Fahrtkostenerstattung: Aufzeichnungspflichten erfüllen

Zu den beruflich veranlassten Reisekosten gehören unter anderem auch Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe. Statt der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen kann - aus Vereinfachungsgründen - je nach Art des benutzten Verkehrsmittels auch ein pauschaler Kilometersatz für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt werden (§ 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a Satz 2 EStG). Das sind bei Benutzung eines Pkw 0,30 Euro/km, für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug 0,20 Euro/km.

Notwendige Aufzeichnungen im Lohnkonto 

Im aktuellen Urteilsfall hatte der Lohnsteueraußenprüfer festgestellt, dass die den erklärten "Fahrtkostenerstattungen" zugrundeliegenden Unterlagen vom Arbeitgeber selbst erstellt und Fahrtkosten nicht in dem ausgewiesenen Umfang an die Arbeitnehmer ausgezahlt worden waren. Der Prüfer sah die Voraussetzungen für eine Steuerfreiheit der erstatteten Fahrtkosten nicht als gegeben an, da die Nachweise nicht den steuerlichen Vorgaben entsprochen hätten.

Steuerfreie Reisekosten müssen im Lohnkonto aufgezeichnet und durch entsprechende Unterlagen nachgewiesen werden (§ 4 Absatz 2 Nr. 4 LStDV).

Nachvollziehbarkeit der Angaben im Lohnkonto 

Nach dem Urteil des Finanzgerichts bleiben Fahrtkostenerstattungen nur dann steuerfrei, wenn der Arbeitgeber (zeitnah) Unterlagen erstellt und aufbewahrt hat, anhand derer die Überprüfung der Steuerfreiheit des ausgezahlten Fahrtkostenersatzes nachgeprüft werden kann. Dies gilt auch dann, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber übereinstimmend bestätigen, dass Fahrtkosten im Wege der Einzelabrechnung und unterhalb der gesetzlich zulässigen Pauschbeträge erstattet wurden.

Es ist zwar gestattet, steuerfrei ausgezahlte Beträge im Lohnkonto in einer Summe auszuweisen. Dabei muss sich aber aus den neben dem Lohnkonto zu führenden Unterlagen zweifelsfrei ergeben, für welche konkrete Dienstreise und in welcher Höhe jeweils Aufwendungen für Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen oder sonstige Nebenkosten erstattet wurden.

Schätzung der steuerfreien Reisekosten unzulässig

Die Besonderheiten des Lohnsteuerabzugsverfahrens schließen eine Schätzung des Anteils des steuerfrei ausgezahlten Fahrtkostenersatzes selbst dann aus, wenn den Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin unstreitig Reisekostenaufwand entstanden ist und die hierfür geleisteten Zahlungen offensichtlich unterhalb der gesetzlich zulässigen Kilometerpauschalen lagen.

Quelle: Finanzgericht des Saarlandes, Urteil vom 24. Mai 2017, Aktenzeichen 2 K 1082/14

Tipp: Im Fachbeitrag Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber finden Sie alle Informationen, die Sie für eine rechtssichere Reisekostenabrechung benötigen.