Verpflegungsmehraufwand

Unter der Rubrik „Aus der Praxis - für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen auf, die ein Fachautor für uns beantwortet: Müssen, um den Vorsteuerabzug richtig buchen zu können, die Verpflegungskosten als nicht abziehbare Betriebsausgaben gebucht werden?

Immer wieder gibt es Streit darüber, welche Kosten bei doppelter Haushaltsführung neben dem monatlichen Höchstbetrag von 1.000 Euro für Unterkunftskosten im Inland zu berücksichtigen sind. Der Bundesfinanzhof hat entschieden: Garage und Stellplatz zählen extra. Ab 2026 ist zudem eine neue Höchstgrenze für Unterkunftskosten im Ausland zu beachten.

Mit Wirkung ab 1.1.2020 hat der Gesetzgeber die steuerfreien Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen der Auswärtstätigkeit zuletzt erhöht. Diese können auch vom Unternehmer bei Vorliegen der Voraussetzungen geltend gemacht werden. Die erhöhten Pauschalen gelten auch für das Jahr 2026 unverändert.

Das BMF hat am 5.12.2025 die neuen Pauschbeträge zu Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei Auslandsreisen für das Jahr 2026 veröffentlicht. Die seit dem 1.1.2025 geltenden Pauschalen für betrieblich veranlasste Auslandsreisen werden durch diese ersetzt.

Die Finanzverwaltung hat die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen ab 1.1.2026 bekannt gegeben.

Die Verwaltung hat die Auslandssätze für den Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungspauschalen für Reisen ab dem Jahr 2026 bekannt gemacht. Nachfolgend ein Überblick über die wichtigsten Punkte und Änderungen.

Das FG Nürnberg musste zur Frage einer ersten Tätigkeitsstätte bei einer Soldatin auf Zeit entscheiden.

Verpflegungsmehraufwendungen werden immer dann gekürzt, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten zur Verfügung stellt. Nicht relevant ist, ob die Mahlzeiten tatsächlich eingenommen werden und ob der Mitarbeitende eine erste Tätigkeitsstätte hat. Beides hat der Bundesfinanzhof (BFH) mit aktuellen Urteilen geklärt.

Wann gilt das Gelände des Arbeitgebers als "zusammenhängend", sodass man von einer ersten Tätigkeitsstätte ausgehen kann? Nach einem neuen Urteil genügt als Kriterium eine "Werksbahn" als Verbindung der betrieb­lichen Einrichtungen.

Das BMF hat seinen Erlass zur "Steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern" neu gefasst. Berücksichtigt werden insbesondere die neuere BFH-Rechtsprechung mit Schwerpunkten bei der ersten Tätigkeitsstätte, der Mahlzeitengestellung und der doppelten Haushaltsführung sowie die ab 2020 geltenden Rechtsänderungen, u. a. bei den Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen.

Die Verpflegungspauschalen sind auch dann zu kürzen, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Mahlzeiten zur Verfügung stellt, diese vom Arbeitnehmer aber nicht eingenommen werden.

Das im vergangenen Jahr beschlossene Jahressteuergesetz 2019 bringt zahlreiche steuerliche Änderungen mit sich, die unter anderem das Reisekostenrecht betreffen. Was sich im Bereich Lohnsteuer ändert, haben wir für Sie zusammengefasst.

Das FG Nürnberg entschied, dass ein Rettungsassistent in seiner Rettungswache eine erste Tätigkeitsstätte innehat, sodass er keine Verpflegungsmehraufwendungen für seine Arbeitstage abziehen kann.

Das FG Berlin-Brandenburg hat sich mit dem Ort der ersten Tätigkeitsstätte eines Müllwerkers beschäftigt.

Ein Polizeibeamter im Einsatz- und Streifendienst hat an dem ihm zugeordneten Dienstsitz, an dem er arbeitstäglich zumindest in geringem Umfang Tätigkeiten zu erbringen hat, eine erste Tätigkeitsstätte; Verfassungsmäßigkeit des neuen Reisekostenrechts.

Die Finanzverwaltung hat die Pauschalen für betrieblich und beruflich veranlasste Auslandsreisen ab 1.1.2019 bekannt gegeben.

