Der Ansatz der pauschalen Kilometersätze nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG anstelle der tatsächlichen Aufwendungen gemäß § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 1 EStG für Dienstreisen kommt nicht in Betracht, wenn ein regelmäßig verkehrendes Beförderungsmittel i.S. des § 4 Abs. 1 BRKG benutzt wird.
Hintergrund: Dienstreisen mit Bahn, Flugzeug und PKW
X war im Streitjahr (2014) als Bundesbetriebsprüfer des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) bundesweit im Einsatz. Das BZSt erkannte seinen Wohnort als Dienstort im reisekostenrechtlichen Sinn an. Die Erstattung der Reisekosten richtete sich nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG).
X setzte für seine Dienstreisen die Wegstreckenentschädigung nach § 5 BRKG an, d.h. für die Reisen mit Bahn oder Flugzeug 0,20 EUR/km und für eine Reise mit dem PKW (zum Teil als Beifahrer) 0,30 EUR/km. Hiervon setzte er die jeweilige Erstattung durch den Dienstherrn ab. Die Kosten für die Reisen mit Bahn oder Flugzeug wurden in Höhe der tatsächlichen Kosten und für die einzige Reise mit dem PKW in Höhe von 0,20 EUR/km erstattet. Die Differenz zwischen den ausgezahlten Erstattungen und den pauschalen Kilometersätzen (Wegstreckenentschädigungen) machte X mit rund 3.000 EUR als Werbungskosten geltend.
Das FA lehnte den Werbungskostenabzug ab und berücksichtigte lediglich den Arbeitnehmer-Pauschbetrag.
Das FG wies die Klage ab. Die Wegstreckenentschädigungen nach § 5 BRKG beträfen nur die dort genannten Fahrzeuge (insbesondere PKW). Für regelmäßig verkehrende öffentliche Verkehrsmittel (Bahn, Flugzeug) könnten die pauschalen Kilometersätze nicht angesetzt werden.
Entscheidung: Ansatz der Bahn- und Flugreisen mit den tatsächlichen Kosten
Der BFH folgt der Beurteilung des FA und des FG. Für die mit Bahn bzw. Flugzeug durchgeführten Reisen sind nicht die pauschalen Kilometersätze, sondern die tatsächlichen Kosten zu berücksichtigen.
Pauschale Wegstreckenentschädigung bei Kraftfahrzeugfahrten, § 5 BRKG
Nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG können anstelle der tatsächlichen Aufwendungen wahlweise auch für Zwecke der ESt die pauschalen Kilometersätze angesetzt werden, die im BRKG für das jeweils benutzte Beförderungsmittel als höchste Wegstreckenentschädigung festgesetzt sind. Die Wegstreckenentschädigung nach § 5 Abs. 1 Satz 1 BRKG betrifft Fahrten mit anderen als den in § 4 BRKG genannten Beförderungsmitteln, also insbesondere mit Kraftfahrzeugen oder mit nicht regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln.
Tatsächliche Kostenerstattung bei Fahrten mit regelmäßig verkehrenden Verkehrsmitteln, § 4 BRKG
Nach § 4 Abs. 1 BRKG wird dagegen eine Wegstreckenentschädigung für Fahrten mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln (Bahn, Flugzeug, Straßenbahn) nicht gewährt. Vielmehr werden anstelle der Wegstreckenentschädigung die tatsächlich entstandenen Fahrt- oder Flugkosten (teilweise begrenzt auf die niedrigste Beförderungsklasse) erstattet. Regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel in diesem Sinn sind insbesondere die dem allgemeinen Personenverkehr dienenden Verkehrsmittel (Bahn, Flugzeug). Das BRKG unterscheidet damit einerseits zwischen der Fahrt- und Flugkostenerstattung bei der Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel (§ 4 BRKG) und andererseits der Wegstreckenentschädigung bei Benutzung von Kraftfahrzeugen oder anderen motorbetriebenen Fahrzeugen (§ 5 BRKG).
Pauschaler Kilometersatz für die PKW-Reise
Hiervon ausgehend steht X nur für die mit dem PKW durchgeführten Dienstreisen der Werbungskostenabzug in Höhe der Differenz zwischen der gewährten Erstattung und dem Ansatz von 0,30 EUR als höchster Wegstreckenentschädigung zu (§ 5 Abs. 2 Satz 1 BRKG). Der Betrag von 51 EUR wirkt sich aufgrund des höheren Arbeitnehmer-Pauschbetrags (1.000 EUR) jedoch nicht aus. Deshalb kann auch dahinstehen, ob X für die als Beifahrer im PKW eines anderen Dienstreisenden gefahrenen 24 km ebenfalls eine Pauschale in Höhe von 0,30 EUR je km zustünde.
Vereinfachungszweck
Dieses Ergebnis entspricht auch dem vom Gesetz verfolgten Vereinfachungszweck. Grundsätzlich sind für beruflich veranlasste Fahrtkosten, für die die Entfernungspauschale nicht gilt, die tatsächlichen Aufwendungen als Werbungskosten abziehbar (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 1 EStG). Bei Benutzung von Bahn und Flugzeug können die Fahrtkosten regelmäßig problemlos anhand der Fahrkarte oder Rechnung bestimmt werden. Anders ist es bei Fahrten mit dem PKW. Hier müssten die tatsächlichen Aufwendungen für die einzelnen beruflichen Fahrten grundsätzlich durch aufwändige Berechnungen anhand der Gesamtkosten nachgewiesen werden. Das kann nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG durch die Anwendung der pauschalen Kilometersätze aus Vereinfachungsgründen vermieden werden.
Hinweis: Klarstellung
Die Entscheidung tritt dem offenbar verbreiteten Irrtum entgegen, bei Dienstreisen könne in allen Fällen zwischen den Pauschalen nach § 5 BRKG (Wegstreckenentschädigung) und dem Nachweis der tatsächlichen Kosten gewählt werden. Dass dies unzutreffend ist, verdeutlicht der Vereinfachungszweck des § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG.
BFH Urteil vom 11.02.2021 - VI R 50/18 (veröffentlicht am 29.04.2021)