Dienstreise

Geschäftsreisen sind für viele Unternehmen unverzichtbar, zählen aber zugleich zu den am schwierigsten zu steuernden Emissionsquellen. Wer seinen CO₂-Ausstoß wirksam reduzieren will, muss die Zusammenarbeit zwischen Nachhaltigkeitsteam und Travel Management neu denken. Das schafft messbare Vorteile: mehr Transparenz, bessere Steuerbarkeit von Kosten und weniger Reibung in Prozessen und Richtlinien.  

Unter der Rubrik "Aus der Praxis - für die Praxis" greifen wir Kundenanfragen aus den Bereichen Jahresabschluss, Buchhaltung und Steuern auf, die ein Fachautor für uns beantwortet. Heute eine Frage zur Kürzung der Verpflegungspauschale, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zum Essen einlädt.

Ab dem 1. Januar 2026 wird das Verfahren zur Beantragung und Ausstellung von Bescheinigungen für Entsendungen in Länder mit Sozialversicherungsabkommen digitalisiert. Arbeitgeber, die ihre Beschäftigten in Länder entsenden, mit denen ein entsprechendes Abkommen besteht, können sich nun vom Papierkram verabschieden. Wir haben die Änderungen für Sie zusammengefasst.

Immer mehr Unternehmen sind künftig verpflichtet, über ihre Nachhaltigkeitsaktivitäten Bericht zu erstatten. Wie gut sind die Unternehmen darauf vorbereitet? Und welche Rolle kann HR dabei übernehmen? Unser Schwerpunkt liefert Antworten.

Ortsflexible Arbeitsmodelle wie Workation und Bleisure Travel sind gefragt wie nie. Bei der Einführung im Unternehmen sollten Arbeitgeber jedoch nicht nur rechtliche Rahmenbedingungen berücksichtigen, sondern die Formate ganzheitlich betrachten. Dabei helfen Checklisten.

Sind Geschäftsreisen angesichts hoher Kosten und Umweltbelastung heute noch zu rechtfertigen? Trotz digitaler Alternativen bleiben Reisen für viele Unternehmen unverzichtbar. Das Ziel: Nicht zwingend weniger, aber nachhaltiger reisen.  Mit diesen Tipps kann das Vorhaben gelingen. 

Kann ein Arbeitgeber verlangen, dass sein Arbeitnehmer per Flugzeug die Rückreise von einer Dienstreise antritt? Der Sozialwissenschaftler und Klimaaktivist Dr. Gianluca Grimalda wollte nur auf andere Weise zurückreisen – und wurde daraufhin gekündigt. Mit seiner Kündigungsschutzklage ist er nun nach eigenen Angaben vor dem Arbeitsgericht Kiel gescheitert.

Für viele Unternehmen ist die Vermeidung und/oder klimafreundliche Gestaltung von Geschäftsreisen ein relevantes Unternehmensziel. Gleichzeitig wünschen sich viele Unternehmen entsprechende Informations- und Beratungsangebote, um dieses Ziel zu erreichen. Dies ergab eine Befragung, die vom Netzwerk für nachhaltiges Wirtschaften B.A.U.M. e.V. und der Hochschule RheinMain bei rund 100 Unternehmen durchgeführt wurde. 

Die Dienstreise ist in der betrieblichen Praxis allgegenwärtig. Und dennoch herrscht häufig Ratlosigkeit, wenn es um arbeitsrechtliche Aspekte rund um dieses Thema geht. Dies gilt insbe­sondere für die Frage, welche Zeiten der Dienstreise als Arbeitszeit zu werten und wie diese zu vergüten sind.

Nachhaltige Formen der betrieblichen Mobilität spielen eine Schlüsselrolle beim Erreichen von Nachhaltigkeitszielen. Unternehmen können dadurch ihren Mobilitäts-Fußabdruck minimieren und gleichzeitig ihre Effizienz steigern. Wie nachhaltige Mobilität zur neuen Norm wird.

Benutzt ein Mitarbeiter die ihm nach der Dienstwagenrichtlinie des Arbeitgebers nur für den Dienstwagen überlassene Tankkarte auch um seine Privatautos zu betanken, ist eine außerordentliche Kündigung auch ohne vorherige Abmahnung gerechtfertigt. Das hat das Landesarbeitsgericht Niedersachsen entschieden.