Nach einem Finanzgerichtsurteil ist eine doppelte Haushaltsführung auch dann anzuerkennen, wenn Ehegatten mit dem gemeinsamen Kind zusammen am Beschäftigungsort wohnen. Entscheidend war, dass die Hauptwohnung weiterhin als Lebensmittelpunkt anzusehen war.

Sind Unterkunftskosten und Verpflegungsmehraufwendungen bei einer mehr als dreimonatigen Vollzeitfortbildung als vorweggenommene Werbungskosten abziehbar? Nein, urteilte nun das Finanzgericht Nürnberg und verwies auf die Regelungen zur Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte bei Bildungseinrichtungen (§ 9 Abs. 4 S. 8 EStG).

Eine doppelte Haushaltsführung liegt nicht vor, wenn der eigene Hausstand ebenfalls am Beschäftigungsort gelegen ist. Das gilt insbesondere dann, wenn der Arbeitsplatz von der Hauptwohnung innerhalb von etwa einer Stunde erreicht werden kann.

Beruflich veranlasste Reisekosten können den Mitarbeitern steuerfrei erstattet werden. Ohne nachprüfbare Unterlagen im Lohnkonto ist die Steuerfreiheit von Reisekostenerstattungen jedoch gefährdet. Das gilt auch für die Erstattung von Pauschalen, entschied nun ein Finanzgericht.

Streifenpolizisten begründen an ihrer Dienststelle (Polizeirevier) eine erste Tätigkeitsstätte im Sinne des neuen ab 2014 geltenden steuerlichen Reisekostenrechts. Dies hat das Niedersächsische Finanzgericht entschieden.

Das BMF hat die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand 2017 und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen ab 1.1.2017 bekannt gemacht.

Ein überwiegend im Außendienst tätiger Polizist hat sowohl aufgrund des qualitativen Tätigkeitsschwerpunkts in der Dienststelle als auch aufgrund des regelmäßigen Aufsuchens der Dienststelle zum Dienstantritt eine regelmäßige Arbeitsstätte i. S. d. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG a.F.

Ein Amtsbetriebsprüfer, der ca. 2/3 seiner Tätigkeit in seinem Büro im Finanzamt ausübt, hat dort seine regelmäßige Arbeitsstätte. Dies hat das FG Münster entschieden.

Höhere Werbungskosten dank eines ausgedehnten Urlaubs? Was paradox klingt, bewahrheitet sich im neuen Reisekostenrecht, denn die 3-Monatsfrist für den Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen lässt sich ab 2014 durch einen mindestens 4-wöchigen Urlaub erneut in Gang setzen. Arbeitnehmern bietet sich hierdurch erhebliches Steuergestaltungspotenzial.

Die Reisekostenabrechnung im Bereich der Lohnbuchhaltung wirft in der Praxis viele Fragen auf. Heute greifen wir auf, wie die Reisekosten eines Kraftfahrers mit weiträumigem Tätigkeitsgebiet richtig beurteilt werden.

Das Bundesfinanzministerium hat die für 2015 geltenden Auslandsreisepauschalen veröffentlicht. Die Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen können vom Arbeitgeber in Höhe der länderspezifischen Pauschbeträge steuerfrei erstattet werden.

Wird die bisherige Hauptwohnung aus beruflichen Gründen als Zweitwohnung beibehalten, beginnt mit der Umwidmung die Dreimonatsfrist für den Verpflegungsmehraufwand.

Bei sog. Einsatzwechseltätigkeiten richtet sich die Höhe der Mehraufwendungen für Verpflegung  nach der Abwesenheitsdauer des Arbeitnehmers von seiner Wohnung am Ort des Lebensmittelpunktes; das gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer stets in derselben auswärtigen Unterkunft nächtigt.

Das FG Sachsen-Anhalt geht der Frage nach, inwieweit ein Außendienstler Verpflegungsmehraufwendungen abziehen kann, wenn er unter der Woche immer das gleiche Pensionszimmer bewohnt um von dort seinen Vertriebsbezirk abzufahren.

