Vorteile der E-Rechnung: Wie Unternehmen profitieren

Je weniger Aufwand, desto besser – so lautet meist das Motto von Unternehmen, wenn es um organisatorische Abläufe geht. Das gilt auch für den Empfang und Versand von Rechnungen. Kein Wunder, dass so mancher Verantwortlicher bezüglich der Umstellung auf die elektronische Rechnung noch dazu tendiert, die Übergangsregelungen auszunutzen. Verzichten würden sie dabei jedoch auf zahlreiche Vorteile, von denen Unternehmen durch die E-Rechnung profitieren. 

Rechnungen schneller empfangen und versenden

Ein Pluspunkt der E-Rechnung liegt in der Geschwindigkeit. Denn die relevanten Daten für Ausgangsrechnungen zieht sich das System automatisch, ohne dass ein Mitarbeiter eingreifen muss. Da auf diese Weise weder Zeit für die Bearbeitung noch für den Postversand anfällt, erreicht die Rechnung die Kunden künftig deutlich schneller. Damit steigt auch die Chance, dass die in Rechnung gestellte Summe früher auf dem eigenen Konto eingeht. So sorgt das Unternehmen für einen besseren Cashflow und profitiert von höherer Liquidität.

Vorteile ergeben sich jedoch nicht nur für den Rechnungsersteller, sondern ebenso für den Empfänger. Denn auch bei ihm lässt sich die E-Rechnung automatisiert weiterverarbeiten. Dadurch können die beteiligten Fachabteilungen ohne zusätzlichen Aufwand für die Erfassung sofort mit der Rechnungsprüfung beginnen. Enthaltene Skontofristen lassen sich somit leichter einhalten, was dem Unternehmen bares Geld einspart.

Kostensenkung durch die elektronische Rechnung

Kosten senken können Rechnungsersteller und -empfänger außerdem durch die automatische Archivierung der elektronischen Rechnungen. Statt umfangreiche Lagerkapazitäten und zahlreiche Ordner für die Ablage benötigen sie künftig lediglich 2 Festplattensysteme. Eines davon dient als digitales Archiv. Das andere sorgt für die zusätzliche Datensicherung. Auch Cloud-Lösungen kommen für die Archivierung in Frage, sofern sie die Anforderungen an den Datenschutz erfüllen.

Weiteres Kostensenkungspotenzial ergibt sich außerdem durch reduzierte Prozesskosten. Dazu tragen beim Rechnungsersteller z. B. geringere Ausgaben für Papier und Briefumschläge bei. Außerdem entfallen Kosten für den Druck der Rechnungen und das Porto.

Erhöhte Sicherheit und bessere Übersicht

Die Auswirkungen der elektronischen Rechnung sind jedoch nicht nur finanzieller Natur. Zusätzlich trägt sie dazu bei, die Sicherheit im Unternehmen zu verbessern. Denn zum einen werden durch die automatisierte Erstellung und Verarbeitung Manipulationen erheblich erschwert. Zum anderen sorgt die Automatisierung dafür, die Fehlerquote gegenüber der manuellen Datenerfassung deutlich zu senken. Damit lassen sich nicht nur Arbeitsabläufe und die Zahlungsabwicklung positiv beeinflussen. Auch die Zahl der Reklamationen verringert sich.

Ergeben sich trotzdem Rückfragen zu einer Rechnung, ermöglicht die automatisierte Archivierung im digitalen Ablagesystem einen schnellen Zugriff. Nicht mehr nötig ist der Gang ins Archiv. Das Gleiche gilt für die langwierige Suche in unübersichtlichen Dateistrukturen. Kommt es zu einer Steuerprüfung, kann der Prüfer relevante Daten mit entsprechender Berechtigung sogar selbst heraussuchen. Unterstützung durch Verantwortliche aus dem Unternehmen erweist sich somit als überflüssig. Dadurch werden Kapazitäten frei, die oft im Tagesgeschäft dringend benötigt werden.

Praxis-Tipp: Vorteile nutzen und frühzeitig auf die E-Rechnung umstellen

Unternehmen, die nicht von den großzügigen Übergangsregelungen Gebrauch machen und gleich zum 1. Januar 2025 auf die E-Rechnung umstellen, können von allen Vorteilen sofort profitieren. Daher lohnt es sich, möglichst bald mit ersten Vorbereitungen und der anschließenden Umsetzung der notwendigen Schritte zu beginnen. Schließlich gilt ohnehin, dass Unternehmen mit Einführung der elektronischen Rechnung bereits in der Lage sein müssen, diese zu empfangen und zu verarbeiten. Da erscheint der Weg zur kompletten Umstellung naheliegend.

Außerdem positionieren Unternehmen sich auf diese Weise als modern und digital gut aufgestellt. Dies verhilft ihnen zu einer überzeugenden Außenwirkung und kann damit wesentlich zu einem positiven Image beitragen. Gleichzeitig erhöhen sie ihre Wettbewerbsfähigkeit. Dies gilt vor allem, wenn sie grenzüberschreitend tätig sind. Denn die elektronische Rechnung ist international anerkannt.

Diese Informationen könnten Sie auch interessieren:

Einführung der elektronischen Rechnung im Unternehmen

Elektronische Rechnung: Betroffene Unternehmen und Übergangsfristen

Rechnungsstellung: Was die E-Rechnungen ausmacht