Das Verwaltungsgericht Lüneburg hat mit einem aktuellen Urteil entschieden, dass Reisezeiten mit der Bahn, die im Zusammenhang mit der Überführung von neuen Nutzfahrzeugen anfallen, Arbeitszeit i.S.d. Arbeitszeitgesetzes sind.

Unternehmen sollten den Faktor der Umweltbelastung durch betriebliche Mobilität nicht vernachlässigen. Schließlich tragen die Emissionen des Pendelverkehrs einen entscheidenden Anteil zum CO2-Ausstoß des gesamten Verkehrsaufkommens bei. Welche Möglichkeiten der nachhaltigen Mitarbeitermobilität haben Unternehmen?

Nur drei Prozent der Unternehmen in Deutschland wollen in den kommenden Wochen trotz des prognostizierten neuerlichen Anstiegs der Corona-Infektionen ihre Dienstreisen einschränken. Zur Sicherheit ihrer Mitarbeitenden haben jedoch die meisten ihr Risikomanagement verbessert.

Auch Dienstreisen verlaufen nicht immer nach Plan. Was ist auf einer Dienstreise bei Zug- oder Flugverspätungen und Ausfällen zu beachten? Gibt es Entschädigungen, wem stehen diese zu und wer muss wofür geradestehen? Und was ist zu tun, wenn man unterwegs strandet oder ohne Gepäck am Zielort ankommt?

Um den CO2-Fußabdruck zu reduzieren, will rund ein Drittel aller Unternehmen in Deutschland Geschäftsreisen komplett streichen. Die Mehrheit plant, unverzichtbare Geschäftsreisen nachhaltiger zu gestalten. Einzelheiten dazu zeigt eine neue Studie von SAP Concur.

Werden Arbeitnehmende auf Dienstreisen von ihrem Arbeitgeber verpflegt, müssen grundsätzlich die Verpflegungspauschalen gekürzt werden. Nicht immer ist klar, wann aus lohnsteuerrechtlicher Sicht eine "Mahlzeit" vorliegt und in welchen Fällen eine Kürzung unterbleiben kann. Besondere Streitfälle gibt es an Bord von Flugzeugen. 

Wer Kosten für dienstliche Fahrten von der Steuer absetzen will, muss das gewählte Verkehrsmittel beachten. So können pauschale Kilometersätze nur für Fahrten mit Auto oder Motorrad angesetzt werden. Bei Reisen mit Bahn oder Flugzeug kommt es auf die tatsächlichen Kosten an.

Der Ansatz der pauschalen Kilometersätze nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG anstelle der tatsächlichen Aufwendungen gemäß § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 1 EStG für Dienstreisen kommt nicht in Betracht, wenn ein regelmäßig verkehrendes Beförderungsmittel i.S. des § 4 Abs. 1 BRKG benutzt wird.

Ein Richter, der ein Verfahren aussetzt, um dem Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) Fragen des Unionsrechts zur Vorabentscheidung vorzulegen, hat keinen Anspruch auf Erstattung der Kosten seiner Reise zum Besuch der mündlichen Verhandlung des EuGH in diesem Verfahren. Das hat das Bundesverwaltungsgericht entschieden.

Beschäftigte sind auf Dienstreisen gesetzlich unfallversichert. Dies gilt allerdings nicht „rund um die Uhr“. Vielmehr muss die konkrete Tätigkeit auf einer Dienstreise - ebenso wie am Arbeitsplatz - mit dem Beschäftigungsverhältnis wesentlich zusammenhängen und diesem dienen.

Reist ein Arbeitnehmer bereits einen Tag vor seinem eigentlichen Arbeitsbeginn zu einer Schulung an einen vom Arbeitgeber bestimmten Schulungsort an, so beginnt das Arbeitsverhältnis bereits mit dieser Dienstreise. Dauert dadurch das auf zwei Jahre befristete Arbeitsverhältnis zwei Jahre und einen Tag, so ist die zulässige Höchstdauer einer Befristung ohne Sachgrund überschritten. Dies entschied das Landesarbeitsgericht Düsseldorf.