Gelten für die Hinreise die gleichen Regeln, wie für die Rückreise? Welche Besonderheiten gelten bei eintägigen Auslandsreisen? Und: Wann kann ich bei einem Langstreckenflug nach Australien die Verpflegungspauschale für Österreich abziehen? Die Antworten auf diese Fragen und weitere Besonderheiten bei Auslandsreisen lesen Sie hier.

Die Finanzverwaltung hat die an die Reisekostenreform 2014 angepassten Spesensätze für betrieblich oder beruflich veranlasste Auslandsreisen ab dem 1. Januar 2014 veröffentlicht.

Mit dem endgültigen Anwendungsschreiben zur steuerlichen Reisekostenreform 2014 wagt die Finanzverwaltung auf über 50 Seiten den Versuch, neben den Grundsätzen des neuen Reisekostenrechts auch Einzelheiten und Problemfälle darzustellen.

Durch die Reisekostenreform kommt es ab 1. Januar 2014 zu vielfältigen Änderungen im steuerlichen Reisekostenrecht. Neuerungen gibt es u.a. bei der Anzahl der Verpflegungspauschalen und dem Begriff der "Ersten Tätigkeitsstätte". Doch das ist noch nicht alles.

Auch bei Leiharbeitnehmern ist der Verpflegungsmehraufwand auf den Zeitraum von drei Monaten begrenzt.

Nach einem neuen Urteil des Bundesfinanzhofs gilt für Leiharbeitnehmer nichts anderes als für andere auswärts tätige Arbeitnehmer: Ihnen kann nur für drei Monate am selben Ort der Mehraufwand für die Verpflegung steuerfrei ausgeglichen werden.

Kehrt ein Arbeitnehmer während einer doppelten Haushaltsführung mehrmals pro Woche an seinen Erstwohnsitz zurück, kann durch die sog. Vielpendler-Option ein höherer Kostenabzug erreicht werden.

Bei Wegverlegung des Hauptwohnsitzes vom Beschäftigungsort, dürfen für die ersten 3 Monate Verpflegungsmehraufwendungen abgezogen werden. Die Dreimonatsfrist für längerfristige Tätigkeiten beginnt mit der Umwidmung der Wohnung am Beschäftigungsort in eine Zweitwohnung.

Ein Selbstständiger, der wöchentlich zwei bis vier Arbeitstage auswärts bei einem Kunden tätig ist, kann Verpflegungsmehraufwendungen nur für die ersten drei Monate der Auswärtstätigkeit geltend machen.

Eine Unterbrechung der Auswärtstätigkeit führt nur dann zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen gedauert hat.

Laut BFH liegt eine Unterbrechung der Tätigkeit, die zum Neubeginn der Dreimonatsfrist und entsprechender Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwand führt, grundsätzlich nur dann vor, wenn sie mindestens vier Wochen dauert.

Alleinstehende müssen für die steuerliche Berücksichtigung einer doppelten Haushaltsführung einen eigenen Hausstand nachweisen. Diese Voraussetzung kann auch bei gemeinsamer Haushaltsführung von Eltern und erwachsenen, wirtschaftlich eigenständigen Kindern erfüllt sein.

Verpflegungsmehraufwendungen können bei doppelter Haushaltsführung grundsätzlich für die ersten drei Monate nach Bezug der Zweitwohnung angesetzt werden. Dies gilt nach einem Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf auch dann, wenn der Arbeitnehmer vor Begründung der doppelten Haushaltsführung schon längere Zeit am Beschäftigungsort gewohnt hat und seinen Hauptwohnsitz von dort "wegverlegt".

Nach Ansicht des FG Düsseldorf können pauschale Verpflegungsmehraufwendungen für die ersten drei Monate der doppelten Haushaltsführung in den sog. Wegverlegungsfällen abgezogen werden.

Das BMF hat die Werte für die steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2013 bekannt gegeben.

Ein Masterstudent kann für die ersten drei Monate seines Auslandssemesters Verpflegungsmehraufwendungen abziehen, selbst wenn er in Deutschland bei den Eltern wohnt und dort über keine eigene Wohnung verfügt.

Der Betrieb des Kunden des Arbeitgebers ist auch bei einem längerfristigen Einsatz nur dann regelmäßige Arbeitsstätte, wenn der Arbeitgeber dort über eine eigene Betriebsstätte verfügt.