Geschäftsreisen als Emissionstreiber - so gelingt die Zusammenarbeit mit dem Travel Management

Geschäftsreisen: Ein wesentlicher Emissions- und Kostenfaktor

Für viele Organisationen leisten Geschäftsreisen einen erheblichen Beitrag zum gesamten CO₂-Ausstoß. Flüge, Hotels und bodengebundene Verkehrsmittel verursachen Emissionen, die sich nur begrenzt vermeiden lassen und häufig schwer konsistent zu erfassen sind. Anders als beim Energieverbrauch von Gebäuden oder firmeneigenen Fahrzeugflotten ist Geschäftsreiseverkehr dezentral organisiert, stark vom individuellen Verhalten geprägt und durch operative Anforderungen bestimmt.

In der Praxis führt dies dazu, dass Emissionen aus Geschäftsreisen häufig spät berücksichtigt werden – oft erst im Rahmen jährlicher Berichtszyklen. Dadurch entsteht eine Lücke zwischen Nachhaltigkeitsambitionen sowie Kosteneinsparungszielen und den täglichen Entscheidungen im Unternehmensalltag.

Geschäftsreisen sind Teil der Nachhaltigkeitsberichterstattung

Im Kontext der betrieblichen Mobilität zählen Geschäftsreisen zur „dienstlichen Mobilität“, gemeinsam mit Firmenwagen und weiteren arbeitsbezogenen Verkehrsformen. Im Rahmen der CSRD werden Emissionen aus Geschäftsreisen in der Regel als Scope-3-Emissionen ausgewiesen und im Standard ESRS E1 („Climate Change“) berichtet – also dem Klimastandard, der unter anderem die Offenlegung von Treibhausgasemissionen (Scope 1–3) sowie Reduktionszielen und Maßnahmen strukturiert. Für viele Unternehmen sind Geschäftsreisen damit eine der sichtbarsten und von Auditoren stark geprüften emissionsbezogenen Mobilitätskategorien.

Was früher als rein operatives Thema galt, wirkt sich heute direkt auf Nachhaltigkeitsberichterstattung, Auditierbarkeit und Managementverantwortung aus. Entsprechend steigt der Druck, Emissionen aus Geschäftsreisen systematischer zu steuern.

Win-Win-Situation für ESG und Travel Management: gemeinsam mehr Wirkung

Eine zentrale Herausforderung liegt in der Organisation. In vielen Unternehmen verantworten Nachhaltigkeitsteams Zieldefinition und Berichterstattung, während das Travel Management auf Kostenkontrolle, Reisesicherheit und operative Effizienz fokussiert ist.

Beide Funktionen verfolgen legitime Ziele, arbeiten jedoch häufig nur begrenzt abgestimmt. Nachhaltigkeitsteams fehlt es oft an detaillierten Reisedaten, während Travel Manager nicht immer über belastbare Realtime-Informationen verfügen, die bessere Entscheidungen und Aussteuerung ermöglichen würden – häufig auch entlang der Zusammenarbeit mit mehreren Travel Management Companies (TMCs) und einer Vielzahl weiterer Service Anbietern. Das Ergebnis sind fragmentierte Zuständigkeiten und begrenzte Wirkung: Potenziale, sowohl Kosten als auch CO₂ zu senken, bleiben ungenutzt.

Ohne einen gemeinsamen Rahmen bleibt Emissionsreduktion ein theoretisches Ziel statt gelebte Praxis. Viele ESG-Profis wissen aufgrund der Breite ihrer Aufgaben nicht im Detail, wie Travel Manager ihre Ziele unterstützen können. Dabei können Travel Manager das ESG-Team nicht nur entlasten, sondern gleichzeitig Kosten sparen: eine Win-Win-Situation.

Was „konsistente Messung“ in der Praxis bedeutet: schlechte Daten, schlechte Entscheidungen

Geschäftsreiseemissionen gelten oft als „schwer konsistent messbar“. In der Praxis hängt Konsistenz jedoch weniger von der Komplexität als von klaren methodischen Abgrenzungen ab. Unternehmen müssen festlegen, welche Reisen und Systeme einbezogen werden, ob Buchungsdaten oder tatsächlich durchgeführte Reisen als Grundlage dienen, welche Emissionsfaktoren angewendet werden und in welchen Intervallen Daten überprüft werden.

Zur Konsistenz gehört auch, vergleichbare Annahmen über verschiedene Verkehrsmittel hinweg zu treffen – etwa ob Nicht-CO₂-Effekte in der Luftfahrt über einen Zuschlagsfaktor berücksichtigt werden oder welcher Strommix für Bahnreisen angesetzt wird. Ohne diese Klarheit sind Vergleiche über Zeiträume oder Organisationseinheiten hinweg kaum belastbar. Klare methodische Regeln und insbesondere eine höhere Reportingfrequenz machen Emissionsdaten zu einem Steuerungsinstrument statt zu einer rein rückblickenden Reportinggröße.

