Als Fahrtkosten können für Dienstreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln in der Steuererklärung nur die tatsächlichen Aufwendungen angesetzt werden. Auch die steuerfreie Arbeitgebererstattung ist auf die tatsächlichen Kosten beschränkt. Das hat der Bundesfinanzhof bestätigt.
Mit den gesetzlichen Regelungen wird folgender Vereinfachungszweck verfolgt: Grundsätzlich sind für beruflich veranlasste Fahrtkosten bei einer Auswärtstätigkeit die tatsächlichen Aufwendungen anzusetzen. Im Falle der Benutzung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln können diese Aufwendungen durch das entsprechende (Beförderungs-)Entgelt bestimmt werden. Lediglich bei der Benutzung eines nicht regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels müssten die Aufwendungen für die einzelnen beruflichen Fahrten durch aufwändige Berechnungen ermittelt werden, was durch die Anwendung von pauschalen Kilometersätzen vereinfachend vermieden werden kann.
Fahrtkosten eines Arbeitnehmers mit Pauschalen
Im Urteilsfall war der Kläger bei der Verwaltung als Bundesbetriebsprüfer im Außendienst eingesetzt. Aufgrund des bundesweiten Einsatzes hatte er in der Dienststelle keinen eingerichteten Arbeitsplatz. In dem betroffenen Streitjahr wirkte der Kläger an einer Betriebsprüfung mit, für die er von seinem Wohnort aus per Bahn beziehungsweise S-Bahn zu dem zu prüfenden Unternehmen fuhr. Obwohl der Arbeitgeber ihm bereits die tatsächlichen entstandenen Fahrtkosten ersetzt hatte, machte er in seiner Steuererklärung darüber hinausgehende Kilometerpauschalen in Höhe von 0,20 bzw. 0,30 Euro je Kilometer geltend.
Über steuerfreie Arbeitgebererstattungen hinaus
Die Klage blieb zunächst beim Finanzgericht Hamburg erfolglos ( FG Hamburg, Urteil vom 2.11.2018, 5 K 99/16). Zwar handelte es sich bei den geltend gemachten Reisen um beruflich veranlasste Fahrten, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie keine Familienheimfahrten waren. Eine erste Tätigkeitsstätte hatte der Kläger im Streitjahr nicht, weil er keiner ortsfesten betrieblichen Einrichtung seines Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet war. Die über die steuerfreien Arbeitgebererstattungen hinaus geltend gemachten Fahrtkosten waren jedoch trotzdem steuerlich nicht zu berücksichtigen. Für die Benutzung der Bahn oder eines Flugzeugs sind keine pauschalen Kilometersätze anzusetzen.
Nicht für regelmäßig verkehrende öffentliche Verkehrsmittel
Das hat der Bundesfinanzhof nun bestätigt ( BFH, Urteil vom 11.2.2021, VI R 50/18). Nach seinem Urteil kommt der Ansatz der pauschalen Kilometersätze anstelle der tatsächlichen Aufwendungen bei Benutzung eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels nicht in Betracht.
Diese Auffassung begründet der BFH wie folgt: Mit der Neuregelung des Reisekostenrechts mit Wirkung 2014 hat der Gesetzgeber erstmalig (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG) eine gesetzliche Kilometerpauschale festgelegt, die die frühere Verwaltungsregelung ersetzt hat. Anzusetzen sind danach die pauschalen Kilometersätze, die im Bundesreisekostengesetz für das jeweils benutzte Beförderungsmittel als höchste Wegstreckenentschädigung festgesetzt sind.
- Die Wegstreckenentschädigung beträgt bei Benutzung eines Kraftwagens höchstens 30 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke.
- Bei Benutzung eines anderen motorbetriebenen Fahrzeugs werden 20 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke gewährt. Darunter fällt die Benutzung von Motorrädern (auch Mofa), nicht regelmäßig verkehrenden Schiffen sowie selbstgesteuerten Flugzeugen und Booten.
Kein Ansatz von pauschalen Kilometersätzen
Eine Pauschale wird jedoch nicht gewährt für Fahrten mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln (wie z. B. Bahn, Flugzeug, Schiff/Fähre, Bus, U-/S-Bahn, Straßenbahn). In diesen Fällen werden nach dem Bundesreisekostengesetz die entstandenen Fahrt- oder Flugkosten - teilweise begrenzt auf die niedrigste Beförderungsklasse - erstattet.
Nach diesen Grundsätzen hat bereits das FG Hamburg den Ansatz von pauschalen Kilometersätzen für die mit Flugzeug sowie Bahn und S-Bahn durchgeführten Fahrten im Urteilsfall zu Recht verneint. Für diese Fahrten sind im Bundesreisekostengesetz, auf das die lohn- und einkommensteuerliche Regelung verweist, keine pauschalen Kilometersätze festgesetzt und daher nur die tatsächlich entstandenen Aufwendungen als Werbungskosten anzusetzen bzw. steuerfrei erstattbar.
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