Durch die Corona-Pandemie sind Dienstreisen mit einem erhöhten Risiko verbunden. Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) gibt Empfehlungen, was bei beruflichen Auslandsreisen oder Entsendungen von Mitarbeitern zu beachten ist.

Bundesbeschäftigte können ab sofort zum Klimaschutz beitragen: Bahn statt Flugzeug, auch wenn die Bahnfahrt teurer ist. Mit einem Rundschreiben greift die Bundesregierung einer geplanten gesetzlichen Änderung im Bundesreisekostengesetz vor.

Wenn durch eine Dienstreise die Höchstdauer von zwei Jahren für eine sachgrundlose Befristung überschritten wird, führt dies zu einem unbefristeten Arbeitsverhältnis. Das gilt auch dann, wenn die Dienstreise unmittelbar vor dem festgelegten Arbeitsbeginn stattfindet und die Überschreitung nur einen Tag beträgt.

Wenn Dienstreisen rund um die Welt zum beruflichen Alltag gehören, lohnt es ich bei Langstreckenflügen auf ergonomische Aspekte zu achten.

Auf Dienstreisen vermischen sich häufiger berufliche und private Aspekte. Entsprechend schwierig ist oftmals im Falle eines Unfalls die Abgrenzung. Das Hessische LSG hat sich in einem aktuellen Urteil zu der Thematik geäußert.

Eine Arbeitnehmerin befand sich auf Dienstreise und wollte ein Taxi bestellen, um ihren Mietwagen für den anschließenden Urlaub abzuholen. Auf dem Weg zum Telefon stürzte sie. Nach Urteil des LSG Darmstadt war dies kein Arbeitsunfall.

Die Globalisierung bringt es mit sich, dass viele Arbeitnehmer verreisen müssen. Manche sind nur für wenige Tage im Ausland, andere für ein paar Jahre. In allen Fällen ist der Arbeitgeber für den Gesundheitsschutz verantwortlich.

Trotz neuer Möglichkeiten für Arbeitgeber durch Videokonferenzen oder global einheitliche Tools: Dienstreisen sind weiterhin wichtig und nicht zu ersetzen. Rechtsanwältin Dr. Nina Bogenschütz erläutert, was sich kürzlich durch ein BAG-Urteil bei der Vergütung von Dienstreisezeiten geändert hat.

Nicht alle Tätigkeiten eines grundsätzlich unfallversicherten Arbeitnehmers auf der Arbeitsstätte oder während einer Geschäftsreise sind abgesichert. Das gilt auch für einen Unfall während des Duschens anlässlich einer Dienstreise, wie das Thüringer Landessozialgericht entschieden hat.

Kürzlich erst hat ein BAG-Urteil zur Vergütung von Reisezeiten ins Ausland für mediales Aufsehen gesorgt. Weshalb Reisezeit nicht gleich Arbeitszeit ist und wie das Urteil rechtlich einzuordnen ist, erklärt unser Kolumnist Alexander Zumkeller. 

Wer viel mit dem Auto unterwegs ist und dabei längere Strecken zurücklegt, sollte im Sommer immer eine Flasche Wasser zur Hand haben. Denn die Hitze macht dem Körper zu schaffen. Dagegen hilft viel trinken und öfter einmal eine Pause.

In der digitalen Arbeitswelt bleibt der Vor-Ort-Termin ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Verändert haben sich allerdings die Möglichkeiten auf dem Weg zum Geschäftstermin. Was sich im Travel Management tut und welche neuen Tools zum Einsatz kommen, zeigt eine aktuelle Studie.

Ein elektronisches Fahrtenbuch kann den Nachweis von dienstlichen Fahrten vereinfachen und lästige Schreibarbeiten reduzieren. Hier lesen Sie, welche technischen Lösungen auf dem Markt sind und welche Anforderungen das Finanzamt an elektronische Fahrtenbücher stellt.

Unangemessener beruflicher Aufwand liegt vor, wenn ein ordentlicher und gewissenhafter Steuerpflichtiger angesichts der erwarteten Vorteile und Kosten die Aufwendungen nicht auf sich genommen hätte.

Wer mobil arbeitet, leistet mehr. Aber wenn der persönliche Austausch fehlt, leidet die Produktivität. Klare Regelungen sorgen für eine gesunde Balance.