Von der Datenerhebung zur Umsetzung: Nachhaltigkeit in Reiserichtlinien verankern

Ist die Messung konsistent, lassen sich daraus konkrete Hebel für Reiserichtlinien ableiten. Typische Maßnahmen sind unter anderem:

• Klassiker: Bahn statt Flug bei Reisen unterhalb einer definierten Distanz oder Reisezeit – bei gleichzeitig höherem Reisekomfort und mehr Produktivität.
• Weit verbreitet: Economy Class als Standard für Kurz- und Mittelstreckenflüge.
• Naheliegend: Buchung gleichwertiger, aber nachhaltigerer Hotels – bei vergleichbaren Kosten.
• Optional: Einführung einer „CO₂-Tax“, die von Reisenden bzw. deren Kostenstellen getragen wird, und die ESG-Maßnahmen unterstützt, zum Beispiel E-Wagen Flottenerneuerung oder den Kauf von Sustainable Aviation Fuel (SAF).

Besonders wirksam sind diese Maßnahmen, wenn sie direkt in Reiserichtlinien und Buchungssysteme integriert werden. So werden nachhaltigere Entscheidungen ermöglicht, ohne zusätzliche Komplexität für Reisende zu schaffen.

Konkreter Vergleich: Flug versus Bahn auf innerdeutschen Strecken

Die Wirkung solcher Richtlinien wird besonders deutlich beim Vergleich typischer innerdeutscher Strecken. Für die folgenden Zahlen nutzen wir zwei klar benannte Quellen: den CO₂-Kompass der Deutschen Bahn für Bahnreisen und das Google Travel Impact Model (TIM) für Flugreisen. Da beide Tools unterschiedliche Annahmen und Systemgrenzen verwenden, können die Werte von anderen Veröffentlichungen oder Rechnern abweichen; entscheidend ist hier die konsistente Anwendung der jeweils genannten Quelle. ( DB CO₂-Kompass; TIM)

An konkreten Strecken wird der Unterschied klar: Auf der Route BER–MUC verursacht eine Bahnfahrt laut DB-CO₂-Kompass rund 0,09 kg CO₂e pro Reise, während ein Flug gemäß TIM deutlich höher liegt (z. B. 158,5 kg CO₂e in Economy; Business Class entsprechend höher). Ein ähnliches Bild zeigt sich auf BER–FRA: Die Bahn liegt bei etwa 0,07 kg CO₂e pro Reise (DB-CO₂-Kompass), während ein Economy-Flug gemäß TIM bei etwa 64 kg CO₂e liegt und ein Business-Class-Flug bei rund 100 kg CO₂e. Selbst ohne eine Reduzierung der Reisehäufigkeit lassen sich durch die konsequente Priorisierung der Bahn somit erhebliche Emissionsminderungen erzielen.

Sustainable Aviation Fuels als Bestandteil einer glaubwürdigen Strategie und Unterstützung der lokalen Industrie

Auch bei konsequenter Reduktion lassen sich Emissionen aus Geschäftsreisen nicht vollständig vermeiden. In diesem Kontext können Kompensation und ergänzende Maßnahmen eine Rolle spielen – allerdings nur, wenn sie transparent, glaubwürdig und in eine übergeordnete Reduktionsstrategie eingebettet sind.

Zunehmend verknüpfen Unternehmen Reduktionsmaßnahmen mit klar berechneten Emissionen und kuratierten Klimaprojekten sowie Insetting-Ansätzen wie Sustainable Aviation Fuels (SAF). Wichtig für einen reibungsfreien Ablauf ist hierbei, dass der SAF-Einsatz alle genutzten Airlines abdeckt und nicht nur einzelne. Außerdem sollten die Kosten direkt den Reisenden bzw. Kostenstellen zugeordnet werden, damit sie dort abgerechnet werden, wo sie entstehen, und nicht zentral getragen werden müssen. 

Governance macht aus Ambition gelebte Praxis

Die Steuerung von Emissionen aus Geschäftsreisen ist nicht nur eine technische, sondern vor allem eine Governance-Aufgabe. Nachhaltigkeitsteams verantworten in der Regel Ziele, Methodik und Berichterstattung. Das Travel Management übersetzt diese Anforderungen in Reiserichtlinien und Buchungslogiken. Der Einkauf beeinflusst Ergebnisse über die Auswahl von Dienstleistern, während Finance sicherstellt, dass Kosten und Emissionen gemeinsam betrachtet werden.

Was führende Organisationen unterscheidet, ist die Regelmäßigkeit der Steuerung: gemeinsame Ziele, regelmäßige Bewertung der Reiseemissionen und klare Managementverantwortung. Ohne definierte Zuständigkeiten und Entscheidungsroutinen bleibt Verantwortung diffus und Fortschritt bleibt aus.

Von der Berichtspflicht zum strategischen Steuerungsinstrument: Travel Management als Partner für ESG-Erfolge

Geschäftsreisen werden auch künftig ein fester Bestandteil unternehmerischer Tätigkeit bleiben. Die entscheidende Frage ist nicht mehr, ob Unternehmen ihre Emissionen adressieren, sondern wie systematisch sie dies tun.

Durch die enge Verzahnung von Nachhaltigkeitsteams und Travel Management auf Basis gemeinsamer Daten, klarer Governance und integrierter Prozesse lassen sich Geschäftsreisen von einem Emissionsrisiko zu einem transparenten, steuerbaren und kontinuierlich optimierbaren System entwickeln.

Travel Management setzt Maßnahmen aktiv um, erleichtert den Arbeitsalltag sowohl für sich selbst als auch für die ESG-Teams und trägt so wirksam dazu bei, die übergeordneten ESG-Ziele zu erreichen.