Steuerfreie Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit können nicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Steuerlich dürfen bei einer Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der Pauschalen geltend gemacht bzw. steuerfrei erstattet werden.

Praxis-Hinweis: Seit 2020 sind die aktuellen Sätze anzuwenden

Ohne den Nachweis von tatsächlich entstandenen Aufwendungen können Arbeitnehmer, die eine beruflich veranlasste Reise unternehmen, von ihrem Arbeitgeber steuerfrei im Gesetz benannte Pauschalen erstattet bekommen. Diese Pauschalen sind nach der Länge der Abwesenheit gestaffelt. Ab 2020 hat der Gesetzgeber diese Pauschalen angehoben. Aber Achtung: das Recht der Reisekosten ist im Einzelnen sehr kompliziert, vor allem wenn auch noch Auslandsreisen eine Rolle spielen. Fehler, die sich in das System der Abrechnung eingeschlichen haben, können sich schnell über einen längeren Zeitraum aufsummieren und dann zu sehr ärgerlichen Steuernachforderungen im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen führen. Insofern ist größte Sorgfalt angezeigt. Die Überprüfung des Systems der Abrechnung durch einen Experten, der von außerhalb des Unternehmens kommen sollte, ist empfehlenswert.

Erhöhte Pauschalen gelten auch für das Jahr 2025

Seit 1.1.2020 können die aktuellen Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG geltend gemacht werden. Diese betragen

• bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit 14 EUR (zuvor 12 EUR) und
• bei mindestens 24 Stunden Abwesenheit 28 EUR (zuvor 24 EUR).

Bei einer Abwesenheit von weniger als 8 Stunden werden keine Pauschalen angesetzt.

Diskussionen über eine Anhebung der Pauschalen gab es in den letzten Jahren verschiedentlich, diese wurden aber letztlich nicht umgesetzt.

Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber

Unverändert sind die Prozentsätze nach § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG für die Kürzung des Verpflegungsmehraufwands. Hiernach gilt, dass eine Kürzung der vollen Tagespauschale bei Gestellung

• eines Frühstücks um 20 % und
• eines Mittag- oder Abendessens um jeweils 40 % vorzunehmen ist.

Bei ganztägigen Reisen beträgt die Kürzung damit für das Frühstück 5,60 EUR (20 % von 28 EUR) und für ein Mittag-/Abendessen 11,20 EUR (40 % von 28 EUR).

Ausnahmeregelungen: Abwesenheitszeiten zusammenrechnen

Beginnt der Arbeitnehmer an einem Tag eine Geschäftsreise, die er am folgenden Tag ohne Übernachtung beendet, werden die Zeiten zusammengerechnet. Beträgt die Abwesenheit mehr als 8 Stunden, erhält er eine Verpflegungspauschale für den Tag, an dem er überwiegend abwesend war.

Führt der Arbeitnehmer an einem Tag mehrere Dienstreisen durch, darf er die Zeiten seiner Abwesenheit zusammenrechnen. Ob der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen bzw. der Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale erstatten kann, hängt davon ab, ob die Summe der Abwesenheitszeiten 8 Stunden übersteigt. 

Praxis-Beispiel: Unterbrechung der Auswärtstätigkeit

Die Auswärtszeit darf auch unterbrochen werden, es ist entscheidend, dass der Arbeitnehmer insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend ist (BMF in Tz. 47 seines Schreibens v. 25.11.2020, BStBl. I 2020, S. 1228. mit Beispiel). 

Im Fall 19 des BMF-Schreibens wird ein Arbeitnehmer dargestellt, der um 8.00 Uhr von zu Hause zu einem Kunden fährt, dann von 12.30 bis 14.30 im Büro arbeitet, anschließend fährt er zu einer Tagung und um 19.00 Uhr noch einmal kurz ins Büro. Ihm stehen 14 Euro zu, da er insgesamt mehr als 8 Stunden auswärts tätig war.

Rechtlicher Hintergrund: Reisekosten im Einkommensteuergesetz

Reisekosten im Sinne des EStG sind Fahrtkosten (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a), Übernachtungskosten (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a), Reisenebenkosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen (§ 9 Abs. 4a), soweit diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. In der gesetzlichen Grundlage für Verpflegungsmehraufwendungen sind Pauschalen genannt, die anzusetzen sind. Höhere tatsächliche Aufwendungen berechtigen nicht zum Abzug der höheren Beträge (vgl. R 9.6 LStR). Die Geltendmachung kommt bei einer doppelten Haushaltsführung 3 Monate in Betracht (R 9.1 LStR). Wird der Arbeitnehmer zu einer Mahlzeit eingeladen, werden die Pauschalen typisierend gekürzt. Für Auslandsreisen sind abweichende Pauschbeträge zu beachten, die sich nach dem jeweiligen Reiseland richten (vgl. auch R 9.6 LStR, s. dazu Verpflegungsmehraufwand 2023: Keine neuen Pauschalen für Auslandsreisekosten). Gemäß § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 i. V. m. § 9 Abs. 4a EStG gelten diese Pauschalen auch für den Abzug als Betriebsausgabe eines Unternehmers.