Lohnsteuer-Außenprüfung

Zusammenfassung

 

Begriff

Das Finanzamt überwacht die ordnungsmäßige Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer - sowohl bei privaten als auch bei öffentlich-rechtlichen Arbeitgebern - durch regelmäßige Lohnsteuer-Außenprüfungen. Die Außenprüfung ist gesetzlich festgelegt und folgt den besonderen Verfahrensregeln der Lohnsteuer-Außenprüfung. Dabei ist nicht nur zuungunsten, sondern auch zugunsten des Arbeitnehmers oder des Arbeitgebers zu prüfen. Die Lohnsteuer-Außenprüfung erstreckt sich hauptsächlich darauf, ob der Lohnsteuerabzug für sämtliche Personen durchgeführt worden ist, die als Arbeitnehmer anzusehen sind, der Geld- oder Sachlohn vollständig dem Lohnsteuerabzug unterworfen worden ist und die Voraussetzungen für Lohnsteuer-Pauschalierungen vorgelegen haben.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: § 42f EStG sowie R 42f LStR und H 42f LStH regeln Einzelheiten zu den Rechten und Pflichten der Beteiligten anlässlich einer Lohnsteuer-Außenprüfung. Ergänzend sind die Vorschriften der AO anzuwenden. § 42g EStG und das BMF-Schreiben v. 16.10.2014, IV C 5 - S 2386/09/10002 :001, BStBl 2014 I S. 1378, regeln die Durchführung einer Lohnsteuer-Nachschau durch das Betriebsstättenfinanzamt sowie die Rechte und Pflichten des Arbeitgebers in diesem besonderen Prüfungsverfahren.

Lohnsteuer

1 Schriftliche Prüfungsanordnung

Die Lohnsteuer-Außenprüfung muss schriftlich angeordnet werden.[1] Hierzu übersendet das Betriebsstättenfinanzamt dem Arbeitgeber eine Prüfungsanordnung.

Inhalt der Prüfungsanordnung

In der Prüfungsanordnung sind der Prüfungszeitraum (i. d. R. die letzten 3 Jahre) und der Umfang der Prüfung (die zu prüfenden Steuern) genannt. Außerdem sind dem Arbeitgeber zusammen mit der Prüfungsanordnung der voraussichtliche Prüfungsbeginn und die Namen der Prüfer angemessene Zeit vor Beginn der Prüfung bekannt zu geben, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird.[2] Welche Frist angemessen ist, hängt im Einzelfall davon ab, innerhalb welcher Zeit dem Arbeitgeber zuzumuten ist, sich auf die Prüfung einzustellen und die notwendigen Vorbereitungsmaßnahmen zu treffen. In der Regel ist eine Frist von 14 Tagen vorgesehen. Der Arbeitgeber kann auf die Einhaltung der Frist verzichten.

Prüfungsbeginn kann verschoben werden

Auf seinen Antrag wird der Prüfungsbeginn auf einen anderen Zeitpunkt verlegt, wenn dafür wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden, z. B. Erkrankung des Arbeitgebers, seines für Auskünfte erforderlichen Steuerberaters oder maßgeblichen Mitarbeiters, beträchtliche Betriebsstörungen durch Umbau oder höhere Gewalt. In der Praxis wird der Prüfungsbeginn formlos (z. B. telefonisch) zwischen dem Prüfer und dem Arbeitgeber abgestimmt.

2 Pflichten des Außenprüfers

Der Außenprüfer muss sich gegenüber dem Arbeitgeber oder dessen Beauftragten durch seinen Dienstausweis ausweisen; anderenfalls kann ihm der Arbeitgeber das Betreten des Betriebs verwehren. Der Prüfungsbeginn muss vom Außenprüfer unter Angabe von Datum und Uhrzeit aktenkundig gemacht werden.

Über die festgestellten Sachverhalte und die möglichen steuerlichen Auswirkungen muss der Außenprüfer den Arbeitgeber bereits während der Prüfung unterrichten, wenn dadurch Zweck und Ablauf der Prüfung nicht beeinträchtigt werden.[1] Die Unterrichtung soll den Arbeitgeber vor Überraschungen in der Schlussbesprechung schützen.

3 Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers

3.1 Einsichtnahme und Auskunftserteilung

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Außenprüfer das Betreten der Geschäftsräume in den üblichen Geschäftsstunden zu gestatten und ihm die erforderlichen Hilfsmittel (Geräte, Beleuchtung) und einen angemessenen Raum oder Arbeitsplatz zur Erledigung seiner Aufgaben zur Verfügung zu stellen.[1]

Außerdem müssen der Arbeitgeber und seine Angestellten dem Prüfer Einsicht in die Geschäftsbücher und in die Unterlagen gewähren und jede zum Verständnis der Buchaufzeichnungen vom Außenprüfer verlangte Erläuterung geben. Dabei sind mündliche Erläuterungen in der Regel ausreichend.

3.2 Datenzugriff bei maschineller Lohnabrechnung

Bewahrt der Arbeitgeber Unterlagen nur in Form der Wiedergabe auf einem Datenträger auf, ist er verpflichtet, dem Prüfer den unmittelbaren Datenzugriff (Lesezugriff) oder den mittelbaren Datenzugriff (maschinelle Auswertung durch den Arbeitgeber für den anschließenden Lesezugriff) zu ermöglichen. Auf Verlangen sind dem Prüfer die gespeicherten Daten samt aller zur Auswertung notwendigen Informationen wie z. B. Formatangaben, Dateistruktur, Felddefinitionen und Verknüpfungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zu übergeben.[1]

Auch gescannte Unterlagen fallen unter die Datenzugriffsberechtigung des Lohnsteuer-Außenprüfers.

3.3 Erleichterung durch digitale Lohnschnittstelle

Um die elektronische Lohnsteuer-Außenprüfung zu erleichtern, hat die Finanzverwaltung einen Standarddatensatz für die Einrichtung einer digitalen Lohnschnittstelle erarbeitet und beschrieben (Digitale LohnSchnittstelle – DLS). Die vom BMF empfohlene Anwendung des einheitlichen Datensatzes als Schnittstelle für die Lohnsteuer-Außenprüfung erleichtert den Datenexport, insbesondere der Lohnkonten, unabhängig davon, welches Entgeltabrechnungsprogramm der Arbeitgeber verwendet.[1]

 

Hinweis

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