Auf die richtige Dokumentation der Fahrten kommt es an

Wie Sie das Finanzamt an den Pkw-Kosten beteiligen

Steigende Preise an der Tankstelle, teurer werdende Versicherungsprämien und erst recht die hohen Anschaffungskosten – Autofahren ist inzwischen ein kostspieliges Vergnügen. Da scheint es nur verständlich, wenn Unternehmer und Selbstständige das Finanzamt an den Kosten beteiligen wollen. Welche Möglichkeiten sich ihnen dabei bieten, bestimmt der Anteil der beruflichen und privaten Nutzung – und seine korrekte Dokumentation zur Vorlage bei der Finanzbehörde.

Dass diese Nachweise hohen Anforderungen genügen müssen, erlebte ein Rechtsanwalt, über dessen Fall das Finanzgericht Münster ( FG Münster, Urteil v. 10.7.2019, 7 K 2862 17 E) vor kurzem entschied. Er hatte für die Anschaffung von Fahrzeugen Investitionsabzugsbeträge gebildet. Dies erlaubt das Gesetz jedoch nur, wenn die private Nutzung eines Autos maximal 10 %  der Fahrleistung beträgt.

Was die 1-%-Regel über die Fahrzeugnutzung vermuten lässt

Den privaten Anteil seiner Fahrzeugkosten ermittelte der Rechtsanwalt mithilfe der 1-%-Methode. Aus Sicht des Finanzamts war dies Grund genug, die fast ausschließliche betriebliche Nutzung zu bezweifeln und die Investitionsabzugsbeträge im Rahmen einer Betriebsprüfung rückgängig zu machen. Gegen die Entscheidung der Behörde legte der Anwalt Einspruch ein. Nach seiner Einschätzung ließ die angewandte Berechnungsmethode keine automatischen Rückschlüsse auf eine Privatnutzung von mehr als den zulässigen 10 % zu. Hinzu käme, dass weitere Fahrzeuge für Privatfahrten zur Verfügung stünden.

Da der Rechtsanwalt kein Fahrtenbuch führte, wollte er seine Auffassung durch andere Unterlagen belegen. Als Nachweis seiner betrieblichen Fahrten reichte er daher eine Liste ein, die eine Mitarbeiterin nachträglich aus seinem Terminkalender erstellt hatte. Die Gesamtkilometer seiner Pkw dokumentierte er durch Händler- und Werkstattrechnungen sowie einem Foto des Tachos. Rechnerisch ergab sich daraus ein betrieblicher Anteil von knapp mehr als 90 %.

Strenge Anforderungen an Nachweis über betriebliche Nutzung

Der Argumentation des Rechtsanwalts folgte das FG Münster jedoch nicht und wies die Klage ab. Grund dafür war, dass die eingereichten Belege nicht die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfüllen. Auch wenn man den Nachweis mithilfe anderer Unterlagen als ausreichend ansähe, würde die nachträglich erstellte Dokumentation den strengen Maßstäben daran nicht genügen. So sah es das Gericht nicht als erwiesen an, dass die aus dem Terminkalender ermittelten Fahrten tatsächlich mit den betroffenen Autos durchgeführt wurden.

Besonders die knappe Unterschreitung der für die Anerkennung des Investitionsabzugsbetrags zulässige maximale Privatnutzung von 10 % stimmte das FG Münster kritisch. Demnach müssten die betrieblichen Fahrten zweifelsfrei belegbar sein. Rechtskräftig ist die Entscheidung bisher jedoch nicht, da das Gericht die Revision beim Bundesfinanzhof (BFH) zugelassen hat. Geführt wird sie dort unter dem Aktenzeichen VIII R 24/19.

Praxis-Tipp: Als Unternehmer und Selbstständige das Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen

Unternehmer und Selbstständige, die jegliche Zweifel an der betrieblichen und privaten Nutzung ausschließen wollen, können dies am einfachsten durch Führen eines Fahrtenbuchs erreichen. Wichtig ist allerdings, hierbei äußerst penibel zu arbeiten. Denn auch die Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch sind hoch. Helfen können dabei auch Apps und andere elektronische Lösungen. Damit das Finanzamt sie anerkennt, muss eine Möglichkeit nachträglicher Veränderungen ausgeschlossen sein.

Entscheidend ist, dass Unternehmer und Selbstständige jede Fahrt mit Abfahrts- und Zielort sowie ihrem Zweck im Fahrtenbuch dokumentieren. Die Eintragung muss zeitnah und fortlaufend erfolgen und darf nicht nachträglich geschehen. Außerdem sind die Aufzeichnungen übersichtlich und lesbar festzuhalten. Abkürzungen sind dabei jedoch zulässig.

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