Viele Manager haben einen vollen Terminkalender mit Dienstreisen über Zeitzonen hinweg. Eine Studie kommt zum Schluss, dass der Stress bei einer nicht unerheblichen Zahl zu Schlafstörungen führt. Doch auch auf Dienstreisen lässt sich das Stresslevel auf einfache Art senken.

In manchen Unternehmen gehören weltweite Dienstreisen zum Alltag der Mitarbeiter. Oder sie leben mit ihren Familien längere Zeit im Ausland. Ob Auslandsreise oder -aufenthalt, in manchen Ländern besteht zurzeit das erhöhte Risiko einer Infektion mit dem Zika-Virus. Dort sind Schutzmaßnahmen notwendig.

Das Sozialgericht Düsseldorf hat entschieden, dass ein Sturz bei nächtlichem Toilettengang im Hotel auf einer Dienstreise kein Arbeitsunfall ist.

Hat ein Arbeitgeber eine Dienstreise-Kaskoversicherung für private Kfz von Arbeitnehmern abgeschlossen, führt die Prämienzahlung nicht zum Lohnzufluss. Die Finanzverwaltung erklärt, dass eine Dienstreise-Kaskoversicherung neben den steuerfreien Kilometerpauschalen gewährt werden kann.

Seit dem 1.1.2014 sind die pauschalen Kilometersätze für die Benutzung von Kraftfahrzeugen im Rahmen von Auswärtstätigkeiten gesetzlich geregelt und gelten demzufolge unvermindert auch dann, wenn der Arbeitnehmer keine eigene Fahrzeug-Vollversicherung, sondern der Arbeitgeber eine Dienstreise-Kaskoversicherung für ein Kraftfahrzeug des Arbeitnehmers abgeschlossen hat.

Die Freiheit über den Wolken mag grenzenlos sein. Doch dem Körper sind beim Vielfliegen gesundheitliche Grenzen gesetzt. Das legt jedenfalls eine Studie von Forschern der University of Surrey in Großbritannien und der Lund University in Schweden nahe.

Mehr als 20 % der Beschäftigten arbeiten mehr als 20 Kilometer von ihrem Wohnort entfernt. Das bedeutet viel Zeit im Auto oder in der Bahn – täglich oder als Wochenendpendler zu Zeiten mit hohem Verkehrsaufkommen. Und auch bei Geschäftsreisen kommen viele Stunden und Kilometer zusammen. Das kann ganz schön stressen. Der TÜV Rheinland gibt Tipps, wie man entspannt dienstlich unterwegs sein kann.

Klar, irgend etwas kann immer schiefgehen. Doch viele unschöne Überraschungen auf Geschäftsreisen in ferne Länder lassen sich durch gute Vorbereitung verhindern.

Lohn für eine Auslandstätigkeit ist von der deutschen Steuer auszunehmen, wenn die Arbeit tatsächlich am ausländischen Tätigkeitsort ausgeübt wurde. Soweit Einkünfte aber auf Dienstreisen in andere Länder entfallen, unterliegen sie der deutschen Einkommensteuer. Das bestätigt der Bundesfinanzhof aktuell.

In Rechtsprechung und Literatur finden sich nur wenige Hinweise wie im Fall einer Erkrankung mit den steuerlichen Spesen zu verfahren ist. Wir versuchen nachfolgend eine Aufklärung.

Mangelnde Information und zu wenig Risikomanagement gefährden die Sicherheit von Mitarbeitern auf Auslandsreisen. Jeder zweite Geschäftsreisende wird – so eine neue Studie des Deutschen Reiseverbands - von seinem Arbeitgeber nicht über politische Unruhen im Zielland informiert.

Umweltbewusst reisen spielt für immer mehr Urlauber eine Rolle. Doch auch Geschäftsreisen lassen sich nachhaltig planen und durchführen. Wie Geschäftstermine ökologisch werden und sich sogar Kosten sparen lassen, zeigt der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR).

Unsystematisches Vorgehen bei der Auswahl von Anbietern für Dienstreisen und der Buchung kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern stellt auch ein Sicherheitsproblem dar. Doch vielen Unternehmen, so eine Umfrage von Egencia, ist das Problem überhaupt nicht bewusst.