzw. "sonstige interne Protokolldateien" trotz Aufforderung nicht vorgelegt worden sind. Damit lasse sich in keiner Weise feststellen, wann die Eintragungen der einzelnen Monate "festgeschrieben" wurden und welche Änderungen zuvor vorgenommen wurden.
Kein Vertrauensschutz
Für das FG war auch kein einen Vertrauenstatbestand begründendes Verhalten des Finanzamts erkennbar. Der diesbezügliche Vortrag der Klägerin beschränkte sich letztlich auf die Behauptung, dass unter Verwendung des gleichen Programms geführte Fahrtenbücher bei früheren Außenprüfungen nicht beanstandet worden seien. Eine bloße Nichtbeanstandung löse jedoch keinen Vertrauensschutz aus.
FG Düsseldorf, Urteil v. 24.11.2023, 3 K 1887/22 H(L)